书目数据库的维护及书标改错的技巧
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关键词：书目数据;维护;书标;打印
摘 要：文章介绍了书目数据库维护的重要性，阐述了在互联网时代、联机编目条件下书目数据库中存在的一些问题，针对这些问题介绍了维护书目数据库的具体步骤，针对书目数据库维护中的最后一步书标改错，介绍了利用Excel打印书标的方法。
中图分类号：G254.3 文献标识码：A 文章编号：1003-1588（2015）10-0087-03
由于互联网时代的不断发展，为书目数据的获得提供了多种渠道（如从联合编目中心下载、数据外包、书商提供等）。这些渠道加快了编目速度，提高了入库效率，但也随之使书目数据的质量受到了影响。如何解决这一问题？这就需要做好书目数据库的维护工作。下面笔者结合辽宁省图书馆的实际工作对这一问题进行阐述。
1 维护书目数据库的重要性
书目数据揭示了图书内容及馆藏情况，在读者与馆藏资源之间架起了一座桥梁。因此，对书目数据进行质量管理有着重要的意义。定期的、系统的对书目数据库的维护能够保证编目数据的统一性、规范性，这是实现资源共享的关键环节，能够充分、准确地揭示本馆馆藏情况;保证馆藏书目数据著录及标引格式前后一致性，使同种图书、同一主题的图书得以集中归类排架，避免一书两分情况的出现。
2 书目数据存在的主要问题
2.1 著录不规范
在著录正题名时出现漏字、错字等情况，著录副题名时英文字母大小写混淆，遇到标点符号时全、半角混淆等。
2.2 丛书名与正题名混淆
在著录过程中，由于编目员将丛书名与正题名混淆，会造成图书无法集中归类或分散归到各类的情况。
例1 {FLDMARK}001 012015062700
{FLDMARK}010 @a978-7-5322-9272-1@dCNY14.00
{FLDMARK}2001 @a经典碑帖还原放大集萃@9jing dian bei tie huan yuan fang da ji cui@i张迁碑@b专著@f蔡慧O编著
{FLDMARK}6060 @a碑帖@x作品集@y中国@z古代
{FLDMARK}6060 @a隶书@x碑帖@y中国@z汉代
{FLDMARK}690 @aJ292.21@v5
{FLDMARK}690 @aJ292.22@v5
{FLDMARK}905 @LT@f J292.21/207：1
经，该书将丛书题名作为正题名与之前到馆的该系列图书著录方式不统一。因此应该改为：
{FLDMARK}001 012015062700
{FLDMARK}010 @a978-7-5322-9272-1@dCNY14.00
{FLDMARK}2001 @a张迁碑@9zhang qian bei@b专著@f蔡慧O编著
{FLDMARK}2252 @a经典碑帖还原放大集萃
{FLDMARK}6060 @a隶书@x碑帖@y中国@z汉代
{FLDMARK}690 @aJ292.22@v5
{FLDMARK}905 @LT@f J292.22/263
例2 {FLDMARK}001 012015054254
{FLDMARK}010 a978-7-5113-4814-2dCNY29.00
{FLDMARK}2001 @a狂草岳阳楼记@9kuang cao yue yang lou ji@b专著@f王爱本编著
{FLDMARK}2252 @a王爱本研习历代草书经典名帖墨迹选@v十六
{FLDMARK}6060 @a草书@x法书@x作品集@y中国@z现代
{FLDMARK}690 @aJ292.28@v5
{FLDMARK}905 aLT@f J292.28/1219
经，该系列书以“王爱本研习历代草书经典名帖墨迹选”作为正题名，为了便于集中本书也应以此作为正题名，原正题名改为分册题名，905字段索书号应按顺序进行分配。因此应改为：
{FLDMARK}001 012015054254
{FLDMARK}010 @a978-7-5113-4814-2@dCNY29.00
{FLDMARK}2001 @a王爱本研习历代草书经典名帖墨迹选@9wang ai ben yan xi li dai cao shu jing dian ming tie mo ji xuan@h卷十六@i狂草岳阳楼记@b专著@f王爱本编著
{FLDMARK}6060 @a草书@x法书@x作品集@y中国
{FLDMARK}6060 @a草书@x法书@x作品集@y中国@z现代
{FLDMARK}690 @aJ292.34@v5
{FLDMARK}690 @aJ292.28@v5
{FLDMARK}905 @aLT@fJ292.34/91：16
2.3 标引错误
在著录过程中，由于标引的错误，使图书归于错误的类别。
例 {FLDMARK}001 012015039927
{FLDMARK}010 @a978-7-5027-8890-2@dCNY39.00
{FLDMARK}2001 @a应用文写作@9ying yong wen xie zuo@b专著@f倪浓水，黄雅玲主编
{FLDMARK}330 @a本书共十章，分别是应用文书、公务文书（上）、公务文书（下）、事务文书、会议文书、商务文书、旅游文书、个人文书、申论、日常文书。书后附有《党政机关公文处理工作条例》。
{FLDMARK}6060 @a应用文@x写作@x高等学校@j教材
{FLDMARK}690 @aH152.3@v5
该书内容主要介绍了机关公文的书写方法与技巧，因此应分至C类，690字段应改为：
{FLDMARK}690 @aC931.46@v5，相对应的905字段也应进行修改。
2.4 错误
对于不同时期到馆的多卷书及连续出版物，由于人员的疏忽没有进行分散或集中造成的错误。
例：{FLDMARK}001 @012015062728
{FLDMARK}010 @a978-7-5552-1009-2dCNY29.80
{FLDMARK}2001 @a爸爸去哪儿@9ba ba qu na er@h第二季 地点版@h8@i魔法派对@b专著@e新西兰f《爸爸去哪儿》栏目组编著@g爸爸去哪儿栏目组编著
{FLDMARK}905 @aLT@fG229.276.4/8：2（8）
该系列图书具有多种版本、多种系列，很容易造成的失误，经与该书相同系列、同一出版社的到馆图书均使用G229.276.4/8：*索书号，因此该书的正确索书号应为：G229.276.4/7：2（8）。
2.5 必要字段的缺失
由于著录人员的疏忽大意可能会造成必要字段的缺失，这一情况的结果将会导致图书信息揭示的不完整，读者在检索时出现困难，影响书目的质量。
例：{FLDMARK}001 012015050439
{FLDMARK}010 @a978-7-303-18116-2@dCNY85.00
{FLDMARK}2001 @a2014中国劳动力市场发展报告@92014 zhong guo lao dong li shi chang fa zhan bao gao@b专著@i迈向高收入国家进程中的工作时间@f赖德胜等著
{FLDMARK}6060 @a劳动力市场@x研究报告@y中国@z2014
{FLDMARK}690 @aF249.212@v5
{FLDMARK}905 @aLTfF249.212/30：2014
由于该书正题名中含有年代，因此需要加上540字段来保证检索的全面性。应在数据中插入：
{FLDMARK}5401 @a中国劳动力市场发展报告@9zhong guo lao dong li shi chang fa zhan bao gao。
3 维护书目数据库的具体步骤
3.1 划分岗位职责
由专人负责书目数据库的维护工作，明确责任与分工。图书馆书目数据维护工作通常由业务领导主抓，由业务领导指派人员来专门负责书目数据的维护工作。
3.2 提高责任意识
除了有专门的人员来负责书目数据库的维护外，其他的编目人员也应该有高度的责任意识，在平时的著录过程中，如发现书目数据存在错误应及时加以更正。
3.3 及时发现，及时更改，并填写“改错本”
发现书目数据错误后要及时更改，如果导致索书号发生变化的要及时填写“改错本”，以便日后集中的、统一的对书库中的书标进行更改。
3.4 确立维护标准
书目数据质量的关键在于数据是否标准、是否规范、是否前后一致。在遵守“数据质量控制工作规程”规定的各项国际、国家标准基础上，根据本馆实际工作中出现的具体问题，参照各大权威机构制定的具体业务细则，制定本馆的书目数据库维护细则，保证馆内书目数据库维护细则的连贯性。
3.5 确保维护工作的连续性
由于图书馆书目数据的不断增加，错误不可避免，因此要确保书目数据维护工作的连续性、不间断性。以辽宁省图书馆为例，随着每年购书经费的增加，辽宁省图书馆的藏书量不断增加，书目数据的数量也随之增长，因此要保证书目数据库的质量就要不间断地对书目数据进行维护，以确保读者能够在最短的时间里找到需要的图书。
4 书标打印的方法
书目数据库维护工作进行到填写“改错本”后并没有真正结束，接下来是组织人员对已经入库的图书的书标进行修改。由于辽宁省图书馆采用的InterlibClient系统不具有将需要改错的图书归类的功能，只能根据条码号逐一打出，每打一种书标都要调整书标纸的尺寸，因此工作效率不高。根据这种情况笔者以辽宁省图书馆为例总结了一个用Excel表格打印书标的方法。
4.1 书标的格式
辽宁省图书馆使用的书标纸规格为每张长40毫米、宽26毫米，一版含19行、4列共76张。每张书标纸上的内容包括分类号、索书号与入馆年份，分为三行排列。
4.2 书标模板的制作方法
4.2.1 表格的设置。由于Excel的原表格与书标纸规格不符，因此需要对Excel表格进行重新设置。打开Excel表格，选取A至D列与1―19行之间所有表格，设置行高为73.5、列宽为17.5。此规格与书标纸基本相符。
4.2.2 页面设置。选取A至D列与1―19行之间所有表格，鼠标左键单击工具栏“文件”菜单，选取“页面设置”选项，在跳出的对话框中选取居中方式为水平居中，纸张大小为“书标”（辽宁省图书馆已将书标的规格输入电脑），最后选择“确定”键。
4.2.3 单元格格式设置。选取A至D列与1―19行之间所有表格，单击鼠标右键，选择“设置单元格格式”选项或在工具栏“格式”的下拉菜单中选“单元格”项，进入“单元格格式”对话框。在数字选项框里选择“文本”一项，这一项有助于“版本号”的正确打印;“对齐”栏里“水平对齐”选择“靠左（缩进）”，“垂直对齐”选择“居中”。“字体”栏里选择“仿宋_GB2312”，字形选择“加粗”，字号选择“14”号。最后选择“确定”选项，书标模板便制作完成了。
4.3 书标模板打印书标的具体方法
4.3.1 选择CapsLock大写键。因为索书号的首字母均为大写，所以选择此键。
4.3.2 输入书标内容。辽宁省图书馆书标纸的内容包括分类号、索书号与入馆年份三部分，分为三行排列。因此首先输入分类号，然后按Alt+回车键进行单元格内换行，再依次输入索书号与入馆年份，其中入馆年份取辽宁省图书馆书目数据控制号的前六位。每种图书只需输入一张，若是需要多张可以通过复制来完成。
4.3.3 根据需要进行调整。不同的图书分类号也不尽相同，因此要根据不同的图书分类号对表格进行略微调整，以确保打印出美观、整洁的书标。以此方法打印书标使书标的改错效率得到了很大提高。
总之，数字化、自动化是图书馆发展的必然方向，书目数据维护为图书馆的馆藏建设提供了有力保障。书目数据维护工作任重道远，作为编目人员应担负起这一重任，把好编目质量关，建立起一整套科学的图书馆资源管理措施，规范化、标准化地对图书馆书目数据进行维护，切实地将本馆的书目数据库维护细则贯彻下去，使馆藏资源的最大效益得以发挥出来。
参考文献：
[1] 陈新洁.E环境下馆藏书目数据的维护方法与技巧[J].现代情报，2012（139）：122-125.
[2] 牛振恒.采用Excel打印书标值得推广[J].图书情报知识，2003（3）：73-74.
[3] 牛书东.图书馆馆藏书目数据库的维护探讨[J].图书馆工作与研究，2007（139）：41-42.
（编校：崔 萌）