文档信息化管理
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文档信息化管理范文第1篇
关键词：文书档案； 信息化； 管理； 建设
一、传统文书档案管理的现状
1.传统文书档案管理的缺陷
受传统思想的影响，目前许多企事业单位采用的仍然是传统的文书档案管理方式，对于材料的收集、整理以及归档等工作还是采用的手工操作，这种文档的管理方式存在不少的缺陷，表现在这几个方面：
第一，借阅文档必须要到亲自到档案室，档案的实效性差。借阅纸质文档必须要亲自到档案室现场，查阅文件既耗时间又耗人力，如果工作在异地，查阅其档案来更是困难。有的重要文档数量也十分有限，借阅时还需排队等候，大大的降低了文档使用的实效性。
第二，管理复杂。每次借阅文档都需要登记，另外，档案资料来自不同的部门和不同的方向，因此集中起来后还必须要指派专人进行分类处理、存放、审查以及编目。借阅和归还都要办理很复杂的手续。
第三，文档易损。由于传统的文档大部分都是纸质的，有很多珍贵的档案资料都年代久远。在借阅和管理文档的过程，不可避免的要经常翻阅和移动，这样就很容易使文档遭到破损，不利于文书档案的妥善保管。
2.文书档案管理信息化的优势
第一，提高使用文档的阅读率。实施文书档案的信息化管理在线显示文档的存储状态，这样使用者在查阅文档时就可以直接在网上查阅，解决了排队等候借阅的问题。如需借阅纸质文档，也可以提前从网上查看档案是否已被借走，何时可以归还，这样借阅起来更加方便，大大提高文书档案的阅读率。
第二，提高查询速度。实施文书档案信息化管理，能有效的提高档案的查询速度。在查询信息资料时，用户只需要检索栏中输入关键词就可以查看到所需的资料，而无需亲自到档案部门去索取。
第三，确保了文档的保密性。实现文书档案的信息化管理可以设置保密权限，划分文件保密等级，如果使用者只需某卷文档中的其中一份，信息化管理能够精确的查询到所需的单件文件，而传统的档案管理是提供整份，不利于文档的保密性。
第四，提高了管理效率。实施信息化管理避免了借阅归还时一系列复杂的手续，使工作人员的劳动强度降低了很多。提高了文书档案的管理水平。
二、文书档案信息化系统的组成和功能
文书档案管理信息系统中包括文档管理程序、各种功能程序、数据库、以及打印系统等。其中，文档管理程序具有建立、修改、查阅以及归档数据库的功能，
还可以提供用户界面给权限者，实现用户和数据库的直接对话。是整个系统的核心。各个功能程序板块能为用户提供登录、查询和下载的功能。数据库的作用是存储和输出文书档案。文书档案管理信息系统中所有的操作都要围绕数据库来进行。打印系统的作用是可以对用户所需的文档添加文字图片或变更文档格式，最后进行打印和预览。文档管理信息系统的整体功能有以下几个：
1.分类查询
文档信息系统比较灵活通用，管理员可以定位文档的不同类型，比如财务、行政等。然后在数据库中设置分类代码表和文书档案信息表，并在二者之间建立联系，大大的方便了在类型多的文档中进行查询。用户在查询文档时，可根据文档的名称、属性、作者、编号和日期等进行精确查询。
2.权限管理
文档信息系统中设置有管理员和一般用户。管理员分为系统管理员和一般管理员，有权维护系统和修改数据库。系统管理员有权进行后台维护，而一般的管理员只能进行日常系统操作。一般用户具有在登录后阅读和下载文档的权限。
3.档案增添
信息系统有新增加的档案时，系统会自动按照该文档的名称、日期及属性来生成唯一的档案识别码，并和新文档建立联系。
4.模糊查询
如果用户对所需档案的属性并不是很了解，只知道档案里的几个词语，这时就可以采用模糊查询的方法锁定文档的范围，解决了传统检索逐份查找的缺陷。
3.文书档案信息化系统用户界面设计
为了提高文书档案信息化系统各项功能的操作效率，系统中必须要有良好的用户界面，用户界面也称作人机交互接口，良好的用户界面能够有效提高系统功能的操作效率。具体来讲，良好的用户界面设计要求有六个：
1.对话设计要求
在设计文书档案信息化系统的用户界面时，要使界面看起来简洁、自然、友好。尽可能的使用用户易懂的词句和图形。尽量不用使用专业性太强的术语。在对话过程中要让客户能够保留控制，这样就方便客户随时退出操作；完成操作后要有提示信息，保证操作的正常。
2.容错设计要求
所谓的容错设计要求，是指文书档案的信息化系统可以提供能预防问题发生的措施。能及时的检测并处理可能会出现的错误；能按照信息的类型来对输入信息实行类型格式控制，例如档案编号就按照整数类型格式控制，归档日期就按照日期类型格式来控制。
3.反馈设计要求
反馈指的是用户从计算机的一端收到信息，代表计算机系统做出了用户操作的反应。用户界面的反馈设计要求计算机系统要对用户的每个操作提出简单明确的反馈信息，比如说“保存成功”、“打印结束”等。
4.标准化设计要求
标准化设计要求是指文书档案信息系统用户界面的设计要符合《窗口开发指南》、《人、计算机界面设计指南》以及《图形用户界面指南》等标准的规定。
5.捷径设计要求
文书档案信息化系统用户界面的捷径主要是为有经验的用户设计的，它的基本要求是：可以为有经验的用户提供既快捷又直接操作方式，使用户无需多次调用菜单或窗口。比如说设计热键功能或快捷键。
4.文书档案信息化管理系统的开发
1.开发平台和工具的选择
文书档案信息化系统可以选用MicrosoftWindows操作系统作为开发和运行平台。它得到了广泛的运用，而且安装维护都很方便。文书档案信息化系统的开发工具可以选择集成开发系统，这个系统属于可视化设计，能真正的面向对象。 比如说DELPHI、C++Bulider等集成开发系统。其中DELPHI是目前世界上最优秀的数据库应用程序开发工具。
2.开发方法
文书档案信息化系统的开发方法可选用现在流行的面向对象的方法。这种方式具有开发效率高、开发周期短的特点，是一种常用的管理信息系统卡开发方法。近年来受到了广泛的关注。目前提供面向对象的开发平台也非常优秀，比如Borland公司优秀的集成开发系统C++Builder和DELPHI等。
3.开发过程
文书档案信息化系统的开发过程十分的复杂，它有很多步骤：开发准备、系统调查、系统分析、系统实现和转换等等。从实际经验中得出，文书档案信息化系统开发应该重视系统设计、系统分析、系统调查以及系统实现和转换这几个步骤。在开发过程中要把好质量关，控制好开发的进度。
总结
总而言之，随着科技的不断发展，传统的人工文书档案管理方式已经无法满足人们的需求，必须向信息化管理方式转变，只有实现文书档案的现代化、信息化管理，才能适应时代的发展。
参考文献
[1]梅姣.文书档案管理信息化建设浅谈[J].资治文摘,2010,(2)
文档信息化管理范文第2篇
在了解了我国建设工程信息化管理的现状后，应该能够清晰的认识到目前现状的不足。笔者有幸参与了某市建管中心的信息化管理系统软件的研发和使用，该软件简称,该软件针对目前信息化管理的不足，提出了以下解决方案。
(1)其系统分四大部分组成:门户网站、业务门户(联合办公系统)、工程项目管理系统、协同办公系统。其中以工程项目管理系统为主，主要分为以下几个模块:前期管理、招投标管理、合同管理、造价管理、计量支付、财务管理、现场管理、后期管理、文档管理和协同办公。以上模块通过对工程项目从立项直至竣工投产进行全过程管理，通过采用先进的技术体系和管理思想，形成统一的标准和规范，实时监控工程项目执行过程中的问题，减少不必要管理环节，大大提高了工程管理的效率。平台如图1所示:
(2)实现工程文档的电子化管理。
(3)实现工程招标文件、预结算、合约、方案设计、计划、工程款网上审批。
(4)对每一个合同的工程款支付进行监控，对超付情况有提醒。
(5)以项目为中心，建立健全项目的前期计划报建报批数据库、施工阶段进度数据库、项目后期竣工验收移交数据库，方便主管领导查阅、对比。
(6)项目按需求和重要性实行远程监控。
(7)使上级主管部门对项目进展情况了如指掌。
(8)进度计划实施情况的提醒功能。
(9)智能手机移动办公平台。
以上解决方案从一定程度上反映了项目管理人员普遍反应日常工作中各种报表繁多，部门之间数据经常无法统一，重复工作量大，同样的数据需要加工多次分别报送不同的部门。同时改进了对项目做到即时监控和动态管理，尤其是投资成本方面。
2项目信息化管理的实际效果
根据某市建管中心使用了信息化管理后，分析了使用信息化系统的管理软件前后实际情况对比。
(1)人力资源节省。实施了信息化管理后三年，某市建管中心的工程管理人员从50多个减少至38个，档案室从4个人减少至2人，人力成本减少了25%。
(2)文档查阅方便可靠。实施了信息化管理后，每个项目完整文档的查阅从2～3小时缩短至3分钟，极大的减少了查阅资料的时间。
(3)规范管理，增加项目管理的透明度。实施了信息化管理后，项目的每个审批程序、过程文件清晰无疑，责任主体清晰，减少了腐败的发生。
(4)联合办公，信息共享，提高效率。实施信息化管理前，建设单位与施工单位签订合同，需经过拟稿、核稿、谈判、签章至少需要5～7个工作日，而采用了信息化管理后，时间大大缩短，时间仅需3～5天时间。且通过互联网平台，各参建单位可迅速查阅工程的相关资料。
(5)掌握资金动态，加强投资控制。实施信息化管理前，上级主管部门了解某个项目的投资情况和资金使用情况，需要工程人员和财务人员共同编制若干表格进行比对说明。而采用了信息化管理后，系统自动生成的项目资金使用表可以清晰的说明项目立项资金、投资估算、概算、预算、结算、决算的具体情况，避免了超立项、工程款超付的情况发生。
(6)足不出户也能对现场情况了如指掌。实施了信息化管理后，通过互联网、远程监控系统可随时对工程进展情况进行检查跟进。
3结束语
文档信息化管理范文第3篇
一、社保档案管理体制建设应遵循的基本原则
社保档案管理体制建设，若要实现规范化和信息化，必须遵循以下四点原则。第一，文档一体化。它也是档案信息化建设的根本。文档一体化体现在对文件向档案的有机转换过程，它要求文件的数据能够在档案归档环节实现一体化，主要是管理规范与使用环节的一体化，进而实现保险业务与档案工作的有效无缝衔接，同时也能达到信息共享目的。社保档案在信息化管理过程中主要被规划到部门办公自动化体系当中，因此文件数据与档案的合二为一规范化管理是极其有必要的。第二，归档双轨制。这一原则要求社保部门在信息化文件与纸质文件两方面做到同步归档。现有信息化文件在法律效率上还无法取代纸质文件，因为它的原始性容易被质疑（是否被修改过），所以要同时为纸质文档与信息化文档实施归档双轨制。第三，前瞻性原则。社保部门应该基于信息规范化管理实现对未来社保档案体系的周密性构架。确保整体软硬件发展的可持续性与前瞻性，随时适应对系统软硬件的升级应用，避免设备软硬件升级进度跟不上社会发展节奏而造成不必要的管理工作延误。第四，协作性原则。要基于基础数据入库管理方面来对社保业务档案管理提出更高要求。例如，对各级档案部门的有效沟通、协调和配合，确保每个部门都将档案工作重视起来，并保持档案信息化管理的顺利进行。
二、社保档案管理体制优化建设的相关建议
在本着上述社保档案管理工作原则基础上，要基于规范化、信息化来推进工作体制优化建设，提出有建设性的相关管理建议，希望为社保业务档案管理工作提供更多有利因素，优化社会民生建设。
1.强化社保档案信息化管理法律依据性。我国社保档案信息管理工作量大且法律规范尚不够健全，因此在未来的规范化、信息化工作体制建设过程中一定要首先强化其信息化管理的法律依据，为社保部门提出更优质人才培养机制，优化数据报送过程和财政投入规定。消除传统社保单位对档案数据管理与共享仅仅草签协议或口头协议的弊病，同时也要强化数据传输的法制化管制进程，将社保档案管理信息化章程纳入到法制化范畴之内，促进整体社保业务档案管理的健康向上发展。
2.丰富社保业务档案管理的科技化手段。社保部门要与时俱进，善用新科技技术手段，例如，云计算、大数据等等。以云计算为例，要将该技术合理纳入到保险业务档案管理的计算模式与网络应用服务体系中，为计算机信息处理终端提供大数据技术支持，强化技术人员从云端获取重要数据的速率，并做到统一服务界面标准，让用户享受到最好的数据服务体验。另外，也要基于用户社保档案信息价值来深度挖掘数据，要求在合理时间内达到对数据的有效采集、管理、处理与整合，做到对各种复杂类型数据的价值提炼和高效率传输共享，利用统计学、人工智能等等高端技术将它们分析整合起来，实现大数据规范化管理过程，确保社保业务档案信息化管理井然有序。
3.优化成本。社保业务档案管理不但要做到高效率化，也要做到低成本化，因为传统应用系统开发与维护会花费相关管理部门大量的人力、物力与财力，这对当前信息处理量越来越大的社保部门而言显然不利。因此，要借助云存储、云计算技术来提高终端客户端服务质量及服务能力，借助优质服务提供商来提供维护软件，利用云存储技术来储存大量社保业务档案数据，并通过在线进行软硬件升级，最大限度降低社保业务档案管理对信息科技专业档案部门的依赖度，在做到节约信息技术及专业人才投入的同时，也与用户建立了近距离服务体系，随时在线帮助用户解决疑难问题，体现云计算、云存储技术优势。
文档信息化管理范文第4篇
关键词：建筑施工项目；信息化管理；系统框架；研究探讨；建议对策
近几年由于计算机技术迅猛发展被广泛运用到建筑项目施工管理中，其中包括建筑施工项目中的工程资料管理软件、施工进度计划管理软件等技术性的软件。在使用项目管理中也开始运用集成化的施工项目信息化管理系统，但由于施工工作管理模式的复杂性和多样性，致使管理系统未能普及。所以，为了系统化、全面化的管理施工项目，开发和建设合理的施工项目信息化管理系统，需要对该系统框架进行研究，制定出合理的计划方案。
一、建筑施工项目信息化管理系统框架的总体结构
建筑施工项目信息化管理系统框架主要是帮助开发人员和管理人员能够理解施工项目信息化的管理系统所涵盖的内容和注意问题，可以为决策人员选择系统评价方案提供可靠的依据。其中该建筑施工项目信息化管理系统框架的主要内容有：施工项目管理的模式、信息技术在整个系统中的应用、已有软件的利用和系统的评估准则等。
前三个方面的内容是建立施工项目信息化管理系统需要侧面考虑的内容，而最后一个方面则是前面所需要达到的最终目标。
二、建筑施工项目的管理模式
为便于建筑施工项目信息化管理，需要认真研究管理的组织形式和管理模式中存在的问题。在项目管理中要求管理者利用先进的管理方式和管理理论，按照施工项目的规律和存在的特性，从整体角度出发，实现项目全过程的动态管理和综合性管理，达到最终要求的目标。
其中决定施工项目的管理模式主要由管理组织、管理对象和管理活动三个方面决定，并且这三个方面的因素相互独立，相当于在同一空间的三个不用维度，管理该空间中的工作。
（一）施工项目的管理组织
施工项目中存在施工总承包商、业主、分包商、供应商和监理方等多种形式，其项目参与方的关系组合数目较多，不便于管理。其中一种典型的形式就是，施工项目的总承包商跟业主签订施工总承包的同时还跟分包商签订分包合同；另一种则是施工总承包商从业主手中签订一部分主要的项目合同，其余的工程项目则由另外的承包商从业主手中直接签订承包。而后者的承包商需要接受总承包商的管理和协调。
施工总承包商中标后直接组织相关人员完成施工项目的管理工作，实行“项目经理责任制”，施工中对项目经理部进行监督和指导，项目经理部必须接受企业的监督和指导。这样的设置，使得总承包商内部的项目管理组织分为项目管理和企业管理两类，企业通常采用质量控制部门来控制质量，企业层的质量控制部门则对企业所有工程项目的质量负责，但项目经历部仅对本项目的质量负责。
（二）施工项目的管理活动
施工项目管理活动按照项目管理职能可以分为质量控制、成本控制、安全控制、进度控制、机械管理控制、合同控制和人力资源控制等。而从执行者的角度可以分为企业层管理活动和项目管理活动两类。在实际的管理工作中，每项管理活动的内容都涵盖了计划、实施、检查和处理等四个环节。
在成本的控制活动过程中，需要每项工作都落实到具体的工作人员，在每项工作需要多个步骤时，还需要对每项工作进行分解。在信息管理中管理工作程序化工作主要进行信息的输入工作，其中包括成本的控制计划的制定，此工作需要进行提交、审核和审批等工作；信息管理工作非程序化工作在特定条件下可以转变为程序化工作，假如在监控中出现故障就需要信息处理。
现在的施工企业项目管理制度中项目经理承包制主要是项目经理自行决定项目的进度过程。包括：选择分包商和采购材料等，承担盈亏责任。而项目经理责任制主要是通过公司企业管理层进行材料的购置和分包商的选择，承担的责任较小。
（三）施工项目的管理对象
施工对象分解为单位工程、单项工程、分部工程和分项工程等，各层次的管理对象跟施工资源、施工时间和施工方法有密切关系，施工对象影响着管理对象。
三、信息技术的综合性利用
（一）网络技术
通过网络急速可以实现信息共享和工作流的远程协调工作，例如项目管理人员可以通过网络给企业层管理人员报告信息，实现高效率的交流和沟通。
（二）工作流管理技术
施工项目管理中有很多固定的工作流程，采用工作流管理技术可以提高工作效率，加强工作管理。
（三）工程数据库技术
工程施工项目管理中存在很多图形和文档等数据，需要物理、技术和几何等方面的系统来管理，而该工程数据库可以包含这些内容，满足工程项目管理的需求。
（四）掌上电脑和XML文档
在施工现场采用掌上电脑可以作为施工现场的信息终端，可以采集现场的数据信息，还可以通过互联网技术为施工现场的管理人员提供数据库信息。
在建立建筑施工项目信息系统中需要进行文档数据的交换，为了保证数据在同系统中的可读性，将大量信息数据符合统一的管理交换标准。XML文档可以利用标记的内容和包含的文本机构来处理交换的问题，支持对XML文档的数据库操作，方便了文档信息的管理。
四、已有软件的利用
1.办公软件的使用
尤其是办公软件的运用，可以进行数据和文字的处理和计算，信件、表格、文档的打印和处理，工程计算报表的编制等，是项目管理中至关重要的软件、
2.工程进度计划和资源管理软件
现在主要采用的有国内北京梦龙Mr2000项目管理软件和国外的Mircosoft Project软件。施工项目中主要局限于制作施工网络计划图。
3.图形软件
图形软件主要采用的是美国Autodesk 公司生产的Auto CAD绘图软件，该软件功能强大，可以绘制施工图、施工详图和布置图等。目前施工项目管理系统主要采用基于程序调用的集成和直接采用Mircosoft Projec的数据文件操作。
五、系统评估准则
评估信息化管理系统可以通过系统的可扩展性、可维护性、实用性和可移植性等指标进行评估，必要时需要建立规范的准则来管理和评估施工项目信息化管理系统的适应性。下面主要介绍项目信息化管理系统的功能特征的测度：
考虑主要的项目管理组织模式；考虑项目总承包商在项目管理港式中的类型；允许对管理工作的流程设置；可以集成已有的成熟软件；通过集成已有软件进行各方面的管理；能进行信息交流的文档格式和内容；包含高新技术的综合应用；提供必要的外部接口；对信息进行集成化管理
结束语
随着现代建筑行业的发展，必须要加强施工项目信息化的管理，认真研究信息化管理系统的框架。因为在框架中包括了信息技术的运用，还考虑了现有管理模式和施工项目管理的各个方面，适应性较强。所以项目管理人员需要根据具体的项目施工情况，制定合理、科学的建筑施工项目信息化管理系统的框架，提高施工管理的效率，促进企业的发展，增加企业的经济效益。
参考文献：
[1]马智亮，秦亮，任强. 建筑施工项目信息化管理系统框架[J]. 土木工程学报，2006，01：103-107+121.
[2]. 建筑施工项目信息化管理系统框架[J]. 中国建材资讯，2007，06：55-57.
文档信息化管理范文第5篇
目前工程项目建设领域的文件管理相当程度上局限于常规化的纸质文件管理，海量的纸质文档信息不便于查询和利用，需要耗费大量的人力和时间。本文旨在阐述工程项目信息化管理系统的建设原则及开发思路。
关键词：工程项目，信息管理， 文档信息，文件管理
1.引言
工程信息是指工程实施至项目结束，所涉及的投资方、开发方、承包方、供应商等为保证项目设计、采购、建造、安装、调试等阶段顺利实施，创建和维护的典型阶段版本及最终版本的文件和数据。
我国工程项目的信息化建设步伐相对缓慢，至今多数业主和施工方的信息管理水平还相当落后，主要表现在尚未正确理解信息管理的内涵和意义，以及现行的信息管理组织、方法和手段还基本停留在传统的方式和模式上。随着互联网、多媒体数据库及电子商务等以计算机和通信技术为核心的现代信息管理科技的发展，为项目信息管理系统的规划、设计和实施提供了全新的信息管理理念、技术支撑平台和全面解决方案，由此导致各工程单位由传统的纸质文件管理逐步提升到电子化文档管理。本文将通过对工程项目信息化所存在的问题分析，来讨论工程项目信息化管理系统的建设原则及开发思路。
2. 工程项目信息化管理系统开发问题分析及建设原则
近年来，工程项目呈现出规模越来越大，工期越来越紧，参与方越来越多的趋势，工程项目数据管理信息表现出信息量大、信息系统性强、制约性强、信息产生滞后的特点。基于这一特点分析，发现当前各工程单位广泛采用的电子化文档管理方式，虽然达到了工程文档信息的网络化、无纸化，但电子化的查询方式还是基于每个文件作为一个孤立的对象进行管理和查询的，文件之间不能通过相关联的技术信息自动建立链接关系，容易造成“信息孤岛”，同时导致与其它信息平台不能交互作用。为解决这些问题，应在电子化信息间建立快速链接，并且使信息具备兼容性、适应性。但如果对海量信息间均建立链接，工作量过大，系统也会非常复杂，不利于操作和建设。
因此，工程项目信息化管理系统建设应把握以下基本原则：
1. 工程项目信息化管理系统的信息采集阶段划分
2. 工程项目信息化管理系统与其它数据库及信息平台的适应性
工程项目管理信息系统，应围绕项目费用、工期、质量等目标，运用系统工程的观点及信息化技术的原理和方法，建立工程项目管理数据库，通过对项目信息的标准化、定量化、规范化、系统化处理，将项目全生命周期的各环节集成。
项目的全生命周期包括可行性研究、ODP、基本设计、详细设计、建造/安装/调试阶段、生产运营、废弃共7个阶段，相对而言，可研、ODP阶段及基本设计阶段一般不涉及3D建模，可以考虑为静态数据。这样工程项目信息系统的来源就可以聚焦在工程实施阶段，即主要关注详细设计/加工设计、设备/材料采办与实际建造完成的工程建设相对应的3D建模阶段。通过关键信息的链接，实现项目信息的高效管理。
确定了工程项目信息的采集阶段问题后，还要关注工程项目信息系统和其他其它数据库及信息平台的适应性，目前，各工程单位广泛使用有关计算机软件系统：SAP，ERP等进行项目财务和物料等管理，那么工程数据信息系统必须要解决与这些系统的适应性。
3. 工程项目数据信息化管理系统开发思路
应用信息技术对项目实施阶段信息进行管理，以项目信息流指导项目物流、资金流、时间流，从宏观上对项目实施进行控制。而项目工期、费用、质量目标是确定的，而且是单向的，为了能够全面、及时、准确、适当地向项目参与人员提供准确的信息，保证项目信息流顺畅，对于将要发生或正在进行的工作任务，让每一个参与者对其关键内容、风险因素、实施计划、费用指标、质量要求等充分理解并达成共识，应重点做好以下几方面的工作。
1） 建立项目协同工作模块
协同工作模块的意义在于建立信息共享平台，主要解决的是将点对点的信息沟通方式，转变为信息门户形式：工程项目具有跨地域、参与单位多、单件生产和生产过程组织复杂等特性，建立项目信息门户，实现计算资源、存储资源、通信、软件、信息、知识的全面共享，促进项目各参与方的协同工作。
2） 建立信息管理规范
(1) 工程信息采集的质量：工程信息主要分为工程文件、工程模型、工程数据。工程信
息采集过程中，使用文件属性来保证采集的准确性和完整性。文件属性需描述文件名、文件标题、文件类别、版次、相关位号等文件属性信息。
（2）信息管理工作流程：流畅的信息管理流程是工程项目信息系统得以高效运行的基
础。包括信息收集、录入、审核、加工、传输和的工作流程，工程档案管理的工作流程，信息修订工作流程。保证工程项目管理工作的规范化、程序化和科学化，充分利用项目信息资源。
（3）信息编码规则：工程信息编码规则主要规范地理信息码、设计图纸编码、设备编码、
材料编码等。必须遵循如下原则：
唯一性：保证所有编码的唯一性，避免冲突与混乱。
实用性：编码结构简单，便于使用，适于检索。
扩展性：编码便于扩展，且扩展后不引起体系混乱。
高效性：适宜计算机处理，能够快速录入、辨识、归档。
3） 建立自动化信息体系
将项目管理信息系统与其他办公系统相关联, 将项目相关参与人员的工作窗口与项目信息平台关联，包括：电子邮件系统、项目计划管理系统,项目物料管理系统等项目相关管理办公系统，实现项目各相关部门间的快速信息交换和项目信息及时、快速处理，保证信息的时效性、针对性、适用性，满足项目动态管理要求。
4. 结论
工程项目的信息化管理系统应关注以下几点：①在项目管理之初，应对项目信息管理进行全面的策划；②充分利用信息平台，动态管理项目信息；③建立信息编制规范并将相关信息链接；④建立信息平台与其他办公系统之间的关联。
文档信息化管理范文第6篇
[关键词]项目管理；项目管理软件；应用
中图分类号：TP315 1 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）23-0184-01
项目管理是20世纪50年展起来的一种计划管理方法，它从阿波罗登月计划、北极星潜艇研制计划等科研项目产生，并逐渐成熟。项目管理已不仅仅是管理技术和方法，也逐渐成长为一门新的学科和专业。项目的管理是一个动态过程，在项目，尤其是较大型的建设工程项目的生命周期中有大量的数据和信息需要更新处理，需要各种图表，需要在施工前做好规划、编制好计划，需要在项目执行过程中反馈真实的记录，需要在项目执行过程中对计划进行不断的调整；这些具体工作的实现过程，同时也是项目管理水平提高的过程，是项目管理软件的应用过程。因此项目管理软件的应用是尤为重要的。
1、信息技术的综合利用
信息技术的综合利用为信息化管理系统开发提供了技术上的保证。以下将简述施工项目信息化管理系统将用到的关键技术。
1.1 网络技术
网络技术可以通过信息共享、工作流等方式实现远程用户的协同工作。它不仅可以便于项目层的管理人员之间共享信息，也可以便于企业层和项目层之间的协同工作。例如，当项目层管理人员通过网络向企业层管理人员报告信息时，企业层管理人员只要在线，就可以及时进行信息的接收和回复。
1.2 工作流管理技术
工作流管理技术支持用户根据实际情况对工作流进行定义和管理。由于施工项目管理中存在着很多较为固定的工作流程，在系统中采用工作流管理技术，可以加强管理，提高工作效率。
1.3 工程数据库技术
工程数据库包含了几何的、物理的、技术的（或工艺的）以及其他技术实体的特性和它们之间的关系。由于施工项目管理涉及大量的文档、 图形等数据，因此有必要采用工程数据库系统。
1.4 可扩展标记语言
在施工项目信息化管理系统中，将存在大量的信息数据交换，为保证数据在不同系统中的可读性，信息数据必须符合一定的数据交换标准。可扩展标记语言通过标记的内容和标记的相互包含来表现文档结构和内容，可以支持对可扩展标记语言文档进行类似数据库进行的操作，从而大大地方便了对文档信息的管理，并适合用于建立建筑施工项目信息系统的文档数据交换标准。
（1）兼容现有协议
XML文档格式的管理信息可以很容易地通过HTTP协议传输，由于HTTP是建立在TCP之上的，故管理数据能够可靠传输。XML还支持访问XML文档的标准API，如DOM，SAX，XSLT等。
（2）统一的管理数据存取格式
XML能够以灵活有效的方式定义管理信息的结构。以XML格式存储的数据不仅有良好的内在结构，而且由于它是W3C提出的国际标准，因而受到广大软件提供商的支持，易于进行数据交流和开发。
（3）不同应用系统间数据的共享和交互
只要定义一套描述各项管理数据和管理功能的XML语言，用Schema对这套语言进行规定，并且共享这些数据的系统的XML文档遵从这些Schema，那么管理数据和管理功能就可以在多个应用系统之间共享和交互。
1.5 掌上电脑技术。
掌上电脑体积小，重量轻，便于携带，适合作为施工现场信息终端，除用于进行现场数据采集外，它还可以利用无线网络技术，使管理人员在现场及时地访问项目数据库信息，前提是将其集成到施工项目信息化管理系统之中。
2、项目管理软件是怎样设计
经过系统研究论证，作者在本文中采用基于B/S的三层架构，运用结构化程序设计思想和面向对象方法，构建.NET和J2ME混合编程平台，并使用UML建模，SQL Server数据库技术，最终编码实现了基于WEB的项目管理协作平台。现在，本系统已经在国家体育总局多个场馆建设项目中投入运行，在工程项目管理中发挥了重要作用。作者在系统的研究和开发中的工作主要在以下几个方面如图1：
（1）研究B/S模式的三层架构，对企业进行需求分析，识别参与者和用例，运用.NET技术构建一个跨平台的、使用方便的、易于扩展的工程项目管理系统。
（2）根据企业的需求，对系统进行总体设计，划分系统模块，确定边界类，建立系统的静态和动态模型。
（3）研究、J2ME、XML（可扩展标记语言）等应用系统开发技术，对系统模块进行进一步的详细设计。
（4）使用和UML（统一建模语言）SQL SERVER数据库技术实现工程图纸管理系统数据库开发，并实现数据库安全机制。
（5）为了让企业生产部门能够快速响应，满足工程技术人员多种访问终端的需求，提出实现无线移动办公，因此供手机客户端开发工具J2ME应用程序的研究来实现外部调用。
（6）使用测试工具，编制测试用例对系统功能和安全进行测试。
3、项目管理软件的重大意义
（1）考虑主要项目管理组织模式。目的是确保施工项目信息化管理系统能适应不同施工项目管理组织形式。
（2）考虑项目总承包商在项目管理方式中主要类型。目的是确保施工项目信息化管理系统能适应不同施工企业项目管理制度的变化。
（3）允许对管理工作流程进行设置。系统能针对每一个具体的管理工作，设定该工作的开展包含哪些步骤，每一步由哪个部门（组）的哪个人来负责，以及每一步应该产生什么样的成果。目的是确保系统能适应工作流程的变化。
（4）可以集成已有的成熟软件。如办公自动化（Microsoft Office）软件等，目的是确保施工项目信息化管理系统的开放性，使得已有的成熟软件能得到应用。
（5）能通过集成已有的软件进行各方面的管理，包括成本控制、进度控制、质量控制、安全控制、合同管理、文件管理、招投标管理、人力资源管理等。目的是确保信息化管理系统能包含施工项目管理的主要方面。
4、结语
在日益发展的工程建设领域，使用项目管理软件进行项目管理可以提高项目的管理水平，增强计划的可执行性，提高资源的有效配置，加强成本管理，提高企业的竞争能力。因此项目管理软件在未来的发展市场是相当可观的。
参考文献
[1]许成绩.项目管理[M].北京：世界图书出版公司，2003.
文档信息化管理范文第7篇
关键词：建筑施工；管理；信息化
中图分类号：TU7 文献标识码：A 文章编号：
1 建筑施工信息化管理现状分析
随着建筑施工项目工程规模的不断扩大，现代信息技术不断被引入建筑施工中。这有效地提高了建筑施工管理水平，加强了对建筑施工各个环节的控制管理。但是，目前建筑施工信息化管理中仍然存在着一些问题，这些问题主要表现在两个方面：
一方面，大部分建筑施工项目的信息化管理以单机应用信息化软件为主，建筑施工信息化网络平台没有构建成功，没有能够实现资源信息的全面共享和有效传输。在实际的建筑施工中，项目合同的签订、设计的会审、设计的变更、进度的安排、工程的校验、投资管理、工程质量管理等环节，均需要建筑施工项目负责人、监理管理单位、建设方、联合设计方等单位及时地交换、传输、共享信息资源。这使得在建筑工程施工中需要交换、更新的信息量非常大，如果没有对各方的需求进行综合考虑，就会导致信息管理不畅。传统的单机管理模式会极大地制约各个部门之间的信息沟通，显然不适应现代建筑施工信息化管理。
另一方面，在建筑施工建设实践中，信息化管理应用的覆盖面不广，难以充分发挥信息支撑管理的作用。尤其是一些规模较小的建筑施工单位，由于受到投资、成本的制约，不重视信息化管理建设。信息化建设资金不足，使得信息化管理设备难以完善，不利于建筑施工信息的收集、汇总、处理和应用等，难以有效提高信息化管理水平。在具体的信息化管理应用中，没有形成自动化应用效果，大部分信息化管理手段只是用于日常数据收集管理层面，难以充分发挥信息技术的作用。在信息化管理平台的开发上，没有能够建成和建筑施工企业有机融合的信息化项目管理平台，缺乏有效的信息化管理手段支撑施工企业的核心价值目标的实现。
2 实现建筑施工信息化管理的策略
2.1 建筑施工信息化管理平台构建
建筑施工信息化管理的基础是信息管理平台的构建。利用现代信息技术构建建筑施工项目动态管理的信息管理系统，建成以计算机和网络为核心的建筑施工信息管理系统，综合利用、深入挖掘建筑施工信息资源，对建筑施工的成本、安全、进度、质量、工序以及工艺等实施动态管理，从而确保建筑施工管理高效化。通过综合利用通信技术、计算机技术等现代信息技术，将建筑施工的物料采购、客户交互、成本费用管理、事故分析处理等纳入到数字信息化管理中来，扩大信息化管理的覆盖面，使得建筑施工管理的各个环节之间的信息能够及时、有效地流通、共享。在具体的信息系统应用中，应当以点带面、分步推行，不断地巩固强化，争取实现全面应用。信息化系统应用需要打破建筑施工各个单位或部门单独应用、各自作战的局面，需要建立一个覆盖项目多方协作、项目远程监控、施工现场管理等多方面的信息化管理系统平台。经过整合的建筑施工信息化管理系统平台需要包括以下内容：系统维护、流程管理、安全管理、质量管理、成本分析、施工管理、机械管理、材料管理、合同预算以及计划统计等。在信息化管理系统设计方面，需要做好数据库设计、系统总体设计、系统配置设计以及输入输出设计等，保证建筑施工信息化管理平台的有效性。
2.2 建筑施工信息的收集、存储、交换与检索
建筑施工信息化管理有赖于对相关信息的处理。信息的自动化收集、电子化存储、网络化交换和工具化检索，是建筑施工信息化管理的关键。在自动化信息收集方面，应用IC 卡技术、传感技术等能够实现自动录入、采集信息。例如，对建筑施工设备运行情况、构建变形情况、混凝土温度等技术数据利用传感设备进行采集；对施工现场作业人员的信息利用IC 卡进行采集；对施工图纸信息利用CAD 技术进行采集、修改、细化。采用电子记录人工收集的各项信息，通过计算机录入、整理相关信息。在电子化信息存储方面，可以利用光盘技术或磁介质实现海量信息存储。利用信息技术能够存储数量巨大、种类繁多的施工信息。将建筑施工信息存储在计算机系统中，不但能够降低信息存储成本，还能够增强信息的利用效率。在网络化信息交换方面，利用网络技术能够增强各个部门间的信息共享与传递。通过网络数据库管理建筑施工信息，不但能够提高信息的共享程度，还有利于建筑施工信息的公开透明，有助于监理单位进行监督管理。例如，当建筑工程设计出现变更时，建设单位、施工单位和设计单位等相关部门可以通过网络有效地进行沟通交流，在成本、技术和生产等各个环节进行必要的控制。在工具化信息检索方面，高效的检索工具的基础是数据库技术。通过引入数据库技术，使得广泛利用信息成为可能。随着数据库种类不断增加与规模的不断扩大，建设施工单位可以检索到建设施工管理规定和各项技术资料，能够及时地获取建设施工所需的相关信息。
2.3 建筑施工信息的动态管理与监控
建筑施工是一个动态的过程，各种信息随着工程进度不断变化。因此，建筑施工信息管理不但要进行静态的收集、积累、录入、存储及交换等，还要进行动态的管理。例如，工程施工资料、工程测量资料、施工图纸、工程管理资料和施工组织设计报告等一些纸质文档资料的保存量较大，在检索、利用上存在着诸多不便，文档利用效率较低。而采用计算机和网络等先进的信息化管理手段，就能够对这些文档资料进行动态管理，提高信息传递共享的速度，提高信息检索的准确性和便捷性。通过计算机等信息技术实现建筑施工信息动态管理的同时，还能够对建筑施工进行远程监控。动态的信息管理为远程收集、分析、处理建筑施工现场的数据信息提供了便利的途径。通过信息化管理系统，建筑施工管理人员能够对建筑施工现场进行实时监控和事后评估分析。充足的建筑施工信息还有助于建筑施工管理人员开展事前控制，通过分析信息管理系统中的相关数据，制定相应的质量监控决策，指导建筑施工区域进行动态的全过程监控。
2.4 信息化管理专业人才队伍建设
建筑施工信息化管理离不开专业的人才队伍。只有建设一支业务素质过硬的专业信息化管理人才队伍，才能够有效地应对建筑施工信息化管理中遇到的一些难题，切实提高建筑施工信息化管理水平。在生产实践中，一些建筑施工单位在引入信息管理系统后，总会遇到一些问题，例如系统出现故障、使用不当等。如果这些问题没有得到有效、及时的解决，建筑施工信息管理系统就难以正常运行，无法充分发挥信息化管理的优势。因此，建筑施工单位中必须具备信息化管理人才，以解决信息化管理中遇到的一些问题。建筑施工企业可以引进一些既懂软件开发又懂建筑工程项目管理的复合型人才，也可以加强内部员工的培训。在单位内部选拔一些素质较高的人员，进行针对性的培训，提高其信息技术应用水平。通过外部引进和内部培训两种途径，加快建成具有较高信息化管理水平的人才队伍。
文档信息化管理范文第8篇
关键词：地铁；建设图纸；信息化管理；Windchill系统
中图分类号： U231+.2 文献标识码： A 文章编号：
1.前言
文章谈论地铁图纸信息化管理这个问题，将西安地铁图纸信息化管理作为一个具体的案例进行分析讨论，西安地铁中2号线是从2007年就开始全线开工建设的，同时1号线是在2008年底开始投入建设的，目前来说，地铁3号线已经进入到了前期的研究阶段。当前情况下伴随着西安地铁线路的不断建设以及运营筹划工作的开展，对于地铁轨道交通的具体运营安全、快捷等问题人们已经不断地提出了不同的要求，地铁建设中图纸信息化管理作为一种现代化企业的重要管理手段，对于以后的地铁工程运营建设管理已经越来越受到重视。
2.以西安地铁为例——当前地铁建设图纸管理的现状
2.1地铁建设技术图纸以及文档管理效率过于低
现阶段来说，有关技术性的图纸以及文档都是以纸质的形式出现在相关资料档案管理室内的，采用的管理手段都是人工管理，但是就目前经济的发展以及地铁建设发展的需要来说，人工管理已经远远赶不上发展的需求了，每一个部门在进行作业的时候都是需要查询多方面的资料的，如果使用人工管理档案资料的话，就需要花费很长的时间在档案室中寻找所需要的资料，这还不包括人工管理中跨部门查询资料，所以单就这一方面来说，就有很大的缺陷，再加上没有比较统一的图纸管理规范，所以效率非常低下。
2.2变更管理以及资料归档缺乏规范性
当前在进行管理工作的时候，每一个部门以及相关单位都是通过相关会议的方式对各种环节产生的变更进行审核批准的，如果审核通过，就需要由设计部门负责后期的设计更改，更改之后还需要通过相应会议的方式对建设图纸进行进一步的评审，之后还要确定评审是否能够通过，如果评审通过，需要有相关部门的人员使用手工作业的方式发放变更之后的图纸，可以看出整个的过程花费的时间给长的长，过程很繁琐，效率也非常的低，因为上面讲的都是通过的情况，一旦有一个环节没有通过，就需要进行重复的修改审核。目前来说最大的问题就是使用手工的方法进行图纸发放，所以管理图纸的方式就会使得施工单位在使用图纸的过程中发生混乱，同时后期如果图纸发生变更，施工单位就很有可能还会按照以前的图纸进行作业，这就会造成很大的经济损失，还会延误工程进度，严重的会影响工程的安全。如果在后期的运营过程中一旦出现故障需要对比图纸的时候，就会出现很多的问题，很可能和图纸对比不上，找不出问题的所在，所以前提的工作失误会给后期的维护等工作造成不必要的麻烦。
2.3地铁图纸管理的技术评审流程过于繁琐
现阶段的各种评审工作都是通过会议形式进行的，在进行评审之前需要召集每一个部门中的每一个单位的负责人或者是工作人员，这一方面再涉及到时间以及资源的安排问题，通常就会出现最终的评审会议的召开需要花费很长时间的沟通准备，这就从另一方面造成了人力、物力以及财力的不必要浪费。所以现阶段如何减少不必要的会议，同时建立电子化以及信息化的评审流程迫在眉睫。
2.4相关项目进度管理缺乏效率
现阶段对于一些项目的管理工作，很多企业都是使用Excel工具、电话或者是周报的形式对项目的进度进行制定以及相关问题的反馈的，这就会出现一个问题，很多的企业负责人在很多时候不容易及时的了解相关项目的实际进站情况。对于项目的考核以及周进展、月进展以及季度报表都没有一个相对方便快捷的服务平台，这就会让项目管理的进度严重的和工程建设脱节。
3.地铁图纸信息化管理
3.1产品数据的管理
产品数据的管理又称为PDM，这是一种用来管理所有的和产品有关的信息（这里的信息包括了产品的零件信息、产品配置信息、产品文档信息、CAD文件信息、产品结构以及产品权限信息等）以及所有的和产品相关的具体过程的的产品技术，这里的具体过程包括了对过程的定义以及管理，同时PDM也可以定位哼已软件技术支持为核心基础，同时以产品为核心来实现对其相关的数据、过程以及相应资源一体化的集成管理技术。最初这项技术的定位是面向制造型的企业的，同时仍然以制造的产品为管理核心，管理的三个相应要素分别是产品数据、生产过程以及资源。这项技术在上个世纪九十年代初期的时候就得到了迅速的发展，属于当时的一种新兴技术，同时又是作为支持计算机集成制造系统、并行工程以及虚拟制造等在内的一些比较先进的制造系统的相应使用工具和技术支持，PDM不但能够管理和CAD文件信息相关的数据，同时还能够对产品的生命周期以及其他的每个阶段都进行数据的有效管理，这其中还包括了产品的整个研发过程。所以整体上来说，PDM技术能够保证将相对准确无误的信息在准确的时间使用正确的方法传送给正确的人，是现代化企业进行信息化管理的一项可靠地工具和信息化建设的良好平台。
3.2信息化管理具体建设措施
对于信息化管理的建设措施，首先需要针对信息化建设的需求进行考虑，对于地铁图纸信息化管理建设，拟使用PTC公司的PDM软件Windchill,这就需要明确产品是什么，这里的软件需要考虑的产品的是地铁建设过程中的图纸，根据具体的要求给出了以下的信息化管理方案：
3.2.1一体化的信息化管理平台的构建
首先这种软件是一套企业级的信息化管理系统软件，在这个系统软件的统一管理之下，公司的每一个部门、相关设计单位、施工方等环节都会有序的参与到地铁建设的整个环节中，同时这个系统是一种基于web框架的管理系统，所以不管使用者在公司内部还是公司外部进行工作，只需要相应的授权就能够进行访问，所以能够更好地进行工作协作以及建设项目管理，图1是具体的信息化管理系统构架图：
图1 信息化管理系统构架
这个系统下运行的流程要求的是每一个部门的数据都要进行统一的存储，所以在这个系统下数据能够保证绝对的唯一、准确以及可靠完整。能够确保每一个部门都能够及时的得到需要的文件信息，还能够避免因为数据不准确或者是不统一所带来的麻烦，同时还能够提高突发问题的响应速度。在Windchill系统的统一管理平台之下，各部门能够实现相关数据的联系管理，具体的就是只需要找到一个关键的数据链接，之后就能够找到和他相关的其他信息，而且速度非常的快，这就在很大程度上提高作业的效率。
3.2.2电子化以及信息化的流程管理规范
需要在Windchill软件系统之下建立企业各种信息的电子化的评审流程，这样是为了实现电子化的流程签审、发放相关数据，对于企业内部以及每一个单位的评审人员只需要登录到系统当中就能够接收到企业发放的评审任务，之后通过网上会签的形式就可以完成相关评审工作，每一项的评审工作都会由之前的串行进行改变成软件系统下的并行进行，这样能够大幅度的提高评审效率，较少掉很多不必要的评审会议，简化评审流程，节约相应的人力、物力以及财力。
3.2.3变更流程的信息化规范
首先需要在Windchill系统下建立企业规范的电子化变更管理的具体流程，同时严格的监控各种信息的变更，对于相应的变更类型进行严格的监管，变更通过之后，相关的变动数据就会自动的传递到需要的人手中，同时对于信息变更的发起人来说，可以是企业内部的管理人员，同时也可以是企业以外的人，变更的流程如下：首先提出相关问题，编制报告；之后提出变更的请求和原因；分配变更的具体任务；发放变更通告，这样变更的效率就得到了很大的提高。
3.2.4提高技术性资料管理水平
Windchill软件系统会逐步的跟进企业的业务管理模式，进一步的规划相关文件的类型，对于各种企业文件的格式模板进行相关定义，同时还会将这些模板固化进Windchill系统当中，创建相关文件的时候就可以登录系统，选择需要的模板，这样就能够快速的创建需要的文件。
3.2.5建立切实有效的项目监控流程
在Windchill系统下能够规划出企业相关建设项目的监控流程以及建立相应的监控平台，能够在Windchill系统中制定具体的项目执行计划、项目的具体任务分配以及具体项目计划，项目管理负责人以及企业的管理者就可以通过登录系统方便快捷的查看工程项目的进展状况，同时企业外部的人员也可以通过这个系统平台了解项目的情况，但是前提是在得到授权的情况下。
4.结论
地铁图纸信息化管理以及建设能够实现各部门之间数据的高度安全有效共享，有助于电子化严格变更程序的建立，提高整体作业流程的效率，进一步的一高企业的管理水平，促进信息化管理朝着现代化方向发展，提高企业经济以及社会效益。
参考文献：
[1]师玥.浅析交通企业信息化建设中的项目管理[J].黑龙江交通科技;2010年03期
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[3]张育雨.深圳地铁5号线BT项目信息管理系统设计与应用[J].中国建设信息,2008,(08)