文档管理解决方案
开篇：润墨网以专业的文秘视角，为您筛选了八篇文档管理解决方案范文，如需获取更多写作素材，在线客服老师一对一协助。欢迎您的阅读与分享！
文档管理解决方案范文第1篇
擅用社交网络
如今，社交网站的风靡已经无法阻挡。很多企业的员工都认为电子邮件已经过时，他们更热衷于使用即时信息交流和更加开放的空间来与朋友们共享图片、音乐、视频等信息。
员工越来越多地使用社交工具，企业不得不考虑安全和治理问题。“IBM为企业提供了一种以社交内容为中心的管理方法，通过为企业建立一个直观的社交及协作环境，帮助业务变得更加灵活，实现更快更好的决策，同时不必担心安全和治理问题。” IBM软件集团全球行业解决方案部总经理Craig Hayman介绍说，IBM的社交内容管理解决方案包括办公室文档管理、内容协作以及共享企业内容管理服务的社交业务工具，能够帮助企业员工从社交媒体及企业内的非结构化数据里提取到信息。
日前，IBM全新了更为强大和完整的企业内容管理（ECM）最新战略和产品，将从文档成像及抓取、社交内容管理、高级案例管理、信息生命周期治理、内容分析等企业内容管理五大领域着手，为企业提供全面的解决方案，帮助用户在信息生命周期中抓取、管理并分享内容，从而降低成本并实现生产力最大化。
核能行业需求攀升
“如果说银行保险业等的内容管理需求在快速增量发展，那么从无到有的需求就是核能行业了。”IBM中国开发中心企业内容管理总经理吉燕勇告诉记者。“十二五”期间，核电作为不可替代的主要清洁能源，将迎来重要的战略机遇期。然而，今年日本大地震和海啸引发的福岛核电站重大事故，震惊了全世界，也给中国核能界带来了巨大影响。如何确保核电安全万无一失？除了采用更先进的科技力量外，信息手段也不可或缺。
文档管理解决方案范文第2篇
企业档案是企业管理的一项基础性工作，也是企业持续健康发展的重要保证，它是企业发展成长的历史见证，更是企业不可替代的资产和财富。为保证档案管理工作的制度化、规范化，公司制订了比较完备的档案管理制度，如档案管理办法、档案分类方案、保密制度、安全制度、统计台帐、档案交接制度、档案借阅制度等，使档案管理工作与企业现代化管理同步发展。
目前，我集团下属有四个分公司，各分公司都有自己的档案管理人员，由集团档案室统一进行管理，有档案管理专职人员4人。整个集团的设计工作量很大，但同时设计人员大量的时间花费在查找资料、查阅图纸、更改审批等环节上，真正用于设计的有效时间不到40%；分散存放的图纸等技术资料难以有效控制和管理，技术泄密时有发生；各设计者之间、产品与生产、采购、销售、供应等部门之间信息流通不畅，技术资料分散存放在设计者本机上，难以集中收集，无法实时共享。针对以上的种种问题，我集团出资引进了《Caxa图文档管理20__》系统软件，提高了档案工作中对技术档案资料的管理。下面对该软件进行详细概述。
CAXA图文档20__概述
CAXA图文档是面向中小型离散制造企业，为工程技术部门提供易于部署易于使用的数据管理平台，重点解决各种图纸和文档的安全和共享问题。CAXA图文档结合CAXA电子图板、实体设计、工艺图表等CAD/CAPP软件工具，可为中小企业提供较为完整的创新设计与协同管理解决方案。
CAXA图文档采用电子仓库对图纸和文档进行集中管理， 并在管理时提供数据加密等安全性措施；在数据集中管理的基础上，实现图纸版本管理，支持快速查询；针对机械制造企业，系统提品结构管理，以结构树的形式描述产品部件、零件间的装配组成关系；在数据共享的基础上，CAXA图文档支持零部件的借用和复制， 帮助工程师在基础产品上快速构建新产品；CAXA图文档还支持到产品数据管理系统(PDM) 的升级
CAXA图文档20__系统特点：
文档安全
系统提供多种安全手段， 包括数据加密、本地不保留文件、封锁CAD 系统的另存功能等多种手段， 配合系统本身的权限设置等，提供多级的安全控制手段。
图纸导入
对大量的历史图纸， 系统支持从明细栏和标题栏中提取信息，自动构造产品结构树， 并把相应的图纸导入到电子仓库中。此功能对DWG图纸同样适用。
在线操作
在电子图板、AutoCAD 等CAD 系统中嵌入图文档管理菜单， 设计人员能直接执行查询、出库、入库、保存等操作，在CAD环境下完成对数据的管理。
CAXA图文档20__的主要功能和特点
安全管理
包括的子功能模块有用户管理和数据加密。用户管理中有人员管理、
角色管理、相关用户管理，权限设置可以控制到零部件级；数据加密包括电子仓库中文件格式的加密、电子仓库所在目录的加密、CAD内文件输出控制等。
产品结构
结构树是面向离散制造业用户的主视图，系统以结构树的方式组织零部件，图纸和文档围绕零部件进行组织。结构树建立可以通过CAD图纸信息提取和手工两种方式建立。
文档管理
包含对图纸和文档的管理，图纸指的是CAD系统产生的二维图纸、三维模型等各种电子图型文件，文档可以是各类电子文件。系统提供共享的文件夹对文档进行分类管理。
版本控制
版本管理与文档的生命周期相关联，生命周期包含有新建、入库、出库、、重、归档等阶段，对应的文档有版本和工作版本之分。支持版本回滚和清除。
数据查询
数据查询在数据集中管理的基础上，实现对企业设计数据和信息的查找。输入查询条件，服务器则把所有符合条件的结果返回给客户端，对于查询结果可以直接利用。
数据重用
为提高新产品的设计效率，对现有数据的应用，其中主要包括两方面的内容，一是借用现有零部件和图纸；二是复制现有零部件和图纸，在原有图纸的基础上进行修改。
报表统计
CAXA图文档提供的报表类型有：产品明细表、 部件明细表、自
制件明细表、外购件明细表、标准件明细表，并提供分类报表。明细表报表格式由用户定制。
支持工具
CAXA图文档提供的工具包括批量入库、图纸出库、拼图打印、表单定义、报表定义等。
系统运行在局域网环境下；
支持Windows98以上操作系统；
客户端普通PC，128M以上内存；
服务端推荐PC服务器，1G以上内存；
服务端需要安装SQL Server数据库
文档管理解决方案范文第3篇
教学资料管理系统的核心是文档管理。目前市场上有很多专业的文档管理系统品牌，例如用友、易度和多可等。这些文档管理系统功能强大，但都需要建立自己的专用服务器。虽然企业局域网速度快，但硬件成本和维护成本较高。可以借助Web技术实现文档的分布式备份和提高存储的安全性，提供了比传统方式更为可靠、成本更为低廉的文档管理解决方案。
本系统主要运用软件工程、数据库原理和程序设计语言及Web开发等专业知识，利用前端支持HTML5 Mobile的应用框架，结合先进的Web分布式功能，实现支持移动互联网的安全高效的档案管理。具体的研究内容如下：（1）研究教学资料管理系统各模块，确定各模块所包含的内容和对应的设计。（2）研究ORM模型的基本概念，运用ORM技术操纵数据库。（3）研究文档上传的基本方式，实现文档AJAX方式上传。（4）设计协同工作模型，更高层面的实现文档的分布式备份。
1 系统设计
基于Web的教学资料管理系统包括两大部分：系统前台和系统后台。其中前台主要服务于学生和教师，通过前台系统提供的上传资料，用户可以上传与课程或科研相关的资料到服务器。后台服务于管理员，通过后台系统进行用户、课程和科研资料的管理。
教学资料管理系统前台主要包括教学资料管理、科研资料管理和学生资料管理。前台功能模块的具体功能包括：（1）教学资料管理：按不同的课程进行分类，一门课程对应多位教师，同一教师可以有多门课程，教师可浏览对应课程的信息，并进行对资料的浏览、上传和删除。（2）科研资料管理：科研资料分为不同类别，对应其详细信息，教师（含普通权限和超级权限）可浏览、上传和删除和自己相关的资料，以及对科研资料的查询。拥有超级权限的教师可查看院校科研的所有资料。（3）学生资料管理：学生可浏览自己的个人相关信息，浏览、上传教师要求的资料，以及对学生资料的查询。如图1所示。
教学资料管理系统后台主要包括教学资料管理、科研资料管理和学生资料管理。后台功能模块的具体功能包括：（1）用户管理：用户分为学生用户、教师用户（含普通权限和超级权限）和管理员用户。不同的用户对应不同的权限，由管理员负责添加、删除用户并赋予不同的权限。（2）资料类别管理：对教学资料、科研资料和学生资料进行不同的类别管理。（3）系统管理：每学期对教学资料、教师资料和学生资料进行必要的分类、添加、删除和修改；对上传资料进行归档；对必要资料进行备份。
本系统前台和后台的用户与用例之间的通信如下：
学生登录后，能查询自己的个人基本信息，课程类别及课程名称和其详细信息，并能上传该课程与自己课程有关的课程资料，亦可查看所有学生获奖信息。
教师登录后可查看、下载和删除学生上传给自己的资料，并可在线浏览学生上传给自己的文档类资料；教师可上传与科研有关的资料，浏览已上传资料的等详细信息，并可在期末结束前修改资料。教师可在线浏览已上传的文档类资料。
管理员登录后能够进行对学生、教师和管理员用户的管理，对课程和科研的管理，对教学和科研资料的管理，以及对资料的归档和备份。
网站系统采用B/S模式的结构设计，使用Eclipse作为开发工具，前台采用JSP+HTML5进行页面的设计，采用Java进行代码的编写，后台采用MySQL数据库进行数据的管理，同时针对移动客户端进行优化设计。
解决的关键问题：（1）提高文档上传下载的速度（2）保障存储文档的安全性（3）用户的权限设计（4）文档的冗余备份。
2 界面设计实现
该系统网站管理员、教师和学生都可登录，但是他们登录后根据权限的不同，分为不同模块。
教学资料管理模块包括教师课程信息界面、教师对应课程上传资料信息界面，和管理员课程信息管理界面、管理员课程-教师信息管理界面。
科研资料管理模块包括教师科研信息界面、教师对应科研上传资料信息界面，和管理员科研信息管理界面、管理员科研-教师信息管理界面。
用户管理模块包括管理员用户类别管理界面、管理员用户管理界面。
资料管理模块包括管理员资料归档界面、管理员资料备份界面。
2.1用户登录界面
用户登录序列图如图2所示。
2.2 教学资料管理界面
教学资料管理功能模块包括：课程分类显示；详细信息显示；浏览、上传和维护资料；教学资料查询等。
课程分类显示：课程按其性质不同进行分类，教师课程界面显示课程类别和该类别下教师所带课程。特殊权限教师（如院长）课程界面可显示所有教师所带课程分类及课程信息。
详细信息显示：教师可点击课程类别下的课程名显示该课程的详细信息包括该课程的编号、名称、所属类别以及和该课程有关的教学资料等。
浏览、上传和维护资料：教师在统一整理该课程有关资料后可在学期期末之前上传到服务器，并可查看已上传资料的信息详情。在学期结束前教师可删除已上传资料，并可对文档类资料进行在线浏览。
教师资料查询：在课程名对应课程详细信息界面下，教师可进行对已上传资料的查询，浏览该资料上传的详细信息。教师课程信息界面如图3所示。教师对应课程上传资料信息序列如图4所示。
2.3 科研资料管理界面
科研资料管理功能模块包括：科研类别显示；详细信息显示；浏览、上传和维护资料；科研资料查询等功能。
科研类别显示：教师科研界面显示科研类别下教师所研究科研名称。特殊权限教师科研界面可显示所有教师所研究的科研类别及具体内容。
详细信息显示：教师可点击科研类别下的科研名浏览该科研的详细信息包括该项科研的编号、名称、所属类别以及该科研的具体资料等。
浏览、上传和维护资料：教师可在科研类别下科研名对应科研详细信息界面上传与该科研有关的资料，浏览已上传资料的详细信息，并可在期末结束前删除和重新上传与该科研有关的资料。教师可在线浏览已上传的文档类资料。特殊权限教师在科研名科研对应科研详细信息界面还可浏览所有教师已上传资料的详细信息，并可在线浏览已上传的文档类资料。
科研资料查询：在科研名对应科研详细信息界面下，教师可进行对已上传资料的查询，浏览查询资料的名称、科研名、科研类别、上传教师、上传时间等详细信息，并可对文档类资料进行在线浏览。如图5所示。
2.4 核心技术介绍
在该系统中，主要通过三层架构的设计、ORM技术的应用、CuteWebUI.AjaxUploader.dll引用实现上传控件和doc文件转换为html文件实现文档在线浏览等来完成基于Web教学资料管理系统的设计与实现。
对象关系映射（ORM）提供了概念性的、易于理解的模型化数据的方法。ORM方法论基于三个核心原则：简单，以最基本的形式建模数据；传达性，数据库结构被任何人都能理解的语言文档化；精确性，基于数据模型创建正确标准化了的结构。
安装VS2008 SP1，在TAMS.Entities项目中添加ADO.NET Entity Data Model，连接Manage数据库，选择创建的表和视图并添加，生成Model模型。应用ORM技术生成的Model模型内容。如图6所示。
图6引用ORM技术生成的Model
文档管理解决方案范文第4篇
在日益汹涌的信息化大潮中，越来越多的企业上马了名目繁多的软、硬件建设项目，这些项目普遍具有一次性和独特性的特征，采用常规的运行管理方式是难以应付的。这种情况下，企业必须组成专门的项目管理班子，采用有效的项目管理方法，加强信息化、自动化、科学化的项目管理，以消除可能给信息化建设带来的不利影响。
不仅一般的企业单位，在事业管理和政府管理机构中同样出现了项目管理的强烈需求，以电信行业来说，目前我国的电信行业由于自身存在着许多管理上的空白点，也迫切地需要电子信息化的项目管理来解决实际工作中遇到的问题。
人工管理带来隐患
由于近年来手机、固话、网络等业务的飞速发展，我国的电信行业规模不断扩大，业务量也随之上升，但与之不相适应的是许多项目管理及业务管理仍然停留在以人工为主的管理方式上，不但导致工作繁忙，办事效率不高，而且各个部门之间经常因沟通不及时而出现各种问题。特别是在某些大型项目中，由于相关人员的职责及权限管理不清晰，经常会出现做事重复拖拉或者根本没有人执行的情况，从而影响项目的进程，同时也为项目的安全性带来了隐患。
与此同时，对于项目管理中一个十分重要的问题――文档管理，目前在大多数公司并没有引起足够的重视，即使有专人管理，也没有将之系统化、专业化，查找起来尤其困难，而且经常造成数据丢失遗漏的情况，这对以后系统的升级、更新换代都会造成相当大的影响。
在这种情况下，企业对项目的管理要求更加精确化、透明化，建立一个高效的自动化管理系统，实现企业科学、高效的电子化项目管理，成为企业的迫切需要。万维易化为电信企业精心打造的电信行业类通用项目管理解决方案，有效的解决了电信企业项目管理中可能出现的问题，极大的提高了电信行业项目管理效率。
全方位的项目管理
万维易化电信类行业通用项目管理解决方案以自定义工作流程为管理主线、以过程阶段为管理节点、以业务事件为管理对象、以业务部门为管理单位、以业务权限为管理范围，通过可视化的技术表现形式对每一个具体工作流程所涉及的相关岗位角色、相关内部资源（知识文档，资产，产品）协调管理，实现对项目管理能力的全面提升。该解决方案专门针对电信行业的现状，为电信企业提供一个透明、高效的项目管理环境，采用具有创新思维的自定义过程思想，并以此为基础，在项目的范围、人力、进度、成本、知识、交流几大方面对各类项目进行科学、有效的管理，并支持客户对项目过程的实时监控。如图所示。
实现系统接口多元化
经过多年的信息化建设，电信企业内部通常会存在OA、MIS、统一信息平台等多个信息系统，通过万维易化的电信类行业通用项目管理解决方案可以成功实现与这些系统的接口对接，从而创造出一个高效统一的运行环境。
电信企业由于其行业优势，固有OA系统往往都支持以短信的方式向用户发送各类提示信息。万维易化电信类行业通用项目管理解决方案通过与OA系统的接口对接，项目管理中人员的上岗信息、任务的提示信息等不仅能够以邮件的方式发送给用户，还可以利用OA平台以短信的方式向用户发送，给用户提供了更多种接受信息的方式，加快了信息的传递速度，同时也充分利用了原有OA资源，可谓一举多得。
而通过与MIS系统的对接，一些项目的基本信息，如：项目名称、项目编号、项目计划金额、实际支付金额、项目分类等信息，仍可以通过在MIS系统中录入，再以Excel的形式导入到项目管理信息系统中，避免了重复建设。
进度计划、任务控制实现透明化管理
万维易化电信行业通用项目管理系统通过对一系列计划任务的控制实现项目的进度计划与实际完成的对比，能够很好的体现项目的进度，使项目的进度成为透明的管理。它为项目的进程管理和控制提供了多种功能：任务状态报表，能显示基本任务的当前状态；任务完成情况汇总，将DDF、ODF、主设备、交流引入等基本任务的完成比例统计出来；而通过任务进展状态汇总这一功能，可以统计处于相同流程阶段上的基本任务数量。对于实际进程中容易出现的进度滞后、工时超长等现象，万维易化设计了任务提示功能，实现了重要阶段提前提示，重要任务滞后预警，从而有效地进行工程进度管理。
在进度计划中心，通过对项目名称、中间任务和基本任务的选择能够查询到项目及项目下的基本任务是否做过计划、是否延迟，计划的开始时间和结束时间，以及项目及项目下的基本任务当前所处的阶段、项目计划与实际进度的对照等等。同时它为进程计划提供入口，为进程跟踪图提供入口，并能将相关数据通过Excel导入导出。
从任务管理工具界面中，上层管理者、决策者可以清楚地显示出项目各阶段状态及当前所处阶段，各个部门的人员从项目立项，到项目招标、项目设计、施工的开始、结束日期也都清楚地体现出来，不仅可以控制各个阶段的任务和具体实施，也使决策者可以明了各阶段工作进程，并予以监督和考察，对透明化管理起到了重要作用。如图所示。
同时，系统还可以定期自动生成报表汇总。从而为管理层提供决策参考和进度情况汇总。
文档、信息实现科学、有效管理
对文档、信息的有效、科学管理是项目管理的一个重要部分，它不仅是项目建设质量的保证，也有利于形成知识积累，将个人的资源集中成为公司的资源。万维易化电信行业项目管理系统专门设计了文件中心和信息中心。
在文件中心，通过对项目名称、任务名称、文件名称查询，可以查到修改日期、文件状态、文件载入载出人员以及版本历史等详细的情况，做到了对文档统一集中的管理。
在信息中心，通过对提交日期、提交人、项目名称的组合查询，可以查看到不同的信息资料，查询方便快捷，省时省力。而且还可以新增信息，从日常任务管理进入信息中心页面，添加一个新的信息。包括信息摘要、详细信息、附件等内容一应俱全。
另外，该系统还通过信息发送接受中心，实现了内部系统实时的信息沟通。支持点对点、点对多的发送以及带附件的发送，并可将邮件和短信同时发送。从而成为企业内部沟通的桥梁，有力地缩短了员工的交流空间，同时也节约了资源，提高了工作效率。
职责权限管理
权限管理是一个项目管理中必不可少的一项，整个系统的权责分明以及系统安全都同它有着极大的关系。
电信行业项目管理系统不仅有用户登录管理，还设置了登录历史管理，采用组合查询即可查出不同用户的登录历史时间、访问模块等内容。此外，不同的用户具有不同的操作权限，通过对授权模块、授权用户、授权参数的设置，只有具有同类权限的人才能进入模块进行查询、修改等操作。通过用户登录管理可以控制只有系统用户才可以使用本系统，用户密码管理可以让用户更改自己的登录密码。同时，该系统还具有分区权限设置，可以对分公司的模块进行授权，根据不同的权限进入相应的工作区。既加强了不同地区间的交流，又保障了本部门的相关权益，防止了某些不良行为的发生。
设计特点
设计先进性
万维易化提供的电信类行业通用项目管理系统采用了层次式体系结构和中间件技术的业务应用运行平台，具有明显的开放性，便于系统各类资源的有效利用与整合。其开发工程完全基于符合软件工程标准体系的“万维易化软件质量保障平台”进行，从各个方面确保了系统的建设质量。
技术成熟性
采用100%纯JAVA语言，基于J2EE的构架设计，保证了系统具有良好的可移植性和高度的开放性、可扩展性。基于工作流平台，支持业务流程的灵活定制，能够对不同的系统与模块进行整合，统一管理、调度。
安全性
整个架构可以容纳各种安全协议，适应系统结构的各种变化。引入了多种安全措施，包括留有CA认证机制接口、用户权限安全管理机制等，实现对信息的存储、传输和读取安全。
易操作性
采用了标准的B/S结构设计，统一的浏览器界面方便企业用户的使用。业务处理流程和操作界面完全从用户角度出发，减少了获取信息的操作层次。将一些通用的办公软件（如Word、Excel、Project）集成到浏览器中，用户可以利用这些软件原有的功能来编辑、修改文件。
稳定性
采用模块化、插件式设计，可以根据企业的业务需求增加或减少模块。无论用户的业务流程发生何种变化，该系统都能够根据变化后的实际业务流方便地进行调整，以适应新的业务流程。
文档管理解决方案范文第5篇
同样一款产品，性能几乎一模一样，一个价钱便宜，另一个稍贵些却是环境友好型的，如果你是采购经理或是CIO，你会作何选择?在当前的经济形势下，相信绝大多数的CIO都会很容易的给出答案：当然是成本优先。
同样的问题，放到理光公司面前，却有了另一种答案。“以理光中国的例子，我们有绿色采购的标准，如果价格差距在5个百分点以内，我们会采购绿色环保的产品。比如理光产品介绍的彩页，可能大多数公司的彩页是用一般的油墨来印刷的，理光选的是大豆油墨。这会比一般的油墨成本增加3％到5％。我们和市场部、宣传部门做了一些沟通，大家形成的一致意见是，在这5％以内，鼓励采购这些环保的产品。”理光(中国)投资有限公司高级环境咨询顾问田中光男对本刊记者说。
绿色办公正在成为一种风潮。就在不久前，北京东城区计划未来对区内所有写字楼的二氧化碳排放量统一测算，在此基础上建立碳排放交易平台――碳排放较高的楼宇可向低排放企业购买二氧化碳排放指标。这是北京首个碳交易试点城区，碳交易的背后则是政府和市民对绿色办公的呼唤，绿色的重要性已经大大高过成本或者贸易本身。
绿色办公新解
绿色办公指的是利用各种软件硬件与服务措施，使企业的消耗降低，减少对环境的污染，而又不降低效率的办公方式。实际上，绿色办公要求“绿色”贯穿办公的每一个细节，甚至包括节约每一滴水、每一度电、每一张纸……
惠普发现，如果有10万用户在每天工作结束时关闭电脑，就能节省高达2680千瓦时的电，减少3500磅的二氧化碳排放量，这相当于每月减少2100多辆汽车上路，一项来自IBM的评估则表明，该公司全球范围仅因鼓励员工在不需要时关闭设备和照明，一年就将节省1780万美元，相当于减少了5万辆汽车行驶的排放量。
在能源日趋紧张的今天，IT设备所消耗的巨大能源不能不让人侧目，绿色办公不再只是企业节约成本的需要，更是人们生活观念和工作方式的转变。
以百度为例，巨额流量的背后往往是PC、服务器等互联网公司必备的办公设备的不间断周转。百度制定了严格的绿色采购制度，从测试选型阶段开始，将各供应商对于功耗的指标列入重点衡量的参数之一。百度即将入驻的“百度大厦”，则最大限度地融入节能环保的理念，例如，使用高科技设施进行绿色环保设计布局、投入600万元用于绿化工程，进行中国式园林景观的设计等等。
一些跨国企业还专门设立了环保部门来提高产品对环境的友善性。英特尔设立了全球能源与环境部门以控制半导体生产对环境的危害并提高其能源效率；惠普早在2003年就成立了中国设计中心(CDC)，在节能技术的研发上取得了丰硕的进展；对于理光而言，咨询顾问田中所在的这个部门被称作社会环境部，其总部设在日本东京，主要负责理光有关环境方面的决策和执行等工作，共有100余人，只占理光全球员工总数的1％左右。
这个比例对理光中国同样适用，理光中国近700人的员工中，直接隶属于社会环境部的只有6个人。不过，这l％还仅仅只是这家大型跨国公司的“环境生意”的冰山一角。
“理光集团在全世界大概有350多个分公司，除了专业的社会环境部之外，每个部门都有相应的兼职，进行环境项目推进，我们称之为环境推进担当。”田中光男告诉记者，“理光中国的北京，天津、广州、深圳等地的分公司，都有环境推进专员，这些人都加起来有35个人。再算上社会环境部的职员，理光中国进行环境推进的人员几乎占了全公司员工的10％左右，这已经是一个不小的数字了。”这些环境推进专业可不仅仅对产品负责，他们更重要的职责是一办公服务。
人人都爱绿色办公
如果说，在很多人的传统印象里，所谓绿色、环保等等概念，往往都是那些产品和技术提供商们的推销工具，务虚的成分偏多。那么，随着绿色经济在近几年间迅速升温，原本波澜不惊的办公服务领域内，已经悄悄形成了一个带有鲜明“绿色”标签的新产业，并且还嫁接上了更加符合技术发展潮流的“服务”，绿色办公的理念也由此被赋予了更强大的生命力。
这些服务提供商们往往都会以咨询和顾问的角色接近客户；以理念传播为主，产品销售为辅；身体力行实践“绿色”；尽可能做到经济效益和社会效益双丰收。很多提供服务和解决方案的公司已经做出了针对性的产品设计和技术战略调整。甚至，绿色办公已经衍生出了一个生机勃勃的绿色办公服务业。
比如理光在最近着力提倡的TGOS(Toral Green Office Solution)环保办公室完全解决方案，以及TCO(Total Cost of Ownership)解决方案，其目标就是旨在通过为企业提供最优化的文档管理解决方案，协助其在成本控制与IT管理效率上获得最佳平衡。
“通过实践证明，依赖理光全球领先环境经营理念和专业知识，我们能为企业实现经济价值与环境保护的双赢。”理光董事总经理新村悦广如此阐释这两大解决方案的意义：一方面，通过导人理光创新的节能环保科技解决方案，合理利用产品与环境技术，将帮助企业实现降低总体拥有成本以及降低二氧化碳排放的目标；另一方面，理光环境咨询专家以专业咨询工具，对企业的办公、工厂及整体业务在内的环境管理进行诊断，提出行之有效的改善方案，并实时跟进方案执行及评估效果，为企业提供专业且全面的环境管理咨询。
文档管理解决方案范文第6篇
关键词: PDM 系统、图纸、企业
随着经济的不断发展，企业面临着激烈的市场竞争，为了加强管理提高效率，使企业进一步发展，需要改善原有的企业管理体系。产品数据管理（简称PDM）是一门管理所有与产品相关的信息产品相关过程的技术。产品信息包括：零件信息、产品结构、结构配置、文件、CAD 文档。过程信息包括：工作流程、审批、发放、工程更改等。PDM 系统以管理产品数据为基础，通过控制涉及这些信息的所有过程和人员，保证用户在需要的时候都能够访问到正确的信息，并提高用户和用户之间以及应用与应用之间的信息反馈速度，从而达到缩短产品的开发周期、降低成本、提高质量和改善产品性能的目的。
1实施理由分析
在当前的市场环境中，企业竞争非常激烈，产品更新换代加快，产品技术含量更高，质量更好。这就要求企业能尽快响应市场的变化，制造出性能价格比优良、能够满足用户个性化需求的产品。随着多年CAD软件应用的普及，CAD 已成为广大设计人员产品开发的利器。在方便设计人员的同时，CAD 系统产生了大量的电子图文档。这些由不同部门、不同人员、不同系统产生的电子数据以多种相异的格式和状态存储。因此，在电子数据保存、应用、共享、安全等方面，伴生出一系列数据管理问题。采用传统管理办法管理这些电子数据，已经无能为力。现实需要新的解决方案，随着CAD 技术的广泛推广，产品数据管理系统应运而生。
江淮动力技术中心已有了先进的产品设计手段，但与此同时又产生了设计数据和技术文档管理方面的问题，主要体现在以下几方面：
①设计数据分散、凌乱、共享程度低。②电子数据和纸质图纸一致性得不到有效保证。③更改管理不严谨。④数据检索极为不便。⑤BOM由人工汇总，效率底。⑥存在重复设计现象，产品间借用关系复杂。
2PDM系统的用户管理模型
PDM系统的用户管理主要包括企业的人员组织管理、工作空间的配置和用户权限的定义与控制. 目的在于实现用户对产品数据的合理使用、安全共享。
3文档的版本管理
文档的版本管理是一项重要的工作，它不但能够记录文档版本的变迁，便于对文档进行分类归档保存，还可容易地追溯和快速检索文档版本的变化。在PDM系统中采用电子仓库进行文档的版本管理。当更改文档的版本、版次时，PDM 系统就会把文档的属性，如版本、版次、正式版本、冻结等描述写入数据库相应的记录中。
4流程管理设计方案
流程管理不仅从产品的整个生命周期角度、也从某个具体的工作对象，如一份具体的文档审批的角度控制着企业产品工程数据的形成。所以对其工作流的有效控制能有效的规范产品设计开发设计过程，缩短设计周期，大大减少人为失误造成的设计返工，将设计工作纳入规范的管理流程功能模型。根据集团公司现状， PDM系统将要管理的流程分为文档审批流程、产品更改流程（设计更改、工艺更改）、归档流程、打印审批流程、设计BOM传递到ERP流程、授权审批流程、工作通知流程和设计任务分配流程。
5应用PDM技术的优势
为了解决设计中的问题，在技术中心建立起产品数据管理（PDM）系统，以进行信息的集成和共享，逐步实现产品设计的信息化管理。实施PDM系统给技术中心带来的优势有：①在原有的产品设计过程基础上，建立适应电子化的产品设计过程，提高产品研发流程的工作效率。②PDM系统将通过电子化的设计过程的定义，使得设计过程的标准化和规范化。③建立规范化的设计更改过程，优化和完善电子化的产品图纸和技术文件的更改程序。④PDM系统会基于原有的更改过程，构造完备的电子化设计数据更改模型，能够追踪和保留产品数据的更改历史，保证设计更改处理的方便性、准确性和安全性。⑤PDM系统能够保证产品数据的管理的有效性和安全性。⑥PDM系统能够构造产品装配结构，采用产品数据的版本配置方式，提品零件明细表和汇总表自动输出。⑦实现产品数据的标准化、系列化和通用化，使企业提高效率，降低成本，有效地提高新产品的品质。
PDM系统可以借助数据管理机制，在新型号的研制中引用标准件、通用件或已经归档的成熟产品的数据，现产品数据的标准化、通用化和系列化，同时给工艺技术中心标准化部门提供标准化的统计分析工具，提高产品通用化程度。同时可以对企业中的产品知识和文档进行有效的组织和管理，提供更好的企业知识的描述模型，为中心设计人员提供一种更加有效的产品数据使用途径。
PDM系统将项目进度与研制任务过程集成，业务流程中任务节点的进度可以直接反映到项目计划任务的进度上，使计划管理人员实时了解项目进展，并能为制订项目计划的过程提供图形化人员、设备的占用参考信息；可以辅助计划人员进行多项目的任务资源调度和项目任务成本核算，使计划人员能制定出行之有效、准确的项目计划，并对之进行实时控制。
6结语
PDM项目是需要软件商与用户深层次沟通，理解用户的需求，并按照用户的实际情况进行量身定制与实施的管理系统。在今后PDM的实施中，把技术中心的图纸、技术文档很好的利用PDM有效地进行管理，可以节省设计人员大量的时间，提高工作效率，减少了重复劳动，还降低了因数据重复输入所产生的错误。从而使PDM在今后的实施应用中顺利开展。
文档管理解决方案范文第7篇
通过对面向服务架构（SOA）的深入研究，我们将Webservices技术集成到智能Agent架构中，提出面向Web服务的计算机审计系统（简称WSCAS）。本文其余部分如下：第二部分阐述计算机审计系统（CAS）、面向服务构架（SOA）以及本文研究动机；第三部分提出WSCAS的体系架构，包括基于Agents的Webservices系统结构、多智能体Agents的交互等；第四部分开发一个WSCAS系统原型；第五部分对WSCAS系统原型进行讨论；最后对全文进行小结，并指出未来进一步研究的方向。
相关问题的研究
（一）计算机审计系统（CAS）。随着信息技术在企业管理中的广泛使用，尤其是ERP系统的实施，企业的经营、管理及核算越来越依赖于复杂而庞大的管理信息系统。审计的对象也发生了根本变化，由纸质财务账簿转变为数据库中的电子数据（或称电子账）；同时，资本市场对审计报告真实性和及时性的要求也越来越高。无论是以加强内部控制和企业管理增值为目的的内部审计、以财务真实性和公允性鉴证为目的的社会审计，还是以真实性、合法性和效益性审查为目的的国家审计，都不可避免地会受到企业信息化的冲击与挑战。审计师必须运用IT技术手段，掌握数字化审计证据收集方法，才能胜任信息化环境下的审计工作，降低审计风险，提高审计效率。定义1计算机审计：计算机审计也称计算机辅助审计，是审计人员运用信息技术和审计知识，在被审计单位现场或者通过远程网络，对被审计单位与财政财务收支和管理财政财务收支相关的电子账目或财务数据库数据进行审计。现代审计的范围正逐步延伸，跨越了财务模块，计算机审计对象已经发展为面向整个供应链的信息系统审计，是对整个企业应用的业务数据审计。定义2计算机审计系统（CAS）：计算机审计系统是在审计过程中所采用的能够完成特定审计功能的各种应用系统的总称。计算机审计系统作为审计辅助工具，可以完成审计数据采集、整理、计算、统计、查询和报表生成等工作，为审计人员实施各种审计检查和收集审计证据提供帮助。
（二）面向服务构架（SOA）。面向服务构架（简称SOA）是一种软件架构思想，这一思想认为软件即服务，是将企业内部与外部的每一个业务功能单元封装成服务。SOA将这些服务从复杂的环境中独立出来，进行组件化封装，不同的服务之间通过标准接口相互调用。作为企业应用解决方案的基本元素，服务可以被描述、、发现及绑定，其平台是独立的、自治的，并且可以用XML编程的大型分布式互操作应用系统。图1说明了Web服务能够执行面向服务架构的模型。图1描述了Web服务的基本组成。该架构由三个参与者和三个基本操作构成。三个参与者即服务提供者（Serviceprovider）、服务请求者（Servicerequester）和服务（Servicebroker）；三个基本操作即服务（Publish）、服务查找（Find）和服务绑定（Bind）。
（三）研究动机。计算机审计系统解决了数据采集、数据预处理、数据分析、疑点管理、审计底稿撰写、审计报告生成等难题，提高了审计效率和效果，在实际工作中发挥着重要的作用。许多学者致力于将新的信息技术应用到计算机审计中，并开始探索新的计算机审计模式。廖志芳等提出了联网审计实际的三种审计组网模式，即集中式、分布式以及点到点式组网模式［2］。李世新在对XBRL和Web服务进行介绍的基础上，提出了一种基于XBRL和Web服务的网络化审计取证模式［3］。李湘蓉在研究了网络环境中计算机审计系统应具有特点的基础上，提出了一个基于本体的计算机审计系统［4］。还有学者论述了计算机审计模式及风险防范［512］。一些学者对Internet环境下的审计系统进行了研究，Chen和Sun通过对面向服务架构环境进行研究，提出了一个内部控制持续审计模型，称为协同持续性审计模型，通过对企业资源计划数据库中的数据转换组件进行封装，软件提供商可以为企业提供模式匹配服务来实时转换业务交易数据［13］。Ye和He运用Web服务的一系列组件，提出了基于Web服务的持续审计业务流程模型，用于提供有关特定业务的鉴证［14］。Internet环境下的动态信息系统具有共享资源的多样性，无统一控制的“真”分布性，基础平台的开放性和动态性，人、设备和软件的多重异构性，节点的高度自治性，链接方式的动态开放性，网络连接的多样性，使用方式的灵活性和个性化，实体行为的不可预测性。我们认为在新的动态企业信息环境下，迫切需要与之相适应的审计模式和计算机审计系统。
面向Web服务的计算机审计系统（WSCAS）体系结构
（一）系统体系结构。面向Web服务的计算机审计系统（WSCAS）是一个开放的系统，复杂的审计任务由大量解决问题的Agent承担，每一个智能Agent只能解决特指的某一类问题，关注特定任务的完成。用Webservices封装的Agent，一个服务可能涉及一个或多个Agent，这些不同功能的Agent协力合作并提供特定的服务。系统是一个开放的环境，不同的Agent不必在同一地点或属于同一公司。通过对其他Agent知识和能力的理解，这些Agent能够突破固有的智能范围，协同工作实现目标。图2是面向Web服务的计算机审计系统（WSCAS）体系结构。由于系统具有开放性，可以不断地向系统中加入新的Agent，从而使得系统的处理能力不断增强，适应性不断提高。也就是说，除了WSCAS提供的服务，其他个人和公司也可以提供审计项目管理服务、审计数据采集整理服务、审计数据分析服务、审计抽样服务、审计文档管理服务以及其他相关的计算机审计服务。通过标准的通讯协议，每一个Webservices封装的Agent可以自由选择访问其他服务。
（二）智能Agent交互。如下页图3所示，WSCAS交互系统由外部实体和审计组件两部分组成。外部实体向系统提供被审计单位的数据和模型。根据《审计法》规定，被审计单位接到审计通知书后，要向审计小组提供审计范围内以及特定时间段审计所需要的完整数据。被审计单位的数据不但包括财务数据、业务数据，还包括被审计单位的基本情况、上一次审计的结论等相关数据。被审计单位模型包括审计所需的被审计单位业务流程、相关的法律法规等系统模型，这些模型是开展审计工作的基础和判断审计疑点的依据。审计组件包括数据采集模块、审计数据分析模块、审计抽样模块和审计文档管理模块。
数据采集是审计人员从被审计单位的信息系统中提取指定范围、指定内容的业务数据并收集到审计系统中。用IT技术对电子账进行审计有两个需解决的关键问题：一是审计人员采集电子账中的电子数据，包括电子账套中的数据和信息系统数据库中的数据；二是分析审查采集到的电子数据。数据采集是对电子账数据进行实质性审查工作的第一步。数据采集是否全面、准确、客观将直接影响计算机审计的结果。若采集的数据不能客观全面地反映企业的经济业务状况，那么审计人员即使有很强的职业判断能力，也无法得出正确的审计结论，从而增加审计风险。因此数据采集在整个计算机审计过程中至关重要。数据采集的信息可以分为三类：被审计单位信息采集、财务数据采集、业务数据采集。
一是被审计单位信息采集Agent。审计业务的开展与被审计单位的企业规模、业务流程、组织结构以及相关的行业法规制度等密切相关，在审计准备阶段和审计实施阶段的初期，审计人员必须首先获得被审计单位相关信息，然后才能开展审计工作，被审计单位信息采集Agent负责此类信息点采集。二是财务数据采集Agent。财务数据采集主要采集以下两种数据：财务备份账套数据和财务数据库数据。财务账套数据是会计信息系统中经过加密后的备份电子数据，其格式不是标准的数据库格式，而是会计信息系统以其独特的方式备份数据。不同的会计信息系统财务账套数据文件的格式不同，所以WSCAS提供不同的财务账套数据采集Agent作为智能数据采集接口，完成财务备份账套数据的采集工作。财务数据库数据是保存在标准数据库中的会计数据，数据文件以标准的数据库文件格式保存，系统为各种数据库提供了相应的数据采集Agent，财务数据库中有许多表，其中和审计相关的主要数据库表为会计期间定义表、会计科目表、会计科目的设置表、凭证表等。通过数据采集Agent接口采集数据，审计人员要清楚数据库，数据库表，字段的结构、属性和含义，这样才能对数据进行采集整理，保证数据的完整性。三是业务数据采集Agent。由于审计范围的不断扩大，审计对象不再局限于财务数据，还包括许多业务数据的审计，如社会保障审计、高速公路收费审计、经济效益审计等，这些数据保存在业务数据库中，由业务数据采集Agent作为智能的采集接口，采集业务数据。
数据采集的目的是为审计分析做准备。审计数据分析是通过运用审计分析方法和分析工具，对被审计单位审计数据进行分析，发现审计线索，获取审计证据，进而形成审计结论。利用计算机的数据分析方法有：账表分析；数据查询；数据挖掘；联机处理；审计分析工具；审计疑点管理等。接下来进行具体分析。一是账表分析Agent。审计人员将采集到的财务备份数据还原成电子账，通过对被审计单位会计基础资料的检查和分析，找出审计线索，得出审计结论。账表分析Agent的主要功能包括总账审查、科目明细账审查、辅助账审查、会计科目审查、凭证审查、未记账凭证审查、日记账审查、报表审查等。二是数据查询分析Agent。审计人员根据审计经验，按照一定的审计分析模型，对从数据库中采集到的数据进行查询分析，发现审计线索，达到审计目的。数据查询分析Agent主要的查询分析方法有数值统计、重号分析、断号分析、分类分析、数据分层分析、时间分层分析等。三是数据挖掘Agent。随着信息技术的高速发展，尤其是被审计单位信息系统数据库中各种格式的业务数据急剧增长，只靠审计人员的人工阅读或简单的审计数据检索无法及时发现不同层次的审计线索。数据挖掘Agent能够从被审计单位海量的数据中挖掘出隐含的、先前未知的、对审计结论有价值的审计线索，以及能被审计人员所理解“知识”的数据处理过程。四是联机处理Agent。联机分析处理是与数据仓库密切相关的一种决策支持工具，联机处理Agent能够使审计人员从多角度对审计数据进行处理，获得对审计数据更深层次的了解，发现审计线索，实现对审计决策的支持和多维分析。五是审计分析工具Agent。除了上述一般审计分析方法外，WSCAS还提供了一个开放的、专用的审计分析工具平台，审计人员不但可以利用系统提供的审计分析工具，还可以不断充实新的审计分析服务。审计分析工具Agent可以进行单科目金额分析、对方科目分析、坏账准备计算、营业税计算、固定资产折旧计算、个人所得税计算、图表数据分析等，帮助审计人员发现审计疑点。六是审计疑点管理Agent。审计疑点管理Agent可以存储、管理并逐项落实审计分析中发现的审计疑点。
审计抽样是审计人员在实施审计的过程中，从审计对象总体中选取一定数量的样本进行测试，并根据样本测试结果推断总体特征的一种方法。审计抽样是一种能够大幅度提高工作效率、量化控制审计风险、规范审计行为、提高审计工作质量的审计技术方法。特别是在被审计单位内部控制制度健全、审计对象数量庞大且经验判断难以奏效的情况下，采用审计抽样技术审计效果显著。具体应用如下：一是抽样管理Agent。抽样管理Agent可以管理审计抽样全过程的信息，包括总体表中的数据管理、抽样方法的选择、样本表中的数据管理等。二是抽样审核Agent。抽样审核Agent对审计抽样的样本信息在审计现场进行审计核对，并将审核的结果输入系统中，输出生成抽样审核结果表供审计人员使用。三是抽样评价Agent。抽样评价Agent根据样本数据的审核结果，推断总体审计数据的情况。
审计文档管理是计算机审计过程中的一项重要内容，审计过程中的文档主要有审计底稿、审计日记、审计证据、审计报告、审计台账等。具体应用如下：一是审计底稿Agent。审计底稿Agent记录审计过程中所发现的被审计单位违纪违规问题，对审计日记、审计证据所反映的问题进行描述，汇总审计报告、审计台账等审计资料。二是审计日记Agent。审计日记Agent记录审计人员当天的审计过程，内容涉及审计分工、审计事项、审计实施步骤和方法、审计查阅的资料和数量、审计人员的专业判断和查证结果以及其他一些需要记录的情况等。三是审计证据Agent。审计证据Agent负责建立、管理和汇总审计证据。四是审计报告Agent。审计报告Agent以审计底稿为素材，生成报告提纲并形成审计小组的审计报告初稿。五是审计台账Agent。对照审计报告、审计决定等审计文书的结论，对每篇审计底稿的问题和金额进行确认，系统根据确认后的结果，由审计台账Agent自动汇总问题和处理处罚数据，生成审计台账，最终生成的审计台账参与审计报表的汇总。
面向Web服务的计算机审计系统（WSCAS）的原型开发
本文将移动Agent技术和Webservices技术结合，集成两者优势，克服各自局限性，构建面向Web服务的计算机审计系统，如图4开放Internet环境下的计算机审计服务的集成架构。为了实现系统中审计服务的统一调用，我们将各种业务逻辑封装为服务，提供标准、统一的服务接口，从而实现技术对外界透明。本文使用了Java技术开发系统功能模型，描述模型的架构和元素。
系统评价
为了验证本文所论述方法的有效性，阐明基于Web服务是如何集成工作并实现计算机审计的目标，我们用一个案例来描述服务的协同操作过程（具体见下页图5）。审计人员对企业进行财务审计，首先要明确审计任务，组成计算机审计小组，在了解被审计单位基本情况的基础上，制定计算机审计方案，确定计算机审计范围、审计重点、审计实施步骤、审计安排、审计方式、人员分工以及需要运用的计算机审计方法和审计实施注意事项等，利用WSCAS开展基于Web服务的计算机审计工作。
（1）审计项目管理Service发出审计通知书。审计小组通过系统的审计项目管理服务，向被审计单位发出审计项目通知书。
（2）被审计单位信息Service以服务的形式向系统被审计单位的基本情况信息，提供给审计小组。
（3）审计数据采集Service采集被审计单位审计数据。被审计单位信息Service按照审计小组的审计要求，将审计通知书中说明的指定时间段、指定范围的审计数据进行服务封装、注册和，提供给审计数据采集Service。审计数据采集Service首先对采集到的审计数据进行数据验证，确认采集数据的真实性、正确性和完整性，然后对数据进行预处理，这是由于被审计单位的数据来源繁杂，采集来的审计数据可能存在质量问题，不能直接进行审计数据分析，需要进行预处理。预处理包括数据转换和数据清理。数据转换是将采集来的原始数据转换成审计人员容易识别的数据格式和名称，主要包括将被审计单位的数据有效装载到WSCAS系统中，明确数据字典，标识出每张表、每个字段的含义及其关系；数据清理是整理不符合质量要求的数据，清除存在明显错误的数据，如缺失的数据、不完整的数据、不准确的数据、不一致的数据以及重复的记录等。
（4）审计数据分析Service。以审计数据采集Service输出的中间表作为审计分析的基础进行审计分析。在审计分析中，审计人员根据相关的业务处理逻辑、业务数据的勾稽关系、法律法规的规定或审计经验等，建立审计分析模型，用账表核对、指标分析、账表勾稽关系模型、业务逻辑分析模型、法律法规分析模型以及审计经验模型等方法进行总体审计数据分析，然后审计数据分析Service对审计数据进行复算、检查、核对和判断，发现审计线索，收集审计证据。
（5）审计数据抽样Service。在明确审计目标和审计对象的基础上，根据被审计单位的内部控制评价水平确定审计抽样的样本量。审计数据抽样Service选取样本并审查，评价抽样结果，并返回到审计数据分析Service。
（6）在审计数据分析和审计数据抽样过程中，审计人员记录当天审计过程、实施审计的步骤和方法、审计查阅的资料和数量、审计人员的专业判断和查证结果等，将这些情况提交到审计文档管理Service，形成审计日记。
（7）在审计数据分析过程中，审计数据分析Service将审计发现的问题作为审计疑点，发送到审计文档管理Service，审计文档管理Service负责落实审计疑点，若证实确是问题，则将该疑点作为审计证据。
（8）审计文档管理Service编制审计报告初稿，和被审计单位沟通，生成审计报告正式稿，形成审计意见。
（9）审计文档管理Service向审计项目小组提交、归档审计文档资料。
文档管理解决方案范文第8篇
近年来全球资本市场上陆续出现了大公司发生重大财务舞弊的事件，如安然、世通等，各国政府、监管机构以及投资者非常怀疑企业内部控制是否有效，强烈要求企业通过提高内部控制的力度和有效性，保证所财务报告的准确性、可靠性。
2002年，美国的萨班斯法案（SOX法案）明确要求在美上市企业加强内部控制，其中第404条款要求上市公司在年报中增加对公司当年财务报告内部控制机制的有效性进行评估的内容，同时要求外部审计师对上述评价发表意见。从2006年起，我国相关主管部门相继出台了一系列制度和政策指引，对中国企业提出了明确的内部控制要求。
对于在美上市的中国企业，SOX法案遵从是一件复杂、艰巨的工作。
• 在企业内部对公司、流程和信息系统等层面的各种内控文档进行记录和测试工作将消耗大量的人力、物力和财力。
• 制定出《企业内控手册》以及与之相匹配的《内控矩阵》是SOX法案遵从的第一步；接下来的测试、整改以及一系列的改进、优化和完善工作也同样繁琐。
• 需要每年都提交内部控制外审报告以满足SOX法案遵从的要求。而为了提前了解本企业的内控情况，往往还要组织若干次针对内部控制的内部审计，以求在外部审计前能够提早发现问题，从而减轻外审时的时间压力和整改成本。
• 集团型企业需要对集团总部各部门、下属企业、控股子公司进行内控测评检查。组织机构、业务形态、管理模式等层次越复杂和深化，内部控制的管理力度就越大，内控工作的难度就呈几何倍数增长，大大超过了全部人力、手工管理的控制力度。
慧点科技内控管理系统
借助IT系统能减轻内管理难度，这一观点已经被越来越多的中国企业所接受。
针对合规与法案遵从以及对内控的管理需求，慧点科技提供了完善的以ICM（Intranet Control Manager）系统的实施和咨询服务为核心的企业内控解决方案，该方案已经得到国内超过5家客户的验证。ICM系统的灵活性、高可用性，易维护性，慧点科技专业的实施、服务团队和项目能力，都为这些客户的SOX法案遵从以及日常的内控管理工作带来了高效率、低成本的效果，并在资本市场和行业内树立了良好的市场形象和管理标杆。
ICM系统是慧点科技在IBM内控管理平台（IBM-WBCR）上为中国企业搭建的具有中国特色的企业内控管理平台，它基于慧点科技GALAXY工作流平台，主要提供：
• 海量内控手册维护。
• 集团型组织内控计划编制。
• 量身定制的内控评价管理。
• 智能化内控整改。
• 自动生成内控过程及结果报告。
作为企业内控管理的平台，它帮助企业规范内控测试流程和审计流程，优化各环节的工作步骤，提升工作效率，形成内控工作的闭环管理，满足企业合规要求，加强企业全面控制，及时发现企业存在的问题并进行整改，降低企业内控风险。
客户背景
某电信集团下属的某省公司是某电信集团控股的国内31个全资子公司之一。该电信集团为在美上市的中国企业，2006年成功通过了外部审计机构组织的SOX法案遵从检查和内控外审报告。集团下属各省公司每年接受两次总部外审（外部审计公司总控）检查。
项目情况
该省公司为满足外部监管环境和公司内部发展的要求，特别是SOX法案对公司内部控制记录、评测、审计、报告、披露和归档等方面的要求，以及对集团公司目前正在推进的核心流程审计工作进行支撑。该省公司急需寻求IT系统的辅助支撑。通过打造高质量、高效率的内控管理系统，不仅能充分反映该公司内控手册的架构和内容，实现和发挥内控手册在公司内部控制体系建设和运行期间的长效指导作用，同时也有助于建立该公司以风险管理为核心的完善的内部控制体系，完善公司审计监督机制，实现对公司业务流程的高效管理，全面提升公司管理水平。
该公司内控管理系统主要包括SOX内控遵循项目、其他内控管理IT支撑项目（非SOX内控遵循项目）两部分。下文所述项目，即指实现该公司SOX内控遵循的项目。
SOX内控遵循项目作为一个完整的整体，主要完成以下三方面重要工作：
• 对已形成的公司内控手册等相关文档进行管理；
• 有效实现公司对SOX测试、审计的支持；
• 实时对公司内部控制状况进行监视，并形成相关报告。
该公司通过统一信息平台中增加内控管理应用功能模块，实现相关部门应对SOX法案的内控管理要求。建立省、市、县统一、高效的内控工作支撑、管理平台，自动化地完成内部控制文档、测试（自测、迎审、检测等）、归档管理等工作，提升工作效率，降低手工出错概率以及人工干预的沟通协调工作量，从而降低法案遵从、内部控制管理的成本。
为支撑该公司上述内控管理项目建设目标，慧点ICM系统为其提供以下内容：
（1）内控文档管理及维护，即内控手册、矩阵、控制简表等文挡的维护管理；内控文档管理和维护子系统可以及时反映公司内部控制的变化，在省、市、县各个层级上实现手册、矩阵、简表的全面覆盖，还可以通过设置提交、更改、保存等功能，实现手册、矩阵和简表以及控制点抽样原则与测试步骤的及时更新。
（2）内控执行情况管理，即覆盖省地两级并延伸到县分公司的自测管理；利用自测管理子系统可实现常态化自测工作，及时发现问题并进行整改，实现事中控制，完成自我控制和自我完善；同时，加强内部控制的提醒和宣贯。内控自测采用填报《测评工作底稿》的形式完成。
（3）迎审测评管理，即为配合集团测试和外审的工作，省公司内审部根据自测结果和公司整体内控管理要求，制定质检任务和控制点，测试人员按照与自测相同的程序完成测试工作，质检人对其工作进行评价与管理。质检管理模块对质检过程进行管理，并为省公司各个部门的控制点执行人、部门联系人、牵头配合部门间的沟通和协作提供支持。
（4）检测管理，即按照某一审计线索对控制点进行串行测试。通过指定重要/关键业务和事项的审计线索，串联该审计线索中的各控制点，抽取控制点样本组成样本集合，设计新的测试方案（抽样原则、测试方法、测试步骤等），配备专业的测试资源/力量，从样本集合出发对各控制点开展测试工作，从而完成内控有效性评审。
（5）内控执行情况统计分析，依据不同的单位汇总统计出各种内控报表，输出管理层报告。各级领导、部门负责人和相关人员登录系统，根据组织结构和权限分配的范围，查看不同层级业务单位的内控执行情况整体视图和具体信息。
（6）为实现内控管理的业务需求而提供的一些共性基本功能，如用户管理和权限管理等系统管理功能、协作平台、个性化工作台等。
借鉴ITIL规范的极佳实践指南，结合某电信集团的实践，为该省公司提供内部控制业务统一的IT运行维护管理平台。该省公司内控管理系统（ICM系统）的集中展示应用界面采用B/S结构，基于开放体系结构，支持功能模块的扩充和个性化定制，体现面向用户、面向服务管理人员和公司领导的IT服务咨询的先进理念。
给客户带来的价值
借助ICM系统，该省公司在开展2007年度“SOX内控遵循项目”的过程中，高质高效地完成了境外SOX法案。该省公司在内控常态化方面积累了宝贵的经验，将业务需求深化，通过ICM系统规划实现省公司内控、内审的长远发展。
ICM系统的价值具体体现在：
• 提高了全省内控测试工作的效率。
2007年上半年，借助ICM全省各级内控人员按计划检测任务，累计集中人员200人天（2006年相同工作内容下集中人员900人天）；
• 提高了全省内控工作的质量。
借助ICM系统固化、标准化、规范化并统筹全省各项内控工作的过程和方法，大大简化了工作步骤、基础信息的录入数量，并减轻了人工干预，有效地保证了内控工作的质量和效率；
• 减少了相关人员日常工作的冲突。
借助ICM系统，内控工作任务按计划实时到达相关人员的办公系统工作台前，内控人员能够利用平时工作的间隙来完成内控工作，减轻了省公司大规模人员集中（差旅、培训、时间等）的压力，更大程度地减少了内控工作与正常工作的冲突；
• 实现了省-地市-县各层级的常态化内控。
各级公司借助内控管理系统不定期开展自测、检测工作，可以及时发现内控问题并作出整改（针对文档设计缺陷和执行缺陷），实现了事中控制，完成了各级组织的自我控制和自我完善；
• 提高了公司全员对内控的认识和参与程度。
借助ICM系统，各级内控人员或责任人能够快速、准确了解相关/所属控制点的历次测试情况，统计/分析后的内控结果的及时呈现大大提高了全员和管理者对内控的认识和重视程度；
• 建立了自我完善系统的良性机制。
内控工作需要全员参与，借助ICM系统平台，最终用户在使用本系统时就能结合自身的工作习惯和对内控业务的理解，对内控IT系统提出积极的创新性建议，从而开阔了省公司的内控思路。
• 找到了能陪同企业内控发展的长期合作伙伴。