传统档案管理范文精选

一、电子档案管理与传统档案管理的特性分析

（一）电子档案管理与传统档案管理的共性

电子档案管理与传统档案管理的共性表现在三个方面：一是两者的基本原理共通，以传统档案管理原理为基础，电子档案采用信息化技术将之进行了有效的整合与优化，即使电子档案管理的技术水平、管理质量以及管理方式都明显高于传统档案管理，但这并不排斥两者在基本原理上的共通性，总的来说，电子档案是传统档案管理发展的成果；二是电子档案的存在与传统档案不可分离，传统档案所管理的信息属于社会实践数据，这些数据具有极大的真实性，对电子档案管理来说，同样需要保障信息的可靠与真实，此时，传统档案资料就是其真实性的重要保证；三是电子档案的出现使传统档案的信息量得以扩大，建立在信息技术上的电子档案具有大容量优势，不仅可以存储各种各样的档案信息，还可以实现资源共享，在进行资料调用时具有更好的便利性，同时，如果想要查看实体的传统档案，还可以直接通过电子档案的记录将其调出，进而实现直接获取。

（二）电子档案与传统档案管理上的差异

1.管理方式不同

电子档案就其本质特性来说有着很大的特殊性，它能够实现档案一级管理，也就是说档案管理人员在接收到文件后，可以及时的给档案提供一个档案号，这个档案号具有唯一性，并且对档案类型采用相应的主题进行标注；传统档案管理的工作量相对较大，在管理过程中首先要填写档案日期、类型，之后才能给予一个位置进行储存。

2.保管方式不同

电子档案进行信息存储的载体往往会老化，在现代技术与计算机的更新过程中，其载体的老化容易造成档案信息的失真，进而影响档案的可靠性；传统的档案管理具有信息纸质备份，通常不会出现档案信息丢失情况，也不会面临病毒入侵等网络风险。

一、传统与现代档案的原始凭证性比较

现代化档案管理最主要的就是单位下发文件以后，通过网络传递到档案室进行归档管理，由档案室在电脑上存储。基层单位现在主要的文件使用格式就是Word系统进行编辑资料，然后交到档案室以后，由档案管理人员在档案管理专用的紫晶系统上进行挂接，转换成档案资料，以后进行查找。为了防止进行修改，现在一般的电脑存储，顶多改变存储格式，常用的就是PDF或者是JPG这两种格式。但是电子文件由于都是通用的文件编辑格式，可以修改不留痕迹，鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。

即使是用数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件的原始性、真实性和准确性，但是在电子技术日益发展的今天，还有什么不能解密的，所以，这也是我们基层档案工作者所面对的困惑。但是，传统档案管理就可以避免这类事情的发生，一是必须手写的初稿、修改稿、正式的文稿及领导批阅同意打印的签名；二是归档必须是手写的原稿、批文连同正式形成的文件两份，进入档案，正式归档。

二、现代档案和传统档案管理各有优缺点

现代档案如发生电脑零部件老化、系统升级换代、配置更新等各种形式就容易丢失部分资料。但是现代化档案管理不占用空间，节省人力、物力、成本等，这个是传统档案所不能比拟的。传统档案所占用的空间、人力、财力等，都很大。但是有一点，是代替不了的，就是手稿。新都区档案馆里，今天还保存着1959年田家英同志在当时的新繁县大丰公社搞试点时主持起草的18份文件的原件。1959年4月，田家英率领一个工作组从北京来到了大丰公社。田家英和县、社、队干部反复研究，充分听取群众意见，根据中央第二次郑州会议精神，制订了一系列制度、条例、规定。

例如：《大丰的管理体制(草案)》、《关于新繁县崇义乡大丰财务制度的十条规定(草案)》、《公社干部必须遵守的十条守则》、《关于改进供给制的八条规定》、《关于分级管理的体制的初步意见》、《关于财权下放的分级管理的初步意见》。这些发黄的纸上，有对体制问题的意见，对财务制度的规定，干部守则，各种条例、报告、会议记录……这是历史的见证。到今天为止，这些发黄了的资料还静静地躺在新都区档案馆里很好地保存着。

三、基层档案管理人员新旧交替的问题对传统与现代的影响

逐渐老去的一批档案管理人员，他们在接受现代化档案管理方面，自己很想学好新知识、新技术，但是因为年龄等各方面的原因，确实也有些力不从心。但他们工作几十年，兢兢业业，对工作认真负责，能做到几十年对每一份文件了如指掌，并在同时努力接受新的知识，跟上时代的步伐。唯一不足之处就是对计算的操作的熟练程度及新的系统的升级接受度要慢一些。

1、信息时代中电子文件的内涵和特点

1.1电子文件的内涵。电子文件是对档案进行电子化管理的一种方式，电子文件是指计算机对档案进行处理和储存的一个方式，用数字代码的形式进行记录文件中的信息。世界档案管理协会对于电子文件进行了定义：电子文件是以代码的方式进行记录，通过磁盘或者穿孔带对档案进行整理和储存，使计算机中处理档案的格式符合美国处理文件的格式。

1.2信息时代中电子文件所存在的特点。

1.2.1电子文件对于信息具有不可识别的特点。电子文件在对档案进行记录时，一般记录的形式以符号代替，人们不能用肉眼直接进行识别，需要用技术进行解码和分析，可是传统纸质文件中的信息是直接用文字和图片进行记录，可供人们直接进行阅读。

1.2.2信息具有动态的特点。电子文件和传统的纸质档案中有着相同的物理特性，但是形式上存在一定的差异，即阅读和记录的形式不同，储存信息的方式也有所不同，在信息媒体记录下的电子文件和纸质文件存在一定差异，它是根据逻辑的形式建立起来的，用键盘进行存储、修改和记录的操作，按照不同需要完成不同的表述，形成信息化的档案管理模式。

1.2.3信息具有可控性和容易丢失的特点。电子文件相比纸质文件，直接运用计算机对文件档案进行处理和修改，一是为了创新传统的档案管理模式，使档案的整理和分类工作更加便捷和高效，二是由于电子文件极易发生删减、丢失甚至损毁的状况，所以文件的安全性和可靠性低于纸质文件。

2、信息媒体时代对传统档案信息管理带来的挑战

2.1社会环境给传统档案带来的挑战。档案信息管理最开始是为了查阅者提供档案资料，经过专门的管理人员对档案进行管理，使宝贵的资料得以保存，传统的管理模式将纸质档案不被损坏作为保护重点，纸质的保存方法成为了信息化时代中的缺点，管理者除了保护资料之外，还要尽量使资料的保密性得到保证，所以很少有人能接触到这些资料。这样的管理模式虽然有不足，但是对于资料的保护是很有益的。随着信息化的时代出现，使人们对信息的需求量不断增加，为了满足人们的需求，这就需要我们对档案进行管理，这些档案会帮助人们找到自己需要的信息，但是又要保证信息的秘密性，这就对档案管理工作提出了要求，需要将信息化引入到档案管理工作之中，利用网络的方式进行档案的整理和对归档，更好的适应时代变化。在信息化时代中更注重的是档案的分享和传递，这就是信息时代的要求。传统的档案管理方式具有一定的隐蔽性，这和信息化社会的要求不相符，在档案管理中将信息化加入进来，可以大大的满足人们的需要。

摘要：随着社会科技的快速发展，档案管理事业的发展也跟随着科技的发展不断地更新，并以新的面目在社会中继续发挥着重要的作用，而当今利用电子计算机科学技术的发展使得电子档案的发展越加快速，同时传统的纸质等档案管理已经逐渐被电子档案替代，在当今的社会发展中也发挥着非常重要的作用，本文主要根据目前的电子档案快速发展的事实进行两者之间的差异和共性进行探讨和分析，并提出一些见解和看法以供参考。

关键词：电子档案；传统档案；差异共性

传统档案是记录个人或者组织在社会和国家发展中的各种重要的文字文献，在历史的发展过程中发挥着十分重要的作用，记录着人类和社会发展的重大事件和发展历程，这类档案在以前较多的是以纸质或者实物的方式来进行记录和登载。而电子档案是利用当前最先进的科学计算机技术来进行档案的记录，利用电子的文档和文件进行文字和其他事件的记录，最后将整体的档案进行有归类性地整理和保存，这便是电子档案的管理方式和管理目的。

1电子档案和传统档案在管理上的差异

1.1电子档案和传统档案的归档时间具有差异性

纸质的档案和电子档案的归档时间是不同的，纸质档案一般要在进行细致的登入，进行相关的编号和分类处理，再进行细致的核对和审核整理后才能进行相应的归档的工作，完成后还要进行日常的处理和看护，归档时间还必须进行严格审核。而电子档案可以进行随时的登记和确认，利用电子计算机快速的计算和统计分类管理功能可以将繁多的档案进行统一归档，且速度极快，最后以电子文件的形式发送给档案保管和管理部门进行管理。

1.2电子档案和传统档案的归档方式存在差异

电子档案文件可以利用先进的计算机技术中的电子编码技术，将需要记录的文字进行数字化，再利用文件将这些数字化的数据记录下来，不仅记录耗费空间小记录信息全面，而且可以实时进行档案错误的修改，将原始凭证中的关键信息进行特殊记录，但是却较难以进行辨别和确认。而传统的纸质档案在归档时则只能进行传统的书面记录，且无法进行更改，存在较大的局限性，但却没有存在电子档案在电子凭证方面难以辨别和真实的问题。

论文关键词：人事档案；管理制度；弊端与改革

论文摘要：在我国社会实现由计划经济向市场经济转型的过程中,人才的流动已经成为一种客观的事实,,但是在传统人事档案管理制度中总是存在着主观随意性强、容易弄虚作假、以及多头管理混乱等弊端,使得档案制度改革难以实施。本文主要从人事档案管理制度改革出发,从人才强国的战略高度,提出了相应的改革意见和建议。

档案是知识的宝库与历史的见证，是人们在长期的社会实践活动中积累形成的宝贵历史材料，记录社会不同时期、不同阶段的发展历程，对了解历史、查考现实、总结经验教训、制定政策规划、教人育人，具有极其重要的作用。如一个单位在制定各项改革方案、描绘未来发展蓝图时，都要参考档案资料;又如学校、单位、企业，通过档案编写史料、举办展览、电教宣传等方式来教育人、感染人，增加职工的责任感、荣誉感、归属感等等。

一、传统人事档案管理中的弊端

（一）主观随意性强

传统人事档案中有“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”的规定。这一规定源自干部人事档案制度，并应用到其他人事档案规定中。对当事人保密的目的一般认为是安全的需要以及方便组织管理，但正是这种高度保密性反而降低了人事档案的真实性和可靠性，因为信息垄断而使“组织意见”主观随意性增强。

（二）弄虚作假,以档谋私

在传统管理方式控制下，“以档谋私”现象屡屡出现。欲从行政部门、国有企事业单位跳槽的人受到单位扣留档案不放人的“人质档案”现象并不鲜见。部分“弃档族”在进入需要人事档案的单位就业办理调转、报考公务员、考研等时候，也徒叹“档到用时方恨无”。现实中有个别人通过在档案中伪造干部履历、入党材料和专业证书，靠弄虚作假，平步青云走较高级领导岗位;也有单位个别领导通过档案打击报复，给职工带来极大的伤害。不同形式的虚假档案,“以档谋私”现象的屡屡出现,使档案制度的严肃性、准确性、惟一性屡受挑战。由于传统的人事档案管理无法适应我国经济的高速发展，而新的人事档案管理方式尚未建立完善，当前的档案管理工作出现一些新情况和新问题。

近年来，随着档案管理信息化程度的加深，事业单位开始逐步引入网络技术用于档案管理工作。然而，各单位由于档案信息化管理理念的缺失与管理意识的薄弱，导致传统纸质档案在转向电子档案的过程中面临诸多困难与挑战。同时，地质资料档案管理也面临着这一问题。基于此，研究将从风险视角出发，通过对比传统档案管理与电子档案管理，明确两者优劣势，以此为事业单位档案管理信息化工作提供一定的参考。

纸质档案管理

长久以来，纸质档案一直是各单位存储相关信息不可或缺的手段。以纸张为载体的纸质档案，通过检索手段就可查询相应信息资料，无需使用科技设备，而且只要纸张防腐措施得当就能够实现长久保存，这点与电子档案存在较大的差异。地质单位的资料同样如此，通过建档相应地质资料，形成可供查询的地质资料信息库，能够为单位部门提供区域内各类地质资源信息。纸质档案具有可查询、可长久保存的特点，其管理特点也比较突出。纸质档案管理的特点具体可概括为三个方面：第一，纸质档案存储所需空间巨大，工作量大，管理难度高。纸质档案依托纸张的存储形式，决定了其需要投入相应数量的人力资源用以维持档案的日常维护。尤其是对于地质资源档案这类涉及信息门类复杂的档案来说，更加需要一定数量的工作人员保证各类资源档案的安全，同时，也需要保证相关地质资料信息能够被及时地获取。第二，纸质档案整理编修难度高，工作强度大。对于纸质档案管理者来说，最具挑战性的工作是整理和编修档案。从地质资料档案具体情况来看，当单位对某个区域的地质资料进行重新调研时，或者是勘探出新的资源储量、类型等信息之后，就需要对原有的纸质档案信息进行更新，这时就需要对档案进行重新整理乃至编修。由于纸质档案完全依托档案管理人员手动录入，在更新这些资料的时候也需要使用同样的手段，这时就必须根据新加入的地质资源信息资料的情况，对原存档的档案进行编修。第三，纸质档案管理涉及的预防性内容较多。例如，纸质档案涉及场所内防火、防腐、防盗等，在管理上都需要采取相应的措施，而这些也只是预防性基本措施，当不可抗力和意外事件发生时，对纸质档案造成的损害往往也是不可逆的，诸如地震、洪灾等都是无法采取有效措施的，只能在管理中设置相应预防性措施，这些都为纸质档案管理增添了难度。

电子档案管理

电子档案特点依托电子信息技术存在的电子档案，其本身的特点十分鲜明，一方面体现在内容的多样性，另一方面体现在存储空间的小型化。从内容上看，由于引入了电子信息技术，电子档案的内容存储不再局限于文字信息和纸质的图片信息，视频影像、音频成为电子档案存储信息的全新形式。全新的信息载体形式丰富了档案内容，让更多信息形式存入档案成为可能。以地质资料为例，过去纸质档案中收纳资源地貌、资源构成等方面的信息，只能通过文字和照片形式进行初步认识，要对地质信息进行深度了解，只能借助专家分析。而电子档案能够通过视频和音频形式存储当时专业的评价，这对获取地质信息之后对其进行二次加工具有重要帮助，增强了信息使用效率。而从存储空间上看，电子信息技术通过对信息的数字化，将占据大量空间的纸质资料信息转入磁盘中，极大地降低了存储空间，更降低了档案管理的难度。电子档案管理特点从电子档案的特点来看，电子档案的管理也具有一定的特色，可以从三个方面进行概括：第一，电子档案管理技术含量高，对管理人员素质有着一定要求。不同于纸质档案，电子档案管理除了要求具备档案管理基本职业能力之外，还需要有一定的信息技术使用能力。例如，地质资源电子档案在涉及相关地质资料更新时，需要管理人员具备对其中文字、图片、视频与音频的操作能力，以保障信息更新的准确性。第二，电子档案整理编修难度虽然降低，但工作量依然不小。由于电子档案涉及更多内容的承载形式，例如对文字图片与音视频信息的编修，不再是简单的文字编辑工作，涉及更多视频及音频的上传、下载、说明等编辑工作，这些在海量信息之下的工作依然是比较艰巨的。第三，电子档案管理涉及更多的是数据库的安全。尽管存储电子档案的数据库多是由专业技术人员指导，但档案管理人员也需要关注数据库安全问题，及时对存储档案数据库情况进行了解，检查是否存在漏洞乃至被入侵等问题。

纸质档案与电子档案管理比较

对纸质档案与电子档案的差异进行比较，有助于提高目前正处于纸质档案信息化阶段的各单位的风险意识，降低其存在问题带来的影响，从而更好地进行档案信息化工作。存储形式决定的管理环境的异同将纸质档案与电子档案差异置于同一视角进行比较，能够更加清楚地认识到两者之间的差异。从风险视角来看，纸质档案的存储是以实物空间实现的，这种存储形式受到纸张保存要求的限制，对其所在场所湿度、温度等都有一定要求，否则信息保存将面临很大的风险。电子档案尽管存储形式不同，不受限于物理空间，但同样面临这种风险，其内部的存储元器件对所处环境的尘埃、磁场等因素都有着要求，一旦存储元器件受到伤害，其保存的信息同样会面临巨大风险，这是两者在面临风险时的相似之处。而两者所面临风险的不同则较为直观，相对来说，纸质档案对物理环境的要求较高，需要在能够达到长久保存效果的物理场地进行持续的人为干预，即便采用某些设备进行温度和湿度控制，也依然需要人为的干预。而电子档案的存储元器件对防尘、防磁场等方面也有着一定要求，目前大部分场所基本都能够达到这种要求。也就是说，除了极端尘埃和磁场的场所外，电子档案存储元器件因受物理环境影响而消失的风险概率是很低的。从两者比较的结果来看，纸质档案对管理环境的要求更为严苛，而电子档案管理的要求则相对更为宽松。但同时必须注意到的一点是，传统纸质档案管理环境对纸张造成的影响是长时间的，不会瞬间导致信息湮灭，其发现问题是可以修复的，只是需要做大量的工作；但是电子档案如果受到极端环境影响，将会出现所有信息瞬间湮灭的可能，且难以修复。信息查询方式的异同从查询方式来看，纸质档案和电子档案的查询逻辑是一致的，两者都是通过一定的查询方式来定位信息所在存储位置，从而获取信息。区别在于纸质档案完全依靠人工的检索方式，需要耗费更多的时间和精力先定位信息位置，再获取信息。而电子档案依靠算力极高的计算机进行，其检索方式可以有多种，包括关键词、时间等定位信息的存储位置，进而获得所查询的信息。相较于纸质档案信息查询，电子档案信息查询能够短时间内定位到所需的信息，无疑是更为高效、精确的。当然，电子档案的这种高效、精准查询信息的优势也并非完全优于传统纸质档案的信息查询方式。这主要是因为传统纸质档案信息查询依靠人工实现，而人类具有机器所欠缺的“智慧”。以地质资源信息为例，若要查询“内蒙古地区”相关信息，计算机所定位的只是单纯的字段、指令，但是通过人工检索就能够甄别出信息中哪些更贴近查询者所想要了解的“内蒙古地区”的资料。

档案管理信息化对策

信息化时代的到来，派生出了许多新的载体形式。电子科技的应用表现在很多方面，电子文献不仅改变了传统的信息获取方式，使用户可以自主地得到所需要的内容，而且能够降低对信息管理人员的依赖程度；同时，电子科技也给档案管理机构带来了革新，在很大程度上改变了档案一元化的存在形式，创建了文献类多元化发展的新方法。

1.档案载体的多元化

1.1档案载体多元化的定义

所谓档案载体的多元化，是指突破原来仅有的纸质印刷这种传统的形式，采用新科技、新技术对文献资料进行收集、整理和存储，并逐渐向以磁、光电等作为介质的载体发展，建立多种存储方式并存的模式。尤其是以新科技为基础的信息化存储方式，极大地丰富了各单位的档案内容，也改变了传统的档案存储方式，优化了传统的信息获取模式以及信息管理方式。此外，载体多元化也促使传统的档案管理机构更快地向复合型档案管理发展。由此可见，这一系列的变化都在影响着档案管理机构的现代化发展。

1.2档案管理机构信息载体多元化的基础

在信息载体逐渐演变的过程中，并不是完全适合物竞天择、适者生存的自然法则，在新的载体出现的同时并没有伴随着传统方式的消亡，而是在这种发展过程中同时体现出了兼容性，体现了信息载体发展的特点和规律。所谓载体之间的兼容性就是指各种载体形式同时存在，并且相互依存，互相补充，彼此协调一致的发展、存在，并且以一个整体的形象出现在大家面前，一起履行信息储存、交流的使命。

1.3信息载体多元化发展的管理对策

对于档案管理机构而言，现有的信息载体类型以及档案在所有的档案资源中的比例都会直接影响管理策略与方针。随着科学技术的发展，载体类型会不断增加，而且各种载体的资源量会有所变化，因此制定有效地管理策略十分必要。对于它的管理，首先应考虑不同的信息载体之间的科学分配问题。根据各种载体形式的特点，选择出主要载体和辅助载体。还要根据每个档案管理机构的实际情况，充分考虑载体的差异、资源建设的资金投入以及档案管理机构空间大小对载体的影响等因素，做好规划。

摘 要：随着计算机技术的广泛应用，信息科技水平的日益提高，管理工作的质量和效率也获得了明显的提升。电子档案管理这一方式的应用，有效避免和解决了传统档案管理中存在的一些问题，管理效率明显提高。但是由此而带来的网络安全等问题，也同样不容忽视。在档案管理发展的进程中，科学合理地提高档案管理水平十分重要，因此应充分了解电子档案管理和传统档案管理的特点，分析两种管理方式的优点和缺点。文章对此进行了深入细致的分析和探讨，以期为相关人士提供一定的参考和借鉴。

关键词：传统档案管理；电子档案管理；对比分析

纸质资料是传统档案管理存储的主要内容，其存在形式多种多样，如文字、图表等，并且具有一定的保存价值。硬盘和计算机光盘是电子档案管理的主要存储介质。电子图表、电子信件和电子文书是电子档案的主要表现形式。与传统的纸质档案不同的是，通过利用计算机和网络技术，不仅实现了档案的存储，还实现了资料的传送和处理。

当前，信息化、多元化成为时展的主题，对于档案管理的质量和效率，人们提出了更高的要求。在很大程度上，传统档案管理无法满足这一需求。然而，不可否认的是，传统档案的特点，决定了它的不可替代性。同时，电子档案管理因其便捷性、高效性等特征，同现代人们的生活息息相关，电子档案管理必然是档案管理的发展趋势。

1 电子档案管理与传统档案管理的特性分析

1.1 电子档案管理与传统档案管理的共性

首先，无论是传统档案管理还是电子档案管理，两者的基本原理是共通的，电子档案是传统档案发展到一定阶段的产物。电子档案管理在传统档案管理的基础上，对其进行优化和整合，并充分运用信息化技术。与传统档案相比，电子档案管理无论在管理方式上，还是在管理质量以及技术水平上，都明显优于前者。但这一点并不否定两者基本原理上的共通性。

其次，电子档案并不能孤立地存在，同传统档案之间有着密不可分的联系。传统档案所管理的信息，具有很大的真实性，属于社会实践数据。电子档案管理，由于受到网络安全、计算机信息安全等潜在隐患的影响，其信息的真实性和可靠性，需要传统的档案资料来加以保证。

摘要：随着我国信息化社会的不断发展和进步，社会生活各方面工作都在向着网络化、智能化方向发展。社会企业办公自动化的发展已经改变了传统办公室的办公特点，电子文案档案化管理是社会企业的必然选择，它与传统档案管理不同。医院的主要信息载体是医院档案信息资料，这也是医院管理的重要组成成分。本文主要对电子文件档案化管理与传统档案管理在医院档案管理中存在的区别进行了探讨。

关键词：电子档案管理；传统档案管理；区别；医院档案

随着我国科学技术水平的迅猛发展，电子文件档案化管理方式被社会企业广泛推广和使用，因为传统的档案管理已经不能满足社会现代化的发展和需要，但是电子文案档案化管理又不能完全取代传统的档案管理。因此，针对电子文件档案化管理和传统档案管理特点的不同，将其在医院档案管理中的应用进行分析，找出二者之间存在的差异性。

1 电子文件档案化管理的概述

电子档案管理是在传统纸质档案管理的基础之上被广泛开发应用出来的，从电子文件档案的本质体征来看，它是利用电子计算机等网络手段对档案进行管理、归纳和分类的一种形式，这种办公自动化的管理方式可以有效的使电子文件完成自动化和社会化的管理模式。这种模式适应现代社会发展，能为医院的档案管理工作提供实时准确、方便快捷、高效的档案信息内容[1]。

医院档案部门经过用电子计算机等先进的技术手段对档案信息内容集中管理，并把档案中的内容进行系统保存，存储成符合要求的电子档案。然后再由相关的档案管理人员进行分类和整理存储到磁盘中，在必要的情况下要对其进行备份保存。电子文件档案化管理，需要对使用者进行确认，然后为档案部门提供方便的信息内容查询途径。

2 电子文件档案化管理的特点

电子文件档案是在社会生活中不断发展起来的，它是指通过电子计算机网络磁盘等设备进行存储和分类。电子档案既与传统纸质档案相对应，又与其相互关联，电子档案是通用的电子图像文件集合，通常是以案卷为单位的。电子文件档案中主要包含电子图表、报表、文件以及电子图书等。

[摘 要]随着信息网络技术的飞速发展，信息化建设和电子政务的不断推进，档案管理工作也进入了纸质档案与电子文件并存的时期。本文就电子档案和纸质档案存在的必要性和合理性以及传统纸质档案管理与电子档案管理的区别进行了分析与探讨。

[关键词]档案管理 电子文件 信息保护 差异

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）11-0206-01

随着全球数字信息化的快速发展，管理自动化及办公自动化进程的加快，人们进行交换文件的手段也逐渐从纸质走向电子媒体。这给档案事业带来严峻挑战的同时，也以其全新的管理方式和创新思维模式为档案管理工作提供了丰富发展的契机，而电子档案的产生就是这种契机中典型的代表。但随之而来的纸质档案和电子档案的共同期管理也成为一个摆在我们面前的新课题。因此，只有充分认识到电子档案的特点及其与传统纸质档案的本质区别，扬长避短，充分发挥这两种档案的作用，才能做好档案存储和信息共享工作。

一、 纸质档案与电子档案管理工作现状及发展趋势

就目前档案管理工作来看，在纸质档案和电子档案管理中存在很多问题：一是管理工作人员办理程序不规范，技术能力单一，在实践中不能较好的发 挥开拓与创新意识，致使许多档案流失和保存不完整；二是存在纸质档案和电子档案两者并存的现象，纸质档案受时展的影响，规模越来越小，电子档案则在信 息技术的支持下涉及的领域越来越广，交叉和融合性发挥越来越好。

二、 纸质档案与电子档案简介及特征

纸质档案是人们为了纪念并保存一些有意义的事物而产生并加以利用的，也是我们最为熟悉的一种资料保存方式。电子档案则源于具有保存价值并已归档的电子文件，依赖计算机的软硬件及数据库等，并存储在磁带、磁盘或光盘上，时刻记录着人们的真实活动。