浅谈医疗仪器设备档案的管理

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医疗仪器设备是医院医疗、诊断的重要物质基础。随着科学技术的进步和市场经济的建立，医院的医疗仪器设备不仅数量上越来越多，而且在规模上也越来越大，技术含量也越来越高。因此，医疗仪器设备档案的管理是医院管理的重要组成部分，是管好设备的基本条件和依据，是保证仪器设备完好率、延长设备使用周期的有力措施，是维修保养设备的必备材料。同时，仪器设备档案管理水平的好坏，也直接影响到医院的医疗质量、技术水平、社会效益和经济效益。

所以，认识建立仪器设备档案的重要性，了解仪器设备档案的特点，搞好仪器设备档案的管理，对医疗设备的正常运行，充分发挥其经济效益起着至关重要的作用。

一、建立医疗仪器设备档案的重要性

医疗仪器设备在各自运行过程中产生的文字、图纸、照片等具有参考和保存价值的各种载体材料，称为医疗仪器设备档案。医疗设备是促进医院发展、提高医疗技术水平和保证医疗质量的重要工具，医院必须拥有与其功能业务相适应的医疗设备。但要想用好管好医疗仪器设备，提高其有效使用率，减少其突发故障和开机率的状况，则必须建立较为全面的医疗仪器设备科技档案，并辅之料学有效的管理。在设备的采购、使用、维修及管理等工作中更好的发挥其社会效益和经济效益。如通过查看设备档案资料，根据其维修记录，对较为贵重的设备采取预防性维修，充分做好维修前的准备工作以缩短停机时间，减少维修费用，减少设备对人身的伤残，减少事故隐患的发生率等。管好用好医疗仪器设备档案能充分发挥其在医疗工作中的作用，提高医院的医疗质量、技术水平、经济效益和社会效益，主动、及时、准确地为应用科室服务，为搞好医院管理给领导决策提供有效凭据。

二、医疗仪器设备管理的特点

仪器设备档案除具有科技档案的一般属性外，还具有案卷组成的成套性，形成的阶段性，内容的专业性，构成的动态性，使用的时效性等特点。

1、仪器设备档案的卷内文件材料，包括仪器设备的调查报告、招标书、报价单、申请、协议、合同书、验收报告、交接记录等一整套由于仪器设备购置而产生于买卖双方的文件材料;同时还要求有一套完整的随机资料，如：仪器设备使用说明书、操作规程、安装手册、装箱单、保修卡、设备合格证、配件目录、线路图等;还包括仪器设备安装、使用后形成的文件材料，如：设备安装调试、运行记录、设备维修记录和总结等。进口设备还具有多元性和综合性，涉及到海关、商检、司法等方面。因此，设备档案还包括进关税务、索赔条款、海关验收、商检报告、法人委托书等文件材料。收集完整的针对某一仪器设备的档案具有鲜明的成套性。

2、在仪器设备档案文件材料形成过程中，根据设备购置而形成的文件材料具有明显的阶段性。比如：仪器设备从购置、使用到报废经过几个不同阶段。除购置前、开箱后有大量的文件材料要整理归档外，在原始积累的基础上，还有随时收集整理各个阶段形成的相应的材料。因为这些材料是设备投入运行使用后各种有关状况、包括变化情况的直接记录，它是设备档案的重要组成部分。仪器设备档案要做到完整、准确，必须不失时机，经常跟踪进行收集、整理和归档工作，才能防止档案失真、失准。

3、仪器设备是科技产品，其内容具有很强的专业性，主要表现在：第一，由于医疗设备本身是针对某一项具体工作而使用的，所以，其它工作不能使用;第二，只有经过严格培训的专业人员，才能很好的使用。

4、由于仪器设备在购置期及以后的各个阶段，可能出现买卖双方的合同、协议变更、违约及设备验收、维修、保养、改造等情况，各种补充材料会不断产生。因此，仪器设备档案案卷从购置到报废，卷内文件材料始终处于一个开放的动态环境之中，只有及时地补充已形成的相应的文件材料，才能确保仪器设备的正常、安全运行。

5、仪器设备档案的使用有很强的时效性。它不像文书档案、科研档案那样具有永久保管价值，仪器设备从购置到报废有自己的使用周期，仪器设备档案的使用价值仅仅是围绕这一周期而产生和实现的，仪器设备报废，其档案的使用价值便不复存在。

三、医疗仪器设备档案的管理

1、应用计算机管理医疗仪器设备档案。应用计算机对设备档案进行编制、检索、管理能提高档案信息的存储及管理自动化，大大提高档案人员的工作效率和利用者的工作速度。仪器设备档案的计算机管理系统，具体对原始数据的综合处理，能适时获得并提取使用率和经济效益等有价值的数据，为大型设备的购置计划提供科学的决策依据，避免设备购置中容易出现的盲目性和重复性。由于采用了先进的计算机存储手段，设备档案的保管将更为安全可靠。

2、提高档案人员的综合素质。档案人员除应有专业知识外，还应具有相关学科知识和一定的外语水平，注意加强计算机和外语的学习，才能熟悉和揭示档案的内容，以适应档案管理的现代化要求。

3、在日常工作中，档案工作人员必须亲临现场，参加仪器设备的开箱验收工作，做好开箱记录。并在仪器设备上贴《医院设备卡》，注明仪器设备的名称、科室分类号码。仪器设备的使用人员要填写《仪器设备验收单》、使用期间的《运转记录》，并注明意见，使仪器设备档案的管理工作从开始就沿着正常轨道进行。

4、切实做好仪器设备的统计工作。根据医院的实际情况;制定月统计制度。每月月初，仪器设备的使用人员填写仪器设备的工作量，经济收入和本月的材料费用。档案工作人员必须下科室，亲自检查仪器设备现状及使用手册，掌握第一手资料，输入计算机汇兑统计管理。

综上所述：在目前仪器设备档案的全程管理中，建立健全、不断收集、整理充实、完善以归档的设备档案，是做好仪器设备档案管理工作中的重要环节。

面临新时期高科技的飞速发展，如何充分认识和了解仪器设备档案的特点，不断探索档案工作新的管理方法，把被动服务和主动服务有机的结合起来，是我们档案管理人员认真思考的重要问题。

（作者单位：秦皇岛市第一医院）