“电邮族”必须进行的一次革命

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在被电子邮件和海量信息控制之前，你必须学会如何高效地管理它们

五一长假归来的第1天，打开电脑，赫然发现收件箱共有918封电子邮件，其中未读邮件205封。再看看今日的日程安排，共有5个会议，一直排到下午5点。所有这些邮件只能等到5点以后才能处理。突然想起节前有一封电邮今天要立刻回复，可翻遍收件箱和所有的文档，怎么也找不到这封邮件。同事已经在催我开会。

相信这样的场景和感受，会获得很多人的共鸣。我们就是所谓的“电邮族”。

因此，当我拿到《仓鼠革命》时，仿若遇见救星。因为该书封面上的一行小字，一语道破困惑我很久的难题：“如何高效管理电邮，在你被它控制之前”。

信息时代的到来，使我们的生活发生巨大变化。信息时代给我们带来的影响中，正面负面皆有，其中最大的负面影响莫过于过量信息的烦扰。《仓鼠革命》一书的作者经过调查研究，发现很多脑力工作者“每年处理电邮18000封（平均每天收到50封，发出25封），人除了呼吸没有比这更多的活动”。假设处理每封邮件的平均时间是2分钟，我们每年在处理邮件上就花了36000分钟；再除以60，得出600小时；再除以每天的工作时间8小时，等于每年我们花75天来处理电邮，差不多是4个月里总共的工作天数！回想一下那些别人不断发给你的又长、又没用、又拐弯抹角的邮件吧，如果说我们花在电邮上的时间有至少三分之一没被充分利用，那么也就是说，在我们的职业生涯中，每年有1个月以上是被浪费掉的。

我花了一个多小时，读完这本薄薄的小书，收益却非常大。该书针对平时和电邮打交道中最常见的问题，提供了4大切实可行的方法：

1、减少电邮数量。乍一看，我们对收到的电邮数量似乎没什么办法控制。但仔细想想就不是这么回事了。研究显示，一般每收到5封电邮，就有3封是需要回复的。这意味着，我们自己每发出5封电邮，就会收到3封回复。《仓鼠革命》一书的作者管这叫“飞去来器效应”。所以，只要你删去发出的5封邮件中的1封，收到的邮件就会减少大约12%，还能省去了写那五分之一的邮件的时间呢。

然而，不少人会相当肯定地说：“我发出去的邮件大多是非常必要的！”但“大多”还不是“全部”！《仓鼠革命》一书指出，脑力工作者们往往工作压力很大，而在我们压力太大时，尤其是当邮件源源不断地涌来时，往往就开始发送“我邮件”了。“我邮件”是为了快速清空“我”的邮箱，把“我”的信息倾倒给别人。一切都是围绕着我，我，我。也许正因为如此，电邮变得越来越没有意义。我们根本就不去考虑收件人想要什么、需要什么。所以，邮件经常容易写得含含糊糊、没头没尾，要么就是自说自话长得吓人，这些都是“我邮件”的典型特征。而这些邮件就属于可以省去的五分之一。

2、提高电邮的质量和明确性。一个人发电邮的过程其实也是在日积月累地为自己写一份简历。发出的邮件如果思路清晰，会帮你建立一个很好的职业形象。所以，每封发出的电邮一定要做到清晰――邮件需要表达哪些信息点？怎样表达？各信息如何排列顺序？在写电邮时，一定要胸有成竹。

3、辅导其他人发给你更有行动价值的电邮。提高了自己发出的电邮质量后，怎样才能让别人也发给你高质量的电邮呢？这就需要专业、有效的信息辅导。

改善邮件管理，最终要取决于一个集体的合力。邮件是一个双向的物什，光靠一个人的力量是改变不了现状的。只有越来越多与邮件交往的人参与到邮件管理的“改革”中，才能做到利人利己。 可见作者把书名起成“革命”，绝非哗众取宠。这也是我愿意将此书推荐给更多的人所怀的一个私心。

但信息管理辅导毕竟还是一个新概念。《仓鼠革命》一书的作者在调查中发现，虽然有89%的职业人士相信信息辅导将有助于提高电邮质量，却只有大约15%的人经常接受类似的辅导。有的职业人士怕丢面子或怕麻烦，甚至对此可能产生抵触情绪、或者干脆拒绝接受辅导。部分职业人士即使学到好的经验，也不能很好地执行，没有长时间坚持照做。对于这些困难，信息管理辅导教练必须有充分的准备；企业决策者也必须采取措施，建立必要的规章制度和标准来支持教练们的工作。

4、快速存档和查找文件。“我的文档是一团乱麻！”这样的表白我们已经听过一千遍了。这就是信息时代巨大而肮脏的秘密。在《仓鼠革命》一书的作者调查的2000多名职业人士中，有78%的人都承认：他们寻找电邮和文档常常又费时，又费神。因此，“电邮族”们不仅要掌握科学的归档管理方法，还要持之以恒做到对文件及时进行归档。

《仓鼠革命》的主要作者迈克・宋是CKS公司合作创始人兼CEO，也是美国研究电邮效率及写作礼仪的顶尖专家，已帮助包括惠普、雀巢、福克斯、诺华等企业的超过5000名职业人士，通过更加有效地管理电邮找回自己的生活。我想，国内如果有这样的专业培训公司，一定也会受到企业的欢迎。至少我会建议公司接受这样的把脉和救治。在没有这样的培训前，企业的管理人应该先读一读这本书，给员工也读一读，如果我们不采取行动提高电邮的效率，它不仅在侵蚀我们的生活，也在降低企业的效率。

五・一后我所在的公司里盛传，公司决策层决定给每个经理配置黑莓手机。这是一个新恐怖时代的来临！我得在被黑莓控制之前，抓紧帮助更多的“电邮族”完成“仓鼠革命”，希望如书中所言，帮助大家，包括我自己，每年节省15天时间，使工作成为一个更愉快的生活组成。