浅说养老保险档案收集整理工作

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1、加强领导，提高认识

居民保档案工作是推广国家社会保障制度，促进社会和谐发展的历史鉴证，是一项政策性、专业性很强的工作，是参保人参保、享受待遇的重要凭证。档案管理质量的高低直接关系到参保群众的切身利益，也影响到广大群众参保的积极性。各级党委、政府必须统一思想，充分提高对居民保档案工作重要性的意识，增强责任感和使命感，把居民保档案工作列入党委、政府工作日程，指定分管领导，做到“有领导管事”。如周宁县、乡（镇）两级均指定一名领导分管这项工作，做到一手抓参保工作，一手抓档案工作。

2.健全机构，完善网络

居民保业务档案数量大，环节多，归档难，必须建立健全村———乡（镇）———县三级档案收集服务网络，明确各级责任，健全各级机构，确保“有队伍做事”。2011年以来，周宁县政府每年与乡镇签订《居民保工作责任书》，要求各乡镇要调整充实劳动保障事务所工作力量，至少配备专职人员2名，并指定一名人员进行业务档案的收集、整理工作。各村委会依托村协理员，做好参保材料的收集整理工作。

3.加大投入，保证运转

要将居民保工作纳入各级财政预算，确保经费投入，一方面需要投入经费购买档案工作所必需的硬件设施，另一方面要适当提高村协理员的待遇，利于调动其工作积极性，做到“有经费办事”。如周宁县居民保中心专门安排一间库房，配置了密集柜、除湿机、电脑、档案盒、灭火器等安全保管设施设备，达到防火、防潮湿、防尘、防虫等“十防”要求，改善了硬件条件，为各乡镇配备了办公桌、计算机、复印一体机、打印纸、铁皮柜（存放业务档案材料）、档案盒，为部分村还配备了传真机，并将居民保经办过程中需要的业务表格及时、充足的送至各乡镇。另外，周宁县在兑现村协理员每月100元工资的基础上，每完成一个居民的参保及档案收集整理工作，给予村协理员2元的补助，一定程度上提高协理员工作积极性。

4.创新方法，提升水平

根据实际情况不定期举办业务档案培训班，加强各级经办人员的业务培训，提升业务档案的管理水平。加强兄弟县市间互相观摩业务档案的管理工作，取长补短，开阔视野，做到“有能力办成事”。自2011年以来，周宁县经办机构举办新农保、居民保动员会、政策业务培训会、座谈会20余场次。在县委组织部开设的“周宁县（社区）党支部书记培训班”上，就如何进一步做好城乡居民保参保和档案工作做了专题讲座，通过学习培训，提高乡镇、村经办人员政策水平和业务经办能力。周宁县经办机构及时派出业务骨干深入各乡镇、村指导业务档案的收集、整理工作，手把手地教会经办人员收集整理材料，耐心解答他们的疑惑，进一步提高了周宁县居民保业务档案整理的规范水平。同时，大胆探索，力求创新，经过仔细研究，摸索出参保人员登记表的全新填写方式：在Excel表格中输入一个公式，然后在参保人员登记表中输入参保人员的身份证号码，就可从数据库中提取参保人的姓名、性别、民族、出生年月、家庭地址等个人信息，并直接显示在参保登记表的对应的栏目中，这样大大缩短了办理居民保业务时间，减轻经办人的工作量，提高了工作效率，也使业务档案材料更加清晰、规范。

5.健全机制，及时归档

当前居民保业务档案工作量大，堆积的材料若未及时整理归档，可能会发生霉变或丢失，为此，县乡（镇）两级必须完善机制，及时规范整理业务档案材料，做到“能及时办好事”。如周宁县利用县、乡、村三级服务网络，要求村协理员每月及时上报参保人员材料至乡（镇）劳动保障事务所，经乡（镇）经办人员审核、录入系统后于次月上旬上交业务档案材料至县居民保中心，县经办机构及时将乡镇上交的业务材料进行仔细的审核，凡图像和字迹模糊、印章不清晰、残缺不全、衔接无序、潮湿霉变等不适合归档保存的业务材料，立即退给经手人整改或者补办，直至达到便于保存要求。最后要严格按组卷的要求及时进行组卷、立卷，并制定详细的索引目录、归档范围，再分门别类编号入库、入柜、入架，确保居民保档案工作有序推进。业务档案具有原始性、真实性等特点及其他任何材料不可替代的依据和凭证作用，它需要我们档案工作者认真对待，严格规范居民保业务档案管理工作，实现对参保人员“记录一生、跟踪一生、服务一生”的终极目标。

作者：郑夕云 单位：周宁县居民保中心