浅谈办公自动化系统建设的实践与启示

开篇：润墨网以专业的文秘视角，为您筛选了一篇浅谈办公自动化系统建设的实践与启示范文，如需获取更多写作素材，在线客服老师一对一协助。欢迎您的阅读与分享！

摘要:文章结合笔者多年来对学校办公自动化具体实践,分析了我校办公自动化系统实施过程,总结了办公自动化系统建设的经验,期许能对其他高校构建办公自动化系统起借鉴和推动作用。

关键词:办公自动化;高校;启示

中图分类号:G210.7文献标识码:A文章编号:1007-9599 (2010) 03-0032-02

Discussion on the Practice and Enlightenment of Guangxi University’s

OA System Construction

Zhao Wanzong1,Ye Jing2

(1.Dept.of the President’s Office,Guangxi University,Nanning530004,China;

2.Education Valuation Office; Guangxi University,Nanning530004,China)

Abstract:This paper combines over years' concrete practice of the school office automation ,analyzes the implementing process of OA office system in University of Guangxi University’s, sums up the experiences of OA system construction, with its expectations for other colleges and universities can play a reference to build office automation systems and facilitating role.

Keywords:Automation system;University;Enlightenment

随着信息技术和网络技术的蓬勃发展,在高校推进办公自动化是变革传统办公模式、提高工作效率、降低办公成本的重要举措,把计算机信息技术很好结合到学校教学、管理工作中,对于提高管理水平、办公效率,具有极大的促进作用[1]。在对办公数字化呼声越来越高的情况下,学校结合了本校办公需求,自主研发了一套“文件管理系统”(以下简称:文件系统),并于2006年1月投入运行。经过四年多的推广与改进,已取得了很大的成功。

一、办公自动化的建设与推广实践

(一)全局规划、统筹部署。

2005年7月,为了提高学校办文数字化水平,学校迈出了办公自动化建设的第一步。在充分借鉴其他高校办公自动化建设经验基础上,结合本单位、本部门具体实际,由校领导亲自牵头参与前期的规划和设计工作。学校领导的关心与重视,是系统成功研发的保证,为后期办公自动化系统的推广应用注入强心剂。

(二)代码编写,保值按量。

为了确保代码的高质量及后期维护的及时性,在系统前期设计完成后,校长办公室人员担任技术核心力量,亲自展开代码的编写工作,保证系统建设能够按期按质循序进行。通过系统设计与代码编写工作,逐步掌握并熟悉整个文件系统的构成,从而能够及时修补和改正后期调试和运行中所呈现的系统缺陷。

(三)积极参与,确保调试。

代码编写工作完成后,由校长办公室牵头,各学院、各职能部门积极配合,学校投入各方人力、物力进行学校电子文档的整理工作,技术人员积极收集各方意见,并及时对系统进行完善和修改,尽量使系统操作简易,使用方便,使不懂计算机的人员也能真正使用起来,确保系统的调试如期完成。

(四)动员大会,确保推广。

调试工作圆满结束后,校领导牵头召开系统正式投入运行动员大会,各部门正职领导及办公室信息员参与。同时,指出办公自动化系统不是一把万能钥匙,对于文件,按照保密法规定决不能在办公自动化系统中流转;高校内部涉及重大的人财物等也不宜上网。

(五)核心人员,重点培训。

办公自动化推广应用的成功与否,关键在人,也就是办公室工作人员[2]。为此,必须加大办公室工作人员的培训力度,尤其是对办公室主任及负责网上信息人员的重点培训,针对个别用户在使用中遇到的问题进行单独指导。通过集中培训和个别指导相结合,促进办公室人员较快、较好地掌握系统的使用方法,有力地推动了办公自动化系统在学校内部的推广应用。

(六)雷厉风行,迅速果断。

正式启用文件系统后,学校果断地停止一切纸质文件的下发,引导和监督办公室人员尽快适应网上阅文的办公模式,养成网上阅文的习惯,推行“绿色办公”新模式。

二、办公自动化建设的启示

(一)领导重视是关键

办公自动化是一个系统工程,实施办公自动化建设,领导重视是关键。办公自动化能否顺利进行,与领导的决心、重视程度有着极大的关系。当前,办公自动化(OA)系统推广的成功案例并不多,究其原因,主要在于领导的不够重视,推广困难重重,无法实施。如果领导层高度重视,成为办公自动化的积极支持者和参与者,并率先垂范,破除各方阻力,办公自动化的推广应用就已成功一半,反之,没有为推行办公自动化创造良好的网络、资源和组织环境,办公自动化将难以顺利实施和推广。我校办公自动化之所以取得较好的成效,首先得益于学校领导的重视。学校启动办公自动化系统建设后,校领导身体力行,带头设计规划,在系统正式运行前,亲自召开各部门正职领导动员大会,引起校内各部门的高度重视,从而有力地确保了办公自动化工作在我校的顺利实施。

(二)部门配合是基础

高校实施办公自动化,必须得到全校各部门的积极配合,这是办公自动化系统取得成功的基础。倘若缺乏了广大基层工作人员的有效配合与大力支持,犹如鱼儿离开了水,办公自动化的应用无从谈起,优势也就无法体现。系统运行的初期,即明确各部门职责。校长办公室负责系统维护、升级、用户注册、权限管理以及推广工作,办公室信息员负责本部门人员的使用、推广工作,同时,网络中心提供运行环境和配备良好的网络条件,及时配合校长办公室做好系统维护工作。刚开始,少数单位上点年纪的同志对网上办公方式还不太适应,以办公室无电脑配备为由,强烈要求学校特殊处理,下发纸质文件。经校方的讲解和一段时间的强制性推广后,实践证明,“文件系统”不仅大大方便了文件的传递和信息的交流,提高了办公效率,显著地降低了办公成本。各部门尝到了甜头后,纷纷在系统中自己部门的文件,成为办公自动化的积极拥护者和参与者。

(三)强制措施是手段

在长期的纸质办公模式下,对办公自动化这一全新的办公方式一时难以适应是正常的,也是可以理解的,但这不能成为办公自动化推广的障碍。要提高办公人员的办公自动化意识,尤其要强化各级领导的办公自动化意识,只有领导和办公人员具有现代化意识和观念,才有可能加快办公自动化的建设步伐[3]。为此,由校领导牵头动员,争取各部门领导的大力支持,做好本部门员工的思想工作,引导办公人员转变观念,尽快适应新型办公模式;另外,充分利用好系统调试的磨合期,让各部门做好硬件设备部署工作,逐渐培养每天不定期上网浏览文件的习惯。在系统正式运行后,由校长办公室带头,取消一切校内纸质文件的下发,因未上网查阅文件所造成的工作延误及其他后果,将由本单位自行负责,通过这种“软硬兼施”,从而有力地确保学校办公自动化工作顺利推进。

(四)优质服务是保障

办公自动化系统投入运行后,校长办公室及校属各办公室有关人员率先熟练使用本系统,并尽心尽力,尽职尽责地担当起本部门人员的辅导工作。同时,技术服务人员通过电话问询、上门察看等形式,加强服务,及时解决使用过程中遇到的问题。此外,作为系统开发的核心技术人员,一方面担负系统稳定运行的职责,另一方面及时收集用户反馈的意见,争取在第一时间弥补系统缺陷,确保了系统的正常使用和稳定运行。

经过几年的运行与完善,我校文件管理系统已日臻完善,成为了办公人员的好帮手,为我校推行“绿色办公”取得大的成功。随着我校办公自动化的继续推进及办公自动化系统的逐步完善,构建优秀的综合办公自动化平台择日可待,从而有力地推进学校数字化办公进程更上一个新台阶。

参考文献:

[1]王桔,王成钢.高校行政办公自动化系统的设计[J].信息技术与信息化,2009,1

[2]邹小萍.浅谈高校办公自动化建设.重庆职业技术学院学报,2009,15

[3]张玉侠.高校办公自动化系统建设初探[J].建材高教理论与实践,2007,3

作者简介

赵万宗(1982―),男,广西贺州人,工程师,大学本科,主要从事信息化管理研究

叶靖(1980―),女,大学本科,工程师,主要从事信息化管理研究。