企业档案利用和保密的关系探究

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[摘 要]我国的经济体制在不断地完善，企业面临的市场竞争力也越来越大，每一个企业都需要建立属于本企业自身的档案部门。正确的处理档案利用与档案保密之间的关系也渐渐成为企业需要思考的重要问题。企业的档案不是一时间形成的，是跟随企业的发展历史不断地累计而成，企业档案的利用水平也可以直接的反映出该企业的市场竞争力。本文就是对企业的档案利用与企业的档案保密工作进行深入分析，并且阐述二者之间的关系，希望对企业的档案管理人员有所帮助，经验上有所交流，共同促进我国企业的建设与发展。

[关键词]企业档案利用；档案管理；保密

企业档案是企业文化的聚集，是企业的根本信息来源，市场竞争中企业档案就像是企业手中的武器，随企业在没有硝烟战场上征战。企业档案可以带来良好的经济效益，这一点我国的大部分企业都有了一定的认知程度，在企业运用各项资源求得企业利益最大化的同时，档案工作也展现着其独特的优越性。但是档案管理工作中需要特别注意的是，档案的利用和档案保密工作之间的关系，要保证将档案的价值良好的发挥出来，同时要做好保密工作，避免不良企业对本企业档案资源的窥探，确保企业的利益不会受到任何损害。下面就对此进行深入的探讨。

一、正确处理档案利用与保密的关系

档案的利用与档案的保密工作二者之间存在一定的矛盾，却又相互统一，企业管理人员需要明确的认识一下两点：第一点就是档案的利用，将档案转化为企业的生产力，使之能为企业带来一定的经济利益，不然档案只能被视作企业历史进程的遗留，没有任何意义。第二点就是档案具有一定的机密性，档案会记录企业的客户资料、产品内涵等多方面内容，一旦档案中的内容丢失被不良商家窃取，那么会对本企业造成不可估计的损失，档案可以说是企业生存的命脉，一旦丢失造成严重后果，很可能导致企业会退出市场竞争的舞台。所以相关的工作人员，要明确档案存在的价值，又要通过合理的方法实现档案的价值，同时要做好相应的防护工作，保证档案具有高度的保密性。

以某企业为例，工作人员对于档案的管理工作太过于单一，只是对档案进行整理和存放，受到传统的档案管理方式的影响，没有将档案的价值丝毫的发挥出来。在经济体制不断完善，市场竞争越来越为激烈的今天公司档案工作者逐渐转变观念，在“感恩做人，敬业做事”的宗旨指导下，转变工作思路，积极谋划档案利用效能为企业创造价值，在严格遵守保密制度的同时，转变工作职能，一边为领导决策服务好，一边在企业专利注册、货款回收、法律援助等方面提供有价值的档案资料，档案利用率每年都在80%以上，间接创造经济效益近千万元。

二、明确范围，完善机制，使档案利用在规范安全的轨道上追求经济效益最大化

1.界定保密范围。严格界定档案与非档案，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内提供利用，哪些还不能提供利用，使档案提供利用工作按照解密的标准规范化进行，不能一味追求档案的可利用价值而放开范围。设立严格保密等级，并根据《保密法》规定，划分为“绝密”“机密”“秘密”三级，只有确定了档案的密级，才能让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，为行政管理、生产经营、销售、后勤等不同单位提供不同层次的档案资源，变“死档”为“活档”，为企业创造更大的经济和社会效益。

2.完善工作机构。为了更好地统一领导，管理、协调、监督公司各单位、各部门的保密工作，成立保密领导小组，并由公司党委领导主管，担任保密领导小组组长，相关部门负责人为保密领导小组成员。保密工作日常事务由公司办公室承担。同时明确公司职能部门为保密要害部门，档案中心就是保密的主阵地，进一步规范了保密管理工作，也规范了保密的体制机制，收到了较好的成效。为公司健康持续发展提供了有力保障。

3.规范内部管理。为了更好地维护企业档案的完整性与安全性，按照系统性、完整性、严密性和精练、可操作性的原则，补充完善了一系列档案管理制度，，将公司的行政、财务、科技、基建、职工档案等档案统一管理，并建立了一系列档案管理制度，如：档案登记统计管理制度、档案管理保密制度、档案鉴定与销毁制度、文书档案管理制度、科技档案管理制度、会计档案管理制度、平时归卷制度、档案查借阅利用制度、职工档案管理制度等。

三、加强队伍建设和对载体、人员的管理

1.档案管理人员的素质。多年档案工作经历使我体会到，担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质，否则就谈不上利用创造价值。提高档案管理人员素质应从以下几方面入手：一是政治素质，要有高度的政治责任心和为企业创造效益的意识，爱岗敬业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保密的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素养，要不断有计划、有重点地充实自己新的知识内容，利用工作的规律，寻求利用档案创造效益的“金点子”和新思路。

2、宣传教育，加强保密队伍建设。除学习贯彻各项政策法规和保密工作规章制度外，还通过有效的保密教育活动提高全员保密意识。如进行《保密法》颁布周年保密法律法规知识竞赛的学习和考试；加强《档案法》《保密法》《石家庄市归档文件整理规则实施细则》《科学技术档案案卷构成的一般要求》等相关法律法规的宣传力度；公司领导、人员签订《保密协议》。严格按照规定，选配思想好、纪律强、作风正、素质高的人做这项工作。

3、强对载体、档案管理人员的管理。档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，在这方面档案人员需要承担起相应的责任。严格执行企业制定的规章制，指定专人负责计算机信息网络的保密安全。为加强人员管理，公司对网络管理人员进行权限划分，避免了重要信息通过网络管理人员外泄，做到计算机不上网、介质不交叉使用，保证公司文件材料的安全，杜绝一切泄密事故的发生，为档案管理和有效利用提供了有力保障。如何在档案利用和保密的矛盾中做到“鱼与熊掌兼得”，为企业创造经济效益，是新形势下需要我们思考和面对的新课题。在利用档案时不忘保密，在做好保密的同时又维护了档案的完整和统一，更好地实现档案的利用价值，这样才能为企业长远发展创造知识性的竞争优势。

参考文献：

[1]方晨丽.关于档案信息资源的开发与利用[J].中国电力企业管理.2015（06）

[2]许丽清.建立完善的档案信息服务体系[J].黑龙江史志.2015（04）