区财政局文档管理办法

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一、为了规范财经档案管理行为，实现文档管理的规范性、完整性和科学性，更好地为财政工作服务。

依据国家档案局《归档文件整理规则》和《区管委会文书处理部门整理归档制度》，结合我局实情，特制订本制度。

二、本制度所称文档是指区财政局在业务管理工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像、电子材料等。

三、区财政局实行文书归档处室负责制。

各业务处室在管委会综合档案室指导下，定期归档后向管委会档案室移交或自主保存。归档责任部门是：综合处、预算处、国资处、经建处、社保处、财务管理中心。

四、财政局综合处牵头成立局文档工作检查小组

具体负责督促、检查各处室档案管理工作。局档案材料的归档工作按管委会综合档案室要求应做到“三纳入四同步”，即做到纳入各处室的工作计划和规划，纳入各处室的管理制度，纳入各处室有关人员的职责范围；做到各处室在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

五、文档管理职责。

各部门工作人员应一岗双责，严格按文书处理制度做好经办工作的档案材料收集工作，根据类目分别归档。各部门负责人为部门档案管理责任人，应按月督促、检查所属部门各岗位员工档案资料的整理和归档工作。

六、文档管理分工

1、上级机关下达的文件材料，综合性的由综合处归档，专业性或业务性的由业务部门或承办部门归档。

2、以财政局名义发文，原件由综合处收集归档，复印件和电子档由承办部门留存。

3、各处室日常工作中形成的各种综合性或专业性档案，由各处室归档。

4、两个或两个以上部门共同办理的文件，由主办部门归档，非主办部门保存复制件。

七、文档管理具体方法

1、分类

（1）分年度

归档文件应按其形成或针对的年度分开。一般来说文件应归入文件形成的年度；跨年度的请示与批复，应归入批复年度；跨年度的规划、计划，应归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，应归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，应归入会议开幕的年度；历经数年办完的文件，应在结束年归档。

（2）分处室

归档文件应按其形成（即承办机构）归档，即按某一机构形成（承办）的某一件事（问题）分别归档。

（3）分保管期限

归档文件按规定的保管期限，即永久或长期或短期分别归档。（执行管委会相关保管期限表）

2、排列。归档时应按文件的重要程度和形成时间顺序进行排列：

（1）批复、批示在前，请示、报告在后；

（2）正件在前，附件在后；

（3）印件在前，定稿手稿、修改稿、签发稿在后；

（4）转发通知、决定、批示在前，被转发件在后；

（5）结论性材料在前，依据性材料在后；

（6）其他文件材料按其形成规律和特点，按归档原则排列。

3、对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与文件材料不可分割的照片、字条等，要加边、修补和裱糊以便保持原样，长期保存；对较大的表格、纸张要适当进行折叠，拆除文件材料上的易锈蚀金属物。

4、文件的件数，一般以每份为一件；请示与批复，报告与批示，文件正本与不同稿本，正文与附件，正文与文件处理单，原件与复制件，转发文与被转发文，报表、名册、图册，来文与复文等可视为一件。

5、编目。需按部门按年度分类编号，可参照管委会有关编号方案。

6、装盒。将归档文件按处室编件号顺序装入档案盒。

7、填写备考表，资料清单录入电脑形成可查寻目录，方便档案的调用。

八、文档资料的归档时间和验收。

业务经办人办结某件事项后，一周内将形成的文书资料整理归档；处室负责人每月定期督促、检查所辖处室档案整理情况，并将本处室最新档案目录电子版报送综合处留存，同时组织好纳入管办移交范围档案的移交工作。综合处牵头做好，每半年对全局各处室档案管理的检查验收工作。

九、文档管理的归档范围、期限、移交、利用和保密等规定执行管委会相应制度。

十、以上制度自之日起执行。