关于行政事业单位加强固定资产日常管理的思考

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一、行政事业单位固定资产概述

（一）行政事业单位固定资产的概念与特点 行政事业单位固定资产是指行政事业单位使用年限在1年以上、单位价值在500元以上，专用设备800元以上，并在使用过程中基本保持原来物质形态的资产；或单位价值虽不足规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类物资或类似物资的组合。行政事业单位固定资产综合可分为六类：房屋和建筑物、专用设备、一般设备、文物和陈列品、图书、其他固定资产。行政事业单位固定资产的特点包括：

（1）来源的特殊性。依据现行财政体制和财务制度，行政事业单位的固定资产主要依靠财政拨款形成的经费购置，由行政事业单位无偿使用。

（2）不计提折旧。按照《行政事业单位会计制度》的规定，购建固定资产形成的实际成本直接列入当期支出，其原始价值同时在固定资产和固定基金两个账户反映。固定资产在使用过程中不计提折旧，也不计提减值准备，因此，从资产的购置到处置，固定资产的账面价值始终保持不变。固定资产的更新和维护所需经费则是按照事业收入和经营收入的一定比例计提的。

（3）处置的特殊性。行政事业单位因盘亏、出售、报废和毁损等原因减少固定资产时，按减少的固定资产原始价值直接冲减固定资产和固定基金，并不反映因盘亏、出售、报废和毁损的固定资产净值。在处置固定资产的过程中取得的价款、变价收入以及清理费用等，直接列入专用基金中的修购基金，而对固定资产净值不做任何反映。

（二）行政事业单位加强固定资产日常管理的意义 行政事业单位固定资产的日常管理是指在日常行政工作和业务活动中对所占有的固定资产实施不间断的管理和核算，包括从编制固定资产预算、计划采购、验收入库、登记入账、领用发出到维修保养、处置等各个环节和各使用部门所进行的实物管理和财务核算。具体包括：

（1）保证固定资产的安全完整。行政事业单位指定的专门部门负责固定资产的日常管理和指定专人使用和维护固定资产，定期检查与维护、保养、防止曝晒、雨淋、添置消防设施防止火灾等而造成的损失，有利于确保固定资产的安全完整。

（2）保证固定资产核算的正确。固定资产核算的正确，直接关系到固定资产会计信息的真实性。因此，行政事业单位加强固定资产的实物管理的同时，改革固定资产的核算，使固定资产的核算必须做到“有账有物，账实相符”，有利于确保固定资产核算的正确性。

（3）保证固定资产的有效使用。固定资产使用效率的高低、效果的好坏与行政事业单位是否能充分行使职能息息相关。行政事业单位通过加强固定资产的日常管理，有利于充分发挥固定资产的使用效果，提高固定资产的使用效率。

二、行政固定资产日常管理中存在的问题

（一）意识淡薄，管理流于形式 目前，一些行政事业单位重视从财政、国资部门争取经费，购置固定资产，而忽视了固定资产购进后的配置与使用效率，管理意识淡薄，导致固定资产盲目采购、重复采购，造成固定资产结构不合理甚至闲置。主要原因包括：一是行政事业单位的经费来源主要是财政拨款。财政、国资部门主要关心单位经费核拨及项目的审批和立项，对项目的实际使用情况很少过问，资产一经形成就为单位或部门占有、使用，这样财政收支管理与资产管理相互脱节，财政、国资部门对固定资产的使用情况也没有相应的跟踪考核，致使行政事业单位对固定资产的管理意识淡薄；二是固定资产的管理状况不是领导干部考核指标。由于行政事业单位是非盈利性机构，政绩是考核领导工作情况的唯一标准，没有将资产管理列入考核目标，对领导干部的离任审计，只进行财务收支审计，不进行资产移交和使用效率的审计，客观上也导致单位对固定资产管理上不够重视。

（二）制度缺失，职责不明确 由于行政事业单位的固定资产经费来源于财政拨款，在财政部门、国资部门、机关事务管理局对行政事业单位国有资产管理的关系上，存在职能交叉、分工不明的问题，导致制定制度、开展监督等资产管理工作“谁都负责，谁都不负责”。在这种职责不明确的情况下，使用固定资产的行政事业单位没有建立一套系统、规范、有效、责权利分明的管理制度，在管理中无章可循。即使一些单位制定了固定资产的管理制度，设有专职的固定资产管理机构和配备相应的人员，但对管理人员配备要求不严，固定资产管理的各个环节的职责不明确，没有建立对固定资产流失的相关责任追究机制，没有定期对固定资产进行清查盘点。另外，一些行政事业单位的各项制度不能认真落实，形同虚设，致使数额庞大的固定资产得不到有效的管理和利用。

（三）账实不符，核算不科学 根据《行政事业单位国有资产管理办法》规定，“行政事业单位对所占有、使用的国有资产要定期清查，做到账账相符，账卡相符、账实相符，防止资产流失”。然而，按照现行的会计制度对行政事业单位固定资产进行核算，会导致固定资产账实不符。因此，行政事业单位固定资产的核算不科学。

一是购入固定资产时，重复记账。购入固定资产的账务处理：固定资产入账时，借记“固定资产”，贷记“固定基金”；支付款项时，借记“事业支出、专款支出、或专用基金――修购基金”，贷记“银行存款”。

二是使用固定资产的过程中，不计提折旧，不计提减值准备。这样造成了资产负债表在任何时候只反映固定资产原始价值，虚增了在其报废之前各个会计期间的资产和净资产总量，固定资产的实际价值以及固定资产的减值无法得以反映；也造成固定资产使用期内的各会计期间的成本低估，结余虚增，不能真正体现会计核算的配比制度。

三是处置固定资产时，不反映处置净值。行政事业单位因盘亏、出售、报废和毁损等原因处置固定资产时，按减少的固定资产原始价值直接冲减固定资产和固定基金，在此过程中取得的变价收入，发生的清理费用，直接列入专用基金中的修购基金，而对固定资产净值不做任何反映。

（四）手段落后，监管不到位 固定资产管理手段比较落后，很多单位还是沿用几十年来传统的手工操作管理方式。实物管理部门采用传统的手工记录卡片、手工统计数字的方式，基本上没有运用现代信息技术与网络技术，导致固定资产实物管理的系统性、时效性与有效性都较差。固定资产实物大部分是放在单位内部实行兼管，财务部门只负责固定资产的账务管理，由于固定资产种类繁多，很难将每一张卡片与实物一一核对，这必然会加大监管的难度。另外，由于行政事业单位没有固定资产管理的测试和评价体系，使得固定资产的日常监管缺乏相应的依据，同时也会使得管理人员不重视，导致固定资产的监管不到位。

三、行政事业单位加强固定资产日常管理的建议

（一）提高认识，实现全员管理 提高固定资产管理意识是促进固定资产管理的关键。首先，行政事业单位领导必须重视固定资产的管理，充分认识固定资产管理的重要性，增强对固定资产管理的责任感和紧迫感，把固定资产的管理工作纳入议事日程。行政事业单位应确定单位负责人为固定资产的全面负责人，负责特大固定资产的审批，分管领导为主要负责人负责一般项目的审批，使用部门领导作为直接责任人负责固定资产的使用申请，维护与使用等。其次，要提高员工对固定资产管理的认识，重视固定资产的使用效益。

（二）建岗立制，强化管理 主要包括：

（1）建立岗位责任制。行政事业单位固定资产从申请采购到处置退出，涉及岗位较多，应根据不相容职务分离原则，建立固定资产岗位责任制，明确相关责任人的职责范围，谁使用，谁就对固定资产的安全、完整负责，明确岗位，规定责任。通常固定资产的预算编制岗位与预算审批岗位相分离，固定资产的采购岗位与资产验收岗位相分离，固定资产的使用、保管岗位与资产记录岗位相分离，资产的清查盘存应当独立于资产的保管和会计记录岗位，资产报废申请岗位与资产审查批准岗位相分离。同时，行政事业单位还应将固定资产的管理的好坏，使用效能情况要与领导干部的绩效挂起钩来，以明确责任，并定期考核，以便岗位责任制能更好地执行。

（2）制定固定资产购建制度。固定资产购置是固定资产控制活动的第一道环节。购建固定资产前要从经济、技术性能及适用性等方面进行可行性论证。固定资产的购建既要满足日常行政管理、科学研究的需要，又要杜绝铺张浪费，做到物尽其用，充分发挥固定资产的效能。因此，从固定资产的采购申请、审批、通知执行、采购、验收、移交、结算付款到固定资产的安装，到最后的记账，都应设置相应的控制点，并明确其控制目标，配备相应的人员把关，特别是验收环节最为关键，控制得当，可以保证购建的固定资产与合同规定相符，能够确保固定资产的质量和完整性。

（3）完善固定资产使用制度。固定资产使用是否得当，直接影响其效益的发挥，因此，必须完善使用固定资产的各项制度。首先，明确固定资产日常管理的业务流程。如图1所示，在开始使用时，固定资产管理人员必须在固定资产登记簿中登记，并开设固定资产卡片，详细记录固定资产的所有内容。在使用过程中，行政事业单位应对固定资产实行定部门、定位、定人管理，防止无人负责现象，以保护固定资产的安全、完整，充分发挥其作用。期末，对固定资产实行定期盘存，以明确账实是否相符，以便及时发现问题，申报各种变动情况。其次，完善固定资产的使用维护制度。购置固定资产的目的在于使用，而使用不当会造成资产的损坏。因此，行政事业单位应完善固定资产的各项使用维护制度，如规定严格的日常维护制度，定期保养制度和凭操作证操作制度及相应的登记制度等，严禁非授权人员接触固定资产。最后，建立定期盘存制度。行政事业单位作为固定资产的具体使用单位，应定期（至少每年一次）对固定资产进行一次全面清查盘点。通过现场盘点实物，编制固定资产盘存表，然后与账面记录进行核对，发现盘盈、盘亏情况，以明确固定资产的保管、使用、维护等情况是否正常。对清查盘点中发现的问题，必须查明原因、分清责任，并填制盘盈、盘亏报告表，经使用单位和人员签认后，送单位主管审批后，送财务部门作账务处理，资产使用部门作固定资产卡片记录。盘存是固定资产使用中的关键环节，通过定期盘存，不仅能暴露固定资产控制中发生的许多错误与弊端，还能确保固定资产账实相符，加强固定资产的实物管理，保证会计信息的真实可靠。

（4）建立固定资产报废处置制度。固定资产在使用过程中，可能会面临报废、出租、出售、非转经等问题，为杜绝固定资产报废处置的随意性，行政事业单位应建立相应的处置制度，以防止固定资产的流失。行政事业单位必须明确固定资产处置的范围、标准、程序、审批权限及责任，根据固定资产的实际使用情况和不同类别，在处置环节采购相应的控制程序和措施。对于使用期满正常报废的固定资产，应由其管理部门填制固定资产报废单，经单位授权部门或人员批准后进入报废清理。对于未使用、不需用的固定资产，应由固定资产管理部门提出处置申请，经单位授权部门可授权人员批准后进行处置。对于拟出售或投资转出的固定资产，应由有关部门或人员填制固定资产清理单，经单位授权部门或人员批准后予出售或投资。在固定资产处置程序中，单位组织相关部门或人员对固定资产的处置依据、处置方式、处置价格等进行审核，“审核”是关键控制点，重点审核处置依据是否充分、方式是否恰当、价格是否合理。

（5）建立固定资产监督检查制度。为了解各项制度的执行情况，行政事业单位应建立固定资产的监督检查制度，明确监督检查机构和人员，定期或不定期地进行检查。通常监督检查是由单位的内部审计部门或授权的稽核人员承担，主要检查固定资产的相关岗位及人员的设置是否合理，各项制度的执行情况。审计部门在完成检查后，应对各项制度的设置及执行情况作出相应评价，对于管理中一些薄弱环节应提出改进建议。

（三）改革核算方法，计提折旧 按照现行的行政事业单位会计制度，固定资产只核算原值不计提折旧和计提减值准备，在资产负债表中以原值反映价值形态，这样无法在会计核算中体现固定资产价值的逐渐转移，还会导致固定资产处置的随意性。因此，采用权责发生制，改革现行核算方法是当务之急。采用权责发生制，参照营利性组织固定资产账务处理方法，计提折旧和计提减值准备，以便更准确地反映固定资产的净值，为固定资产的处置提供参考。在日常使用中，根据固定资产未来实现经济利益，合理估计资产使用年限及残值，计提折旧，并对出现减值现象的资产计提固定资产减值准备，其账务处理为：正常使用中的固定资产计提折旧与减值准备，借记“所有者权益科目”（“固定基金”下设抵减科目），贷记“累计折旧”、“固定资产减值准备”（作为资产负债表上“固定基金”、“固定资产”的备抵项目）；因报废、毁损等原因减少固定资产时，按固定资产入账原值，借记“固定基金”，贷记“固定资产”。同时，按该项资产已计提折旧及减值准备，借记“累计折旧、固定资产减值准备”，贷记“所有者权益科目”。采用权责发生制，不仅能够反映固定资产的价值逐渐转移的过程，也能随时了解固定资产的净值，避免固定资产处置的随意性，防止固定资产流失，还有利于事业单位进行成本核算，将成本与效率联系起来，发挥节支增效的巨大潜力。

（四）建立信息系统，实现动态管理 随着信息技术和网络技术的日益普及，人们已越来越借助电脑和网络开展各项管理工作。固定资产的管理一样可以借助先进的信息技术和网络技术，建立信息系统，实现动态管理。固定资产信息系统是属于会计信息系统的一个子系统，是为保证会计信息质量、保证资产安全完整、防止固定资产处理随意性而设置。要建立固定资产信息系统，必须做好以下几方面工作：一是根据行政事业单位固定资产管理的需要，开发或购置固定资产管理软件。软件要求数据结构合理，各功能模块设有用户操作权限规定，还必须有审核功能，数据的综合查询功能强等。二是建立固定资产管理数据库，实现动态管理。在固定资产清查的基础上，以清查数据录入数据库，同时实时录入资产增减变动情况，将单位固定资产实行统一分类、编码，将全部固定资产纳入信息系统，明确原值、价格、购进时间、型号、使用部门、领用时间、使用年限等基本信息，还应有关于固定资产的维护保养时间与单位等日常维护的信息，并设置相应的查询功能，以及关于固定资产使用年限、计提折旧、报废处置等方面的信息。数据库建设应随着行政事业单位对固定资产的管理需要，不断更新升级，提高单位资产管理水平，减轻工作强度，提升资产管理效率，充分发挥资产使用效能。三是利用网络技术，实现财政部门、国资部门、行政事业单位信息共享。四是培训固定资产管理人员，加强单位资产管理人员对资产管理、财务管理以及有关的法律法规方面的学习，使资产管理人员在业务知识和管理能力有所提高，掌握现代固定资产软件的运用，促进使固定资产管理工作规范化、科学化、专业化。

参考文献：

［1］孙永尧：《内部控制案例分析》，中国时代经济出版社2007年版。