浅议计算机技术在档案管理中的应用

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摘要:现代计算机技术促进档案管理工作,利用计算机技术管理档案,满足经济社会对信息化的需要,是现代档案管理的必然要求,可以延长档案使用寿命,提高档案的服务水平。为我国的现代化建设服务。

关键词:信息化处理;检索;统计;压缩技术;国际互联网INTERNET;信息

On the Computer Technology in Records Management Application

YANG Zhen-dong

(Inner Mongolia, Ulan Hot Property Authority, Ulan Hot 137400, China)

Abstract: Modern computer technology for file management, using computer technology, manage files to meet the economic and social needs of the information is an essential requirement of modern records management, files can extend life, improve the file services. For China's modernization drive.

Key words: information processing; retrieval; statistics; compression technology; the Internet INTERNET; information release

随着社会的进步和科技水平的日益提高,各种形式的档案管理和利用各种载体向社会提供利用的 问题,档案管理从最初的辅助手工管理,公文、档案一体化管理,发展到对绝密档案的计算机管理。在“国家863计划十五周年成就展览会”上展出的“国务院绝密文档管理系统”标志着政府公文、档案管理信息化进入了一个崭新的发展阶段。利用先进的计算机技术管理和利用档案,可以最大限度的发挥档案的利用效率,延长档案的实用年限。如果处理不当则可能导致档案资料的损失,甚至损害国家及档案所有者的利益。当今社会是知识经济的信息社会,谁优先掌握以计算机技术为先导的信息技术,将它运用到各个领域,谁就会再在激烈的市场竞争中立于不败之地。

1 档案管理信息化的含义

档案管理信息化就是将档案资料转化为计算机可处理的数字形式的档案,方便以后的存储和利用。档案管理信息化可充分利用和发挥计算机和计算机网络的潜能,提高利用率,缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性。档案管理信息化,还可一次投入,多次产出,可改变信息加工工作受经费限制的局面。档案管理信息化,信息成果可多份拷贝,将拷贝成果送到领导及各个部门,容易扩大社会影响,拓宽服务范围。档案管理信息化,可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段,但档案管理只要注意这方面发展动向,超前拿出对策,使档案管理工作适应这一客观形势的变化和要求,使现在的劳动信息化,为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。

2 计算机技术在档案管理中的重要性、必要性和迫切性

2.1 重要性

1) 计算机技术是现代科技技术的产物,它具有数字化的特点,可以使档案管理规范化。计算机技术录入,扫描,微缩等形式的档案信息(声音,图像,文本)都以计算机语言的0或1的 二进制来表示,使档案管理工作变得规范准确。

2) 计算机技术具有智能化的特点。可以促进档案管理工作的科学性。以计算机为首的信息技术具有良好的人机交互环境,智能化的判断能力,能高效,准确的识别档案的相关信息,自动进行档案的检索,查阅等业务。

3) 计算机技术具有网络化的特点。能促进档案信息的共享。计算机网络(国际互联网INTERNET)可以连接世界各地的档案信息系统,使不同区域的人们可以随时方便的查询对方的档案信息。极大的方便了人们对档案的查询需求,节省了大量的时间和经费。

4) 计算机技术还具有强大的存储能力和信息处理能力,可促进档案管理工作的现代化。可以快捷准确的收集,整理,统计汇编各种档案信息(声音,图像,文本),利用压缩技术,可以达到有效的海量存储。

总之,计算机技术是实现档案管理科学化,现代化,规范化和标准化的有力手段和主要工具,在现代档案管理工作中具有十分重要的作用。

2.2 必要性

1) 计算机技术具有促进经济发展的作用,促进档案管理工作为经济建设服务的最终目标的顺利实现。档案信息是信息社会中的一个重要组成部分,是其中的主要信息资源。二十一世纪信息时代知识经济时代,进行经济建设离不开信息资源,人类信息资源的开发利用能力成为生产力发展水平的重要体现。计算机技术使知识经济由意识形态的生产力向客观世界的生产力转变,促进生产力的发展,同时计算机技术运用其收集,存储,传递,处理信息的能力,有力推进了知识经济和信息社会的快速发展。

2) 人类社会高度依赖信息经济的各类信息成果。首先,掌握信息技术的人,可极大的提高其工作效能,能为信息社会所接受,其从事的工作才能顺利进行,为社会所承认。其次,在国际化的社会化的大生产中很难找到与档案信息无关的事务。只有大力发展信息技术,才能在当今的市场竞争中立于不败之地。

总之,要做好现代档案信息管理工作,必须充分利用信息技术,尤其是以计算机技术为首的信息技术。

2.3 迫切性

1) 信息社会为档案管理工作的发展带来前所未有的机遇

由于计算机技术在我国普及以前,西方发达国家已有几十年的发展历史,无论是计算机技术,还是其在档案信息化的应用都领先雨我们。但是,当今社会是世界经济一体化的社会,信息技术使先进技术知识迅速传播,我们可以享用其先进成果,高起点高速度发展,站在巨人的肩膀上后来者居上。所以,档案管理的信息化发展面临历史性的机遇。

2) 档案管理工作面临巨大挑战

计算机技术在现代档案管理中的应用踩刚刚开始,实际成功开发应用的项目很少。但是,我们多年积累的珍贵历史档案资料非常需要计算机技术来保护,开发和利用。我们目前高速健康发展的社会主义市场经济建设迫切需要信息技术提供方方面面各种各样的档案信息。我们和西方发达国家相比,计算机技术的应用开发队伍还很薄弱,存在很大的差距,因此,信息社会使现代档案管理工作面临巨大挑战。

3 计算机技术在档案管理中的应用体系

根据我国现行的档案管理性质和特点,并借鉴国外先进经验,笔者认为档案管理中的计算机应用有以下几个方面。

1) 数字档案库

历年我们国家在各级政府努力下,已经积累了很多有价值的可供利用开发的档案资料。首先,一些档案历史较长,破损严重,如果不抓紧时间利用计算机技术对其进行数字保存,这些档案也许将永远在世界上消失,那样我们就会由于工作上的失误而成为千古的罪人。所以,建立数字档案库已经刻不容缓。目前,在保护档案方面,较为成熟的技术有缩微技术,数字压缩存储技术。存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质,还可以是网络上传递的代码序列。其次,运用计算机技术完成日常档案的检索查阅工作,极大的减少档案的磨损,把档案资料的正常程度降到最低,从而延长档案的寿命,对需要永久保存的档案资料效果特别明显,使档案保护工作实现质的飞跃。

2) 档案检测系统

档案资料来源于社会生产和生活的各个方面,是现实经济,社会人文历史状态的真实记录。古人云“观历史可知兴替”,利用计算机技术智能化的特点,对相应的社会问题有针对性的建立监测分析系统,及早预报事件变化趋势,防患于未然,采取必要的措施将问题解决在萌芽状态。例如在1998年的我国长江流域特大洪水抗洪抢险战斗中,计算机汛情预报检测系统为我国军民准确预报汛情,并最终战胜洪水不可磨灭的汗马功劳。

3) 档案信息处理系统

档案资料来源于社会的各个层面,原本杂乱无章,没有规律性,不能为社会各界,特别是高层领导所利用。利用计算机技术的收集,整理,汇编,分类,分析,汇总和统计能力,将纷繁复杂的档案资料转化为符合各阶层要求的,科学有序的数据情报,利用它们指导生产促进生产,从而促进知识经济和谐社会的快速发展。这是档案资料成为有价值的能为社会各界利用的信息的关键。

4) 档案信息系统

档案管理工作最终目标是为社会各界提供利用,计算机技术在档案管理中的利用水平,决定着档案管理的工作水平。应用计算机技术的快速传递,复制和多媒体技术,建立档案信息系统,充分利用目前日益流行的计算机城域网,计算机国际互联网(INTERNET)技术,将有价值的档案资料(声音,图像,文本)到世界的任何一个角落,发挥其应有的作用。

4 计算机技术在档案管理中应用原则

1) 现代档案管理要依托计算机技术,档案计算机应用要面向档案现代管理未来的发展趋势。二者交叉渗透,相互促进,相互发展,形成科技档案一体化的发展格局。档案工作者不仅要熟练掌握档案专业知识,还需具备一定的自然科学知识、计算机知识,掌握汉字输入方法,熟练操作计算机,掌握档案管理软件的使用方法。

2) 我们的档案计算机技术应用要走创新,跨越式的发展道路。档案管理要充分利用世界上先进的科技成果武装自己,同时加强创新能力,后来者居上,发展自主知识产权能力,这样才能不至于受制于人,才能百尺竿头,再上层楼。

3) 档案计算机技术应用要加强组织,坚强管理,坚强交流,有组织有计划的开展合作,分工协作,优势互补,使档案科技化工作健康有序的发展。

4) 档案计算机技术应用应面向市场,走商品化,产业化,科学化的道路,坚强科技成果转化为生产力的步伐。

5) 档案计算机技术应用应走开放道路。在健全相应法制基础上,建立国家和世界信息的信息共享机制,利用互联网实现信息共享,提高档案利用价值。

6) 注重信息安全, 政府的档案涉及国家集体利益,特别是涉及国家秘密的档案关系到国家安全。政府机构的信息安全建设从本质上讲不是个人或部门行为,而是国家行为。要按照国家制定的信息安全框架从总体上开展信息安全建设。在档案管理信息化建设中,信息安全管理是核心要素,其中最重要的原则是必须是在国家有关主管部门的指导下,按照国家有关主管部门制定的规章、制度、标准开展工作。

7) 档案计算机技术应建立开发,流动,联合,竞争机制,档案管理服务部门积极进行技术研究,开发,应用,加快科技应用步伐,成为推进档案科技现代化的主体。

8) 国家要抓好档案科学管理研究的立项和科学成果的严格验收工作,协调好重点项目的推进工作。

5 结束语

知识经济催生档案管理工作的现代化,现代化的档案管理又进一步促进知识经济迅猛发展,档案管理部门应在运用计算机技术提高档案管理水平的同时,提高为社会各界的服务水平,从而实现档案管理工作的最终目标。我们相信随着现代科技的快速发展,我们综合国力的不断加强,档案事业的明天会更加美好。

参考文献:

[1] 潘田玲.西部大开发中城建档案信息开发利用特点探索[C]//陕西省第七次档案学术讨论会论文汇编(下册),2000.

[2] 方彩莲.提高城建档案管理水平浅谈[J].浙江档案,1994(4).