图书馆物流管理对策
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图书馆的物流是指各类文献资源从供货商到图书馆再到读者的物质流动过程。高校图书馆物流资源可以分为实体物流和虚拟物流两种。实体物流主要指看得见摸得着的各类文献,如纸质图书、期刊及磁带、光盘等文献的采购、分编、加工、借阅流动过程。虚拟物流主要指借助于网络流动浏览的看得见、听得着、不能直接触及原物的文献,如网络版电子期刊、电子图书、视频资料等。随着国家与社会对教育的重视,一些高校图书馆已经确立了合理的物流资源。一般分为以下四级物流资源:(1)教学级物流资源。它最能体现高校图书馆物流资源的个性特征,也是完成图书馆工作任务的重点物流资源。它主要满足各专业师生的教学需要,并兼顾相关学科和边缘学科的文献书籍查阅;(2)基本理论及技术级物流资源。它关系到学生的专业课能否学好、学深、学透,帮助师生了解不同专业领域内的基本知识、基本理论和技能;(3)研究级物流资源。它最能体现高校图书馆的物流资源特色,主要是满足教师进行较高层次的学术研究以及教师和高年级学生的教学与科研的需要;(4)科普级物流资源。是对前三级物流资源的补充,该类资源能提高教职工及学生的文化修养和开阔知识视野。
2高校图书馆物流设施
高校图书馆物流设施主要包括馆舍、设备、用品。其中设备是主要资源,可分为传统设备(如书架、阅览桌椅等)和现代化设备,现代化设备包括自动化系统、网络。设施资源是图书馆的物质基础,特别是现代化设备的配置已成为现代化图书馆的标志。通过多媒体网络,用户不受时空的限制,可以实现网上视频和音频点播。网络把分布在世界各地的数据库和知识库有机地连接起来,使用户和读者在任何时候、任何地方可获取任何所需的资源信息。先进的数字化存储技术,如光盘存储和超文本技术等,对信息资源建立分布式的大型文献信息库及检索系统,将各种文献统一存放在计算机的存储设备上,存储的主要形式从纸张印刷型文献变成了数字化电磁信号,给压缩存储空间、加快更新升级、降低维护费用奠定了基础。因此,多媒体网络设施在高校图书馆物流设施中正在成为建设的重中之重。
3高校图书馆物流管理的作用
图书馆是知识的海洋、知识的宝库,图书馆在高校教育中起着极其重要的作用。图书馆物流管理已成为高校图书馆管理领域内不可或缺的重要环节和组成部分,在逐渐意识或充分认识到物流管理在行业中的重要性的同时,努力用科学的物流管理理论,指导运行中的生产、运营、配送一体化会起到积极作用。物流管理对图书馆管理的作用在于用科学的物流管理理论,对图书馆的采购、藏书、分类建立一整套科学的图书管理模式。图书馆应积极借鉴科学的物流管理理论,运用图书馆物流配送的特点和现有国内物流配送条件,努力寻求建立一个合理的图书信息系统,并及时迅速地计划、实施和管理。将物流技术引入图书馆管理当中,可为图书馆的深入发展拓展空间、提供有利的技术支持,从而最大限度地优化从馆藏资源到读者之间的文献运输和流动信息的分配,提高文献资源的利用。其次,先进的物流管理应用于图书馆的采访、编目、流通及咨询等部门,可对信息资源建设与共享发挥重要作用。
4高校图书馆物流管理的对策
现代物流管理是建立在系统论、信息论和控制论基础上的。20世纪70年代后期到现在,现代物流管理的研究已取得了丰硕的成果,物流技术在北美、欧洲、中国等国家得到了广泛的应用。在全社会倡导资源共享的今天,图书馆日常运行过程中需要中转大量的书刊、与外界交流的大量信息,这些都是物流技术发挥其作用的基础。图书馆物流的管理和发展要设立相关机构和配备相关人员,尽快改变图书馆原来的管理运作模式,健全和规范内部管理机制,加强信息的利用和流动,提高工作效率。随着用户需要的改变,图书馆也要根据用户需求,将图书的管理者转变为信息提供者。图书馆物流具有很强的计划性,它是根据读者和用户的需求以及自身发展来决定的,图书馆物流与生产过程、运输渠道有着密切相关的联系,要注重成本与效益,树立经济效益观念。目前,图书馆物流现状还比较落后,没有健全物流管理体制,尚缺物流管理规划,物流一体化程度低,不能达到全方位的物流服务目的。这些需要决策者及管理人员加强图书馆物流管理意识,加大改革和管理力度,研究出切实可行的图书馆管理方案,将图书馆物流在内涵、功能、物流技术上结合中国物流与国际物流的经验,并加以分析、研究、消化、利用。相比其他社会部门如商业、制造业等,图书馆文献信息虽然数量上比较庞大,但是其“供应链”较短,书刊流通较为有序,部门设置较为完善,这都为物流技术的应用提供了一个较好的环境。高校图书馆物流系统通常由图书采访部门、图书馆流通部门和参考咨询部门组成,各个部门在物流管理上应有各自的方法。
4.1图书馆采访部门的物流管理
电子商务和物流技术的出现正改变着商业模式,同时也改变着传统的文献资源采购方法。通过网络可以了解全球的出版信息,扩大图书选购的范围品种。采购人员通过主题检索或者分类检索能够查询到所要购买图书的全部信息,便于采购人员做出比较,从而选购满意而适用的图书。网络化采购极大提高了工作效率,采购人员不必亲自跑书店了解图书出版信息、查看订单、划定单、人工计算账目、跑书店送订单等,所有这些繁琐的工作程序,通过网络在很短的时间内就能完成。网络书店的一切数据和信息都在网上传递和流动,原来所有的费时的工作都可在一瞬间完成,从而缩短了采购周期,提高了效率。图书传统的发货方式大多是通过邮寄,而采用物流技术可将客户所定购的文献尽快传递到客户手中,可以实施跟踪订单执行情况,查询到货是否有误。对于有形的文献,服务传递系统可以对本地和异地的仓库在网络中进行物流调配,并通过快递完成文献的传递;而电子文献,如软件、电子读物、信息服务等则可立即从电子仓库中将文献直接传递到客户端,达到传统采购无法达到的效果,既降低交易成本,又缩短交货周期。
4.2图书馆流通部门的物流管理
任何图书馆都不可能凭一己之力来满足读者多样性的文献信息需求,这就需要大力提倡资源共享。而传统的图书馆馆际互借需要读者亲自到馆借还,很不方便。地理位置相隔较远或数量较大的馆际互借,更是无法在质量和时间上满足读者的需要。因此,采用物流管理并借助计算机和网络技术,不仅能扩大图书馆的虚拟馆藏,而且还可以扩大图书馆的读者群,缩短图书馆与用户间的时空距离。
4.3图书馆参考咨询部门的物流管理
由于社会生活和学术研究的日益复杂,在图书馆的信息参考咨询过程中,用户提出的检索任务和信息需求在综合性、复杂性、有序性等方面也有越来越高的要求,人们不再满足于对相关信息、信息线、文献书目数据或信息参考数据的获取,而更注重获取有深度的信息内容和文献全文。与传统的文献传递相比,采用物流技术的原文传递,覆盖的地域更广,传递速度更快,过程控制性更强。运用物流管理技术,借助网络还可实现图书馆的非中介性的文献传递。
4.4物流管理与知识化管理相结合
物流的活动是向用户提供及时而准确的知识信息与产品,而知识化中的用户在使用现代信息与网络技术时的流程都是以物流为主干的,在知识化管理下的物流管理是信息与知识共享和交互、整个知识化管理的过程。信息与知识在一定程度上对用户是透明的、无私的,可以建立起知识化的新型物流配送中心,做到一体化的物流信息系统管理。由于整个知识化都是由用户需求拉动的,因而用户的物流需求是知识化物流的起点,整个知识化物流管理要以满足用户物流需求为核心,主动积极地为用户提供物流服务。通过资源整体优化配置,有效运用激励机制实现知识化物流管理效益的优化与集成。