机关档案管理工作中存在的问题及对策研究

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[摘要]机关档案制约了整个机关事业的发展，有陷入恶性循环的危险，必须从思想观念、人才培养以及机制体制等方面加以改进。

[关键词]机关档案 科学化

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2014）07-0046-01

改革开放30多年来，我国各项事业取得了长足发展，社会主义现代化建设蒸蒸日上。与此同时，为我国经济社会发展做出过重要贡献的档案事业，也获得了前所未有的发展。但是，目前基层机关档案工作并不乐观，档案管理与利用等方面存在着不容忽视的问题，已经成为影响机关事业和谐发展的一大顽症。

一、当前机关档案工作存在的问题

（一）基础水平良莠不齐，发展不平衡

目前，大部分机关业务档案和文书档案能按照档案管理的要求进行管理。但是，对档案管理的重视程度还不够，档案的收集、整理、保管、利用等环节还没有达到规范的档案管理要求，很多单位没有单独的档案室，档案的分类也比较单一。由于档案管理缺失，导致一些有价值的档案材料被遗失、损毁等现象时有发生，严重影响着档案的保存和利用效率。

（二）档案管理科学化水平低

随着信息技术的发展，电子文件、办公自动化、文档一体化等新的科技相继出现，使档案存在方式与管理方式发生了根本性变化。传统档案管理的工作模式和技术水平已不能满足当今档案事业快速发展的要求，应该通过更高的科技手段对档案进行科学管理。但是有些基层机关事业单位由于受到资金、环境以及人才等方面因素的限制，档案的信息化、自动化、规范化程度还远远落后于时展要求，因此迫切需要运用现代化管理手段解决电子文件中原始信息的长期保存问题。

（三）档案从业人员素质不能满足档案事业发展要求

档案工作看起来简单，实际上却是一份专业性、技术性、科学性很高的工作。它不仅要求从业员具有较高的档案专业素质和科技文化知识，还要有细致、爱岗敬业的道德精神。但从实际情况来看，很多单位根本没有专职的档案管理人员，档案业务工作归口于机关办公室，工作职责不明确；人员配备很多是兼职做其他工作，疲于应付日常事务，根本没有时间和精力专注于档案工作；有的单位档案人员频繁更替，没有系统的专业培训计划，人员专业素质难以有效提升，档案管理基本处于瘫痪半瘫痪状态，这在很大程度上影响了档案工作的规范化。

机关档案管理工作还存在着很多其他方面的问题，导致这些问题的最直接原因是档案被边缘化，在整个经济社会发展中被弱化、忽视，甚至被放到了可有可无的位置。所以，要做好档案工作必须多管齐下，上到领导，下到普通百姓，都要树立档案是机关事务管理的重要组成部分，对整个机关的和谐健康发展有着不可或缺的作用的观念。

二、加强机关档案建设，提高档案服务能力

机关档案工作存在的问题已经严重影响了机关档案工作的持续性和稳定性，为避免机关档案管理陷入恶性循环，必须紧紧联系时展的新任务、新要求，强化以下几点工作：

（一）提高认识，解决档案被边缘化状态

时代在发展，社会在进步，人们的思想观念也在发生着变化，越来越多的人开始重视档案管理工作，对档案的收集、保存、利用明显增多。这样既可以增强人们的档案服务意识，又对机关档案管理工作提出了更高的要求，机关档案管理工作再也不能像以前那样处于无人管、无人问、无人担责的状态了。加强档案宣传力度，利用各种方式和机会宣传好《档案法》和《档案法实施办法》，扩大档案工作的影响力，使广大干部职工充分认识档案工作的重要性，建立起依法执政、依法治档的工作机制；领导者必须树立重视档案观念，档案工作要纳入年度工作计划，领导对档案要实行严格的分工，明确责任范畴，及时解决工作中存在的问题，把档案工作纳入本单位年度考核范围，并建立严格的责任机制。

（二）加大示范引导的作用，发挥以点带面的作用

要想使档案事业得到长足发展，必须像其他领域一样搞试点，吸引成功的经验全面推广，用以点带面的方式促进整个档案事业的发展。精心选择一些作风好、规模大、档案管理基础较好的单位作为试点，进行重点培养，指导、树立典型，以点带面，全面提升档案管理水平。试点的选择不能走过场，也不能只试点不总结经验，要采取摸着石头过河的方式，以先进带后进，以老手带动新手，同时要建立起规范的机制体制，把机关档案事业纳入规范良性发展的轨道。

（三）提高从来人员素质，重视档案人才的培养

机关档案要发展，最终还是要落实在人的发展上，提高档案人员的素质，培养敬业奉献的专业档案人员对促进机关档案工作显得非常重要。一方面加大对原有从员人员的专业培训，多为他们提供交流、考察、学习培训的机会，提高自身的专业技术水平，以更能胜任本职工作；另一方面，注重对专业档案人才的引进，尤其是一些学习档案专业的大中专毕业生。这些人才不仅能够为机关档案事业注入新的活力，也能带动机关事业整体的向前发展。另外，还要加强与专业档案管理部门的交流和合作，在本单位人员缺少的情况下可以聘请他们定期做指导或做兼职，达到资源共享的效果。