浅谈图书分编工作流程的问题与对策
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摘 要： 随着信息技术的飞速发展，图书馆的书籍数量在逐年增加，体现了一所高等院校的综合水平。然而，当下图书的分编流程亟待优化，分编流程中的任何一个环节出了差错或者次序出现混乱，都会使图书管理质量受到严重影响。对于图书馆的整体工作而言，图书分编是必不可少的重要环节。针对图书分编在图书管理中的重要性，文章对图书分编工作流程的问题进行了分析，并提出了对策。
关键词： 图书分编 工作流程 问题 对策
一、图书分编流程及其必要性
图书分编工作是由一系列分编流程构成的，大致顺序是：验收―查副本―编类―给号―制片―图书加工―审核―排公务片―移交―填月报表。由此可以看出，图书编排过程中各个环节看似相互独立，其实是相互关联、缺一不可的，若是衔接不好则必定会影响工作进度，而且各个环节之间顺序不能颠倒，否则会发生顺序的错乱。
图书分编工作工序复杂、技术性强、工作量大，同时是多工种、多人协作的综合性工作。有些图书馆分编工作不规范，馆员岗位安排不当，且没有制定工作流程，经常出现工作相互推诿、扯皮现象，各道工序的衔接出现混乱，经常相互影响，失误时有发生，工作中一旦出现差错，由于责任不清，工作范围及工作内容不明确，等等，就会相互指责，相互推卸责任，极大地影响了工作效率和工作质量。因此，图书分辨工作流程优化是图书馆管理信息化的必然趋势，随着图书馆管理越来越现代化，图书馆管理已经逐步走向成熟。但是图书分编工作作为图书管理工作中的重要组成部分，其分编流程的最优化是简化工作流程，节约劳动力资源，进一步推进图书馆管理信息化的建设。
其次，图书分辨工作流程优化直接决定图书管理整体水平。分编流程的最优化能提高图书使用效率，发挥图书馆应有的作用，让学生更快寻找所需资源。由此可见，工作人员必须发挥聪明才智，为分编工作流程最优化提出见解，贡献自己的一份力量。针对学校图书馆的不同情况，深入分析各道工序的具体工作内容、职责范围及其联系，科学地组织人员，明确各道工序的具体工作内容，使各工序职责分明，各工序间衔接有序，避免工作窝工和混乱现象的发生，对提高工作效率和工作质量，更好地发挥学校图书馆的资源效益，提高图书馆的管理水平等各方面都是十分必要的。
二、传统模式中的图书馆采编流程
传统运作中图书馆采编流程一般情况下可以分为：制订相关计划，合理分配人力、资金、设备等，如果将这些程序投入到实际工作中，按照所收藏的类型进行采集并且分类，从而整合出一定的图书馆信息，例如：馆藏图书的数量、种类及存放地点等，那么在这一过程中，各种数据的采集相对分离，导致相同的数据被多次引用或者交叉使用，从而出现重复现象，大大增加工作量，降低经费的使用价值；相同的数据如果因为人为原因而无法整合，就加大了读者全面读取同一资源数据的难度。此外，各个协作流程都局限于各自的领域内各自为政，互不干涉，图书管理员只是关注各自所负责部分的局部利益，对于整体的分配安排是否合理不关心，严重缺乏团队协作精神。
三、当前图书馆管理中存在的问题
图书馆管理的目的是提高服务质量，为读者提供更好的阅读服务。而就我国当前的图书馆管理状况来说，由于馆内所配置的管理系统的种类很多，比如书籍保存管理系统，借阅管理系统等，这些同时存在的管理系统因种类过多，使得图书馆管理变得一片混乱，严重降低了图书馆管理质量。我国境内现有图书馆在管理工作中存在的主要问题有：
1.图书馆内部存在多个管理系统共存现象，这些系统在实际运行时容易发生交叉管理，不利于馆内资源的共享和利用。
2.在图书分编上，由于不同图书馆都具有自己的、不同的图书分类体系，因此当图书馆进行合并，统一之后的图书馆在图书分类上会存在多个分类体系，这一现象同样会阻碍图书馆分编工作的开展。
3.图书馆合并之后，统一化下的图书馆在目录检索体系上也会出现做种目录体系并存的问题，这一问题与前两个问题一样，很可能造成图书馆内部分管理工作发生交叉，使用目录检索时，相同的目录在联合总目录中多次、重复出现，影响图书馆信息管理质量。
四、确定合理工作流程的原则和条件
合理工作流程的确定与各馆规模，每年进书量，人员多少及是否实行计算机管理等密切相关，不能简单一概而论，要视各馆具体情况而定，以下提出的一般原则及条件，仅供参考。
1.最佳性
在当前条件下，分编工作的工序和操作过程及实施办法是合理的，力求减少各工序间不必要的重复工作。
2.节奏性和均衡性
分编图书时要掌握一定的节奏，注意各道工序的均衡，各工序加工图书既不负担过重，又无窝工现象，使工作人员劳逸结合。
3.直流性和紧凑型
确定工作流程尽可能走直线，尽量减少曲线和回线，各工序间衔接紧凑、有序，在加工图书的移动次数最少，传递方式适宜，减少劳动消耗。例如，在加工图书时采用分批方式，用样本书和工作单在各工序间流动，既减轻劳动强度，又减少在加工图书的整体移动次数，加快图书加工的进程。
4.工作效率和质量
确定的工作流程以提高工作效率和质量为目的。新制度的工作流程与以前相比，工作效率和质量得到明显提高。否则，其工作流程不合理。
5.各工序职责分明
各工序的具体工作内容、职责范围有明确界定，使工作人员有章可循，哪道工序出问题由本工序及时解决，杜绝推诿、扯皮现象。
6.实践检验性
确定的工作流程应经得起实践检验。在实际工作中，经过一段时间的试行，提高了分编工作的效率和质量，缩短了分编工作时间，得到了工作人员的认可，实践证明是合理的。否则，必须不断改进和提高。
五、实现图书馆分编工作流程最优化的措施
1.尽量进行小批量作业
所谓的小批量作业，是指把进购的大批图书按照具体需要和标准，分成若干小批，把每一小批作为一个单元，按照流程进行收纳，直至做完入库。在分批过程中，每个小批的数量可多可少，作业时间可长可短，具有很强的灵活性，这样就可以根据客观需求，把某个时段急需的任务完成，不是急需的便可以延后，这样交书速度快，提高了图书利用率，而且一旦出错就可以及时查出，由于是小批量，改正比较简单。从以上对比可以看出，小批量的作业有利于图书的分编速度和质量的提高，相对于大批量作业而言，小批量作业的灵活性更强，可操作性更高，更有利于图书分编工作的开展，能够使图书馆更好地为人民服务。要想优化图书分编工作流程，应该尽量采取大批量作业方式。
2.优化采编流程的内部工作
图书馆采编流程优化的内部工作是指在信息流程过程中采用BPR模式处理，通过这一技术将信息采集流程优化。在工作过程中，通过对于图书的优化整合，合理分析目前的信息使用情况，达到提高采集流程效率的目的。在整个优化过程中应当以读者的需求为最先考量基准，应当对整个信息库进行整合利用优化，而不是以任何局部的综合分析为依据，无法照顾全局。并且在整合过程中发现工作过程中存在的问题，找出解决问题的合理方法。在评估新的采集流程的过程中可以不断发掘新的发展方向，改进发展中的不足，并加以改进。在不断提升的过程中，逐渐完善对图书馆采编流程内部运作的优化。
3.完善图书分编工作流程管理制度
目前图书分编工作流程管理制度还不够健全，主要是对工作人员管理力度还不够，工作人员没有必须遵守的规章制度，因此，图书馆管理人员要不断完善图书分编工作流程管理制度。首先要制定分编流程规范制度，工作人员必须严格按照这种规范和规定开展工作，分编工作主要包括采购、分类、归档等方面工作，这些工作必须有明确的工作标准规范，这样工作人员才能提高工作责任心，认真做好本职工作。
其次，图书馆管理工作人员要建立职工管理制度，其一是要制定明确的工作细则，实行严格的考核制度，由专人负责考核工作人员日常表现，实行评级机制，对工作人员定期表现通过评分评级给予工作人员一定的奖惩。实施考核制度和评级机制是现代人力资源管理的重要手段，图书分编工作流程的优化需要工作人员具备超高的专业素质水平，了解工作重点，如重查、分类、录著等，同时要熟练MARC格式和《中国图书分类法》等方面的专业分类法体系，将理论知识运用于实际工作中，进而优化分编工作流程，提高工作效率。
4.提高图书分编人员的整体素质
（1）提高图书分编人员的道德素质
一个分编人员能否全身心地投入工作对图书分编的最终质量的影响是不可忽视的。工作人员是否愿意投入工作，并且能够做好工作不仅取决于他的业务水平，在很大程度上也受自身思想素质的影响，这些因素包括道德素质和职业操守。一个对工作有责任心的人，在数据录入的时候，对每个书号、日期、大小写字母、标点符号都会认真对待，所以几乎不会出现重号错号现象。但是没有职业道德的人，在录入的时候粗心大意，会造成归类错误、排架混乱等现象，影响读者的检索结果，直接降低图书利用率。提高工作人员的职业道德素质是必不可少的。
（2）加强业务培训
在图书分编的各个流程之中，每个环节都很重要，都需要分编人员具有各方面专业素质。比如，重查、分类、录著就需要分编人员熟悉MARC格式和《中国图书分类法》及本馆使用的分类法体系。大部分图书都有统一的套路，但是每个图书馆都有自己不同的要求，具体的分类法和分类细则不尽相同，所以工作人员必须了解自己馆所用的分类法则。否则，就会出现偏差，导致本馆的图书资源不能得到充分利用。此外，图书分编人员还要掌握专业以外更广博的知识，如文史哲、计算机和外语等，这样才能够在分编图书时更加得心应手。
总之，对于图书馆的整体工作而言，图书分编是必不可少的重要环节之一。一个统一、严格、科学的图书分编流程是图书分编工作规范化的重要保证，图书馆应抓住机遇，提升管理水平，与时代同步，与国际接轨。应该勇于变革与实践，摒弃落后、狭隘的管理模式，积极探索更好的管理和服务模式，优化馆藏结构，更好地服务学生，服务人民。