浅谈医院文书档案复印件的管理

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【中图分类号】R19 【文献标识码】A 【文章编号】1674-7526（2012）12-0448-02

当前，随着科学技术的发展，复印技术在医院办公自动化领域的应用已经越来越广泛。复印机以它方便、快捷的服务方式深受利用者的欢迎，从而文件复印件也就很自然地成为医院各部门工作中的常用之物，对于提高工作效率的确起到了积极的促进作用。

但是我们不能忽视复印件的广泛应用给档案工作也带来了一定的影响。有些单位和医院有关部门为图方便、省时间，将该打印的文件、该描晒的图纸用复印机复印后作为原始件归档，而这些被归档的复印件往往在不到两年的时间内便出现了字迹褪色、纸张粘连、字迹粘掉等现象，直接影响了档案的利用，缩短了档案的寿命。因此，如何作好文件复印件的管理工作，是当前摆在我们档案工作者面前的一个紧迫问题。在此我想就这一问题谈点浮浅的认识。

1 复印件作为原始件归档所存在的问题

1.1 复印材料对字迹的影响：复印机所用的墨粉除碳黑外，还有粘合剂和热熔剂。碳黑其化学性质较稳定，即不溶于水也不溶于油剂、醇剂及其他有机溶剂，耐光、耐碱性较好。而粘合剂和热熔剂是高分子聚合物，它对周围的温度、湿度、压力及所接触的物质都十分敏感，存放过程中压力过大，温度过高都会使字迹脱落，正是这些辅助材料成份影响了文件复印件的使用寿命和管理的难度。

1.2 复印定影方式对纸张的影响：目前复印常用的是复印机定影方式多为热定影方式，即通过压力和热量将墨粉在复印纸上形成的实像进行固定，在显影材料不变的情况下，如果温度不高，字迹易被擦掉或使复印件产生污染；温度越高，字迹的定影程度越牢，稳定性越好。就我单位使用的日本佳能复印机来说，压力辊压力达30kg，热辊表面温度170-175℃，可以说复印件的字迹是在高温、高压下进行固定的，这就与档案载体-纸张的耐久性发生了矛盾。纸张的主要成份是由纤维素、木质素和半纤维组成，而纤维素是碳、氢、氧的化合物，这种化合物在普通温度下很稳定，随着温度的升高，纤维的抗张强度就会降低，并变得脆弱、易损。若温度在摄氏一百四十度以上，纤维素就会受到破坏，纸张老化速度也就会随之加快。

作为档案的主要载体纸张和档案文件书写材料的质量是影响档案寿命的内在因素。由于复印件的字迹材料不耐久，复印时高温、高压对纸张的损害以致复印件很难长期保存。但由于目前复印机在单位的普遍使用，复印件被作为档案原件加以保存已成为现实，单位档案工作人员如何处理好复印件，如何管理档案材料中的复印件就显得尤为重要。

2 在管理复印件档案中可采取如下的管理方法和措施

（1）首先要建立复印件档案的登记制度。由文书部门按归档的要求进行初步鉴定，然后再分别根据复印件的性质分类，并按档案的保管期限进行分别登记。

（2）复印件的存放要求松散，使复印件上的附加外力尽力减少，避免复印件字迹粘接。

（3）不要为节约纸张而双面复印，双面复印不仅增加了字迹脱落的机会，而且还加快了纸张的损害程度。

（4）定期对保存的文书复印件进行检查。根据复印件登记台帐，针对永久性保存的复印件每隔两年要重新进行复印，对字数较少的可重新抄写一份附在后面，并在抄写件上明确责任者的审批、签字或加盖公章和私印，使复印件档案同样具有真实的凭证作用；也可采用数码摄影技术拍成数码照片得以保管；对长期保存的复印件可每五年重新复印，发现字迹褪变的现象要采取相应的补救措施；短期保存的复印件，因为它保存期限较短，故原则上不必做什么特别的管理措施。

（5）复印纸是由大米壳制作，其防虫害能力远远低于一般普通纸，因此更要加强复印件防虫害措施，注意给档案柜定期置放防虫剂。

（6）复印件保护技术要求。由于复印件不如传统档案的纸质稳定，因而它的保护环境必须严格控制温、湿度，具备防尘、防紫外线、防火等条件。

（7）对复印件的安全维护。工作人员在接触复印件材料时要比较小心，尽量不要用手接触字迹。防止因摩擦而损坏复印件中字迹的清晰程度。

总之，现代科学技术的广泛应用，是人类社会不断向前发展的必然。办公自动化终究要代替目前的人工文书处理。因此，在实践中研究和解决办公自动化与档案管理的矛盾是我们每一个档案工作者义不容辞的责任和义务。

上述有关复印件的管理问题是自己在工作实践中的一点浮浅认识，不妥之处，诚望共同探讨。