影响采购的几个要素
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面对浩如烟海的软件系统，中小企业该如何选择？把握企业信息终端用户数量以及企业业务变化规则是解决问题的关键。
随着中小企业成为信息化的热点，大家对于中小企业的关注多了起来。但是，到底什么样的企业算是中小企业？每个群体，甚至每个企业的定义都不太一样：国内的标准与国外的标准完全不同，专家或者政府的标准则相对比较固定。
何谓中小企业
综合来看，大家对于中小企业的定义大多都是从职工人数、资产总额或者销售额等角度去判断，不同的角度最后定义的结果很可能完全不同。其实，在信息时代做这样一个定义本来就是件很困难的事情，尤其是在发展速度堪称日新月异的中国。
之所以说为中小企业下定义比较困难，原因主要有以下几个方面：
首先，信息时代的网络技术使企业同任何一个国家或地区的消费者实时沟通成为可能。对信息的占有与竞争的日益公平，为每个企业在虚拟的自由市场体系中营造了平等的机会，小帆板从此可以和万吨轮船平起平坐。而在工业时代，这一点则是完全不可想像的。
在工业时代，凭借一个作坊的员工人数，以及营业额确实就可以成为评判企业大小的标准，而现在的时代，依旧从人数或者营业额去评判一个群体的大小已然意义不大，或者说，规模在竞争中的作用从此不再那么重要了。
其次，市场瞬息万变，归根结底仍旧是信息的缘故，信息爆炸在客观上为中小企业迅速成长变大提供了有利条件。另一方面，也使得企业的发展变化很快。
所以，尤其是在IT项目中，在描述一个企业的大小时，不能再简简单单用员工的多少或者规模的大小来说事儿。从业务以及发展的角度来看，由于信息管理已经成为中小企业提高市场竞争力的关键，因此，信息管理需求的多少可以说是评价一个企业大小的一大关键因素。
从这个角度来讲，笔者不建议以员工人数作为基础考量点，而是代之以企业信息点或信息终端用户数量以及企业业务变化的多少来考量企业的大小。
按照以上宗旨，笔者建议可以试着用以下的方法去区分不同的企业，继而进一步分析影响中小企业采购管理软件的几个因素（以下文中用的数量来代表重要程度）。
影响采购的因素
一、企业业务规则的变数
重要程度：
说明：这是指企业是否有稳定的业务模型或者是否处于业务要不断变化的模式。其实也就是管理和企业战略的稳定性。变化是永恒的，稳定是相对的。考评自己的企业处于哪个阶段。如果企业已经发展得很稳定了，可以考虑购买通用的软件，或者定制开发一套；如果业务会一直变化，就要考虑软件成本了：如果开发一套软件，到底能用多久？到底能不能做出来？这不是开玩笑，有的企业可能一套软件还没开发出来，业务已经变化过几轮了。这时可以考虑购买价格实惠的在线服务，或者功能相对简单的单机版软件。
二、企业信息点或者用户端数量
重要程度：
说明：企业信息点或者用户端数量多，则相互之间的沟通需求就会增加，即便是在那些业务规则变化不大的企业里，成员之间的沟通需求，例如协同办公、后勤保证方面，依旧会有很多的信息管理需求。因此，对于这种类型的中小企业，他们所需要的管理软件类别，业务管理占30%，协同与支持占70%。
三、企业业务类型 生产/销售/市场
重要程度：
说明：其实，对于企业自身来说，无论偏重哪一种类型，对选择某种软件的影响并不大，因为，现在市场上什么类型的管理软件都有。但是，在选择软件提供商方面还是有分别：一些领域由于企业共性需求多，已经有通用性相对成熟的软件，比如进销存、财物软件、服务行业的客户关系管理等方面；而个别领域则由于企业间的业务管理模式千差万别，根本无法形成通用型的产品，因此，在管理软件的采购上很难找到合适的产品。
四、营业额或者资产总额
重要程度：
说明：营业额或者资产总额对于采购软件的影响不大。
管理软件采购建议
一、企业信息点数少且业务规则变化小
建议：一般通用的软件系统基本都能够满足基本业务规则需求，一般情况下，单机版软件就可以解决问题。但是，这里建议企业在考虑购买通用的软件系统之前，可以考虑充分利用微软操作系统内置的Excel或者Access软件，Excel以及Access是非常好的工具，它们其实可以解决企业的很多需求问题。
注意事项：
1：避免简单问题复杂化，购买复杂的软件系统，很容易造成浪费，购买成本浪费，使用成本也会很高。复杂的软件系统通常流程复杂，对于本种情况下无端给企业增加很多管理成本，费时费力。
2：要认真选择软件，在没有通用软件系统的时候，通过Excel或者Access解决问题也是很好的选择。
二、企业信息点数少且业务规则变化大
建议：通常这种情况下，没有什么通用的业务系统可以使用，为了适应变化，可以采用一些能“随机应变”、灵活性比较强的软件，比如Access、Excel、Google电子表格，或者其他的网络信息平台，例如如意Netcel智能网络信息管理平台，概念上类似网络版的Access。
注意事项：
1.不能因噎废食，因为业务变化大而放弃信息管理，业务尽管也会有变化，但总是有相对稳定的阶段。可以通过购买支持变化的产品来解决问题。
2.不能无视企业业务会经常变化的特点而盲目采购通用业务系统，采购时如果抱着似是而非的态度，使用时很可能就会部分可用，部分不能用，最终的结果就是只能放弃。
三、企业信息点数多但业务规则变化小
建议：在这种情况下，企业应注重信息系统建设的长期规划。在考虑通用业务系统的时候，同时也要考虑企业的整体解决方案，业务领域以及管理领域都需要软件的支持。如果所属行业恰巧缺乏通用的软件系统，可以考虑定制开发，或者也可以考虑前面提到的如意Netcel智能信息管理平台。
注意事项：
1.不能单一地考虑一个方面，仅仅是为了解决某个业务问题而采用某个软件，最后就会成了救火队员，应注意构建企业的整体信息化战略。
2.一些企业通过沟通群件配合Excel来解决问题，效率低下。
四、企业信息点数多而且业务规则变化大
建议：信息化预算有限，而需求变化无限。这种情况是所有软件公司的噩梦。此时你基本不要考虑任何通用的业务系统了，找一个软件公司作定制开发恐怕也很难成功，谁会为你自己企业的变化买单呢？当预算少的时候可以通过使用Google的在线电子表格或租用如意网络信息平台，这些产品都是以随需应变功能较强而著称的。预算充足的情况下，可以考虑邀请咨询公司介入。
注意事项：
1.不能因为企业业务变化大而放弃信息管理，其他需求暂且不谈，企业信息点数众多，那么，至少在办公方面以及协同方面的业务需求会是相对固定的。解决这部分问题，就会节省企业很多的沟通成本。
2.不能无视企业业务变化的特点而盲目采购通用业务系统，看上去似是而非，部分可用，部分不能用，最终的结果只能是放弃。
・小贴士・
中小企业的管理软件分类
桌面办公软件：Excel、Access、Lotus 1-2-3
通用软件：进销存、ERP、CRM（客户关系管理）、SCM（供应链管理）、协同办公
新型软件租用服务： Google在线电子表格、如意Netcel智能网络信息平台