浅谈中职学校档案利用与服务的新思路

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摘要：随着职业教育事业的迅速发展，学校的管理工作日益完善。中职学校档案利用与服务的思路日趋创新，中职学校档案的利用必须结合档案的特点。但是，在当前的中职学校档案的管理与利用方面还存在突出的问题。所以在日后的中职学校档案管理工作必须打破传统的档案管理模式。主要通过两方面来分析研究：一是中职学校档案利用开辟新的思路；二是中职学校档案服务的新思路；在前者主要针对对外渠道的拓宽、业务促进的建设以及利用方式的创新。而在后者同样以四种新思路来完善中职学校档案的服务，把专业化、群众化、特色化，以及不断的开辟档案服务的途径这四者作为新思路服务的重中之重。通过对中职档案利用与服务新思路的完善，提高档案的利用率，同时充分发挥档案在社会的重大作用。

关键词：中职学校档案利用新思路 服务新思路

中图分类号： G27 文献标识码： A 文章编号：

0 前言

学校档案是全校师生在教育领域、科研活动以一系列活动的所有记录，是校领导及师生创造的珍贵业绩，是学校不朽的一笔财富。中职学校档案亦是如此。中职学校档案虽在科学的指导下，保留了许多中职学校所创的业绩，以及在日常教学中的宝贵的历史经验和教训。但是，传统的中职学校的档案管理模式难以适应学校发展的需要，须在此基础上开辟新的利用与服务思路。最大限度的满足学校师生及社会群体对档案信息的需求。与此同时，发挥学校档案信息的重大指导与借鉴作用，实现档案应有的价值。

1学校档案的特点

中职学校档案有着自身非凡的独特性，在利用与服务方面不同于其他的学校[1]。中职学校的档案是在自己特定的范围实现自身的价值。此校的档案内容齐全，种类各样。不仅包括文书档案、人事档案、会计档案、基建档案、设备档案、声像档案、实物档案，还有其独特的教育教学档案、实训档案，重大的教育教学教研业绩成果档案等等。在使用对象上一般是在校的领导、老师及学生。在使用的方法上以查阅、复制为主。结合中职学校档案的具体特点提出新的利用和服务思路。

2学校档案利用的新思路

中职学校档案具有独特的特点，针对其自身的特点，为利用率的提高和档案价值最大化的实现必须提出新的利用思路。本文主要从以下三方面开辟新思路：首先是拓宽对外渠道；其次是充分促进业务建设；最后是创新利用方法；在此三方面上充分实现中职档案的价值。

2.1拓宽对外渠道

中职学校档案的利用不能再以传统单一的模式对外联系，在不涉及学校安全秘密的基础上，可以通过网络、书刊等多渠道的阅读了解学校的具体情况。同时，必须站在需求者的角度，建立多样的联系，充分利用学校的档案，来了解学校，走进学校，为学校创造财富。只有建立各种不同的联系，才能为档案与需求者建立密切的依存关系，让档案工作更好的为广大师生与社会群众服务，这样中职学校档案才会有新的发展动力。在中职学校的档案在对外渠道的拓宽方面可以选择灵活的方式。例如：利用中职档案资源参与建立档案教育基地、参与建立电子文件（档案）数据管理中心，打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，实行一体化管理，建立完整的社会信息系统，实现资源共享。

2.2促进业务建设

中职学校档案利用的新思路还包括充分促进业务建设的发展[2]。在档案的利用过程中，必须以促进业务建设为基础，才能更好地发挥档案的作用。在档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用环节中，对一些落后繁杂的具体操作手段进行革新，应用现代信息技术手段，完善档案检索体系，不断丰富馆（室）藏档案，加强档案资源数字化管理，扩大档案业务建设。中职教育学校在教育界与普通教育学校、高等教育学校存在重大的不同，中职学校不管是教师，还是在校的学生，所取得的教学业绩、科研成果都大多以实践为基础。在此学校教学业绩档案的利用采取公开、透明的方式，在利用过程中不断地听取各方面的意见及建议，加以补充、完善，提高档案的质量。

2.3创新利用方式

传统的利用方式主要有阅览、复制、摘录等。随着时代的发展，需求者在传统的利用方式中得不到满足。创新利用方式在中职学校档案管理工作尤为迫切。中职学校必须根据学校的具体的情况，根据需要，在规范手续、保证安全的前提下，选择诸多方式提供利用，从而促进中职学校档案管理工作的良性发展。例如：在制度完备、严格手续前提下，提供档案外借。在校园网公布部分档案目录，方便查询检索。在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用等等方式。创新利用方式是一项复杂的任务。但是在中职学校档案管理工作中有着积极的效果。

3学校档案服务的新思路

档案服务是档案部门以馆（室）藏档案信息资源和建设为重点，以满足利用者某方面需求为目的，通过一定的方式和途径主动为利用者提供服务的工作。中职学校的档案管理在做好利用档案的同时，不能忽视对学校档案的服务工作[3]。为提高中职学校管理服务的最优效果，必须创新完善服务理念。本章节就为中职学校档案管理服务提出新的思路，主要从三个思路提高档案管理的模式。一是档案专业化的服务；二是档案群众化的服务；三是档案特色化的服务。通过以上三种思路，为中职学校档案管理服务质量的提高提供更有效的途径。

3.1档案服务专业化

在中职学校所培养的学生的专业化日趋提高，相应的管理档案的复杂性、艰巨性加剧。中职学校的专业性非常鲜明，可以从专业的不同来划分档案，不仅解决了学校档案分类问题，提高了档案管理服务的专业化。专业化服务性的档案管理提高的不仅是解决问题的效率，还完善了中职学校档案管理工作，提高档案管理的专业化水平。为管理性档案事业的发展向服务性档案事业转变提供途径。在中职学校档案管理领域开辟新的天地，并实现中职学校档案管理工作的跨越式服务理念。

3.2档案服务群众化

档案的服务充分体现群众性，这也是中职学校档案管理的又一新思路。中职学校的档案服务的群众性，是一项任重而道远的艰巨任务。在传统的领域，档案管理是档案工作人员与档案之间的联系，而现在的档案事业完全打破常规模式，密切联系群众，并从群众的需求与利益出发，满足的不仅是学校师生的需求，更是社会群体的需求。中职学校的档案充分其发挥巨大的能量，突破传统的档案管理理念，站在服务群众的路线，提高自身的服务质量。档案服务群众化，是中职学校在档案管理路上的又一新的突破。在此思路的指导下中职学校档案管理业会迎接新的明天。

3.3档案服务特色化

中职学校档案服务必须强调特色化。学校的档案服务并不是在所有社会存在永久的一个模式，更不是所有学校处在一种服务模式中。中职学校必须根据自身的特点，充分利用本校的文化资源，根据具体的文化特色，实现档案服务的特色化。这不仅体现学校自身的发展模式，更是学校档案管理事业的潜力所在。在中职学校的档案管理发展的过程中，在稳定发展的同时注入特色化服务，是中职学校前进的动力。学校的档案管理日趋特色化，也是中职学校发展的又一不朽的动力所在。从而带动本校的文化的发展与进步。

3.4开辟档案服务途径

档案的服务过程是档案部门提供档案信息给利用者使用，实现档案价值。因此档案部门应把注意力放在主动服务上。中职学校档案管理工作在创新服务理念同时，在完善档案资源、安全保障体系的前提下，积极开辟各种档案服务途径和渠道，为学校档案工作带来活力和生机。例如：举办中职教育档案展览，建立职教档案教育基地。编辑有职教特色的档案文献汇编、参考资料，利用新闻媒体、网络服务等手段广泛宣传。

4结束语

中职学校档案管理工作必须站在档案事业发展的前列，在改革的基础上不断地与时俱进。不仅改变学校档案的利用新思路，还要从档案服务的角度寻找新的出发点。只有这样中职学校档案管理工作才会日趋完善。

参考文献

[1] 袁光;为贫困学生捐款 助学校规范建档[N];中国档案报;2011（2）3

[2] 武剑侠山东省局连续10年奖励开发利用档案信息资源成果[J]中国档案报;2006(5)，6~7

[3] 郭静 常芸;湖北竹山县立足三项措施 加大对干部档案的开发利用[N];中国档案报;2006（9），3