浅谈企业办公室管理的优化与完善
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摘要：在如今经济全球化的潮流之下，各个大中型企业逐渐壮大起来，办公室管理就显得极为重要，它是一个大中型企业综合管理服务组织和运营管理核心信息的反馈环节，是大中型企业内部与外部沟通联系的重要纽带，为企业正常发展提供重要渠道。并且，也可以协助企业领导对重要决策进行参谋与计划。本文针对现代企业办公室管理工作进行简单的介绍并加以分析，最后给出优化与完善现代企业办公室管理的工作的几点方法和建议。
关键词：办公室管理；企业；决策
中图分类号：F270 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）025-0000-02
所谓办公室管理就是一个企业内部员工辅助管理和决策者做出重要决定工作的一个系统，它会有效处理企业内部的各项基本事务，是企业运作经营的中心系统，办公室管理发挥的各种作用在企业发展中不可泯灭。在科学管理中学者们通常会将办公室管理当做是一项非常重要的实践课题，企业在不断完善和发展壮大的进程中，它以自身所具有综合性、引导性、统一性、协、服务性等特点，使企业能够顺利地开展监察决策工作，并成为现代企业中综合性管理与服务的重要机构。
一、办公室管理工作在现代企业当中发挥的作用
企业要想在如今这种日趋激烈的市场环境中谋求长远的发展，对于内部管理工作问题就务必进行强有效的强化与规范。而办公室管理责任就是保证公司内部各项管理工作的开展和相关工作的顺利进行。具体而言，现在企业办公室的管理不仅具有管理学的共性内容，也具有其自身的特性。具体在以下四个方面得以体现：
1.桥梁纽带作用
纵观如今的企业，办公室在企业结构上发挥着企业领导与基层员工之间，系统内各部门之间的纽带作用。在职能上起到了上通下达的桥梁作用，扮演着企业内部信息与材料中转的角色，是企业政策引导、资源管理、生产生活的重要组成部分。
办公室在企业结构上处于决策层和基层之间，对于两者的信息通达和政策落实起到重要的媒介作用。办公室可利用其良好的媒介作用，对基层的生产、管理信息进行及时收集，亦可协助决策层制定符合实际情况与市场环境的良好政策，通过自身的媒介作用将基层的信息反馈给决策层，将决策层的决策落实到基层，从而保证了企业内部信息和材料的通达，促进了企业机械性的运转。
2.参谋助手作用
现代企业的办公室管理的参谋一般可由以下四方面进行表现：
首先，办公室管理需要把各类信息即时并全面无误地提供给企业的领导，并为他们的决策行为作出有效的参考；其次，办公室管理为企业的目标性工作提供基础，并向周围开展组织研究调查工作，获取调查结果中的有效依据来指导企业中心工作的进行；第三，办公室管理工作需要以领导者的主要意图为中心撰写好企业的各个文件，并且协助领导者顺利完成各项重大决定与重要工作的开展；第四，办公室管理工作要针对企业发生的重要事件提出具有决策性的判断。
办公室管理在现代企业整体的经营管理与发展中都有着不可或缺的重要作用。
3.综合协调作用
办公室管理在企业的内部具有综合协调的作用，它可以保证企业内各项活动井井有序的进行，它使各项工作相互匹配、相互磨合、相互适应，减少内在矛盾，找到工作之间的结合点，统筹全局，使工作内容得以顺利完成。而各个部门需要有集体意识，把集体利益作为首要任务，全面整体的作出判断，以企业的长远健康的发展为目标来计划、处理、安排、思考各项问题并完美解决。
4.窗口服务作用
办公室管理是企业的一个重要的窗口组织，他需要进行内外事务的连接，还要撰写好企业的信件及印鉴，发挥窗口服务的，它需要具有很强的公关技能，协调内外关系，做好链接工作显得尤其重要。而对于企业的长远目标来说，越完善的企业，越重视企业的服务作用。
根据以上现代企业办公室管理的作用和特点，并通过实践发现，在长期的办公室管理过程中，现代企业要逐步在实践过程中完善自身的管理体系。主要由以下几方面方法进行借鉴和参考。
1.建立健全完善的制度来规范办公室管理
企业必须在内部构建出完善健全的规章制度，对待办公室管理需要规范化、系统化。制定标准规范的基本功能，从而约束办公室管理工作，使其效率快速提升，并且充分进行优化与完善。
2.加强办公室管理的认识，创新管理工作
办公室工作人员管理三个最重要的方面为责任意识、服务意识与危机意识。树立责任意识，才能树立起行政管理活动的基础；树立服务意识，才能充分挖掘企业竞争力，是经营的前提， 管理的关键；树立危机意识，才能树立企业全体员工的忧患意识，进而提高企业员工的积极性，提高企业的活力与生命力。同时，企业办公室管理不是一成不变的，它根据企业的实际情况与外部大环境的改变而不管调整，创新管理的作用可见一斑。创新管理工作，就是企业对管理效率与管理水平提升的追求，是企业充分利用和管理人力与资源的不断尝试，是企业核心竞争力的重要组成部分，也是企业发展的动力和源泉。
3.通过以人为本的理念，提高企业凝聚力
办公室的建设制度和机制是企业的基础，但是最不能忽略的是组织内个体的重要作用。突出个体的重要性体现在注重人文关怀，注重以人为本，将个体文化充分融入进办公室文化和企业文化之中，充分调动个体的主观能动性。以人为本在细节方面还体现在想个体之所想，急个人之所急，无论工作中的小事大事都积极协助员工解决，促使员工主动将精力和热情投放在工作之中，让员工在企业中能够更容易体会到到自己的存在感，并通过调动员工在日常工作中的积极性与能动性，使得员工的凝聚力达到峰值，进而增强整个企业的凝聚力。
4.完善办公室组织结构，提升工作效率
办公室的人力资源分配和人才队伍建设与办公室组织结构密不可分，并且关系到企业经营、企业生产等各个部分，办公室组织结构的建设与优化同时又有利于企业提高生产效率，进而推动企业的可持续发展。首先，从办公室组织建设来说，其组织结构必须遵循结构精简、业务一流、凝聚统一的原则。从办公室组织优化来说，务必遵循科学调整、职能明确、编制规范的重要原则，一切从企业实际情况为根本，充分考虑市场大环境和企业小环境，协调好结构内部的系统以及与外部结构的关系，在发展的同时适时优化成符合市场规律和主流管理思路的组织模式，进而保障了办公室信息和材料的有效传递，保证了办公室工作的顺利开展和各方面资源的高效使用。办公室组织结构建设与优化的重要意义在于，如何及时而准确地保障企业内部各个机构之间信息的传递，进而高效、精确地执行所传递的信息内容，这是办公室组织建设的重点和难点，只有解决了所述内容，才能形象地将办公室建设为信息与材料传递的中转站，进而在保障办公室高效无误地运转同时，促进企业整体的工作效率和高效发展。
三、结论
总的来说，办公室管理工作对于我国企业来说具有重要的市场意义。加强对办公室的管理，能够推动我国企业的管理和发展。所以，为了加强企业各部门结构间的紧密维系和良好沟通，为了提升企业内部管理的水平和质量，为了企业整体走向规范和发展的坦途，我国企业务必侧重于加强办公室管理的建设，加强办公室管理制度的落实，实行监管机制，通过多种渠道优化和完善办公室管理工作内容，从而使得企业管理基础扎实，充分促进企业的稳定与发展。
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作者简介：邱 杰（1987-），女，传播学专业，四川大学出国留学人员培训部，行政管理岗。