已归档的电子文件的整理方法探讨

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摘要：随着网络技术和电子政务的日益深化，电子文件、档案逐渐取代传统的纸质文档，渗透进我们的工作、生活。但在我国的信息化进程中，由于电子文件本身具有的特性，其归档和保存还存在一些问题，未形成一套科学、完善的管理体系。本文从当前已归档电子文件管理中存在的问题出发，以法律政策为基石，为深化电子文件体系建设提出建议。

关键词：电子文件 归档 保存 隐私 整理

一、已归档电子文件整理的必要性

我国颁布的国家标准《电子文件归档与规范管理》对电子文件的定义为：在数字环境及相应设备中形成，存储在光盘、磁盘、磁带等载体中，可通过网络传送、在数字设备上阅读和处理的数码文件。电子文件的诞生是具有改革意义的，相对于传统的纸质文件，它具有操作性强、检索迅速、便于管理和销毁等优点，有利于促进档案工作的快速发展。

但是电子文件非常明显的技术特征也要求有与之配套的归档和整理方法。随着社会的不断进步、发展，电子文件的增长速度、整体规模都在迅速攀升，当前我国大部分企业的单位对纸质文档的档案整理方法都比较完善，但其技术手段、管理原则对电子文件的适用性并不高。因此，我国亟待摸索出一套关于电子文件的归档、整理方法。

二、已归档电子文件管理状况及存在的问题

（一）电子文件的损坏、流失问题严重，管理缺失

电子文件对计算机等数字设备的高度依赖决定了其单一的留存方式，尤其当前很多单位的归档意识不强，没有建立备份数据库，使得电子文件的损坏、流失现象严重。据中国档案学会的《电子文件管理机制研究》中的抽样调查结果显示，超过40%的单位没有对电子文件建立有效留存制度，近三年种，约四分之一单位的电子文件不同程度地出现不可读现象。

实际上，电子文件的管理对档案部门的技术和人员的管理水平提出了严格的要求。有些单位的观念陈旧，忽视计算机技术和人才的培养，造成管理效率低下。

（二）电子文件的隐私和安全问题凸显

我国的网络安全问题一直是社会关注的焦点，城市电子政务报告中显示我国的网站安全指数为35%，远低于发达国家的平均水平，在国际互联网上甚至可以找到很多有保密要求的电子文件。虽然网络实名认证在我国一直作为重要任务推进，但是电子文件泄密、网站攻击等现象还是时有发生。此外，计算机病毒的存在也严重威胁着电子文件的完整性和保密性，随着网络技术的不断发展，病毒的种类日新月异，对电子设备和电子文件的损毁程度也在不断加大，一旦侵入系统，可能导致归档的所有电子文件丢失。

（三）电子文件欠缺证明力，法律地位有待提升

在大数据时代，人们的生活对网络和电子文件的依赖度日益加深，与此同时，相关的矛盾和纠纷也在不断升级，因此基于互联网平台上生成的电子文件能否作为证据来保障人们的利益也成为社会争议的话题。不仅如此，对经济社会而言，电子文件的证明力也在很大程度上影响着企业的各类经济事项，经过修改、传真、复制的电子文件，实际上已经没有了正副本之分，盖章和签名的真实性也无从考证，而且当前的技术水平完全可以实现对电子文件不留痕迹地篡改、盗用，这严重损害着电子信息的真实性，给电子文件的使用和传播带来了巨大的阻力。如果这一问题不能得到解决，那么电子文件对纸质文件的取代是没有任何意义的。

三、已归档电子文件整理体系的改进建议

（一）脱机归档与联机归档模式共存的保管模式

脱机和联机归档模式的本质区别在于电子文件的保管是否依赖于互联网络的存在。脱机归档是一种物理归档方式，可直接将本机（或本系统）产生的文件移交到另一个兼容的计算机上，脱机归档的关键在于信息在两个系统中的可读和完整性。由于不依赖互联网，脱机归档的安全性较高。但过多的文件会占用大量空间，降低计算机的运行速度，这时可以结合联机归档模式共同管理。联机归档实现了终端设备与互联网系统的连接，二者合二为一，形成一个电子档案库，各部门可安装相应的应用程序实现电子文件的上传和使用。

另外，电子文件归档时至少拷贝两套，用以查阅和保存，必要时需纸质备份或建立异地保存制度，防止文件在传阅过程中出现损坏。

（二）严格控制操作权限，提高电子文件保密性

单位对已归档的电子文件要设置操作者的权限，防止外部人员的非法访问。档案保管员应对储存有电子文件的硬盘、系统进行加密管理，重要文件设置开机和系统双重密码，以防发生内部人员窃取电子文件的事件。在对网络病毒的防范中，常规的方法是安装杀毒软件并及时更新，建立防火墙制度。在储存文件的计算机上不随意浏览外部网站，不使用来源不明的硬盘或光盘，接收]件时注意考察其安全性。

从整体上说，当前已归档电子文件的保密性更多依赖于单位的主观措施，因此，管理的根本是强化相关人员的安全意识，建立一体化的电子文件管理制度。

（三）强化技术创新，实现科学管理

电子文件的归档管理可以借助计算机编程手段得到改进。当前RX技术强大的文本处理功能以及高速的执行效率可以实现电子文件的结构性转化，生成可用数据。数据抽取过程具体分为三个阶段：一是用户通过结构化描述法构建文本模式；二是将结构化描述法翻译为正则表达式；三是将结构文本与二中生成的正则表达式进行匹配，匹配成功则可成功得到可用数据，过程如图1。

四、结语

电子文档的归档和整理是互联网时代和知识经济时代的必然选择，二者相互促进，共同发展，因此，一体化管理体系的完善也必将经历一个漫长的过程。这个目标的实现不仅需要更新社会人员对电子信息的观念，更需要从技术上对存档和管理手段进行不断的创新和试验。

参考文献：

[1]龙建强.新版《归档文件整理规则》修订内容浅析[J].机电兵船档案，2016，（02）.

[2]见雪冬.电子文件归档中存在的问题及建议[J].北京档案，2015，（09）.

[3]马辉.电子文件归档的方法探讨[J].档案编研，2015，（06）.

[4]贺星星.电子文件归档管理方法探讨[J].档案人语，2011，（06）.

（作者简介：朱佳慧，最高学历：本科，职称：馆员，单位：中原工学院，研究方向：档案管理、计算机取证。）