浅谈档案管理

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民政档案管理是民政部门一项重要的基础性工作，也是国家档案事业的组成部分。能否科学地管好用好民政档案，不仅直接影响民政部门职能作用的充分发挥和各项工作的顺利开展，还密切关系着群众的社会权益和切身利益。经过多年实践工作，我认为民政档案管理存在以下几方面的问题：一是档案管理意识不强。虽然机关和下属单位都统一了认识，加强了领导，增加了对档案工作的投入，但不少档案人员档案意识薄弱，档案知识和档案法律法规严重缺乏，轻档案重业务的思想根深蒂固，更有少数领导干部片面地认为档案工作只是档案员的事情，因而造成了档案资料残缺、行文不规范及“三色笔”等现象的普遍存在，严重影响了档案的保存寿命；二是档案资料收集不全。由于在档案管理中存在相关业务科室和事业单位各自为阵的现象，致使办公室在收集和整理档案材料时，往往收不齐，收不到，一些有价值的必须归档的资料被遗漏，给民政档案工作造成了很大的损失。有些同志为图使用方便，将具有查考利用价值的“真品”长期“占为己有”不移交，从而使部分档案存在空缺现象，这样既影响了档案的完整性，也影响了档案的发掘利用，对服务日常工作也会带来诸多不便；三是档案人员业务不精。近年来，民政部门虽然建立了一些档案工作管理制度，但在实际工作中这些制度的作用没有很好地发挥出来，近似“名存实亡”。究其原因，主要有两个方面：一是多数档案人员未接受过专业培训，缺乏档案管理及档案开发建设的基本知识；二是相关业务科室和事业单位的档案人员认为，只要把现有的业务工作资料简单地收集后装订整齐就行了，不清楚哪些资料应该上交，也不明白怎样整理才算科学规范。四是档案利用效率不高。民政工作的特点决定了民政部门形成的档案不仅种类多、数量大，专业性强、管理复杂，而且有些档案需要直接为社会提供利用，为广大民政对象服务。民政部门虽然在地方档案部门的指导下积极开展了档案利用工作，但因档案存在缺、漏现象，显得“只可远观而不可细瞧”。总的看来，民政档案在收养、优待抚恤、复退军人接收安置、婚姻登记、续写民政志等方面的利用仍有欠缺，略显单薄。

以上问题存在的原因是多方面的，如果继续长期存在下去，无论是对民政部门的各项工作，还是对国家的档案事业，都会带来不应有的损失。因此，我们应当认真研究和解决存在的问题，采取相应的对策，加强民政档案的管理。为切实做好民政档案管理工作，我分析制定了以下几项对策：一是加强法规宣传，强化档案意识，注重资料收集的系统化。首先，要加强对档案工作的重要性、现实意义的宣传，使广大领导干部真正懂得档案管理的目的、要求和方法，不断提高他们参与档案管理工作的主动性、积极性、自觉性，督促各科室主动上交归档资料，实行集中统一管理。其次，要动员和组织全体工作人员参与档案工作，加强对日常各类文件资料的收集、保管，注意为日后积累史料。对不能立即收集的，要做好清理和交接登记，掌握资料的着落，便于以后的整理归档。二是加强队伍建设，强化业务素质，注重服务本领的现代化。档案数量的不断增长、内容的不断丰富、载体形式的多样化、管理手段的现代化，都对档案人员的科学知识、业务水平及现代化设备操作技能等方面提出了更高的要求。因此，民政部门要从档案事业发展的长远规划着眼，努力建设一支适应时代要求的高素质的民政档案队伍。一要通过各种培训方式，加强民政历史、民政实践、民政理论的学习，突出档案管理的针对性和超前性。二要开展经验交流，提高档案人员信息化管理的知识水平和操作技能，提高工作效率。三要从政治、生活、工作等方面关心支持档案人员，帮助他们解决一些实际困难，不断提高档案人员的积极性和主动性、确保档案队伍的稳定发展。三是加强建章立制，强化贯彻落实，注重档案管理的规范化。要深入贯彻实施《档案法》，完善档案管理的规章制度，建立健全各项档案管理制度和保密制度，并狠抓落实，使档案管理工作朝着标准化、规范化、科学化、现代化方向发展。同时，也要把档案管理工作与其他各项业务工作放在同等重要的地位，将其纳入民政工作目标考核项目中去，让档案事业与民政业务工作同步发展。四是加强档案利用，强化服务民生，注重档案编研的科学化。档案工作的最终目的是为了提供利用，为社会经济服务。国家档案局在2010年提出“建设覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系”，这为民政档案工作发展提供了广阔空间。因此，民政部门要着眼于人民群众关心、关注的热点、难点问题，积极开展档案编研工作，特别是要加强对婚姻登记管理、城乡居民最低生活保障、行政区划调整、地名数据、优待抚恤等方面的原始档案资料的管理，加快档案信息开发利用的步伐，使民生档案的利用走向深入。