测绘地理信息档案管理思考

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［摘要］

测绘地理信息档案资料是城市规划和管理的数据基础，具有使用数据量大、保存时间久、使用频率高、修改频率高、管理过程复杂等特点，给现行的档案的保存、管理和利用方式带来困难。数字档案管理技术作为解决档案存储问题，提高档案管理效率的有效手段，已得到广泛应用。本文基于北京市测绘地理信息档案现状，分析了测绘档案保存、管理和利用的特点和难点，并就应用数字档案馆技术解决现存问题的成效进行了预估。

［关键词］

测绘地理信息档案现状 数字档案管理

1引言

近年来，由于人口剧增导致的交通拥堵、资源紧缺、环境污染等综合问题日趋严峻，城市发展面临的挑战越来越多。测绘地理信息资料作为城市精细化管理和规划的基础，现势性和丰富程度备受重视。2008年，北京市政府了《北京市人民政府关于进一步加强测绘工作的实施意见》（京政发［2008］11号）进一步明确了缩短基本比例尺地形图的更新周期以满足社会发展的需要，由此引起测绘地理信息档案资料的增速明显提升，给档案管理增加了困难。另外，随着测绘地理信息行业的信息化建设日渐深入，电子成果等伴随着纸质档案归档成为主流归档形式。因此，电子成果作为信息化产物，也成为一项重要的测绘地理信息档案，增加了档案管理、使用、更新和永久保存的内容。此外，部分档案由于保存年限太久、频繁翻阅使用或更改等原因，给纸质档案的永久保存造成困难，影响了测绘地理信息服务职能的发挥。

2档案现状

2．1存量现状

目前，北京市的测绘地理信息档案资料包括基础测绘、工程测量、航测遥感、地理信息项目成果等各类档案。按照档案介质主要分为纸质档案、电子档案和实物档案，其中电子档案以光盘、硬盘和磁带作为主流保管介质。按照档案内容主要分为基础测绘成果资料、基本比例尺地形图图纸、航测遥感成果、专业测绘和工程测量成果资料、国家测绘标准、项目资料、测绘数据归档光盘等。历史档案最早可追溯至清朝乾隆时期，近年来按照《北京市基础测绘技术规程》进行数据更新，档案数量大，内容丰富，是进行城市变迁研究的重要资料。测绘地理信息档案分类标准首先遵循《中国档案分类法》中对测绘行业档案分类规定。对于国家标准中没有的内容，遵循地方标准。随着北京市测绘数据更新周期缩短以及地理信息相关的信息化项目增多，导致测绘地理信息档案数量增幅上涨。此外，由于北京市城市建设日新月异，带动了与之相关的详细测量、竣工测量、管线测量、拨地规划路等档案变更频繁。总体来讲，测绘地理信息档案存量现状呈现出数量多、类别全、增速快、变更频繁等特点。

2．2管理现状

在强化测绘地理信息档案资料管理方面，通过制定管理规定，建立信息化系统和强化管理标准三个方面来解决测绘地理信息档案资料的保存和利用问题。现有的档案管理规定涵盖了归档内容、归档时间、档案整理方式、手续办理和管理职责等多个方面。目前，测绘地理信息档案管理采用人机结合方式，主要操作环节包括归档－入库、借阅－归还、借出－修改－重归档、统计报表、盘库等。对于频繁借阅的档案类型，例如工程测量档案，建立了专门的信息系统，用于办理归档、借阅－归还手续，并实现对借阅情况进行统计分析，为决策层提供参考依据。其余档案，主要利用Excel表格完成对大部分档案信息的维护工作，包括档案名称、归档时间、档案编号等。此外，库房盘点作为档案管理的重要环节，依靠人工核对Excel表来完成，由于档案数量大，excel表格数量多，给库房盘点工作带来极大困难。

2．3利用现状

可供利用的档案资料包括纸质档案和电子成果。常供借阅的纸质档案资料包括：规划路、拨地、验测、放线、竣测、详测、市政、房地产测量、鉴定、规划路、管线、文书、光盘等。按照利用方式主要分为归档、借阅、借出修改，规划路档案资料的修改最为频繁。在所有纸质档案中，工程测量档案借阅数量约占70％。常供借阅的电子成果资料包括控制点资料、数字地形图等，目前对企事业单位和社会公众公开提供［1］。

3现存问题

（1）频繁的借阅给纸质档案带来损毁风险

在北京市城市规划、城市建设、地形图更新等过程中，相关测绘单位需要频繁调阅档案原件，包括控制资料、拨地、规划路、房产测绘等相关档案。由于外业环境较为艰苦，加之频繁的调阅、复印等，使得档案原件受到不同程度的损坏，更严重者甚至造成档案原件的永久损毁和丢失。

（2）永久保存的历史档案亟待寻求更为彻底保存方式

历史档案资料，经过多年保存，受到空气中酸、碱等物质的慢慢侵蚀，加之失水、以及气温变化带来的破坏，许多纸张已经十分脆弱，面临消亡。此外，历史档案内容多为手写，目前手写字迹已很难识别，如果任其发展下去，档案内容将无法使用。

（3）人工管理方式与档案管理效率和利用率之间存在矛盾

纸质档案数量有限，无法同时提供多个单位借阅的使用，导致档案利用率受限。目前，档案管理，包括档案借阅、归档、盘库等，主要依赖人工维护的excel表格和纸质单据，在管理过程中，需要维护多项冗余信息，且多个Excel表格记录需保持同步，维护工作繁杂且易出错。此外，档案库存位置查找过程中，依赖专业人员的经验，对工作人员的熟练程度要求较高。

（4）科技变革带来的挑战

随着测绘地理信息行业信息化建设的逐步深化，测绘生产模式逐步向信息化和无纸化过渡，数字化成果的类型、数量、更新频率不断增多，针对电子成果的管理、更新和归档制度也在日趋完善［2］。现行的以人工管理为依托，以纸质介质为载体的管理方式在管理数字化成果归档、管理、登记、变更以及借阅方面存在许多问题。

4应用数字档案管理技术成效预估

4．1彻底实现档案永久存护

借助数字档案管理平台的扫描数字化技术、海量电子档案高速在线浏览，存储、备份和保密技术，实现纸质档案的全部数字化［3］，将给现有档案保存和利用方式带来巨大变革。首先，对于珍贵的历史档案，将彻底解决濒危历史档案的抢救性保护和永久保存难题［3］。其次，以借阅为目的档案查询和借出，将利用电子档案综合管理平台实现自助查找和下载，介质将由纸质原件转变为电子档案的打印版，避免了纸质档案原件或副本暴露在外部环境中引起的损坏，减轻了管理人员的查阅工作量，同时，由于打印数量可由用户自定义，一本档案同时可满足多用户的使用需求，提高了档案原件的利用率。此外，对于电子成果将逐步推动电子归档，通过网络传输，在电子签名、水印和版本控制等技术支持下完成归档过程，并实时提供在线浏览和借阅。

4．2提升档案利用效率，提升测绘生产的信息化程度

数字档案管理核心技术履行的职能包括：

（1）档案管理职能：

包括日常档案归档、借阅等办公信息化，档案库房管理智能化、档案利用情况的统计与报表等［4］；

（2）档案服务职能：

在线综合管理平台满足多用户对电子档案的在线快速浏览、查询、借阅、下载和打印等需求，将传统的人工管理过程借助计算机实现，满足政府机关、企事业单位、生产部门和社会大众提供测绘档案的使用需求，提高档案的利用率；

（3）档案编研与信息挖掘职能：

以应用为目的，对电子档案库多类档案进行主题编研，对多类档案蕴藏的信息进行深层次挖掘，发现新知识，服务于现有的科技项目［5］。应用数字档案管理技术，将提升测绘地理信息档案管理的信息化程度，提升现有纸质档案利用广度和深度。

4．3探索行业间的技术交叉，推动测绘科技创新

数字档案管理技术结合地理信息行业的地理分析、室内定位和虚拟现实技术，可以实现档案管理的虚拟化和智能化。利用地理信息档案特有的位置信息结合二维码识别技术，通过档案的流向跟踪，可以精细化的获取与档案相关联的工程信息，为项目管理提供决策支持。在室内定位和虚拟现实技术的支持下，可实现库房管理的真三维可视化，为海量档案管理提供有效的管理途径，提升档案管理效率。通过行业间的技术交叉，探索具有测绘地理信息行业特色的数字档案管理解决方案，推动测绘科技的创新。

作者：赵凌美 赵春香 单位：北京测绘设计研究院

参考文献

［1］张维娜．基于GIS技术的测绘成果档案快速提供系统建设［J］．测绘通报，2011，10：53－55．

［2］任丽滨，张小刚．浅析测绘档案工作在新时期的机遇和挑战［J］．测绘与空间地理信息，2009，32（4）：191－193．

［3］李培．测绘科技档案发展战略的思考［J］．测绘与空间地理信息，2004，27（5）：21－23．

［4］余建军，程超鹏．省级测绘资料档案综合管理系统的研建［J］．地理信息世界，2010，5：69－72．

［5］丁允旭．具有空间查询检索功能的数字测绘成果档案管理［J］．测绘通报．2005，（8）：61－64．