档案管理工作现代化分析

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摘要：

随着信息技术的发展，档案管理现代化已经成为档案管理工作的必然要求。基于此，本文在分析现代化管理技术在档案管理工作中可能性的基础上，对现代化档案管理方法进行探讨。

关键词：

档案管理 现代化 信息技术

一、现代化条件下档案管理工作的可能性分析

1.现代化的信息技术为档案管理工作提供了广阔的前景

随着科学的不断发展，人类对科学技术的研究和开发能力也随之逐步提高，从科学技术的新技术来看，从20世纪50年代以来的第一代计算机研究成功，电脑技术的进步正在发生巨大的改变，这些技术是当前档案管理可以借鉴的基础。从管理角度来看，人类知识的增加，原有的管理模式、经营理念、管理理论，已经不能适应新时期发展的要求，只有在使用新的管理理论、管理理论的基础上，才能真正符合人民的实际需要。因此，使用现代信息技术条件来加强对档案的科学管理，已成为时展的必然。

2.档案管理工作需要科学的进行现代化的管理

随着科学技术的发展，传统的纸质化档案管理模式已经不能顺应时代的发展。纸质化的档案管理，不仅效率较低，而且不能满足人们的实际需要。随着科学技术的进步，各类档案的数目不断增加，这种纸质的管理模式，早已不再适用。科学技术的不断进步，对于现代化技术的运用也就越来越多，人们可以使用现代化信息技术来加强对档案的管理。例如，可以利用计算机对档案进行归类、检索、统计，人们在寻找各种各样的信息，只需要用电脑一个简单的搜索就能掌握相关信息。这不仅有助于提高管理的效率，而且还大量节省了人力、物力。因此，对档案管理实施现代化的管理，已成为档案管理发展的一种必然要求。

二、现代化的档案管理的基础路径

1.现代化的档案管理工作要取得的领导的重视和支持

第一，要切实重视对档案管理现代化工作的资金投入。确保档案管理现代化建设可以顺利进行的基本保障是资金的投入，只有在资金支持的情况下，才能真正引入先进的科学和技术条件，从而可以加强对管理人才的引入，进而确保档案管理现代化建设的进一步发展。第二，领导要站在历史和发展的角度正确看待档案管理现代化工作。在过去的档案管理模式中，只需要人的参与就可以完成，这种方式效率落后，满足不了人民群众对档案管理的真实要求。而面临着现代化科技的发展与进步，领导只有真正用发展的眼光认识到档案管理现代化的重要性，才能确保本单位、本地区的档案管理工作走在其他单位、其他地区的前列。第三，多管齐下，加强对档案管理现代化的监督和管理。档案管理现代化的工作需要具备各种管理制度和管理条件，在这种情况下，领导要加强监督，一是加强对资金使用的监督，二是加强对各项管理制度的监督，三是加强对档案管理现代化的指导等方面。让档案管理现代化工作在领导的监督和指导下，科学正确地发展。

2.努力培养高素质的档案管理专业人才

首先，要建立档案管理专兼职队伍。目前，由于档案管理室的工作人员较少，因而影响到档案管理的水平。面对这种情况，不但要加大对档案管理室的人员投入，还可以在单位的其他部门抽调部分工作人员负责档案的收集、整理等各项工作，从而保证在人员充足的情况下，进一步提升档案的管理水平。这样，就形成了档案管理的专兼职人员相结合的管理队伍，有效确保了档案管理现代化的实现。其次，要加大对档案管理工作人员的培训，让他们掌握较为先进的管理技术。拥有着熟练的管理经验和先进的管理技术是做好档案管理现代化的前提。除此之外，还必须舍得投资。一是加大对档案管理人员的培训；单位可以聘请档案管理行业和高科技技术领域的行业人才对档案管理人员进行培训，让广大档案管理人员掌握先进的管理理念和管理技术，为实施档案管理现代化奠定人才基础。二是提高对档案管理人员的工作待遇，确保他们积极参与到档案管理工作中去。

3.建立符合档案管理现代化的管理模式

档案管理的现代化管理模式中所进行的所有活动，它的基础都是在统一安排中进行的。因此，制度的完善是是否确保档案管理现代化管理模式的基本要求。对于档案管理部门来说，符合现代化的管理模式的管理制度主要有档案的收集制度、整理制度、移交制度、立卷制度、查阅制度及管理人员制度等。档案管理部门要根据自身部门的实际情况制定相关的制度。在具体操作上，档案管理部门要对工作管理人员进行严格监督，要严格按照制度的要求进行，防止任何形式违反制度的情况存在。对于广大员工来说，员工是借用、查看档案的主体。因此，还需要依据广大员工实际情况制定相关的管理制度，特别是要突出现代化的管理制度。如可以建立员工借阅档案制度、归还制度等，这些制度要统一利用现代化的信息技术条件，让所有员工都能通过网络了解自己所查阅档案的基本内容、借阅情况等。

三、结语

综上所述，现代化的档案管理制度需要在领导高度重视的基础上，采取正确的措施，建立一支专兼职的现代化档案管理工作人员，不断加强对工作人员的培训，还需要对档案管理部门和广大员工制定相关的管理制度，确保现代化的档案管理沿着正确的健康的道路发展。

作者：王英 单位：中铁二十一局集团第五工程有限公司