浅谈如何促进医疗保险业务档案规范化管理
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【摘要】医疗保险档案管理是具体落实国家医疗保险政策重要手段和方法，医疗保险档案管理的适当与否、效率的高低都直接关系到每个参保人员的切身利益，影响着医疗保险事业的健康发展。因此，促进医疗保险业务档案的管理对医疗保险事业的发展有极其重要的意义。文章就我市社保档案管理现状谈如何促进医疗保险业务档案的规范化管理。
【关键词】规范化管理；医疗保险；业务档案；措施
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1006-0278（2013）07-040-02
医疗保险是建设有中国特色社会主义保障体系的重要组成部分，对于构建和谐社会起着重要作用，医疗保险档案管理是具体落实国家医疗保险政策重要手段和方法，医疗保险档案管理的适当与否、效率的高低都直接关系到每个参保人员的切身利益，影响着医疗保险事业的健康发展。近年来兴化市医疗保险管理处以《社会保险业务档案管理规定（试行）》（以下简称《规定》）的颁布实施为契机，克服种种困难，从加强队伍建设、加强档案基础建设、健全体制机制等方面加强了医疗保险档案管理，提高了档案管理水平。
一、历史背景
兴化地处苏中里下河腹地，是一个农业大市、人口大市、经济薄弱市，城乡居民有150多万。早在2006年，市政府着眼管、办分离，医、保制衡，将新农合经办职能由卫生部门划归劳动保障局，与城镇职工医保、城镇居民医保一起统一由兴化市城镇职工医疗保险处经办，三大医疗保险从而初步实现了“管理并轨”，但问题也随之而来，尤其是档案管理方面的问题，主要表现在：一是专业人员缺乏，当时三大医疗保险参保人数有140多万，而工作人员只有20多人，根本抽不出人手专门管理医疗保险档案，档案管理都是由各股室人员兼任；二是办公场地拥挤，没有专门存放档案的库房，业务档案资料散放在各业务股室，极易造成丢失或损毁；三是没有建立档案管理制度，管理标准不明确，缺少有针对性和可操作性的业务档案分类方法和归档范围标准，业务档案主要根据工作惯性来开展，如对重要的公文、财务档案相对规范，对参保登记、特遇审核、社会保险账户管理等环节的业务档案管理不够规范；四是经费保障不足，可调剂的业务档案管理经费极少，只能用于购买档案柜、卷宗、卷盒等最基础的设施和物资。
二、加强档案管理的措施
2009年7月《规定》颁布实施后，领导意识到了医疗保险档案是参保单位和参保人员履行缴费义务和享受医疗保险权益的原始凭证，是医疗保险经办、管理和服务工作的客观记载，是医疗保险经办机构落实对参保人员“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的基本前提，是研究医疗保险事业运行轨迹和发展规律的珍贵史料；认识到医疗保险档案管理是加强医疗保险经办管理服务最重要的一项基础性工作，于是将医疗保险档案管理工作定位于“医疗保险经办最重要的基础管理工作，加强经办能力建设重点工作”，将档案管理工作与业务经办工作同时部署，采取了以下措施加强医疗保险档案管理，使得我市医疗保险事业取得了健康、长足的发展。
（一）加强队伍建设，不断提升档案管理人员素质，提高医疗保险档案管理水平
医疗保险档案管理工作是一项政策性、业务性很强的工作，要求档案管理人员必须具备较高的政治思想素质、较强的专业技术知识和熟练的操作技能。因此我们首先在选配专兼职档案管理人员时严把入门关，力求把精通业务、工作扎实、善于协调、敢于管理的干部调配到档案管理岗位，目前已有专职档案管理人员5人，学历均在大专以上；其次，针对部分人员缺乏经验、档案业务不熟的实际，先后派到泰州市人力资源和社会保障局、市档案局参加岗位培训，学习档案的专业理论、法律基础知识，以及医疗保险业务档案归档范围、管理流程和软件操作等，有效地增强了档案管理人员的业务素质和专业技能；最后还多次组织医疗保险档案人员到省厅、泰州市参观学习，派员参加全国档案学会的学术研讨活动，了解最新档案管理理论和管理技术设备，提高认识，开阔眼界。
（二）夯实基础建设，全面推进档案安全集中管理
档案管理最重要的是确保安全，要不断加大资金投入，完善档案用房，特别是档案仓库的基础建设，扩大库房面积，全力推进档案集中管理。为确保档案存放安全，我们按《档案室建设规范》，将原技工学校用房进行了改造，为档案用房安装了防护门窗、监控设备、消防器材、密集架等，配备温湿度测量、除湿、空气调节、灭火等设备，将原散放在各股室的医疗保险业务档案进行集中管理。
（三）从建章立制入手，促进医疗保险档案管理工作规范化
制度建设是档案工作的基础，加强制度建设，严格依法做好档案工作，使档案管理工作朝着规范化、制度化方向发展，是新形势下对档案工作的迫切要求。为此我们在2010年7月制订了《兴化市城镇职工医疗保险管理处档案管暂行规定》，建立、健全了档案收集、整理、移交、保管、利用、统计、销毁等方面的档案管理制度；2011年5月制订了《兴化市城镇职工医疗保险管理处档案归档范围和保管年限》，明确了档案分类方法、归档范围标准和保管年限。
（四）强化档案管理先进办公意识
档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，医疗保险业务档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。随着我市三大医疗保险的发展，医疗保险档案数量越来越多，管理方法手段的落后，给保管和利用带来了困难，直接影响到档案管理的质量，因此，引入现代化办公手段是提升基本医疗保险档案管理水平的现实选择。2007年我们对全局工作人员进行了办工自动化培训和考核，2010年从泰州社保局引进了档案管理软件，派人员到泰州市局学习、请泰州市局专家来我局现场指导，让档案管理工作者掌握和运用现代化科技手段和先进操作技术，从而克服了传统档案管理存在的负担重，重复劳动多，劳动强度大等弊端，大大提高了医疗保险档案管理水平。
近年来，在各级领导的关心支持下，经过全处工作人员的奋力拼博，我市医疗保险档案管理工作取得了一定的进展和成绩，但同周边省市相比还有很多差距。今后，我们将按省厅、泰州市局社保中心要求，切实推进馆室现代化、操作标准化、资源信息化、服务人性化、队伍专业化建设，不断提高医疗保险档案管理工作水平，履行好我们对广大参保人员“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的承诺。