浅谈档案对企业经济管理的价值
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摘 要：本文主要通过对档案价值内涵、构成、实现过程的认识，论述了在市场经济条件下，企业档案作为企业储备技术、储备文化、企业的财产组成部分，最终要产生社会效益和经济效益。阐明了提高企业档案利用价值，它不仅是优化馆藏，实现企业经济管理的需要，也是有效开发档案信息资源的需要，同时也是为企业利用档案可持续发展的需要，具有突出的现实意义和深远的历史意义。
关键词：档案 管理 价值
随着市场经济的不断发展，档案查考利用方式、范围发生了很大变化，档案的价值越来越引起人们的高度重视，在企业的经营和经济的可持续发展的过程中，档案的利用发挥了不可替代的重要作用, 档案之生命力的根基在于档案自身所特有的价值，就此话题，本人谈谈对档案价值的一点粗浅的认识。
一、对档案价值内涵的认识
关于档案价值的内涵，在档案学界有三种观点：一是利用价值论从实用主义角度出发研究档案价值，认为档案价值是指档案的利用价值、使用价值，也就是档案对人们的有用性，即我们通常所说的档案的作用。二是劳动价值论从马克思主义政治经济学的商品价值论角度出发研究档案价值，认为档案价值是指文件管理人员（文书工作者）和档案工作人员在制作、处理、管理文件和档案等活动中，所付出一切辛劳努力等有效的社会劳动凝结。三是主客体关系论从哲学角度出发研究档案价值，认为档案价值属于主客体关系范畴，是档案客体属性对社会主体需要的满足，是社会主体需要对档案客体属性的某种肯定。
二、对档案价值构成的认识
档案的价值主要表现在证据性价值和情报性价值两个方面，是由美国的谢伦伯格首先提出的。他所指的证据性价值，是指由被证明事物即文件产生机构的组织和职能的重要性所决定的价值。情报性价值指公共文件由于含有对各种研究有用的情报资料而固有的价值。档案价值是档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和参考意义。
档案的情报价值也称之为参考价值。档案不仅历史地反映了客观事物和思维发展的纵向深度，而且广泛地反映了事物领域和实践活动的广度。档案以知识原载体的形式，凝结了生产实践、改革社会、创造科学文化等各种实践活动的状况、创造成果以及经验教训，为人们今后处理社会与自然界的关系，处理社会内部人与人的关系，以及与此相联系的探索性和准备性活动等各方面，提供借鉴。因此，档案对于人们查考既往情况，掌握历史资料，研究有关事物的发展规律具有广泛的参考价值。
三、对档案价值实现的认识
一般来说，档案价值的实现，可分为两个阶段。第一阶段是从文件材料到档案，这是档案价值的生成阶段。在这个阶段中，档案工作者可以根据自己的工作经验和档案管理素养，根据对利用者的预测和估计，对具有特殊意义的文件、材料收集、整理、鉴定、保管等工作，把日常工作中形成的文件、材料变成有一定价值的档案。第二阶段，是从档案被利用到产生社会效益和经济效益，这是档案价值实现阶段，档案工作者劳动的目的就是为满足社会的需要，也只有在档案工作的劳动成果与社会需要相结合的时候，这种劳动才能得到社会的承认，档案也只有被完全利用，才能实现其价值，从而转化为社会效益和经济效益。
企业档案价值最终要实现所经历的过程，事实上已经涉及到档案工作的各个方面。影响档案价值能否实现、实现程度如何，有四个方面：一是档案的利用实践。档案价值是客观存在的，但档案处于静态保管时，它的价值只是潜在的。实现档案价值，必须通过利用档案实践，满足对人们的需要。二是档案意识。档案意识就是个人对档案和档案工作的整体认识，档案意识强弱，首先影响到档案的保存和积累，档案意识强，档案保存完整，积累丰富，就会“有档可用，有案可查”，否则就失去档案的价值，其次影响到人们对档案价值的认识，档案意识强，重视档案的作用，在社会实践活动中，人们就会自觉地利用档案，否则，就会“有档不用，有案不查”。三是企业档案管理水平。由于档案数量大而信息分散，影响利用档案的效率，而档案利用者利用档案时都有求快、求便、求准、求全的心理，这就要求档案工作者有较高档案管理水平和良好的职业道德修养，使利用者能以最快的速度，最方便的途径获得最想要的，最准确、最系统的信息。四是社会发展水平。不同的社会发展和发展水平，对于档案利用的需要和可提供档案利用的程度，受到很大的制约，应逐步实现档案开放，使普通社会公众获得利用档案的权利，档案的价值才获得更充分的实现。
四、如何在企业实际工作中提高档案的利用价值
企业档案有价值，最终要产生社会效益和经济效益，利用档案可以减少劳动消耗，节约劳动时间，节省生产费用，降低产品成本，利用档案为技术改造，科研设计，生产经营服务，可以提高劳动生产率，利用档案避免重复劳动，减少损失或支出费用，这些结果之所以成为现实，必然要经历档案价值生成利用的过程，因此有效地把握这一过程，档案价值就可能得到实现，从而产生最佳的社会效益和经济效益，否则档案价值就可能耗散。
根据以上所述，现以企业贯彻ISO9000国际标准（以下简称贯标）为例，在实际工作中如何提高档案的利用价值谈几点认识：
1.企业贯标作为提高质量管理和质量保证水平乃至企业管理水平的一个重要手段，而档案管理作为基础性管理工作的一个组成部分，提高档案利用价值，应做好基础工作。ISO9000标准质量体系中，文件资料和质量记录是质量管理活动的载体，也是外部认证机构审核贯标企业是否符合ISO9000标准的主要依据之一。档案管理应把贯标文件和资料作为管理和控制的组成部分，同时应形成比较严格的管理规范和收集、分类、保管、鉴定、统计的工作细则，对具有考查利用价值的贯标文件、资料、记录应作为归档处理。
2.企业档案是企业活动整体的反映和记录，贯标文档是企业质量活动的反映和记录，具体表现在党政群工作档案、生产经营和技术管理档案、科技工作档案三部分。它是企业各类活动的综合产物，从纵向发展来看，它记录了企业过去与现在的历程，是企业历史的缩影，同时也预示着企业的未来；从横向的活动来看，企业档案是企业党群、行政、经营、生产、科研、基本建设、设备仪器管理、财务和干部管理各种职能活动。在实现企业基本目标活动中，形成有价值的文件材料整体，也是按照ISO9000标准要求必须具备的相关文件资料和记录，从而确保质量体系有效运行。
3.档案人员参与贯标具体工作，可以发挥档案人员在文件资料管理方面的强项，做好文件资料和质量记录控制管理工作，同时通过与其它部门资料管理员的相互沟通、协调，加强档案管理知识的学习，既可以完成贯标要求的文件资料控制，同时为做好档案价值利用打好坚实的基础。
在科学技术突飞猛进，在改革开放发展社会主义市场经济的今天，提高企业档案利用价值，具有突出的现实意义和深远的历史意义。它不仅是优化馆藏，实现企业档案管理现代化的需要，也是有效开发档案信息资源，同时也是为企业利用档案可持续发展的需要。参考文献[1]《现代档案学理论与应用》中国档案出版社 肖文建、杨利华、何振著.[2]《现代档案学理论与应用辅导与考试题解》湖南省档案局科教处编印.[3]《中国档案》2001.12 企业贯标与档案管理 中房集团青岛市房地产开发公司 王爱军.[4]《中国档案》2001.1 全面认识档案价值 重庆钢铁（集团）有限公司档案处 王永全.[5]《中国档案》2001.3 企业档案鉴定工作不应忽视 山西平塑煤炭公司 李利芳.[6]《中国档案》2001.5 企业集团档案工作的新尝试 江西长运集团公司 邓东燕.