图书档案信息化管理探究

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［摘要］随着我国现代化建设的快速发展，社会已经进入信息化时代。信息化与信息技术革新，在社会管理领域中的作用越来越重要。在这样的背景下，图书档案信息化将成为必然趋势。本文阐述了目前图书档案管理中存在的问题，以及在新时期信息化条件下，图书档案信息化管理的具体方法。

［关键词］新时期；图书资料；信息化管理；档案

0引言

图书档案是包含了大量数据信息的一种资源，在信息社会中占有重要的地位，档案管理的信息化是一项涉及多方面、多领域的复杂工程。图书馆是拥有大量图书资料的一种公共场所，其中的图书资料需要规范化管理，只有规范化管理才能保证图书档案工作正常有序地开展。针对图书档案信息化管理工作中存在的问题，本文对图书档案信息化管理的科学性、规范性、高效性进行了探索。

1非信息化下图书档案管理工作中存在的问题

1.1有待优化的陈旧图书档案管理工作模式

随着图书馆藏书的种类和内容不断增加，缺乏开放性和创新意识的传统图书资料归档方式，已经不适应时展的潮流。传统的图书档案管理工作，只对其管理工作所涉及的领域和部门开放。这种以“自己”为主的管理模式，在很大程度上限制了档案信息在更多领域的使用。纸张是承载这些档案资料的主要载体，但随着时间的推移，纸张就会出现破损。再加上越来越多的纸质文件必须以堆放的形式存放，这不仅占用了大量的存储空间，还需要有效控制存放空间的湿度、温度。这“成功”地提高了档案管理工作的成本，也“成功”地降低了档案的利用率。

1.2图书管理员思想落后

图书档案是重要的档案资料,是人文工作成果的综合表现之一。然而总是存在部分图书管理人员，甚至是个别领导干部，单纯地认为图书档案管理的对与错、成与败，对其个人工作环境的发展或在单位的发展前途，都没有什么联系。那些与大众有不同思维模式的管理人员认为，图书档案管理仅仅是一项很简单的工作，并且该工作的模式就是简单地对相关资料进行收集、整理以及归档。同时，还有一部分人认为完成这项流程并不需要学习专业知识以及相关技术，只要是能读书识字的普通人，都可以胜任这项工作。实践取决于实践者的思维模式，也就是这种思想导致很多图书管理者在工作时不假思索，从上至下对图书档案疏于管理。

1.3管理部门对图书资料档案信息化建设不够重视

由于档案管理工作所涉及的领域和事项众多，其工作过程复杂、烦琐，并不能带来可观的经济效益，因此不能引起单位管理者的重视。在这样的条件下，档案信息化建设也没有足够的资金投入和人员投入，导致相关工作难以正常进行。

2信息化条件下图书档案的管理方法

2.1增强图书档案管理规范化意识，学习先进管理方法

当今是信息化社会，高校要增强图书档案管理规范化意识，加大资金投入进行图书资源建设。同时，在科学技术快速发展的今天，管理者有必要有方向、有目的、有选择地学习国外先进的管理方法，并根据我国国情，对图书档案管理方法进行有针对性地修改，然后建立符合自己思维模式的图书档案管理方式。

2.2高等院校要合理利用校园网

新时期高等院校都普及了校园网，由于校园网安全系数比较高，给予图书档案管理系统一个非常好的发展渠道，因此高等院校要合理利用校园网。高等院校可以利用校园网建设网络平台来管理图书档案，并利用高科技优化图书档案管理服务。同时，先进管理平台对于大数据信息的处理效率远高于人工。例如，图书所包含的主题、目录、分类等信息，是查找书籍时必需的信息，为了方便图书信息管理者检索，高校就需要利用校园网建立有针对性的检索入口。

2.3强化管理人员的责任心

由于图书档案信息化所涉及的领域众多，所以其管理工作所涉及的管理部门也非常多，只强化图书管理者的管理意识是不够的。在图书档案管理信息化的过程中，只有强化管理人员的责任心，才能调动管理人员的积极性，增强其对工作的责任感，而不是当一天和尚撞一天钟。

3新时期图书档案信息化管理的优势

在当前的数字化、信息化社会，传统的图书档案管理模式已经跟不上时代步伐，无法满足读者对信息传递速度的要求，也无法适应社会发展的需要，时代对图书档案管理提出了更高的要求——档案管理必须数字化、信息化和现代化。在网络技术不断进步和移动网络APP普及的今天，图书档案管理数字化、平台化、信息化的条件已经非常成熟，信息化管理已成为图书资料档案业发展的必然趋势。图书档案信息化管理具有以下几个方面的优势。

3.1优化保存方式

相对于较为传统的图书资料档案管理方式，新型的信息化图书资料档案保存方法更加有利于保存书籍。在新时期，相关管理人员是根据图书馆管理模式的要求，对各种书籍（不分新旧）及时进行记录分类，由于是人工操作，其中的摩擦以及化学反应一定会对纸质原件造成损伤。然而，图书资料档案管理采用信息化，将原有的纸质图书资料转化为电子数据，就可以避免因为各种形式的直接触碰而所造成的损伤。在新时期档案资料管理领域里，图书管理人员对图书资料档案保存方式进行优化，就是有效降低图书资料档案原件损坏。

3.2优化整合共享途径

新时期的图书档案信息化管理有利于图书资源档案的合并，以供分享。图书管理员通过使用不同设计者提供的信息化管理系统，成功地赋予绝大部分图书资料前所未有的属性，也就是让它们具备了内容上的有效性以及传输途径上的可共享性,直观地扩大适用范围。同时，相对于原件，这些信息化的图书资源，更容易的被使用者使用，可以提高被使用的概率，从而可以大批量的使用于其所适合的范围。

3.3优化检索功能

当图书档案管理应用信息化管理后，资料的检索和使用，将会更加便捷。相对于传统的人力记忆，计算机能够快速反应，显示档案所在地，让使用者可以用电子目录和电子文档归档功能。也就是说，使用者像使用搜索引擎一样，通过输入关键词，经过快捷的检索系统，把相关信息迅速地呈现在使用者面前。

3.4优化人力资源

新时期信息化的管理模式之下，曾经被人们认为是重复、繁杂的劳动工作，在经过信息化的管理之后，档案管理人员通过简单的指令就可以找到目标档案，成功地提高了工作效率，这样既节省了人力资源，又能保质、保量地完成工作。

3.5优化相关服务质量

新时期信息化的管理模式之下，如果内部相关的管理人员自行查询所需要的信息，那么就需要一个以局域网为基础的档案信息化管理系统。与此同时，该系统还能保证相关管理人员能及时和读者进行沟通和联系，从而为读者提供更为方便、快捷的服务。

3.6优化相关工作的社会效益

在网络中的各大平台上，图文档案资料大多以电子信息的形式存在。然而，针对图文资料所涉及的不同领域，也只有以信息通道为基础，才能让其所涉及的各种部门之间不受空间、时间的限制，这样的信息化管理才是成功的信息化管理。这样的信息化管理才是图书资料集成管理的基础，可以为社会带来所谓的社会效益。做到了这些，信息化管理就会提高图书资料档案管理的整体水平，同时也会带来可观的社会效益。

4结语

当今社会是信息化社会。图文资料档案管理者，应当增强自己的管理意识，改变自己的思维模式，以社会公众的要求为标准，在新时期，对图书档案信息化快速发展做出自己的贡献。无论采用什么管理模式、什么管理方法，最终的意义都是服务于大众，这也是其终极目的所在。

主要参考文献

［1］盛年红.档案信息化管理的必要性［J］.机电兵船档案,2007(5).

［2］胡艳华.新时期人事档案管理信息化建设策略探究［J］.人力资源管理,2016(7).

［3］刘若凌,邹冰.新时期血站档案的信息化管理探究［J］.办公室业务,2016(9).

［4］王静.新时期档案信息化管理探究［J］.中小企业管理与科技,2015(8).

作者:王达 单位:山东行政学院