关于医学科研档案管理的思考

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[摘要]用科学发展观指导医学科研档案管理，对于充分发挥医学科研档案在医学科研创新中的作用，对提高医学科研有着重要的意义。

[关键词]医学科研档案管理

医学科研档案是指在医学科研中形成、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式载体并经过立卷归档的文件材料，是医学科研活动的真实记录，是一项重要的信息资源，是医学科研单位的宝贵财富。用科学发展观指导医学科研档案管理，对于充分发挥医学科研档案在医学科研创新中的作用，对提高医学科研水平具有重要的意义。

1医学科研档案的特殊性

医科院科研档案是在实施科研过程中的真实记录，它真实记录了一项研究课题从选题、设计、实施（实验）、鉴定、报奖到成果转化的全过程，而这个过程都要经历一个时间长（如我院的DNA检测、雷公藤等科研项目，历经多年研究）、内容多、范围广的过程；虽然一般的课题都是按专业来进行的，但由于大量的新科技不断应用于医科院科研领域，使得一项科研课题的完成可能是多学科的综合与多部门的协作，这就决定了科研具有连续性强、周期长、专业性强、综合性强、协助多的特点，这一特点必然使得其档案具有形成分散、周期长、成套性强、载体形式多样且数量大等特征。

2医学科研档案质量存在的问题

医学科研档案形成的分散性特征决定其收集困难，多数科研课题从立项到完成周期较长，文件材料在分期分阶段中零星产生。一些课题由若干人或两个以上单位组成课题组，他们可能来自不同的专业、不同的部门（单位），在各自的岗位分散从事着共同的任务，零星产生着文件材料。由于时间长、人员分散，加上有的科研人员在科研档案管理方法和意识上较为欠缺，没有保管科研材料的有效办法和良好习惯，易造成档案材料的遗失，从而导致档案材料收集的不齐全。在课题研究实验阶段，容易发生实验记录、实验报告、计算材料、关键核心文件质量参差不齐的现象，容易发生没有详细的科研背景交代材料和实验记录不完整、不系统，有的对实验目的、结果、步骤、方法等记述不清楚或残缺不全，有的没有按要求进行涂改、修正，随意性大，缺乏统一的记录和规格标准。

医学科研档案专业性强、综合性强的特点，决定了课题文件材料无法用一个简单的范围去框套，对归档范围的确定不尽明确详细、不便操作，从而影响科研档案的准确性、系统性。

部分科研人员过分强调保密的需要，不愿上交全部文件材料，从而使一些关键技术、核心技术的文件材料无从收集；此外，科研项目鉴定、报奖材料与档案归档材料要求的不一致，即科研鉴定、报奖只需来源性材料、鉴定性材料，而一项课题从立项到结束这一过程所产生的凡属于科研档案归档范围的均要归档，也是造成核心部分技术资料缺乏的原因。

3提高医学科研档案管理质量的对策

3.1采取定期收集和随时收集相结合的方法强化管理

针对科研课题文件材料产生分散的特点，强化科研档案工作收集是有效的管理方法。如采取提前介入和全程跟踪等措施，在课题开始时即建立档案跟踪袋，规定统一的记录用纸等，要求课题组严格按照要求做好记录、收集、归档工作，并定期检查，全程跟踪；建立课题负责人立卷归档责任制、申报建档审批制及归档保证金制度，即明确课题负责人为立卷归档第一责任人，在科研课题完成鉴定之前，如果没有归档证明，则不予验收、不予鉴定。通过以上措施，让科研档案的收集归档成为科研活动的一部分，成为科研人员的自觉行动，从而从根本上确保科研档案材料的收集齐全。

很多科研课题由来自不同部门的人在各自的岗位来进行，如不及时将散存于个人手中的实验材料进行收集，很容易遭到自然或人为的毁坏，导致科研材料破损甚至丢失，不利于科研档案的收集。因此，课题开始时，档案管理部门应会同科研管理部门及课题负责人，根据该课题的研究特点，对其各个阶段所应形成的各类科技文件材料进行详细划分，明确收集的要求、时间、份数，并在课题组指定一名资料专管员，负责收集、整理科研各阶段所应形成的各类科技文件材料，在每一阶段完成时，将该阶段所产生的科技文档进行收集整理。

除了定期收集归档外，还可以采取随时收集的方法。如立项文件、学术论文、查新材料、验收鉴定等与科研项目有关的其他材料都可随时收集。

3.2 明确该课题的具体归档范围

针对科研课题文件产生的专业性特点，及科研课题文件产生的情况，全面确定归档范围。档案部门要根据国家档案局等部门关于科研档案归档范围的规定，结合本单位科研人员从事的专业和研究方向，广泛征询有关部门和人员的意见，区分专业制定归档范围，特别是要把不易归档的关键技术、核心技术的文件材料列入归档范围。在每个课题开题之前，会同有关人员明确该课题的具体归档范围。

科研课题文件材料归档缺少关键及核心技术材料，很大一部分属“人为”障碍因素，针对这一“人为”原因，要提高科研人员的档案意识，不断强化科研人员对科研材料的积累归档行为，让其明确科研材料归档是科研人员的职责和义务，建立健全对科研人员的监督约束机制。一是要建立科研考核机制，用目标责任书加以督促。要把科研课题文件材料的归档纳入科研人员年度考核，并签订责任状，年终由档案部门进行考核评分。二是把好课题研究参与人员的归档情况的审查。调动人员所经手的课题如果已结题，必须整理归档，如果课题尚未结束，本人必须做好材料移交工作。

3.3 实行科研工作和建档工作同步管理

一份高质量的科研档案不是单纯的材料堆积，而应能准确、系统、完整地反映出科学技术研究活动的相关过程和具体成果。在遵循医疗科技档案管理原则的基础上，应从立项指导、中期检查、参与验收、审核鉴定四个方面对科研活动进行全程跟踪管理。科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须纳入研究机构的科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、成果管理等工作紧密结合，实行科研工作和建档工作同步管理。即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、评审科技成果与验收、评审科研档案同步；申报科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。

参考文献：

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[2] 曾艺芝, 李彦搏, 罗卫东. 医院科研档案的“四同步”管理[J]. 中华医院管理杂志,1997, (6): 352-353.