关于工程索赔资料收集的浅述

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摘要：本文笔者根据自己的多年工作经验，主要阐述了关于在工程施工中承包人在索赔中证据资料收集的要点。

关键词：索赔、依据、资料、收集

Abstract: in this paper the author according to his many years work experience, the main expounded on in engineering construction, the contractor on the claim evidence in the key points of the data collection.

Keywords: claims, basis, material, collection

中图分类号： G272.2 文献标识码：A 文章编号：

索赔的概念和作用

索赔是当事人在合同实施过程中，根据法律、合同规定及惯例，对并非由于自己的过错，而由于合同对方应承担的情况造成损失后，向对方提出补偿要求的过程。在工程建设过程的各个阶段，都有可能发生索赔。如果承包人不能进行有效的索赔，不精通索赔，往往会损失的得不到合理的、及时的补偿，从而不能进行正常的生产经营，甚至破产。索赔在施工合同中是经常出现的，并且费用可观，作为施工单位来说，就是要按合同文件的要求认真收集，做好各项索赔的证据和资料, 使自己在索赔谈判时处于有利地位，争取费用索赔的批复，维护单位利益。

索赔的程序

索赔程序是从索赔事件产生到最终处理全过程所包括的工作内容和工作步骤，是一项繁琐、细致、耗费精力和时间的工作，所以承包人必须严格按照合同规定的索赔程序进行工作，才有可能圆满解决索赔问题。索赔的简单流程如下：索赔事件发生承包人提出索赔意向承包人准备索赔文件监理工程师审核索赔文件监理工程师与承包人、业主协商后提出索赔处理意见业主对索赔的审查承包人同意索赔处理或不接收索赔处理结果，可以仲裁或诉讼。

2.1上报索赔意向书。当索赔事件发生后，即需根据招标文件及合同要求中有关规定在21天内上报索赔意向书到监理办，同时抄送指挥部。意向书中应包含索赔桩号或结构物名称、索赔事由及依据、事件发生起算日期和估算损失，无须附有详细的计算资料和证明。让监理工程师通过意向书对整个事件的起因、地点及索赔方向有大致了解即可。

2.3、详细情况报告。在索赔事件的进行过程中，承包人应每隔一段时间（一般为每个月）应向监理工程师提交索赔事件的阶段性详细情况报告，说明索赔事件目前的损失款额影 响程度及费用索赔的依据。同时将详细情况报告抄送、抄报相关单位。

2.4、最终索赔报告。当索赔事件所造成的影响结束后，施工单位应在合同规定的时间内向监理工程师提交最终索赔详细报告，并同时抄送、抄报相关单位。最终报告应包括以下内容：①索赔申请表：填写索赔项目、依据、证明文件、索赔金额和日期。在高速公路工程施工中，索赔项目一般包括工程变更引起费用、工期增加，由于政策处理影响造成局部或部分地段停工等引起的机械、人员窝工，相应工期及费用增加等。②批复的索赔意向书。③编制说明： 索赔事件的起因、经过和结束的详细描述。④附件：与本项费用或工期索赔有关的各种往 来文件，包括施工单位发出的与工期和费用索赔有关的证明材料及详细计算资料。

2.5索赔谈判。索赔是一项复杂细致而艰巨的工作，要确定正确的索赔战略和策略。通过对被索赔方和自身经营战略分析，确定索赔目标。谈判之前要做好充分准备，谈判过程中要讲事实，重证据，既要据理力争，又要适当让步，机动灵活，最终达到索赔的目的。

三、索赔证据的收集

在索赔的全过程中，承包人最重要也是最基础的工作就是收集证据资料。

3.1 索赔资料的要求。

3.1.1 真实性。索赔证据必须是合同履行过程中确实存在和实际发生的，是施工过程中产生的真实资料，能经得起推敲和查证。

3.1.2及时性。索赔证据的取得及提交应及时，要特别注意合同条款中规定的索赔的时效性及证据资料的时效性，及时性反应了承包人对索赔管理的态度和水平。

3.1.3全面性。所收集的索赔资料能说明事件的全过程，索赔报告涉及的索赔理由、事件过程、影响、索赔值等都应有相应证据，不能零乱和支离破碎。

3.1.4系统性。索赔证据资料能系统的反应索赔时间的全貌，从时间、空间、原因、过程、结果等方面系统的给予证明。

3.1.5关联性。索赔的证据应当与索赔事件有必然联系，并能说明互相说明、符合逻辑、不能互相矛盾。

3.1.6有效性。索赔证据资料必须具有法律效力，一般要求证据必须是书面文件，有关记录、协议、纪要必须是双方签署，工程中重大事件、特殊情况的记录、统计必须有相关人员签字，为对簿公堂做好基础。

3.2收集证据资料。索赔意向书递交监理工程师签字确认后，要及时收集资料，重要资料需有监理的认可。有些资料监理确认困难时，可以通过公证机关给予公证。索赔资料在很大的程度上关系到索赔的成功与否，资料不全、不足或没有，索赔是很难取得成功的。主要的索赔证据资料有：

3.2.1各种合同文件。包括工程合同及附件、中标通知书、投标书、各种标准和技术规范、图纸、工程量清单、工程报价单或预算书、有关的技术资料和要求等。具体的如发包人提供的水文地质、地下管网资料、施工所需的证件、批件、临时用地或占地手续、坐标控制点资料，时代在进步，政策处理的难度越来越大，承包人施工用地计划必须在正式开工后及时上报，为以后的索赔做好前提准备。

3.2.2经监理批准的承包人施工进度计划、施工方案、施工组织设计和具体的现场实施情况记录、施工人员每月统计表、每月施工设备报表等。并按时间顺序归档，以便随时查阅。

3.2.3施工日志、备忘录等，施工中发生的影响工期或工程资金的所有对承包人有利的事件，导致现场人员、设备的闲置清单均应写入施工日志，每月上报监理。

3.2.4工程有关施工部位的照片及录像等。保存工程照片需能有效的显示工程受外界影响的情况，能涵盖标志性的建筑物，拍摄时应注明日期事件等六要素，以便日后识别，必要时可请公证处给与公证。

3.2.5工程各项往来文件、记录、指令、信函、通知、答复等。有关工程的来往文件内容包括某时期工程进展情况的总结以及和工程有关的当事人，特别业主和监理下发的各种文件签发日期对计算索赔的费用和延误时间具有很大的参考价值。

3.2.6工程各项会议纪要，协议书以及各种签约、与业主代表的谈话资料等。在此类会议上，目的就是解决施工中可能发生或已经发生的意外情况，会碰到或已经碰到的延误事由。一旦发生进度受到延误，承包人即可根据此类文件记录说明延误的原因是业主造成，为索赔提供有利证据。

3.2.7发包人或工程师的各种书面指令书和确认书，承包人的报告文件等。

3.2.8气象报告和资料。如有关天气的温度、风力、雨雪的资料等。

3.2.9投标前业主提供的参考资料和现场资料。

3.2.10各类财务凭证。承包人应注意保管和分析工程项目的会计核算资料，以便及时发现索赔机会，准确地计算索赔的款额，争取合理的利益。

3.2.11其他。包括官方的物价指数、影响工程造价、工期的文件、规定等。

四、结束语

索赔工作是一项艰巨、复杂、涉及较多技巧和较广知识面的工作，索赔资料的收集完善与否，需要项目部设置应该有专门负责的部门，做到职责分明，具体工作落实到人，做好证据资料收集完善，才能保证索赔的顺利进行。

参考文件：

1、《公路工程国内招标文件范本》（2009年版），

2、《公路管理和实务》（第三版），全国一级建造师执业资格考试用书编写委员会编写。