数字博物馆建设项目中的甲方管理
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随着社会信息化进程的加快，从20世纪90年代开始，世界各国的博物馆纷纷开始进行数字博物馆建设，以故宫为首的国内几家重要博物馆也从上个世纪的90年代开始致力于以藏品数字化为中心的数字博物馆建设，进入新世纪后，数字故宫、中国大学数字博物馆建设工程、首都博物馆数字博物馆项目等大型数字博物馆项目的相继展开，昭示着中国数字博物馆建设已经进入一个高速发展的新阶段。作为一个国家级的美术专业博物馆，中国美术馆的信息化建设起步于上个世纪末。十多年来，从信息基础工程搭建、触摸查询系统的研发、藏品信息管理系统建设到中国美术馆官方网站的成功运行及两次改版，中国美术馆的数字美术馆建设项目经历了从小到大、由基础到应用，从分散到集中，从简单的独立的单机系统到复杂的集成化的协作平台的建设历程。
虽然对于什么是数字博物馆，至今并没有一个权威的答案，但从世界各国博物馆的数字博物馆建设实践来看，数字博物馆建设就是一个大型的、综合的信息化工程建设，是一个由小到大、由简单到复杂的，由一个个阶段性建设目标走向总体目标的不断累积递进的建设工程。数字博物馆建设是一个单靠博物馆自身无法完成的工程，是一个必须借助社会力量，以项目的方式通过投资方(甲方)与承建方(乙方)共同协作完成的工程。
随着数字博物馆建设项目的内容、复杂性的不断增加，随着项目投资，承包商与相关人员的不断增加，项目管理的内容与复杂程度也在不断增加。如何做好项目的建设规划?如何估算项目成本并使其得到有效的控制?如何有效地控制项目的进程?如何保证项目的质量?如何控制项目风险?如何实施项目相关人员的有效管理?凡此种种，都是作为数字博物馆建设的甲方不可回避的问题。正确处理好这些问题，数字博物馆建设就少走弯路，顺利进行，领导满意、用户满意、承包商也满意。因此，作为数字博物馆建设项目的甲方代表，博物馆的信息化主管部门应高度重视项目管理，用先进科学的项目管理理论指导项目管理实践，以科学管理代替经验管理，正确发挥项目管理中的甲方作用，保证数字博物馆建设的顺利进行。
一、数字博物馆项目管理的相关概念
(一)项目的定义
项目(project)是为提供某项独特的产品、服务或成果所进行的临时的一次性努力。确切地说就是用有限的资源(人、财、物)、有限的时间为特定客户(投资、确定需求并拥有项目成果的组织或个人)完成特定目标的一次性工作。
(二)项目管理的定义
项目管理(project management)是把各种知识、技能、手段和技术应用于项目活动之中，以达到项目的要求。
(三)数字博物馆的定义
对于什么是数字博物馆，至今并没有一个权威且明确的定义。本文所指数字博物馆是指运用计算机技术、网络技术及数字多媒体技术等相关技术，将实体博物馆的职能以数字化方式完整呈现于网络上的博物馆。具体来说，就是通过国际互联网与博物馆内部信息网(局域网)，将博物馆的传统工作方式与计算机网络上的数字化协作方式紧密地结合起来，使实体博物馆的职能在现实与网络虚拟环境中都得到充分实现。
(四)数字博物馆项目的特点
从系统功能上看，数字博物馆建设主要包括：基础平台建设(计算机网络基础建设)、办公应用平台建设(藏品管理系统、展览管理系统、研究管理系统、OA系统以及图书档案管理系统等)与信息平台建设(内部门户网站、国际互联网的官方网站)。数字博物馆项目既有通用信息系统项目的共性，又有博物馆的专业特性，如虚拟展示技术的实现、高精度图像采集、存储与应用管理等。
二、数字博物馆项目甲方管理的内容
随着以计算机技术为核心的信息化技术在博物馆管理中的广泛应用，国内各大博物馆相继成立了信息化主管部门，负责数字博物馆相关项目的规划、实施与使用的全周期管理。博物馆是数字博物馆建设项目中的甲方，博物馆中的信息化主管部门是甲方利益保护者。按要求保质保量地完成数字博物馆各个项目的建设任务，是博物馆信息主管部门义不容辞的责任。
数字博物馆项目的甲方管理贯穿于项目周期的始终，具体表现为以下七个阶段：
(一)意向提出阶段
通常情况下，数字博物馆建设项目的意向提出主要通过两个渠道：一，业务部门根据工作需要提出用信息化手段实现业务建设的需求，并提出建设信息化系统的期望；二，信息化主管部门根据数字博物馆建设总体目标与业务工作现状提出项目建设意向。
意向提出阶段是项目启动的开始。一个项目的启动必须经过意向提出，但不是每一个意向都能够进入开发、实施。
在意向提出阶段，项目管理的重点应是在统筹规划的前提下进行项目的可行性分析。
项目可行性分析应从以下几个方面考虑：
1、项目建设的必要性
2、项目的可实现性(技术可实现性、环境可实现性)
3、投入的合理性与可能性
4、与已建或在建项目的关系与影响
意向提出后的项目可行性分析是数字博物馆项目建设初期的一项十分重要的工作，只有经过充分可行性分析的建设意向才是好的意向。
(二)需求分析阶段
需求分析是数字博物馆项目管理中甲方管理的重点，需求分析的好坏，直接关系系统建设的成功与失败。什么是需求?对于一个项目来说，需求应包括两个方面：项目(自身)需求、产品需求。项目需求是指项目包含的工作内容，所要达到的目标，满足什么业务需求，交付什么成果的总和；产品需求是交付成果的特征，即产品功能性和非功能性的总和。为保证需求分析的质量，避免需求的频繁变更，博物馆信息主管部门要采取科学有效的方法，引导业务部门细化需求。在充分调研分析的基础上，制定(自定或邀请外协单位)完整、清晰、详细的需求分析报告(方案)。
了解项目需求的过程是项目管理与用户的沟通过程，沟通渠道是否畅通、沟通内容是否充分，用户需求是否充分表达，项目管理者是否充分理解用户需求等等，都是影响项目需求调研质量的重要因素。因此，作为数字博物馆项目甲方管理的代表，博物馆信息主管部门的工作人员应注重综合素质的培养与提高，信息管理部门的工作人员不仅要具有计算机技术方面的专长，还应具有良好的沟通能力、分析能力和语言的口头与书面表达能力。
一个完整的需求分析报告(方案)应包括：当前业务流程分析、未来业务流程分析、当前业务与未来业务的差异分析，信息系统功能需求、非功能需求(运行环境需求、安全需求)，各项相关行业技术标准，以及需求的优先次序等。
需求分析报告(方案)形成以 后，需要得到使用者和业务主管的认可。
这个需求分析阶段基本是由博物馆信息主管部门组织应用需求部门进行的前期需求分析。当然，信息主管部门也可要求开发公司或软件专家参与需求分析。完成的需求分析报告(方案)将会以需求书的方式出现在项目招标文件中。
(三)承包商选择阶段
1、自选承包商或邀标
根据《政府采购法》的相关规定，在确定采用自选或邀标确定供应商的办法以后，选择供应商就成为甲方项目管理中非常重要的也是极为费时费力的工作。供应商能否选好，直接决定项目的成败。选择供应商时应遵循以下原则：一、技术领先原则，潜在承包商可提供的产品应是采用当下最先进的技术，产品符合各项国际、国内标准；二、综合评价原则，在制定供应商选择评估标准时要本着综合评估的原则，要从商务、技术、价格、服务等方面综合考虑。
此阶段甲方项目管理工作应包括：一、选择潜在供应商。通过市场调查、业内用户咨询、专家咨询等方式划定潜在承包商范围。二、接受潜在承包商项目解决方案。三、制定承包商评估方法与评估标准。评估标准应包括解决方案评估(对产品功能、性能、体系架构、规模、核心技术、成熟度、市场占有率、产品化程度、用户友好性、市场评价、费用等进行综合评估)、软件产品运行环境评估、项目实施评估(包括实施方法、实施费用、实施周期、相似案例等)、培训与售后服务评估(包括培训方式、费用、售后服务方式、响应时间等)、商务评估(企业规模、业绩等)。四、完成潜在承包其他相关调查。如公司实地考察、研发团队调查、用户满意度调查(产品、售后服务)、以及公司对本项目重视程度考察等。对于通用程度较高的产品开发，或技术较成熟的产品，接受承包商解决方案同时可提出产品试用或根据需求的演示性搭建，以得到对产品更直观的认识与感受。
2、公开招标
对于选择以公开招标的方式确定承建商的项目，博物馆信息主管部门要将更多的精力放在需求书的撰写上，对于投资大、功能复杂，系统集成、应用集成要求高的综合应用开发项目，甲方应邀请经验丰富的专家主持或帮助完成需求书的编写。
选择承包商阶段的另一个重要任务就是商务谈判。在一定的策略指导下，通过与承包商反复谈判，确定最优价格与服务条款，最大化地维护甲方利益。商务谈判可以在立项报告审批阶段继续进行，但签订合同必须在立项报告审批之后方可进行。
(四)启动阶段
合同签订后，项目进入了成功与否的关键阶段――启动阶段。做好项目启动管理是甲方细化需求分析，有效控制项目风险、确保项目成功的关键。该阶段工作应包括：
1、确定项目干系人(利害关系者)。项目不同的干系人对项目有不同的期望和需求，关注的目标和重点也有所不同，甚至差异很大。例如，领导可能关注时间进度，用户更关注系统是否好用，能否提高工作效率。因此，明确项目干系人，了解他们的真实需求与希望，是项目管理者必须掌握的要素。干系人需求与期望得到满足，积极性得以调动，项目才能成功。
2、成立项目组
成立甲方项目组，确定相应职位人员，明确各自职责，是保证项目顺利进行并终获成功的一项重要工作。
甲方项目负责人应是技术素质与管理素质兼备人员，项目组成员应由信息、主管部门技术(系统实施)人员、业务需求人员组成。业务需求人员负责组织业务需求细化、确认，组织编写业务管理规定、系统使用培训等。系统实施人员负责系统架构、性能确认，用户与开发人员之间的工作协调，以及安装调试协调等。
3、细化需求
在项目进入实施之前，甲方项目组应与承建商一道，共同完成项目需求的细化工作，在得到应用需求部门(甚至是上级领导)确认后，形成新的需求报告。
功能需求明确后，系统架构也就能够确定了。系统运行环境等非功能性需求也在这个阶段确定，并由此确定其他产品的采购计划。
4、确定项目计划
在细化需求的基础上，甲方应对所需开发项目的最终目标有清晰明确的认识。在明确目标与需求的基础上，双方制定完整的项目计划。制定合理的时间表，明确工作划分，确定责任人，以及项目里程碑(关键点)。
制定项目计划的同时，甲方要制定一系列项目管理制度。如：项目例会制度、通报制度、计划管理制度、文件管理制度，沟通流程，以及风险防范机制等。
签订合同需要在本阶段进行。
(五)开发实施阶段
项目进入实施阶段后，甲方管理的主要任务是根据项目计划监督乙方项目开发进程，严把阶段验收、上线验收、竣工验收三关，将项目实施风险降至最低。
阶段验收：甲方信息管理部门要在现状分析调研、系统设计完成、产品测试等关键阶段进行阶段验收。
上线(测试)验收：系统测试完成时，甲方信息主管部门要组织上线(测试)信息管理部门、产品使用部门、项目建设单位及专家对项目进行验收。
竣工验收：完成上线验收、文档汇编后才可进行竣工验收。
(六)使用维护阶段
数字博物馆系统竣工验收后进入使用维护阶段。各博物馆应根据本单位情况决定维护方式：本单位自主维护或委托专业公司维护。此阶段甲方管理的任务是根据运行、维护的目标与原则规范运维流程、制定运维管理制度、突发事件应急方案。按照各项运行、维护管理制度保障系统正常运行，及时向项目建设单位反馈系统问题与用户意见，为系统升级做好充分准备。
三、数字博物馆建设对甲方管理人员的要求
通常情况下，数字博物馆项目的甲方管理都是由博物馆中信息化建设主管部门来承担。甲方管理人员，特别是负责人的素质对项目的成败起着非常重要的作用。一个合格的数字博物馆项目的甲方管理者必须具备以下素质：
(一)广博的知识储备
第一，数字博物馆是一个大型的综合性的信息化建设工程，要求管理者必须掌握信息化建设的基本知识，对计算机技术、网络技术、多媒体技术、数字化资源管理技术等技术有基本的了解；第二，数字博物馆建设是围绕博物馆各相关业务展开的信息化工程，因此，对博物馆业务知识、管理运行机制的基本了解是数字博物馆甲方管理者必备的知识储备；第三，甲方管理是构成项目管理的一个方面，应遵循项目管理规律，应执行现代管理标准，符合现代管理要求。因此对现代化管理理论与方法的基本了解，也应是数字博物馆项目甲方管理人员必备素质。只有做到以上三个基本了解，数字博物馆建设的甲方管理才能得心应手，数字博物馆的建设质量才能得到保证。
(二)丰富的管理经验
项目管理是一个实践性很强的工作，优秀的项目管理人员是在多个成功或失败的项目管理实践中成长起来的。作为数字博物馆项目的甲方管理人员，具备丰富的项目管理经验就可以使项目建设，特别是前期建设少走弯路，保证项目的顺利进行，最终达到预期目标，使数字博物馆的建设质量得到有效保障，使项目投资风险得到有效控制。
(三)良好的沟通能力
数字博物馆项目的甲方管理人员既是甲方用户需求的调研员，又是甲方与乙方工作的协调员。需求调研过程就是与用户反复沟通的过程，沟通得好，需求调研就全面、细致，需求分析的依据就准确可靠，系统设计就少走弯路，项目成果就能较好的满足用户要求。
甲方与乙方是一个项目不可或缺的两个方面，是两个不同利益体为了一个建设目标走到一起。保证项目的顺利进行，让项目投资风险减至最低，让甲方利益得到保护，是数字博物馆项目中甲方管理的重要职责。因此，为了高质量履行甲方职责，甲方管理人员不能仅仅依靠合同这个防控风险的最后一道防线，要积极主动，加强与乙方管理人员与实施人员的沟通，将监控落实于项目进行的各个阶段，在项目进程中控制风险。与甲方单位内部沟通相比，甲方与乙方之间的沟通更需要方法与技巧。
因此，对于数字博物馆项目管理的甲方人员来说，掌握甲方用户需求、营造良好的甲乙方关系，良好的沟通能力必不可少。
(四)旺盛的学习热情
数字博物馆建设是信息技术在博物馆建设中的应用。信息技术的发展日新月异，信息从业人员的知识要不断更新。虽然在数字博物馆建设项目中，甲方管理的任务重在监督管理，并不需要掌握具体的专业技术，但是，由于数字博物馆项目是高科技项目，对项目的监督与管理离不开技术本身，不懂技术、不了解最新技术，数字博物馆的甲方管理就软弱无力、形同虚设。因此，无论从数字博物馆项目规划、技术选型，以及项目实施管理那个方面要求，甲方管理者都必须时刻保持旺盛的学习热情，学习、学习、再学习。
总之，数字博物馆建设是时代赋予博物馆的使命，是信息时代博物馆履行为社会和社会发展服务根本职责的有效途径。数字博物馆建设单位要充分重视项目中的甲方管理，规范项目管理，培养管理人才，让数字博物馆事业更加健康、蓬勃发展。