如何做好档案的甄别收集和整理工作

开篇：润墨网以专业的文秘视角，为您筛选了一篇如何做好档案的甄别收集和整理工作范文，如需获取更多写作素材，在线客服老师一对一协助。欢迎您的阅读与分享！

【摘要】当前，有些单位或部门的档案工作还存在收集和整理比较差的问题，影响了档案工作的开展。基于此，本文在阐述档案甄别收集和整理工作难点的基础上，提出了做好档案工作的措施。

【关键词】档案;收集;整理

单位或部门在开展各项活动的过程中，会形成文字、图表、音视频等不同形式的资料，对于具有保存价值的资料，需要进行收集和整理，并交由档案管理部门管理。由于种种原因，档案的收集和整理工作还存在一定的问题，很多单位或部门并不重视档案管理工作，从而使一些有价值的资料流失，这对单位或部门的发展比较不利。

一、档案甄别收集和整理工作的难点

在单位或部门不断发展的过程中，其活动范围、活动种类不断地增多，由此一来，资料多元化的趋势越来越明显，这给档案的甄别、收集和整体工作带来比较大的困难。

对于具体的某项活动来说，在其活动周期内，涉及的人和事物都比较多，这就会产生大量的资料，或文字形式，或音频形式，这些资料中，并不是所有的资料都有保存价值，如果不顾保存价值而将所有的资料都保存起来，那么将会浪费大量的档案管理资源，而且为日后档案资料的使用带来比较大的影响。

文件在形成时，主导的主体是不相同的，这样一来，文件形成过程所具备的侧重点也不相同，在进行文件收集时，如果按照统一的标准开展，就会导致管理效果比较差，而不按照统一的标准进行收集，又会产生管理规范不统一的问题，这使得档案管理工作的难度增加。综上所述，如何有效地进行甄别的管理是档案工作中的难点。

二、做好档案甄别收集和整理的措施

（一）提升工作人员的档案意识。对于档案的价值和作用，很多工作人员都缺乏正确的认识，由此一来，工作人员的档案意识就会比较差，对于如何开展档案甄别收集和整理工作比较盲目。此外，有些工作人员出于方便自己使用的考虑，未及时将收集到的档案资料移交给档案室，从而导致大量的档案积压，甚至有些档案直接丢失，对档案的利用造成非常大的影响。对此，必须要加强工作人员的档案意识，通过宣传、培训等措施让工作人员明确档案归档的意义，从而有效地提升工作人员的归档意识。同时，还需要培养工作人员甄别收集档案的意识，在众多的文件资料中发现具有保存价值的资料，从而对其进行收集和整理，并及时移交给档案室。

（二）加强领导对档案甄别收集和整理的重视。档案收集和整理工作的开展只有工作人员的重视是不够的，还需要领导充分的重视，从而在领导正确的引导下，有效地开展档案甄别收集和整理。单位中各个部门都需要选择出一名档案负责人，主要的职责就是甄别和收集本部门的档案资料，并及时移交到档案室中。档案工作的开展需要一定的经费支持，领导的重视程度上升之后，就会自觉地开展档案工作，并在经费上适当地支持档案工作的开展。这样一来，工作人员的工作积极性就会被充分地调动起来，促进档案工作的发展。

（三）提升工作人员的业务素质。从某种程度上来说，档案甄别收集和整理均属于工作人员的业务素质，因此，甄别收集和整理工作的有效性取决于工作人员业务素质的高低。在部门或单位的档案管理部门中，多数工作人员是非专业档案管理人员，相关的档案管理专业知识匮乏，甄别、收集、整理档案的能力也比较差，在很大程度上影响了档案工作的开展。基于此，单位或部门应该加强对档案工作人员的培训，帮助工作人员掌握专业的档案管理知识，并学会日常文件的分类管理，为档案的归档工作提供便利条件。通过工作人员业务素质的提升，增强了工作人员甄别、收集和整理档案的能力，这样一来，工作人员就可以准确地筛选出有保存价值的文件资料，并分类整理之后移交档案室，以备日后使用。

（四）建立完善的激励制度。对于档案收集和管理工作来说，工作人员的积极性有着十分重要的作用，因此，在开展档案工作的过程中，要注重工作人员积极性的调动。完善的激励制度的建立是有效地调动工作人员积极性的方法，根据奖惩原则，对各个部门每个阶段档案工作的成果进行检查和评比，并将检查的结果公布，给予档案工作做得最好的部门相应的奖励，并惩罚档案工作做得最差的部门。通过激励制度，引导工作人员树立正确的工作态度，同时积极地开展档案工作，促使档案甄别收集和整理工作做得更好。

（五）严格把关，以身作则。档案工作所具备的严肃性是非常强的，要求工作人员必须要具备专业的档案管理知识，同时还需要具备一定的工作经验，而且工作作风也需要非常地严谨、细致。在实际的档案工作中，资料收集不全、年度文件区分不清楚等都会对案卷的质量产生严重的影响，基于此，工作人员在移交档案之前，需要进行认真的检查，保证每个细节都没有问题之后再进行移交。同时，档案室也需要对接收的档案进行检查，对于不符合标准的档案资料予以返回。只有工作人员以身作则，严把案卷质量关，才能提升档案工作的质量，并形成良性循环。

三、结论

通过档案甄别收集和整理工作的开展，有效地提升了档案工作的质量，实现有效保存有价值的档案资料，从而在单位或部门发展的过程中，充分发挥档案的重要作用。

【参考文献】

[1]亓志红.如何做好卫生事业单位重大活动档案的收集整理[J].山东档案，2010（02）：56-57.

[2]董红霞.如何做好高校重大活动档案的收集归档工作[J].陕西档案，2014（05）：36-37.

[3]张建文.如何做好项目文件归档与档案整理工作[J].经营管理者，2015（16）：257.