国内会议文献开放出版策略探讨
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摘要：[目的/意义] 针对目前国内会议文献出版过程中的问题与不足，在借鉴国外已有会议文献开放出版平台先进经验的基础上，以中国科学院为例，探索了国内会h文献开放出版策略。[方法/过程] 调研中国科学院会议文献管理与出版工作现状，并对建立中国科学院会议文献开放出版平台的可行性和制约因素分别进行分析，而后讨论会议文献开放出版活动中涉及的研究人员、会议主办方、出版机构、资助机构及图书馆等主体的利益需求。[结果/结论] 提出了推进中科院会议文献开放出版工作的4点建议与措施，包括：制定全院统一的会议文献开放出版政策，明确机构分工与职责，创建开放出版平台及健全配套机制等。
关键词：会议文献 开放出版 开放获取
分类号：G250
引用格式：张嘉欣， 朱江. 国内会议文献开放出版策略探讨――以中国科学院为例[J/OL]. 知识管理论坛， 2016， 1（5）： 344-351[引用日期]. http：///p/1/58/.
1 引言
自2002年《布达佩斯开放获取先导计划》（BOAI）[1]首次正式提出“OA”概念至今已逾10年，开放获取运动已取得繁荣发展。与以机构知识库为代表的“绿色OA”路径相比，以开放获取期刊为代表的“金色OA”因具有与传统期刊类似的同行评议程序而更加受到学界的认可。
“金色OA”路径即以开放出版形式实现的开放获取，是指作者将其学术成果发表在开放获取期刊或专著上，并且这些出版物可以在某种使用许可协议下通过互联网免费提供给最终用户获取，通常作品作者保留著作权[2]。与基于订阅模式的传统期刊出版相比，开放出版在办刊理念、运作模式、编审流程、经费来源、版权管理及期刊评价等方面均有着很大不同[3]。以经费来源为例，开放获取期刊目前主要采用“作者付费出版，读者免费使用”的方式弥补出版成本，即作者或其所在机构向出版商支付文章处理费（article processing charges，简称APCs）以实现作品的开放出版。
近年来，开放获取出版物的数量急剧增加，据开放获取期刊目录（DOAJ）统计，截至2016年5月，已收录来自136个国家的11 649种开放获取期刊[4]。另据全球知名出版集团施普林格-自然统计，仅2016年至今已创建了包括《NPJ Clean Water》等在内的14种全新的完全开放获取期刊[5]。同时开放获取出版物的类型也在不断丰富，已从最初的期刊论文扩展到科研数据、教育资源和学术专著等。
然而与上述开放资源的长足发展相比，学术会议文献的开放出版并没有得到足够重视，相关研究也较少。这不仅阻碍了会议资源影响力的最大化传播，还可能影响到参会者的投稿积极性，进而影响会议质量，违背会议主办方的办会初衷。
2 学术会议文献出版现状
学术会议是研究人员交流新想法的场合，虽然会议文献往往并不是最成熟、最完善的，但它们通常代表了最新颖、最前沿的观点[6]。国外学者C. Lisee等在Conference Proceedings as a Source of Scientific Information： a Bibliometric Analysis一文中，用文献计量学的方法证明了会议文献的老化程度要明显快于其他类型资源[7]。
针对学术会议文献的出版与，目前主要有3种传统模式：通过商业会议录渠道出版、通过合作期刊的正刊、增刊或特刊等形式出版以及非正式出版。这3种模式虽在一定程度上促进了会议文献的传播，但无论是从时效性、系统性、可持续性，还是资源质量、认可程度和可获取性上看均存在种种局限。以可获取性为例，通过商业渠道出版的会议录往往价格高昂，如国际光学工程学会（Society of Photo-Optical Instrumentation Engineers，简称SPIE）每年出版超过350卷会议录，每卷定价70-250美元不等，这无形中为研究人员获取这些资源带来了障碍[8]。
为解决传统出版模式下的不足，国外已进行了一些学术会议资源开放出版的探索和实践，建立了若干会议文献开放出版平台，如国际著名出版集团Elsevier旗下的Elsevier Procedia Series，它拥有多个不同学科的子平台，仅Procedia Engineering平台自2009年至今就已出版142卷开放会议录[9]。
尽管这些会议文献开放出版平台在出版主体、出版形式和学科覆盖范围上各异，但它们均遵循开放获取原则，相较传统模式下的会议文献出版，在时效性和可获取性等方面已大有改进。以IOP Conference Series子平台Journal of Physics： Conference Series（JPCS）为例，其最近出版的一卷会议录为4th International Conference on Science & Engineering in Mathematics， Chemistry and Physics 2016（ScieTech 2016），JPCS于2016年4月6日收到该会议提交的接收论文，于当年5月5日实现在线开放出版，基本满足了会议文献对时效性的要求[10]。同时这些出版平台在相关利益方权责界定、资源质量控制、版权管理和增值服务等方面的做法也有很多值得借鉴的经验[11]。
反观国内，虽然开放获取运动在中国已得到足够重视，但到目前为止，国内还没有出现专门针对学术会议文献的开放出版平台，会议文献的和出版仍由前文所述的传统模式主导。这种局面一方面导致了这些会议资源的传播范围有限，且使读者在获取会议资源时也存在诸多不便，另一方面也与国内不断增长的研究实力和科技管理水平不相符。
3 中国科学院会议文献出版与现状
中国科学院（以下简称“中科院”）是中国自然科学最高学术机构、科学技术最高咨询机构、自然科学与高技术综合研究发展中心[12]。针对目前中科院系统内会议文献的出版和传播机制，笔者调研了中科院近期举办的若干不同学科领域的学术会议，并对其会议文献的出版与方式进行了分析，如表1所示。
从表1中可以看出，目前中科院在会议文献的出版与传播机制上还比较传统，虽然一些研究单位选择与国际知名出版商合作出版会议文集，在一定程度上保证了这些资源具有^高影响力，但面对数量更为庞大的其他类型会议，长期依赖合作期刊的副刊形式出版或采用非正式出版的方式并不是长久之计。基于此，笔者认为从经济性、系统性和可持续性角度来看，中科院有必要建立专门针对会议文献的统一开放出版平台――CAS Proceedings。
4 中科院会议文献开放出版策略探讨
4.1 建立中科院会议文献开放出版平台的可行性与优势分析
4.1.1 拥有大量的会议文献资源
中科院作为国内最重要的研究机构之一，拥有全国最庞大的研究所群体，而且几乎全部是国内甚至国际各相关领域领先的研究机构。这些组织每年都要单独或合作举办大量各级别的学术交流活动，吸引大批各领域国内外研究人员参会和投稿。据中科院国际合作局公布的数据，仅2014年中科院系统就主办或承办了145次国际性学术会议[13]。
4.1.2 对开放获取运动的重视
中科院高度关注学术资源的开放获取，并积极参与开放获取运动实践。早在2003年，时任中科院院长的路甬祥院士就曾在德国柏林代表中国的科学家签署了《开放获取柏林宣言》，表明中国科学界对开放获取的支持。之后中科院采取一系列有力措施，继续推动开放获取运动发展，例如，2007年提出构建中科院机构知识库网格（CAS IR Grid）的建设框架并付诸实践，目前该网络可公开访问的资源数量已达68万余条[14]。
4.1.3 中科院下属文献情报机构的实践
中科院文献情报中心承担着建立中科院全院科技文献资源保障体系并提供文献信息和知识服务的重要职责，同时也是国内开放获取运动及开放学术资源建设的先行者，其下设的编辑出版中心正积极进行开放获取出版期刊的尝试，如其主办的《知识管理论坛》采用纯网络出版方式，按篇出版，按期归档，对刊发的文章实行立即完全开放获取[15]。
4.2 建立中科院会议文献开放出版平台的难点与制约因素
学术会议文献的开放出版作为开放出版的类型之一，其发展同样会受到一系列共同因素的影响。欧盟委员会开展的开放出版研究项目（Study of Open Access Publishing，SOAP）曾在2010年对世界范围内不同学科的研究人员进行了一次关于开放出版供给与需求的大规模在线调查，结果显示期刊声望与质量、出版费用、个人绩效评价及出版速度等成为影响其选择开放出版与否的最重要因素[16]。此外，就国内及中科院的具体情况而言，学术会议文献的开放出版还面临着以下因素的制约。
4.2.1 组织机构制约
中科院虽下辖120余家研究院所，但对学术会议的管理较为松散，没有对各研究机构主办的会议进行统筹规划，更没有对在这些会议上产出的文献进行统一的收集与管理。笔者认为原因之一是中科院缺乏负责学术会议协调与组织的职能机构或部门；原因之二则是由于中科院下属研究机构群体过于庞杂且遍布全国各地，每年举办的各类型会议数量巨大，统筹与协调难度较大。
4.2.2 经费制约
开放出版模式在同行评审、平台运营及维护、资源长期保存等方面需要大量经费支持。目前举办学术会议的资金来源大多包括项目拨款、合作机构资助及参会者的注册费等，而会议主办方通常需要在会场租赁、与会人员餐食、会议录出版、演讲嘉宾及会务人员报酬等多方面支出经费，可见如何利用有限的资金合理控制会议文献的开放出版成本是会议主办者不得不考虑的现实问题。
4.2.3 出版政策制约
学术会议文献开放出版平台本质上是一种正式出版物，因此要受到我国《出版管理条例》制约，该条例明确规定只有具备出版单位资质的机构才可以获得刊号，出版刊物[17]。而现实情况是，中科院下属的研究机构中绝大多数并不是出版单位，没有取得出版资质，这直接影响到学术会议文献的正式开放出版。
4.2.4 论文质量制约
通常会议文献的同行评审是由会议主办方组织开展的，一方面，由于一些会议组织者为尽快完成会议录准备工作，片面追求数量而降低对论文质量的要求；另一方面，迫于时间和工作量压力，对会议论文的评审工作往往不能像期刊评审那样可以与作者沟通进行反复修订。虽然中科院下属研究单位大多为各领域内顶尖的研究机构，但由于会议规模、定位、组织形式及会议组委会成员构成等原因，也会存在资源质量参差不齐的情况。
4.3 利益相关方需求分析
学术会议文献的开放出版活动与期刊相比在利益相关方上略显复杂，主要涉及5个参与主体：研究人员、会议主办方、出版机构、资助机构和图书馆，各主体有着不同的利益需求。现简要分析如下。
4.3.1 研究人员
研究人员可分为投稿作者和读者两类进行讨论。对投稿作者而言，他们提交会议论文往往并不是为了获得商业利益，而是为获取与领域内同行进行直接学术交流的机会，使自己的研究成果可以广泛传播并得到有效反馈。同时，作者还希望自己投稿并被录用的会议论文能够被知名索引数据库收录，在个人科研评价中得到认可；对读者而言，他们希望可以便捷、及时且以最低的成本获取经过同行评审的高质量会议论文。
4.3.2 会议主办方
会议主办方是会议文献开放出版活动有的一个主体。研究机构举办学术会议一方面是为来自不同研究团体的科研人员提供相互交流的平台，使他们能够就某一主题交换各自最新的研究进展与成果；另一方面也是为了通过吸引高水平研究人员参会及出版高质量会议论文集，提高机构在学术界的声望和地位。此外，会议主办方还希望将举办会议的总成本控制在合理范围内。
4.3.3 出版机构
出版机构是会议文献开放出版的实施主体。营利性商业出版商的首要目的是通过出版学术信息从中获取利润，诸如BMC Proceedings[18]和Web of Conference Series[19]等国外会议文献开放出版平台都会根据会议录文章数量及所需服务种类向会议主办方收取一笔费用；非营利性学术出版机构则更加看重提高旗下期刊的知名度，吸引更多高水平投稿文章以促进学术信息的广泛传播。
4.3.4 资助机构
资助机构是指直接向会议文献开放出版参与主体提供资助的组织，资助对象可以是投稿作者、会议主办方，也可以是出版机构。资助机构的最大利益需求是使他们资助项目产出的成果得到更多关注以及使他们资助的学术会议产生更大影响力。同时，他们还希望资助经费能够得到最优化使用。目前世界上一些重要的资助机构已采取强制规定，对公共资助科研项目发表的论文必须实现开放获取，如美国国立卫生研究院[20]、英国研究理事会[21]和欧洲研究委员会[22]等。
4.3.5 图书馆
图书馆的直接需求就是在有限的经费支持下，最大限度地为用户提供完备的资源和满意的服务。开放获取和开放资源的出现为图书馆缓解“期刊危机”带来了机遇，在开放和数字环境下，如何提升图书馆作为信息服务平台的功能，确保对各类型的信息资源进行高效整合和成为了图书馆工作的新要求。此外，图书馆作为为教学科研、学科发展提供支撑的决策支持性机构，还肩负着帮助所在学校或组织提高学术地位和影响力的责任。
总之，只有会议文献开放出版活动中涉及到的各个主体之间相互协调、形成良性互动才可以达到最佳的实践效果，这需要决策者在认真分析各方利益诉求的基础上，设计出一套能够兼顾各方权益的会议文献开放出版策略。
4.4 建议与措施
针对中科院学术会议文献出版与传播现状，在借鉴国外现有会议文献开放出版系统的先进经验基础上，笔者就中科院会议文献开放出版工作提出4点建议与措施。
4.4.1 制定全院统一的会议文献开放出版政策
政策的制定能够为各参与主体提供规范性要求和制度性保障。虽然中科院在2014年制定了正式的支持受资助科研项目成果实施开放获取的政策，但该政策的对象是发表在期刊上的研究论文，并没有提及学术会议文献的开放出版问题。因此，笔者认为中科院有必要针对在其下属各研究单位举办学术会议上产出的文献，研究制定全院统一的开放出版政策，即要求这些会议文献通过CAS Proceedings平台实现开放出版，并鼓励投稿作者将录用的会议论文存储到其所属机构的知识库中。
考虑到目前各研究所举办会议组织形式的多样性和复杂性，例如，一些机构由自身单独主办会议，一些机构与中科院系统外机构合作举办会议，还有一些机构则是作为承办单位承办国际知名学协会的系列会议，因此，现阶段的政策并不能强制要求所有参与举办会议的研究所必须将会议文献经由CAS Proceedings开放出版。笔者认为，在CAS Proceedings运营初期，应根据会议组织形式不同分别采取强制或鼓励开放出版的措施。而对于最后一种情况，由于国际知名学协会大多都有自己规范的会议录出版途径，因此，对于这部分会议文献的开放出版并不宜做过多要求，但可提出对录用文章实现部分开放出版的诉求。
4.4.2 明确机构分工与职责
会议文献的开放出版活动需要多方参与主体的协同配合，因而有必要研究制定合理的工作机制，明确各机构及职能部门的分工与责任。就中科院系统的会议文献开放出版而言，笔者认为可以自上至下分为三级管理体系，即中科院科学传播局、中科院文献情报中心和科学出版社以及各研究单位的文献情报部门，其各自职责如下：
（1）中科院科学传播局作为全院科学传播和出版管理的组织机构，应制定会议文献开放出版的指导性总则，要求各研究单位对产出的会议文献实行开放出版，并提供一系列资助措施。同时还应对全院的学术交流活动进行合理统筹及规划并探索建立学术会议的评估机制，从源头上提高全院学术会议的总体质量。
（2）鉴于中科院文献情报中心和科学出版社在传统及开放出版上的理论与实践经验，笔者认为这两家机构应合作创建中科院会议文献开放出版平台CAS Proceedings，并设立专职部门负责平台的日常运营与维护。此外，应授权文献情报中心制定中科院会议文献开放出版实施细则；科学出版社则需利用自身的出版资质，申请平台的ISSN及国内刊号。
（3）各研究单位的文献情报部门作为本机构的文献情报主管部门，应负责监督中科院会议文献开放出版总则及实施细则在机构内的执行情况。同时还应从投稿作者角度出发，率先将经由CAS Proceedings开放出版的会议论文纳入研究人员的科研评价指标体系中。
4.4.3 创建会议文献开放出版平台
CAS Proceedings平台是中科院会议文献开放出版政策推行的实体和落脚点，这一平台的构建将有助于规范中科院会议文献的出版活动，提升会议论文的影响力。
在平台组织上，由于中科院的学科覆盖范围广，笔者认为适合采用按学科领域分专辑（子平台）的形式。结合中科院五大学部及研究单位的学科属性，可将CAS Proceedings划分为数理科学、化学科学、地理科学、生命科学、工程材料、信息科学和管理综合等7个子平台，各研究所根据所举办会议的学科主题可选择其中任意一个平台开放出版自己的会议文集。
在平台资源质量控制上，应根据会议组织形式采取分情况处理的方法，即对于由中科院下属研究单位主办的会议，出于成本及时效性考虑，可以授嗾庑嵋榈闹靼旆饺权负责会议文献的同行评审工作；而对于中科院下属研究机构与院外单位合作举办的会议，受会议组委会构成等复杂因素影响，CAS Proceedings平台需采用双重审核机制，即首先对拟举办学术会议的基本情况进行考察，判断其是否具有恰当的规模和影响力，而后再对由会议主办方提交的拟出版会议录内容进行二次评审，最终决定出版与否。
除此之外，在出版周期上，考虑到学术会议文献对时效性的特殊要求，CAS Proceedings平台应最大限度地缩短出版周期，保证会议文献能够及时快速出版；在获取程度上，平台应默认采用层级较低的CC-BY（署名）许可协议，使出版的会议资源得到最广泛传播，但会议主办方或投稿作者有特殊要求时，也可提供其他类型的CC许可协议。