信息时代档案管理工作面临的问题及对策分析
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[摘 要]信息化档案技术更适应现代化的档案存在形式，能够对繁多、介质复杂的档案资料进行有效管理。随着电子信息技术逐步运用到档案管理中，也暴露了当前档案管理存在的一些问题。因此，必须对信息化档案管理问题进行研究，以提高管理水平。
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）06-0342-01
1.信息时代档案管理问题
1.1 转换工作量大，安全性让人担忧
信息化档案数据过程是一个漫长而细致的工作。电子数据档案能被存储在硬盘中，与传统档案需要物理位置去存放不同，大大减少了空间。但是由传统方式转向信息化仍然有很多问题。原来的档案数据量大，需要一点一点的利用办公室软件编辑，这会耗费大量的时间和精力，同时在资料转换的过程中很容易造成资料的错误。如果为了节省时间对文件用图片的方式来储存，虽然能在速度上比较占优，但是会给日后使用造成资料查找障碍，可能实际效果反而没有传统的管理方式得当。
1.2 标准化及规范化程度较低
从档案管理工作本身来说，其核心基础是标准化与规范化，但是在目前的信息时代大背景之下，档案管理的基础却并未能够将这一前提良好的体现出来。档案信息系统和网络建设在形式方面不尽相同，不同的层次划分十分明显，这也就导致有关管理工作在标准化、服务质量以及开发力度及共享程度方面均较为不足，难以适应在信息时代之下的档案信息资源共享需求。鉴于多方面因素的影响，诸如历史遗留问题，导致档案目录细则的兼容性较差，绝大多数系统软件在系y内容的可移植性上普遍较差，并且截至目前，依然没有产生出统一性的档案自动化标准，只有针对某一档案馆及某项专业系统的标准，而诸如此类的标准规范难以在更大的范围内进行推广，这也在某种程度上导致了档案信息工作的标准化及规范化出现了一定的滞后性。
1.3 信息化传递渠道变化，需要更新保密手段
目前，档案信息传播渠道为电子载体和光电空间，窃密手段已经转变为有线搭线、无线截获等，涉及的单元有：计算机木马传输、电子载体无限传输或复制、固定电话、手机有线或无线窃听、复印、传真机无限传输等。电子文档存储量大，失密后果将更加严重。
1.4 人员问题阻碍信息化档案管理的发展
信息化档案需要管理人员有着较强的计算机基础，最好拥有网络安全管理的相关知识，但是现有的档案管理人员体系中，职工人员的平均年龄较大，计算机基础较差，同时因为多为事业编制，原来的老职工信息化能力通常较差，不能忽视他们的付出进行裁员处理。如果不裁员直接引进人才又会引发部门臃肿现象，与现在的精减人员的目标相悖。因此优秀的人员迟迟无法引进造成档案管理的变革困难重重。
2.应对档案管理工作主要问题的策略
2.1 树立与时俱进的信息化管理理念
随着信息技术的迅速发展和普遍使用，信息化管理在档案管理工作中必不可少。但是，并不是“计算机用得越多，信息化程度越高”。电子档案的归档时间、归档方式、保管方式、查询利用方式及分类、编目等管理方式与传统档案管理不同。信息化档案管理是以虚拟、开放、灵活的手段，采用计算机、网络等信息技术，采取社会化、自动化、标准化、网络化的管理模式，实现高效、快捷、准确、开放的档案信息服务。
2.2 加强档案资源的信息化建设
首先，要实现档案资料的自动化录入和档案信息的自动化处理，实现档案管理工作的一体化，保证各部门之间档案资料的高效传播以及共享。此外，还要应用计算机合成技术，对不同形式的档案文件实行分类管理，并将文字叙述的文件尽可能的转化为图文并存的形式，保证档案文件的多样化。
2.3 强化信息管理人员的业务培训工作
要对档案工作管理者在思想上、技术操作上、进行系统的培训，使得管理者有积极向上的工作态度，在技术上能够及时掌握最先进的信息化技术，并且将其技术应用到档案管理工作中，提高档案工作管理者的工作效率和能力。
2.4 建立健全档案信息安全保障体系
通过采取设置安全防火墙、强化计算机网络的保密性、软件应用加密、以电子证书核实外部人员接入网络、完善软件安全性等措施提高防黑客攻击能力。档案管理工作人员要定期对计算机的硬件系统进行检查维护，保证计算机设备可以正常地运行。要做好系统杀毒工作，养成良好杀毒习惯。随手做好备份储存工作，建立纸质、电子双档案，应用云储存技术，以免断电或系统故障导致资料丢失、回档。设置文档找回功能，使误删资料后可以找回、恢复资料。应用UPS电源/APC不间断电源，以便在停电状态下可以及时保存数据资料。档案室闲人免进，离开随手关闭电脑或设电子锁，USB设备拔除，以免外人进入获取资料。
2.5 建设高质量的档案数据库
信息时代下，档案的主要形式是以数字为主，也就是我们常说的数据信息，而计算机网络便是这一数据信息的主要传输平台，通过应用这一平台，可以实现档案信息的快速传递。此外，数字档案信息还需要一个存储平台，便是数据库。该数据库不仅应当符合现代网络传输的标准，还要满足阅读习惯，最重要的是要符合计算机对数据信息的读取标准。在建立数据库的时候，应对档案的未来发展趋势进行充分考虑，以满足档案未来的发展需求。在数据库建设完工之后，必须加强对数据库运行的维护管理工作，保证数据信息的完整性以及安全性。
2.6 提升档案管理者的保密意识
要重视提升档案管理者的保密意识，要持续开展档案保密培训，时刻保持高度警惕，不能松懈，提升管理者的专业水平，对档案保密工作认真负责，并将其贯彻到自身的行为和工作中，同时也要加强对自身的管理，避免脑海中的秘密泄露，将保障档案安全作为自己应尽的职责与义务。档案管理部门更是要有效利用互联网，加强对电子档案的保密，通过创新管理制度和方法提升电子档案管理效率和质量。
2.7 强化环境建设，确保电子载体安全
电子载体基本上是电磁介质，对保存环境有比较高的要求.因此，档案保管部门一定要按照档案库房管理规定，构建适合的保存环境，确保电子载体的安全，并重点做好五个方面的工作：一是避开强电磁场，远离退磁或消磁的设备，并存放在专用的防磁金属柜内；二是采用空调、除湿机等设备，确保环境温度保持在14℃～24℃之间，相对湿度保持在35%～45%之间；三是避光保存，库房应使用无紫外线的光源，要防止紫外线直接照射；四是密封保存，要避免灰尘直接落在载体内的电磁介质表面，避免有害气体削弱电子载体保存的耐久性；五是防止受到压力、扭力、冲击力等外力攻击。
结束语
为了能够提高档案管理工作水平，档案管理负责人应结合现代社会信息化快速发展的趋势，认真分析本单位在制度完善、员工素质、资料完整性以及工作流程等方面存在的问题，在符合法律法规要求的范围内，积极采取切实可行的应对措施，并严格规范执行，确保档案管理工作能够在一条高效、高速的道路上，从而获得持续性、健康发展。
参考文献
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