In c lu d ep ic tu re域与邮件合并的结合妙用

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摘要：在Microsoft Word的邮件合并应用技术中，将照片作为数据源的内容合并到文档中，涉及到域的嵌套概念。本文重点研究了在邮件合并中批量制作打印带照片的证书，结合INCluDepicture域的格式及其功能要求，完成对图形数据的合并。提高了办公自动化在数据信息处理方面的效率。

关键词：域代码；合并域；域嵌

office办公高级应用技术在日常办公中的广泛应用，为我们提供高效率办公的同时，还为我们减轻了因大量的重复劳动所带来的劳动强度，并保证了我们在工作中所处理信息的准确性。

Microsoft的word 2003中推出的一些域功能，可以很好地应用在一些办公领域。本文通过对Includepicture域和邮件合并域的组合嵌套应用来研究在处理信息文档时，对图片信息完成自动处理及对其所涉及的一些实际问题进行论述。

Includepicture域说明：域代码格式：{Includepicture“filename”[switches]}，其功能是插入指定的图片。插入图片后，切换域代码状态，可以看到其域代码格式：{Includepicture“D：＼＼l＼＼pictures＼＼001jpg”}，特别说明，路径中的分隔以“＼＼”而不是常用的“＼”，这一点需要特别注意。

学校教务科每年都要打印带照片的学生准考证，学生科要打印带照片的学生毕业证，保卫科每学期都要打印上千份的校牌（胸卡）、学生证和荣誉证……若每一份都用手工填写打印，须花很多时间且又麻烦，还易出错。关于带照片的证书的打印，类似的文章较多，大多用VFP报表功能来实现。如果用VFP，还需将工作表转换成DBF格式，并将照片复制成一个个单独的图片文件，由于人数较多，用这种方法来实现是比较困难的。

若利用Word邮件合并功能，并结合Includepicture域，这些问题就迎刃而解了，下面以制作准考证为例进行说明。

一、准备工作

准备一份Excel的学生信息数据。需要注意的是：在使用ExcelT作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。比如第一行里面包含了编号、准考证号、考生姓名及其他相关信息的字段，要批量打印照片的话，还需要加一个相片列。

所有其他的数据一般不会出错，这里特别要作说明的是相片列信息要准备了。为了方便，如下图所示，我们将所有考生的相片依次命名为1、2、3……，存放的路径为D：＼a目录中。这里要特别说明的是，计算机正常存储路径为单反斜杠“＼”，但是在这里因为后里要用Includepicture域，在域代码中都必须用双反斜杠“＼＼”，所以这里在操作时很容易出错，导致后面由于相片路径表达不对，相片无法显示。

数据准备工作的正确与否，关系到以后打印出来的证件正确与否，所以必须要仔细校对检查。

二、接下来的工作就是要用word设计好主文档

黄冈技师学院毕业考试准考证

三、照片的准备

照片格式：jpg；大小：10～15KB为宜。然后将刚才编辑的Excel数据、word主文档放在同一个文件夹中。在第一幅图中可以看到我们将图片存放在D：＼a下，因此切记要将图片文件夹Ta放在D盘的根目录。当然，这里不将统一要求，只要用户记得图片文件夹的正确存放路径并在Excel数据中正确输入即可。

利用Word邮件合并功能将Excel数据、照片合并到word言主文档《黄冈技师学院毕业考试准考证》中。步骤如下：

1.启动WOrd程序，打开《黄冈技师学院毕业考试准考证》WOrd模板，从菜单栏中选择“工具一邮件合并向导”命令，将出现“邮件合并帮助器”对话框；

2.在“邮件合并帮助器”对话框中的第一步：选择“信函”并单击“下一步”：“正在启动文档”一一单击“使用当前文档”按钮一一点击“下一步”：选取收件人――单击“浏览”――选取数据源――邮件合并收件人――单击“确定”按钮。

3.单击“下一步”：撰写信函――“选择”：其他项目――插入“合并域”――点击“下一步：预览信函”，如图所示。

4.下面是实现批量打印照片的关键一步，就是照片域的实现：

在上图中可以看出，所有相关的域都插入完成了，只剩下“相片”没有完成。这里是最关键也是相对难一点的地方。

先把光标定位在要插入照片的地方，选中“相片”二字，单击“插入”菜单―一“域”――在“域名”处选择“IncludepictIlre” -在“域属性”文件名中，为了方便起见填入任意字符，比如“l”―单击确定。如图：

单击刚才插入的“域”――“shift”键+“F9”键――选择“1”（注意不能选外面的双引号）。打开邮件合并工具栏，单击“插入域”按钮，选择“相片”哉，替换掉刚才所选择的“l”，域代码中会出现相片的完整路径表达式了。

黄冈技师学院毕业考试准考证。

出现如上图所示的代码后，按F9键，即可出现图片了。

完成最后的邮件合并工序，我们会发现所有同学的准考证都显示出来了。不过，不要急，仔细看看还有没有什么地方不对啊。原来所有同学的相片是一样的，都是1号同学的相片，这可怎么办呢。很简单。只需按ctel+A键全选所有准考证文档，最后按一次F9键对全文作一次刷新就大功告成了。

哈哈，是不是很兴奋，就这样将全校所有同学的准考证连同相片都制作出来了。