Exchange 2010邮件分类管理技巧

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邮件分类是exchange最新的功能之一,主要用于帮助管理员来提高邮件策略与规则的管理效率。如常见的邮件可能有两类,一类是从企业邮箱发出的邮件,另外一类是收到的邮件。为此管理员可以根据需要,指定发出策略和收件策略,分别对应于不同的类别的邮件。再如管理员可能还需要进一步区分。如将邮件划分为内部邮件(利用企业内部邮件帐号收发的邮件)与外部邮件(外部邮件帐号发送过来的邮件)。通常情况下网络管理员会为内部邮件指定比较宽松的邮件策略(如附件大小没有限制等等),而为外部邮件则设置比较严格的限制。可见,邮件分类在日常管理中具有很重要的现实意义。在这篇文章中,笔者就以2010为例,谈谈邮件分类管理实现的机制以及相关的技巧。

1 了解2010邮件系统默认的三种邮件分类

刚接触邮件分类管理业务的人员可能对此没有什么印象。为此笔者的意见是,用户可以先去参考一下2010系统中默认的三种邮件分类。掌握其分类的思想与实现的机制,对于管理人员根据自身需要自定义邮件分类有很大的帮助。

在2010中,默认情况下会采用三种邮件分类机制,分别是“附件已删除”、“发信请求备用收件人”、“伙伴邮件”。其中每一种分类又对应着一种邮件处理策略。其中附件已删除分类对应的策略,会在用户或者系统从邮件中删除附件时(如有时出于安全的考虑会过滤掉可疑的附件),系统会将这个操作的内容发送给收件人,在邮件安全管理中,这是一个很有效的沟通手段。而“发信请求备用收件人”分类,对应的策略操作是通知收件人已经邮件传递重定向至原始地址的收件人。“伙伴邮件”分类对应的策略是通知相关收件人邮件已经加密处理,等等。

在学习系统默认邮件分类管理机制时,笔者认为管理员主要需要抓住三点。一是系统为什么要这么分类;二是根据第一个问题的答案来设置相关的行为;三是评估第二步设置的行为是否实现了第一个问题的目标。在后续我们自定义邮件分类也基本上是根据这个工作思路展开的。

2 通过命令行方式来管理邮件分类

在2010版本中创建与管理邮件分类的时候,笔者认为需要注意以下几个方面的内容。

一是需要知道不能使用Exchange管理控制台来创建邮件分类,而只能够通过命令行的方式来执行这个作业。虽然这会给初学者带来一定的困难。但是对于一些Exchange管理工程师,则不会带来任何的障碍。因为他们已经熟悉了命令行的工作方式。笔者认为,命令行的操作是一个称职的Exhange管理员必须要掌握的一种技巧。

二是需要注意权限的管理。也就是说,需要先进行权限的分配,然后才能够执行这个分类的过程。通常情况下,需要将这个权限限制在比较小的范围之内。毕竟邮件分类直接跟后续的邮件策略相挂钩。为此邮件分类必须预先有一个合理的规划,并且不能够轻易调整。否则不同的策略之间如果有相互冲突的规则,则很容易引起管理的混乱。

三是初学者在实现邮件分类的时候,最好能够在测试环境中了解邮件分类的工作方式与原理。特别是需要先了解默认三种邮件分类的思想与实现机制。然后再在生产环节中实现他们。而且在生产环境中设置完毕之后,还需要进行充分的测试。

具体的来说,这里需要用到的命令是new-messageclassification。这个命令主要会用到四个参数。其比较简单,笔者在这里就不过多展开了。笔者这里需要强调的是,在创建邮件分类的时候,需要先了解上面三个注意事项。其实邮件分类的操作是非常简单的,就一个命令加四个参数。其难度在于如何根据企业的实际情况对邮件分类进行合理的规划,并确保后续的策略能够实现既定的目标。

3 典型应用:为邮件创建本地化版本

现在假设某个集团企业,其在中国大陆、台湾、日本等地都有分公司。在这种情况下,对于邮件系统的部署往往是在集团公司(如位于中国的总部)设置一个邮箱服务器,然后其它分公司的用户(如台湾或者日本的分公司与办事处)都采用设置在总部的邮箱服务器来收发邮件。虽然这个部署可以降低信息化的成本、提高管理效率,但是也会引发一系列的跟地域设置相关的问题。如各个分公司其采用的时区是不同的。如果采用国际标准时的话,虽然可以实现时间的统一,但是对于用户来说使用非常的不方便。而如果采用各自时区,在系统上又很难实现统一。此外还包括语言与字符的兼容性问题等等。

为了应对这个问题,一个比较简便的解决方式就是对邮件进行分类,然后为邮件创建本地化版本。如上面这个案例,就可以在总部邮箱中将不同地区的邮件设置为不同的邮件类别。然后根据邮件类别设置对应的本地化版本。就可以有效解决上面这些难点问题。

具体的说,在本地化版本设置中,主要用到了Locale参数。这个参数在邮件分类的命令中是必须的。其指定邮件分类的区域设置的特定版本。包括这个分类所在的邮件采用的时区或者字符集格式等等。这里需要注意,在使用这个参数的时候,其输入格式的合法性。一般来说,在使用这个参数时,需要参考微软标准的区域性名称中列出的字符串名称。也就是说,选择对应的区域性名称之后,系统会自动采用相关的区域性配置。而不用管理员再另行配置。另外需要注意的是,这个参数往往是跟Identity参数一起使用的。

4 分类信息的显示

配置好邮件分类信息之后,管理员就可以将邮件分类应用到所发送的邮件。当用户的客户端中收到分类之后的邮件,往往会在客户端的状态栏中提示相关的信息。这些信息对于管理员来判断邮件分类是否真的生效,具有非常重要的参考价值。

这里笔者要强调的是两个描述信息:发件人描述和收件人描述。发件人描述是指向发件人说明邮件分类要实现的目的。这个信息一般是在发件人的客户端那边显示的。与此相对应,有一个收件人描述。这个属性就是向收件人说明邮件分类要实现的目的。这里需要注意的是,这里的客户端指的是微软的客户端,如Outlook等等。使用这些客户端的用户在接收或者发送邮件的时候,会看到这里管理员输入的文本信息。而如果用户采用其他客户端,不一定能够保证收到这些提示性信息。

通常情况下,这些提示信息对于终端的用户,使用的价值并不是很大。但是对于邮箱管理员来说,在分类测试与故障排除时,往往具有比较大的价值。所以在设置这些描述性信息的时候,管理员可以采用比较专业的术语。有时候为了使用比较简短的语言说明比较复杂的问题,则可以采用代码等形式来描述。