网上合同管理系统的研究与应用

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摘要： 本文分析了目前合同管理工作中存在的诸如管理分散、统计困难、缺乏预警机制等问题，提出了建立网上合同管理系统的必要性，即通过网上合同管理系统的研究和应用，解决目前工作中存在的问题，实现合同管理的网络化和数字化，从而规范合同管理、提高工作效率、加强决策支持。本文随后从软件架构、数据库、工作流、系统安全等方面详细阐述了研究思路，对系统五个功能模块进行了全面的介绍，最后对系统的应用效益进行了详尽的分析。

Abstract： This paper analyses the problems exists in the current management of contracts such as decentralized management、statistical difficulties and lack of early warning， and proposes the necessity of establishment of contracts management on Internet. Through the study and application of contracts management on Internet， solves the current problems， realizes the network and digital of contracts management，and strengthens decision support. The paper also elaborates the thinking of the study from four aspects， introduces the five function modules，and at last analyses the application benefit of the system.

关键词： 合同管理;流程管理;决策支持

Key words： contracts management;process management;decision support

中图分类号：TP392 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2015）04-0219-02

0 引言

随着政府采购方式逐渐规范，各采购单位合同签订数量处于逐年上升的趋势，合同履行规范化程度也越来越高。但与此相矛盾的是，由于采购主体不同，每个单位对合同的管理也分散在多个部门，且基本采用纯手工管理的方式，没有形成以信息化平台为依托的规范管理模式，合同的流转、查询、统计等工作存在极大困难，并缺乏预警机制。而市场上现有的合同管理系统，多是针对企业开发的供销合同或是针对某一具体行业的合同，内容较为单一，无法满足政府机关合同管理工作的需要。

1 研究目标

基于先进的管理理念、紧贴工作实际，开发一套完整的网上合同管理系统，提供合理的流程和业务约束以及全方位的合同管理功能，实现合同管理的网络化和数字化，对合同起草、审批、执行、结算、归档全生命周期实行信息化管理，规范合同审批、变更和执行等管理流程，为相关部门和各级领导提供对合同执行过程的信息化监督手段，并通过对合同信息资源库的开发，进一步为相关部门和人员提供方便的合同检索、查询及统计分析服务，提供决策支持，提升信息化服务应用水平。

2 总体设计

2.1 软件架构设计 如图1所示，表现层主要起展示作用。采用当前比较成熟的MVC框架Struts2.0，利用此框架来实现展示层、控制层、服务层的分离。展示层采用JSP+Struts Taglib技术，能够按需求展示数据;控制层采用Action技术，能够接收用户的请求，并委派给不同的业务逻辑处理。业务逻辑层采用JavaBean技术，由Spring框架管理并注入上层Action，利用Spring的IoC容器实现组件之间的松耦合。

2.2 数据库设计 数据库主要数据表设计如表1所示。

数据库还设计了供方信息、合同历史信息、机构人员信息等基本表，各表之间通过合理设置外键进行相互关联。

2.3 工作流设计 合同审批流程采用了Activiti工作流引擎，遵从Apache许可的工作流和业务流程管理开源平台，其核心是基于 Java 的超快速、超稳定的 BPMN 2.0 流程引擎，强调流程服务的可嵌入性和可扩展性，同时更加强调面向业务人员。

2.4 安全设计 系统支持按角色授权，保证不同部门、不同角色用户可操作不同的功能模块;同时系统提供了完备的数据备份、恢复机制，确保不因系统故障造成数据丢失。

3 功能设计

如图2所示，网上合同管理系统分为项目管理、合同管理、统计分析、供方管理和系统管理五个主要的功能模块。

3.1 项目管理 登记项目基本信息，显示部门所有登记的项目信息，可以按照项目名称、项目类型、建立部门、验收时间段查询条件进行检索，检索结果按项目登记时间倒序排列。

3.2 合同管理

3.2.1 合同模板 上传、下载、删除部门使用的合同模板，可按照模板名称、模板分类进行查询，检索结果列表按上传时间倒序排列。

3.2.2 标的管理 查询并管理部门所有标的信息。可按照标的名称、建立日期段、标的分类、项目名称查询条件进行检索，检索结果按标的建立时间倒序排列。

3.2.3 合同审批 处理合同申请审批、合同补充审批、合同终止审批等流程的待办事项，查看已处理事项的详细信息。可以按照任务状态（待办、处理过、已创建、已办结）、合同名称进行检索，检索结果按处理时间倒序排列。合同申请、补充、终止流程类似，特别是紧贴行政机关采购工作实际，设计了会审和会签两个环节，由采购小组成员和采购相关部门进行合同确认，最后由领导审核。

3.2.4 合同维护 登录用户可对部门内建立没有处于流程中且合同状态是执行中的合同进行资金、发票、进度、合同补充、终止申请、结束等管理操作，而对于合同状态是未执行的合同只能进行编辑、删除操作。

3.2.5 付款管理 登录用户对部门内合同状态是执行中的合同付款信息进行查询和管理的功能。可以按照付款是否完成、付款是否逾期、付款方式、合同名称等查询条件进行检索，付款信息中的实际付款时间、付款状态、备注列可编辑。

3.2.6 合同检索 实现对登录用户所在部门创建的合同按照关键字、签订年份、合同金额范围、执行部门、项目名称、合同有效期时间段、合同状态、供方名称、付款时间段等查询条件进行检索，检索结果按合同创建时间倒序排列，并且可查看合同详细信息。

3.2.7 发票管理 登录用户可对部门内合同状态是执行中的合同发票信息进行添加、删除操作，并且可以根据合同名称进行查询。

3.3 统计分析 统计分析主要功能流程如图3。

除了按年份统计合同数量，系统还支持按供应商、标的分类、经费来源、采购方式等进行分类统计，能够生成并导出Excel文件，并能自动生成相应的柱状图和饼状图，对比结果一目了然，为决策支持提供依据。

3.4 供方管理 登记供方基本信息和供方联系人信息（可维护多个），显示部门登记的所有供方信息，可以按照供方名称、建立部门查询条件进行检索，可选择某条记录查看供方的详细信息，详细信息中要关联显示与此供方签订的所有合同。

3.5 系统管理 实现对机构、人员、角色的增删改，查看系统日志，对结算方式、采购方式、标的分类、项目类型、经费来源等数据代码进行管理，对系统数据进行备份。

4 应用分析

4.1 快速查询 通过网上合同管理系统，主管领导和相关部门、人员可以实时查看已经录入的合同信息，不需要再到文档管理部门翻阅纸质合同，特别是通过关键字进行模糊检索，可以准备定位到所需查询的合同信息。

4.2 紧贴实际 网上合同管理系统设计时充分考虑了行政预算、工程项目等实际工作的需要，可以随时查看项目签订的合同，预算结余等信息。

4.3 实时统计 网上合同管理系统的统计分析功能中的基础实时从数据库中提取，用户可以随时统计合同签订情况，并对数据进行对比分析，为下一步工作决策提供实时的数据支持。

4.4 进度提醒 网上合同管理系统对合同管理人员提供的最大便捷就是进度提醒。实际工作中，经常会出现忘记付款时间、发票是否收到等情况，需要不停翻阅合同有关资料。

4.5 规范流程 网上合同管理系统提供了流程审批的环节，特有的会审和会签环节，解决了实际工作中需要合同文本纸质流转的过程，相关人员和部门可以同时审阅，缩短了流转时间。

5 结论

网上合同管理系统的应用实现了政府机关对合同的全过程网络化管理，告别手工管理合同的方式，合同查询、统计更加便捷，合同流转更加顺畅，且符合政府机关工作实际，具有广泛的应用、推广空间。

参考文献：

[1]毛晨双，仲梁维.基于J2EE的销售合同管理系统的研究和设计[J].电脑知识与技术，2012，8（7）：1486-1489.

[2]黄亦天.财务专项合同管理系统的开发与应用[D].电子科技大学硕士论文，2013.

[3]许卫明，王杰.基于工作流的合同管理系统的研究与设计[J].科技传播，2011：22-23.

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作者简介：白云（1982-），女，河北昌黎人，信息化处副科长，研究方向为信息化应用与管理;王昆（1984-），女，河北平山人，研究方向为信息化应用与管理。