浅谈高校教师业务档案的建立与管理
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摘要:教师业务档案的建立始发于教师专业技术的评审,它比较全面地反映了该教师在一定时期内的专业技术水平,弥补了人事档案的不足。这些档案的收集与整理有利于在评估中的主动性,也具有了真实可靠的效果。文章从高校教学业务档案的建立方法与管理进行了论述,说明了教师业务档案建立的重要性和必要性。
高校教师业务档是教师在教育、教学工作中自身形成的业务材料,它是学校档案工作的重要组成部分,是教
师劳动成果和智慧的结晶,它反映了教师个人的业务能力、学术水平和工作实绩,对教师评职、择优、晋级等有着不可估量的作用;也是学校教学工作的真实记录。高等学校教学档案的建立与管理是提高高校教学质量的重要保障。是教师劳动成果和智慧的结晶,它在个体上集中反映了教师个人的业务能力和学术水平,在群体上则反映出高校的办学水平以及师资队伍的整体素质,所以做好教师业务档案管理工作有着十分重要的意义。
一、教师档案的建立方法
高校教师档案的建立主要体现在:第一,教师专业技术的评审所形成的个人材料,它比较全面地反映了该教师一定时期内的专业技术水平,不仅有本人详细的多方面的内容填报,更有各级评审组织对该教师的全面评估。第二,年终教师个人的科研统计表,反映了该教师该学年度的任课任职、科研工作量、课外活动等情况,以及考核小组的量化评估。这项材料及时反映了该员的动态状况。逐年积累,也是评职的必备材料。第三,学历证明,主要指教师大学本、研究生、博士学位毕业证复印件。第四,各类荣誉证书的原件或复印件,包括各级表彰的优秀、论文获奖,以及各种竞赛获指导教师奖等,这些材料能从不同的角度反映出教师的工作态度和业务能力。第五,学术成果复印件,主要指公开发表的论文、公开出版的专著、以及在各级学术教研会上交流的论文、编写的教材的复印原文外,还必须有书刊的封面和目录,以保持其真实性。第六,公开课教案,每学期学校以及教研组都要搞以青年教师为主的公开课,老教师上的示范课、观摩课以及校级以上的优质课竞赛,这些活动的开展首先离不开教案,最好收集2份,业务档案、教学档案各1份。第七,每学年教学实习经费中学生和教师经费的开支情况表,应该有明确的费用使用数据。第八,每年教师指导毕业生毕业论文及毕业设计选题,优秀毕业设计及论文指导情况。
教师的业务档案材料,因为是随时产生的,不可能一次搜集完备,而且要随时积累。如现在高校评估,每年都应该有专门的人员进行收集整理,并逐一验收。这些档案的收集与整理有利于在评估中的主动性,也具有了可靠真实性效果。另外,要加强档案工作法规的宣传与教育工作,增强广大教育工作者的档案意识和档案法制观念。要让广大师生员工认识到,档案是学校的宝贵财富,必须完整地归档保存,不得占为己有或随意丢失。只有使他们对档案工作有了正确的认识,才能使他们重视和参与档案工作。
二、教师档案管理要落实到位
对高校教师业务档案的管理,应该从以下两点加以认识。
一是随时收集。对材料必须当场验收核实,不符合规范要求的必须按规范再提供。得到的材料随即装入,要做到不错失,不残缺。
二是定期整理。每年年底都要对收集的材料以个人为单位按规范分类清理编排,材料不规范的要进行裁剪、裱糊、折叠,再编造目录活页装订,这样整理的业务档案,对今后查找利用十分方便。
高校教师业务档案不像文书档案、教学档案、会计档案那样固定,具有随人流动,人在档案在,人调离档案随之调离。另外有它的特殊性,它既不像个人人事档案那样保密程度较高,非经一定的组织手续不得随意查阅、摘抄、复印和调离,但又不像文书,教学档案那样可以公开提供利用,教师业务档案既有一定的透明度,又有一定的保密程度要求。学校领导因公务要调阅教师业务档案,这是很正常合理的事情,应及时提供;本人需要利用应尽可能提供;其他人员不论出于何种动机要调阅他人业务档案是不准许的。这就要求档案人员按档案保密制度提供利用,既要做到热情周到,同时又要坚持保密原则。对教师档案保存的始终是在职教师以及从本校离退休教师的业务档案。总数有一定的量,不会无限积累。这一特殊性决定着管理工作需要频繁的转移接交,否则遗失的可能性很大。因此,必须严格按组织程序办理转移接交手续。对于新分入、调入的老师,应急时接交和建立新档案;对调离人员在学校办手续时应妥善,将该员业务挡案密封后移送接收单位,学校档案室应有教师业务档案案卷目录,档案接收、移交清单。
总之,教师业务档案的建立为正确评估教师业务能力、学术水平、工作实绩和贡献大小提供了切实可靠的依据,调动了广大教师的积极性,强化了师资队伍素质的提高。激励教师奋发向上,不断进取,以实际行动来书写自己的光彩历史。它还弥补了人事档案的不足,对合理调整师资结构,提高教师总体案质,提供了依据,使学校教育管理趋向科学化。
参考文献:
1、黄金莲.高校教师业务档案的建立与管理初探[J].甘肃科技,2005(5).
2、倪慧敏,柯友良,黄文卿.高校评估档案管理规范化的探索[J].档案学研究,2006(5).
3、孙春兰.由高校评估中教师业务档案利用引发的思考[J].绥化学院学报,2007(4).
(作者单位:湖北工业大学校办)