试论城市建设档案管理的困境与建议
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摘要：城市建设档案是城市建设的真实记录，是城市规划的有力依据，是城市管理工作的数据凭证，本文从工作实际出发，就城市建设档案管理中存在的问题进行了讨论，并给出了一些工作建议。
关键词：城市建设档案管理建议
中图分类号：C93文献标识码： A
一、背景介绍
城市建设档案是城市建设的真实记录，是城市可持续发展的宝贵资源，在进行社会管理、提供公共服务、保障城市生产生活秩序、维护城市安全、应对城市突发事件等工作中，发挥着重要作用。做好建设档案工作，对促进城市建设的健康发展，更好地为经济建设和城市建设服务有着十分重要的意义。近年来，全国各地建设档案工作发展迅速，建设档案管理体系已经形成，基础工作进一步加强，馆藏日益丰富，建设档案的开发利用取得了显著的经济效益和社会效益。但也存在着发展不平衡、依法行政力度不够、档案资源结构失衡、信息化建设步伐较慢、档案干部队伍整体素质有待提高、城建档案服务模式化单一，特别是城建档案的移交工作一直以来没有一套统一的接收方法，造成城市建设档案利用率不高、服务质量不高等问题。
城建档案管理工作经过长期的探索和实践, 取得了许多宝贵的经验并不断的完善, 已经成为做好城建管理工作不可缺少的宝贵财富但是还存在着一些问题和不足这些因素严重影响和制约着城建档案管理质量的提高。
1、城建档案基础工作开展不够，馆藏信息资源不足，种类不全面。城建档案基本工资是城建档案开发和利用的基础工作，而档案的有效开发利用又能够在很大程度上促进城建档案基础业务的发展，它们之间是相互联系相互作用的。在对城建档案资料的收集整理过程，常常会存在一些失误，例如建筑工程档案材料收集比较齐全，而忽略了市政设施建设档案资料的收集，而一些声像档案以及电子档案就更是屈指可数，这对于城建档案的开发利用工作造成了很大的影响。建设单位自身在城市建设档案的管理上也存在误区和不足。大多数建设单位仅重视需要移交进城建馆的那部分档案，而单位本身不做保存或只保存不需进馆的那部分档案，这种现象在房地产企业尤为突出。
2、库存档案内容单一结构不合理质量不高。各基层城建档案馆( 室) 普遍存在档案内容单一、门类不全、结构不合理、质量不高等现象。主要体现在各类工程建设档案, 尤其是民用建筑档案所占比重较大的集中体现在管网工程和声像照片档案数量偏少,匾乏的档案资源成为制约城建档案信息开发利用、编研工作的障碍。几乎所有的企业都存在一个现象:购房合同档案与客户资料档案保存都比较完整，且较为重视，房产项目档案的归档则参差不齐，有的是将项目资料集中堆放，未作系统的归档整理，有的干脆不作收集，仅仅满足城建档案馆进馆的需求，单位本身不做保留。实际上，城建档案馆所接收的档案只是整个建设项目过程的一部分，有大量的项目文件都需要建设单位归档保存，建立一套完整、系统的项目档案才是建设单位应充分给子重视的。
3、信息化建设比较薄弱管理手段相对落后。城建档案信息网络尚未形成。城建档案信息加工层次偏低，不能适应社会各界对系列型和智能型城建档案信息成品的需求，只能提供低层次的城建档案信息。这样，难以充分发挥城建档案信息的社会作用，也难以实现城建档案管理工作的最佳社会效益。城市是一个规模庞大，关系复杂，多层次、多功能的大系统。城市档案管理需要借助新型科学技术改变服务方式单一和落后的服务手段，大力提升城建档案服务质量,有效开发城建档案信息。
4、城建档案资源的开发利用意识还不够。档案意识主要指的是档案获取、传播、保密等意识。一直以来，城建档案的利用者在查阅档案时，都需要根据相关的规范制度办理很多复杂的手续才可以查阅，因此很多有意查阅利用城建档案的工程人员不敢去也不想去查阅，这样一来城建档案的价值就很难被需要的人使用和开发。因此，在城市建设发展过程中产生的一些矛盾和问题也无法依据城建档案来进行解决。
5、城建档案管理经费不足，人员素质有待提高。城建档案人员的配备同其工作要求不尽适应。目前，部分城建档案工作人员的专业不对口，素质偏低,有些单位常常安排一些专业不对口，或文化水平较低或老、弱、病、残等照顾对象从事城建档案工作。大多数城建档案馆( 室) 经费不足购置档案设备及人员经费支出困难。
三、城市建设档案管理建议
1、强化社会档案意识，提高服务质量。城建档案管理部门要牢固树立大局意识，将城建档案工作纳入城市建设总体规划，不断增加档案工作的透明度，合理、适度的加大档案信息开放力度不断满足社会和人民群众对城建档案的利用需求不断增强社会档案意识城建档案管理人员要更新观念，树立主动服务用户至上的理念正确处理并协调好各种关系，以创造性的思维方式解决工作中遇到的各种重点、难点和关键问题提高服务质量。
2、强化宣传力度，做到依法治档。当前档案工作所依据的法律有《档案法》、《城市规划法》、《建筑法》等法律和有关法律条款，依据的部门规章有建设部90号令《城市建设档案管理规定》及国家档案局颁布的《城市建设档案归属与流向暂行办法》，城建档案法规建设初具规模，依法行政的法律依据充分有力。城建档案管理部门，通过灵活地运用文字、实物、模刑、录像等多种传播工具，图文并茂，使更多人了解城建档案的法律法规和工作内容,增强城市档案管理的法律意识。
3、加强硬件设施建设，提升城建档案质量。首先我们要根据档案科学、规范管理要求制定好各项业务规划，并在工作规划的指导下按时保质保量的完成既定目标。加强城建档案管理机构的建设，完善城建档案管理网络理顺各种关系，加强各部门各领域各专业之间的协调，加大培训力度加强业务指导监督工作。其次我们要加强城建档案的收集、整理、鉴定等业务基础工作根据档案来源原则档案收集工作是整个档案工作的重要环节。
4、利用信息技术，改进服务手段。根据国家有关城建档案管理的标准和规范，实现档案资源共享，为城市规划、建设、管理服务创造更方便、快捷的条件以适应社会发展和城市现代化建设对城建档案利用的要求，缩短档案信息开发与当前需求相匹配。要加强档案数字化建设建立内部局域网，改进过去以手工直接查询为主对外查询方式，更好的开发利用城建档案信息资源，城建档案管理部门应面向社会通过各种方式和手段向社会提供更多有利用价值的城建档案信息，以满足社会各界的需求。
5、加强人才队伍建设，提升城建档案工作人员素质。要加大城建档案管理人才培训力度，提高档案管理人员专业水平。同时，在城建档案工作机构中配备工程专业人员、档案专业人员、计算机专业人员等多种专业的工作人员。同时，要加大城建档案部门的经费投入，购置并充实档案设备。
结语
总之，城市档案信息资源利用对社会管理、公共服务、保障城市生产生活秩序、维护城市安全、应对城市突发事件等工作中，发挥着重要作用。城市建设档案管理要坚持与时俱进，从硬件设施、智力支持、现代技术和管理层面入手，才能发挥更大的价值。
参考文献
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