人事档案管理信息化建设的思考

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摘要：人事档案管理是人力资源管理的关键组成部分，面对信息技术的高速发展。各项档案管理工作要想得到科学落实与创新发展，就必须要注重信息化建设工作。文章研究分析了新时期人事档案管理信息化建设，以供参考。

关键词：人事档案；信息化管理；研究分析

一、前言

人事档案的工作尤为重要对于企业的人事管理来说,人事档案包含企业全体员工人事信息,只有做好每个基本的人事档案信息管理,才可以对我国人力资源管理奠定基础。人事档案管理的核心是保证真实性、完整性和准确性的人事档案信息。

二、人事档案管理信息化建设原则

我们通常认为人力资源档案为根本依据,并确保个人信息不会改变,只修改档案保存信息处理过程的形式和内容被称为人事档案信息。这不仅可以使文件本身没有改变的原则下，也可以实现档案信息资源共享的目的。信息化建设必须依靠一些基本原则,主要信息化建设的主要原则是下列事项:（一）实用性原则。信息化建设的实用性为基本原则,保证业务的标准化,更有效。（二）安全的原则在信息化建设中,安全是一个非常重要的环节。所以我们必须提高计算机软件信息加密机制,除了建立重要信息资源权限管理、防火墙,确保操作的合理性。（三）可靠性原则使用的所有信息分类信息资源用户权限,除了数据备份信息。（四）可用性的原则信息系统的设计是实用和易于使用,简单的目标。不使用人员必须经过培训系统,可以灵活、易于使用,使办公自动化的真正方式。（五）先进的原则计算机软件技术,采用先进和成熟在OA和互联网的使用,必须充分继承,考虑可伸缩性、可扩展性、和延长生命周期,提高技术含量。

三、新时期人事档案信息化建设的思考

（一）建立档案管理制度

为了使档案的管理,满足企业发展的需要,企业管理者必须提高档案管理的识别,并制定相关的档案管理系统。对于一个企业,如果能够正确使用内部企业人事档案信息数据,对企业的发展至关重要。因此,企业领导必须高度重视档案管理相关工作的信息化,不仅增加资本投资管理和完善相关的管理功能,通过激励机制吸引管理人员努力工作,和提取时间对相关管理人员的专业培训,以确保管理人员可以工作科学、合理。此外,有关部门制定相关的制度,在这一过程中,必须根据我国有关法律、法规的规定,考虑到企业本身的情况,即使是在同一时间,也要找出最适合企业发展的管理方案。

（二）重视档案信息数据库网络化建设

各企业在开展档案信息化建设工作之前，应先对本单位人事档案工作的具体落实情况做出全面了解，严格审查、甄别全体职工档案信息，以此来为数据录入的准确性提供保障。而对于数字化档案信息的输入、电子档案的形成来讲，必须要构建出完善干部职历库、人事任免工作裤，以及个人及本情况库等数据。在加强数据库建设的同时，还应这种人事档案的丰富与更新，以此来保障档案信息的时效性、准确性与真实性，且通过对信息库进行适当分类来保障档案信息系统的高效运运转。另外，对于数据库网路化建设来讲，应将企业网络服务器作为数据平台，适当加大各种辅助软件的建设力度，以此来为单位提供更安全、稳定的信息网络服务，促进其人事档案信息化涵盖范围的不断拓展。同时，在综合考虑单位各职能部门管理权限基础上，合理进行模块划分，对相关部门的数据资源进行科学整合，真正实现保险、合同与薪资等方面的信息化管理，构建更完善、智能型，且安保水平较高的网络管理系统，在大幅度提升管理工作质量与效率的基础上，也能够为各项人事决策提供重要的参考依据。

（三）强化信息化网络安全防护

在对认识档案管理信息化建设做出进一步优化过程中，应充分重视起防护工作的有效落实。主要可以从以下几点入手：一是，做好网络的各项安检工作，在共享网络设备上配备相应的入侵监测系统，以此来对进出网络的数据流做出全面、技术的分析与统计，真正做到及时发现、解决各种安全隐患；二是，积极引进、落实更先进有效的安保措施，对具有密级的各种资料信息作出科学界定，并在查阅方面设置相应权限，只有通过密码、身份确认，才能够进行相关档案信息的查阅，且要对重要数据库信息及时做出备份；三是，应科学安装防火墙技术，不断强化访问控制，并针对信息化管理系统运行的具体情况，实施科学有效的管理、维护措施。

四、结束语

随着我国信息化水平的提高,企业档案管理网络的应用水平不断提高。企业人事档案管理需要通过开放,网络化的管理模式,以适应社会的需求,提高本身的综合素质,建立人事档案信息管理的方式,提高他们的工作效率和质量,更好地为社会服务,以改善企业的工作质量和效率。作为一个基本的文件管理人员，应抓住机遇,不断创新改革,为企业人事档案管理提供更广阔的领域。

参考文献

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作者：关英慧