提高企业办公室协调工作质量和效率的思考

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摘要：企业的办公室能体现出一个公司的素质和整体的状况，因为办公室相当于是公司的窗口，它连接着各部门之间的工作，是整个公司正常运转的必要条件。但是很多公司内部由于办公室协调工作做得不好，内容也不清晰，出现了很多不友好的现象，这种情况的发生会影响办公室的整体工作的质量和效率。所以为了提高整个公司团队的素质和在工作中的执行能力，发挥办公室的最重要的枢纽作用，提高协调工作的质量和效率是很有必要的。本文通过分析办公室在整个企业中的职能作用和协调工作的主要内容，提出了相应的提高企业办公室协调工作质量和效率的措施。

关键词：企业办公室；协调工作；质量；效率

前言：

办公室是一个企业不可缺少的板块，它具有多项的职能，比如：管理、监督、问询以及其他的职能。办公司的这些职能如果能够很好的发挥，对整个企业的发展有着直接的作用。所以要怎样做好办公室的工作，是要在实践中不断的总结和研究的。其实简单的来说，要想做好办公室的工作就是让员工在工作中做正确的事情，并且把事情做好，而这些都离不开和谐高效的工作环境和素质强大的团队。

一、办公室的职能作用

1. 承上启下的作用：办公室是整个公司的核心和枢纽，领导可以通过办公室连接各部门，对各个部门进行协调安排工作和监督，另一方面，职员也可以通过办公司开展相应的工作，蔽比如信息的传达、事务的汇报等等工作都可以顺利地开展。

2. 共同参谋的作用：办公室的工作很繁琐也很复杂，但是公司各部门之间有分工，各自负责自己的那一块，在这样的工作分配下，才能更好地合作与发展。遇到同一个问题或者需要所有员工都参与讨论的时候，办公室就起到了很好的作用。聚集大家坐在一块，每个人有不同的想法一起出谋划策，共同解决公司的问题。

3. 收集与信息的作用：由于办公室是整个公司的枢纽，是信息的集中站也是站，不管是公司领导还是普通员工都可以把收集到的信息统一到办公室大家一起分享和研究，为公司的一些决策作出正确的选择。

4. 树立公司形象的作用：不管是公司内部的事务还是外部，办公室都是一个频繁的办公地点，许多外来人员的办公会直接看到我们员工的办工效率、工作态度等等，这是直接反映出公司的形象，也是公司对外的窗口。

二、办公室协调工作的内容

办公室的协调工作是很复杂的，包含的范围比较广，一般企业办公室的协调工作都分两大类：一是工作协调，二是人际关系协调，而在比较细节的分，又可以把工作协调分为会议协调、重大决策协调等。1.会议协调：公司经常都会开展大大小小的会议，不管是哪种会议，主要的目的都是为了公司更好的发展为前提的。所以在会议开始前，办公室一定要重视，对会议的议程和内容都要协调好，做好协调方面的工作，为公司会议正常的开展做好铺垫。2.重大决策协调：对于公司来说，办公室在公司的很多决策中都起着很重要的作用。所以在意见不统一的时候，办公司要协调意见，为重大的决策作出很好的铺垫。

三、办公司协调工作应遵循的原则

1.注重工作的程序

办公室人员在进行协调工作的时候要注意工作的程序，一般综合性比较强或者涉及范围广的工作都要按照领导的知识去做，遇到情况要随时向领导汇报，当遇到意见不一致的时候，则要等到公司领导当面进行研究，不应该再通过汇报的方式了，防止在汇报过程中曲解整个问题的主干。另外办公室人员要懂得职权分工，一般相关的事项，职员要向自己的主管领导汇报，并按照领导的意思执行。最后遇到比较急的事情可以先处理后再向领导请示，为事情的解决节省时间。

2.服从统一整体的领导

办公室的协调工作，无论是什么类型的都必须服从统一的管理和为整个公司的全局着想。在工作中，各职能部门常常会出现很多问题，都强调自己的利益。其实一个企业中，各部门都希望自己受到领导的重视，让自己的工作受到肯定。但是一个公司的目标是很长远的，当各个部门在工作协调中出现矛盾的时候，必须做到顾全大局，为整个公司着想，只有这样，公司的长远目标才能顺利的实现。

3.把服务放在第一

办公室协调工作的最主要的就是服务，所以办公室要注重服务的意识。在日常的工作中要改变传统的意识，主动的了解领导的意思，做到主动参与的服务意识。另外创建和谐的工作环境也是很重要的，只有在一个和谐的工作环境中才能更好的进行工作，提高工作的质量和效率。

四、提高办公室协调工作的质量和效率的措施

1.树立整个大局的意识

一个企业的员工只有拥有更高的思想境界，定立更高的目标才能在在工作中有激情和拼劲。在办公室的协调工作中要做到互帮互助，真诚团结，这样整个公司的形象也树立了，更为员工营造了好的办公环境。在工作中，各部门之间肯定会出现矛盾，遇到这种情况就要树立大局意识，求同存异，只有这样才能为公司的发展作出贡献。

2.做好本职工作，提高整体素质

一个好的团队是需要大家共同努力的，在这样的前提下就要求办公室人员要学习新的知识，不断的充实和完善自己，掌握新的本领，把学习当做推进工作的有利工具。全公司员工的共同进步才能促进整个公司的发展和进步。另外公司进行出创新化的管理能保证办公室工作的运转。

3.分清工作重点，提高办公室的服务水平

办公室的工作是很复杂的，任务也比较繁重。所以提高办公室的服务水平是很有必要的，但是要真正的把服务水平体现出来还是很难的。当办公室的事务复杂紧迫的时候，没有一个合理的安排是理不出工作的头绪的，到头来把工作弄成一团糟，所以在注重办公室的服务工作的时候又要分清工作的重点，把所有的精力用到工作中，完成每一项任务。

五、结语

提高一个企业办公室协调工作的质量与效率是很有必要的，但是一定要有相应的对策来更好的开展办公室协调工作。树立大局的意识、提高整体的员工素质和提高办公室的服务水平能更好的提高一个企业办公室协调工作的质量和效率。办公室协调工作的质量对公司的未来发展和进步有着重要的意义。

参考文献：

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[2]张晋轩；；以科学发展观为指导 努力开创企业办公室工作新局面[J]；科技风；2009年14期

[3]徐燕；；浅谈如何加强办公室工作使办公室管理规范化[J]；黑龙江交通科技；2006年12期

[4]何宗仁；；如何提高办公室工作效率[J]；鸡西大学学报；2006年06期

作者简介：

胡瑞（1985-），汉族，大专学历，研究方向：行政管理。