信息化背景下成教学籍管理系统建设初探

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摘要：随着我国成人高等教育的迅速发展以及杭州市总工会资助千人上大学计划，我校成教学生数量逐年递增，于是加强学籍管理促进教学质量的提高显得尤其重要。本文通过对我校成教学籍管理现实状况的总结，提出了加强学籍管理信息化系统建设的几点意见。

关键词：信息化；成人教育；学籍管理

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2016）13-0008-02

随着终身教育理念的不断深入以及21世纪初高等教育大众化的不断推进，成人教育被确认为传统的学校教育向终身教育发展的一种新型的教育制度，已成为终身教育体系中不可或缺的重要组成部分。成教的发展和办学形式的多样化，教务管理工作与管理模式、管理水平和管理设施之间的矛盾日益突出，通过应用信息化技术，高效地开展成人教育教务管理是解决这些矛盾的最佳途径之一。

一、研究背景与现状

高校成人高等教育的学籍管理工作是一项即具体细致又繁琐事务性很强的工作，是学校教学管理工作的重要组成部分。近些年本校的成人教育在市总工会“资助千人上大学”计划的推动下，招生规模逐年增长、校外开辟的教学站点不断增多，从之前的各地工会培训学校到给企业送教上门，先后在杭汽轮、广汽吉奥、珀莱雅等大型企业开展成人高等教育提高企业职工学历水平和素质，本校有校外教学点21个，遍布在全省各地。我校成教教学点的学生数量急剧增加，有关学生的各种信息量也成倍增加，若还是利用手工操作方法，不仅容易出错，还增加了人工成本，因此必须依靠现代信息化技术，通过对学籍档案的信息化管理，可以做到信息的规范管理、科学统计和快速的查询，从而减少管理方面的工作量、人为错误以及时间成本。

目前成教学籍管理系统也出现了不同层次的各类系统，成教学籍管理方面也从单纯的录入、查询、统计发展为有一定综合处理能力的完整管理平台。但是，所有这些引进与建设并没有打破以往的学籍管理模式：各部门之间成绩的传递、教师排课、成绩登分表、学号编排、查阅成绩等依旧还是人工或者QQ完成，所谓用计算机仅仅是利用excel来单机输入记录而已，本校的学籍管理只能独立完成自己的工作任务，这种半手工操作，电脑单机化的学籍管理系统已经很难适应我校成人教育发展的要求，借助校园网网络环境来构建一个成教学籍管理信息系统，合理地利用因特网的网络资源和跨平台数据访问能力，通过网络进行各种教务、教学信息的共享与交流。

成教学生的学习特点和普通高校全日制学生不一样，他们的时间跨度比较大，学习时间多为晚上的业余时间，平时跟他们的交流基本通过QQ、电话等通讯方式，十分不便，并且他们的信息素养并不高，因此为了适应信息化时代的管理要求，建立一个界面友好易于学习，能让成教学生经过短期摸索或培训就能上手操作的成教学籍管理信息化系统平台显得尤其重要。

二、基于信息化的成教学籍管理系统构建

成教学籍管理系统由学生的基本信息管理部分、学期教学计划管理、学生成绩管理、注册学籍管理、毕业生报盘管理等几个部分组成，能够完成本校学生从入学到毕业等一系列学籍信息化。

（一）学生学籍信息化

网上招生工作结束以后，招生办便从招录系统中直接导出当年录取的一届新生信息，再进行适当处理，通过字段同名匹配，形成本届新生的基本数据：姓名、性别、考生号、出生日期、身份证号、学习形式、联系方式、家庭住址、录取专业、学制等等。教务人员再根据学生的入学年份、所在教学站点、专业等信息来编制学号，建立完整的学生基本信息数据库，方便快捷地根据不同条件查询到各年级、各专业的学生情况，简介明了地对各学生进行退休学、转学、复学、转专业、转学等学籍异动处理。

每年新生入学都要求填写一张学籍大卡，新生报到注册之后，信息不完整的地方可以补录一些学生信息，直接进入学生基本信息数据库。让学生用自己的账号和密码登陆学籍管理系统，可以查看自己的相关信息，授予一定的权限范围，学生校对补充，确认无误后可以自动提交，完成学生基本信息库的建立。这个部分将原来提取数据并手工编学号、以备注来记录学生的学籍异动等工作分散为由学生操作自己操作补录和电脑数据库记录这样两种方式，在目前只增加学生而不增加管理员的情况下，对本校的学籍管理工作是非常有益的。学生基本信息数据库建立以后，为学生的学籍注册、教材管理、学费缴纳等管理工作提供了数据共享，不仅是教务部门，招生处以及财务处也能大大提高工作效率。

（二）教学计划排课信息化

成教学生大多都是利用业余时间来上课，针对他们的社会性和特殊性，教学计划既要有稳定性，又要满足各教务人员对教学计划的调整与变更，本系统能够根据这些特点自动生成每个学期的教学任务。教学任务管理要求能够根据定制好的教学计划和课程生成一学期的教学计划表单。教务管理员根据本学期的教学大纲，分专业分学制录入教学计划，并根据教师授课时间以及教室的空余情况形成排课表，全面掌握学生攻读时期的教学组织，避免了手工排课时产生授课时间、教室的冲突。

（三）学生成绩管理信息化

成绩是学生在校学习的量化体现，是学籍管理中的核心模块，该系统能够达到对学生每一个学期所学的课程成绩进行有效管理，并且直接导出毕业生成绩登分表。原本手工操作的成绩表、补考成绩安排，两者合并为一个统一的web成绩数据库，里面包括了学生的学号、专业、年级、班级等字段。每当学生考试完毕，由任课教师登录学籍信息管理系统录入各学生的成绩并进行试卷分析，点击提交，成绩就输送给教务学籍管理处。教务部门可以直接查询某门课程缺考的学生名单，安排补考并打印。任课教师终端能够打印学生成绩，留存备案；各班主任终端也能查看学生成绩并通知学生参加补考；学生本人也只需用各自账户登录系统查看自己的成绩以及补考信息。

通过web录入成绩系统，不仅可以实现异地成绩管理，并且大大减少了教师和成绩管理员的重复劳动，真正实现学生成绩管理信息化、规范化、科学化。

（四）毕业生电子图像采集信息化

毕业生图像采集工作是毕业生电子注册工作钟的一个重要内容，从2002年开始，教育部和新华社协议，为了保证毕业生图像信息的真实性，由各省新华社图片部负责对本省各高校毕业生图像信息的采集工作。各高校在学生毕业前半年组织好学生，由本省新华社图片采集工作人员采集图像信息，上传到北京新华社总部进行统一冲洗、刻盘，再发送回本校学籍管理处。采集图像后，学生可以在网上校对自己的图片信息，没有参加毕业生电子图像采集的学生不予办理毕业证。

我校成教学生大多都是在业余时间前来学习，有些出差在外地，于是电子图像采集工作的任务完成显得困难重重。要做好电子图像采集工作，学籍管理部门要做好以下工作：一方面，在下半学期伊始就要积极和本省新华社图片部联系，定好合适的拍照时间，本校成教学生每年3月份入学，2.5年学制毕业时间为6月，退役士兵班学生为2年学制，毕业时间为1月份，因此拍照时间尽量放在十月份完成，在拍照时间选择上尽量关照到每个班的学生，选在毕业班学生都有课程的时候进行拍摄。另一方面，在采集图像之前，做好学生的信息核对审查工作，照片上学信网的关键字段为身份证，从去年开始新增学号代码，因此，在拍摄之前就组织好学生做好关键字段的审核工作，确保网上网下信息一致。本系统增加一个二代身份证刷卡录入终端，学生持本人身份证刷卡以后自动出现学生信息进行拍摄，生成拍摄序号。当所有学生都完成拍摄以后，系统自动生成本次图像采集信息表报新华社，其中包括如下字段：学号、姓名、性别、身份证号、专业、学校代码、地区码等等。图像采集信息化既有效地降低了人工校对容易产生的错误率，又提高了工作效率。

（五）毕业生报盘信息化

学籍管理系统的最后一步便是毕业生报盘，即将毕业生在学信网上进行电子注册，保证上报毕业生电子信息的真实性。毕业生电子注册信息以招生录取审批表和省教育厅审批的学籍异动审批表为依据，经过省教育厅毕业生总数据库一对一电脑检索、审核，确保每一份毕业文凭的真实性。上报的毕业生电子注册信息包括：考生号、学号、姓名、性别、出生日期、身份证号、专业代码、专业名称、学校代码、学校名称等关键字段，这些信息都来源于本学籍管理系统，认真做好前面几步学籍信息的收集和整理工作，特别是要关注有些读音相近相同的名字，生僻字，或者出生日期与身份证号码不符合等一些容易犯的错误，确保信息的正确性以便于系统生成正确的毕业生电子注册表，保证毕业生电子注册的顺利进行。

三、小结

成教的教学工作是学校工作的中心内容，而学籍管理工作又是教学工作的重中之重，学籍管理信息化工作是以为学生服务为宗旨，“以人为本”为理念的高效率、低错误的重要措施。在学校推进学籍管理信息化的同时，学籍管理人员也要不断学习和充实新的计算机应用技能，利用现代化信息手段管理好全校的成教学籍，提高学籍管理的服务质量，给广大师生带来更大的利益。

参考文献：

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