宣武区文档管理中心的建设
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2003年3月4日，北京市宣武区文档管理中心正式启动，标志着建立宣武区文档中心研究课题取得了阶段性成果。宣武区文档管理中心是本区党政机关档案文件代管机构，是文件形成机关和档案馆之间的连接点。其职能包括对文件的接收、管理、提供利用、鉴定销毁及向档案馆移交。
1． 修改部门保管期限表，由三分法改为标识法
归档是否齐全，价值判断是否正确，保管期限是否适当，都关系到档案的质量。在建设过程中，与机关各部门一起修改保管期限表，并由过去三分法改为标识法。新制定的保管期限表，条款比过去增加了很多，大的部门条款都在150条以上，模糊词语少了，基本能反映部门主要职能活动情况，可操作性大大增强。
新的保管期限表在2002年两个部门试点后，2003年开始全面执行。从2004年中心接收的归档文件情况看，档案在齐全完整和档案内容上比以前有了很大的改观。如外经委原属政府办综合档案室在历年归档文件中，反映职能活动的宣武区经济贸易洽谈会议和科博会议文件材料、招商引资材料、外商投资项目的合同、章程、董事会成员组成及变更、终止批复等方面的文件没有归档。在2002－2003年归档文件中，这些全部作为归档内容移交中心。
2．确定了文档管理中心初期接收档案文件起止年限和范围
为了确定文档管理中心初期接收档案文件的起止年限和范围，中心对34个部门档案室档案保存情况进行了调查统计，并针对机关档案室室藏档案有文件级和案卷级两种管理模式的情况，确定中心接收各部门保管期限为短期的文书档案、会计档案，年限为1987年至2000年；接收机关各部门在文书立卷改革之后形成的文件级档案，即各机关2001年以后形成的全部档案文件。这样解决了因部门档案室撤销而产生的室藏短期档案的保存问题。
3． 研究系统功能需求
为配合公司开发文档管理中心系统，更好地实现电子文件信息和实体文档信息全面、规范、科学地管理，中心研究并形成了《宣武区文档管理中心系统需求》和《OA系统档案管理功能需求》。在系统开发中，中心积极配合软件公司人员工作，详细提出每一个需求点，并在实践中寻求最佳方案。如系统在试运行阶段，中心发现档案鉴定流程中，档案到期形成表格后，只要点击销毁键，数据将完全从数据库消失。为防止操作过程中的失误和保证有价值的数据不被轻易销毁，提出设立预销毁库，确保了数据的安全。
4． 确定库房档案以部门为单位进行管理
库房档案排放一般按照全宗排放。文档中心所服务的34个部门中包括原机关11个立档单位。有23个部门是从全宗1和全宗2分离出的，又不具备单列全宗的条件，这给库房管理带来一定难度。结合中心工作的特点，打破按照全宗排放档案规定，给每个部门一个代码，以部门为单位，按照部门―――年度排列方法管理档案。通过实践，此管理方法既便于提供利用，又便于接收档案的上架。
5． 简化档号编制方法及装订方法
归档文件整理的宗旨是简化工作程序，压缩工作量，使文书或档案人员从过去繁重的文书立卷中解放出来。中心在接收档案过程中，发现目前文书立卷改革中归档文件整理并没有完全做到保护档案、简化整理，因此提出了进一步整改措施。
（1）采用数字代码取代档号章。档号由5位数字组成。（档号由保管期限代码和件号组成。即1―――0001）。
保管期限分为：永久、50年、30年、15年、5年、3年
保管期限代号： 123456
（2）用三角封套装订文件
采用无酸纸三角套封，将文件整理完毕后去掉易蚀的金属物―――订书钉、曲别针、大头针等，装入三角套封内，填好档号即可。
通过简化档号编制方法及装订方法，既节省了档案人员整理档案的时间，又保护了原始档案。
6． 规范文件著录标引
在2002年接收档案过程中，中心发现由于没有完全理解新的档案整理方法，有些单位文件整理、文件归档目录填写不规范。如会议文件整理，有的部门将这些具有相同格式甚至是相同文件名称、但每一份都反映不同内容的文件，在整理时视为一件对待。针对在文件整理工作中存在的问题，特别对从手工检索到计算机检索的转型时期出现的新问题和数码照片管理缺乏规范的问题，区档案局有针对性地制定了《归档文件整理工作若干业务问题的规范意见》和《宣武区数码照片档案管理细则（试行）》印发机关各部门及立档单位依照执行。
7． 建立各项规章制度
宣武区文档中心在建设过程中，制定了9项管理制度。包括：《文档管理中心职责》、《文档管理中心利用制度》、《文档管理中心库房管理制度》、《文档管理中心文件档案接收办法》、《文档管理中心电子文件和电子档案管理办法》、《文档管理中心保密制度》、《文档管理中心统计制度》、《文档管理中心电子文件管理责任制》、《文档管理中心文件档案鉴定销毁制度》。后来结合工作开展情况，对其中四项制度进行了修改。
8． 规范数据库著录项目、格式标准
由于长期以来很多部门都是独立建设数据库，对于数据库中的著录项、库结构的定义没有统一标准，因此造成接收的电子文件目录数据无法导入数据库中。为保证今后电子文件数据库中著录项、格式的规范化、标准化，中心统一了各门类档案著录项、格式，对必填项增加了标识，保证电子文件格式的统一，为2004年接收工作奠定了良好的基础。
9． 统一各门类档案著录项，保证电子文件格式的统一
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作，也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。中心以档案内容为标准，将档案分为文书档案（文件级和案卷级）、科技档案、录音录像档案、照片档案、实物档案和专业档案。根据某些部门在专门业务工作中形成的档案材料，又将专业档案分为会计档案、档案、统计档案、行政复议档案、案件档案、项目审批档案。在分类的同时，根据计算机管理的技术要求，中心还规定了各门类档案数据著录项目，并增加了必填项，保证了电子文件归档格式的统一。
10． 规范部门简称，保证检索查准率
为避免在今后检索时出现含混不清和计算机识别不清的情况发生，保证检索的查准率，中心统一规范了机构简称，如宣武区计划发展委员会，简称为区计划委。
二、文档管理中心系统的开发
文档中心管理系统建设的目标是文件档案的接收、保管、利用、鉴定和向档案馆移交实现全过程现代化管理。文档中心系统由六个模块组成：
1． 文件管理模块：数据的著录和原文上载，文件的利用审批、分类排序、查询定位、移交接收、统计打印等。
2． 利用管理模块：利用登记、查调，申请借阅权限，调还文件，实体的归还、续借、催还，利用统计。
3． 库房管理模块：满足文档中心完成实体档案相关的管理工作。包括：实体的接收入库管理，实体的借阅出入库管理，存放位置索引，出入库情况统计，实体移交出库。
4． 鉴定销毁模块：提示到期档案，批量鉴定，记录鉴定过程，对销毁档案清册、销毁目录及电子全文可到制定的载体，对移交进馆档案排序、编号，打印清册、报表等。
5． 统计打印模块：实现对库藏、利用、鉴定情况的统计和打印。
6． 系统维护模块：完成对系统一些定制，设置工作，建库，原文路径设置，用户管理，门类管理，字典管理，报表管理，其他设置管理等。
三、宣武文档管理中心取得阶段性成果
文档管理中心目前接收各门类和载体的档案文件共29808卷（件），其中1987－2000年不进馆短期文书档案5974卷，会计档案4812卷，2000－2003年文件级档案18279件，录音带133盒（盘），实物档案2件。管理系统正式运行以来，已基本实现网上对文件的接收。一年多来，提供利用282人次，3222件次。特别是递送（将文件送到部门）服务和利用传真方式为部门提供服务，很受部门欢迎。
宣武区档案馆作为试点单位建立文档管理中心，从规划到建设都具有一定的创新性。1．突破了传统的档案管理模式。一是对所有文档实行文件级管理，二是以计算机管理为基础，对所有文档实行网络化管理。文档管理中心的建立，不仅是资源的整合，节省人力、物力、财力，而且是突破了传统的手工管理方式。通过建立文档管理中心系统，与区政府办公系统（OA）连接，实现了接收、保管、借阅、鉴定和移交现代化管理，为机关各部门提供了快捷的服务。2．实现了文档中心由概念原形向实体系统的转变。由于受技术、管理思想、经费、人才等方面的制约，一段时间以来，建立文档中心大多停留在概念论证阶段。宣武区文档中心的立项和实施，为改革档案管理模式进行了有益的尝试。
（作者单位：北京市宣武区文档管理中心 100054）