浅谈设计院工程档案管理

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摘 要 工程档案管理工作是一个具有内涵和独特性管理工作，它是建筑软实力，有着举足轻重的作用，本文主要分析了工程档案管理的特点，也对工程档案管理提出了相关的建设性意见若干。

关键词 工程档案管理 设计院

在一项工程建设中会有一些技术内涵，而记录工程建设过程的工程档案是重要的载体，而这些档案和资料可以一直保存下去作为一笔无形的财富，档案资料是设计院的命脉，具有极高的价值，它不仅服务于本院的设计人员，同时也服务于院外的业主和施工单位。有鉴于工程档案的重要价值和积极作用，迫切需要我们完善和健全工程档案管理的相关制度和措施，保证工程档案存放的安全性。在文中，笔者结合自己的实际工作经验，阐述了工程档案的内涵和特点，并以此为基础分析和探讨了做好工程档案管理的相关建议和措施。

一、工程设计档案的内涵和特点

（一）工程设计档案的内涵

在常规意义上，工程档案主要是指在工程建设过程中形成的，以文字、图画、表格、照片、视频等为表现形式的，具有重要的归档保存价值的信息载体。工程档案是对工程建设活动的历史记录。工程文件在不同的阶段有不同的主要形式，例如，前期的报批阶段文件，中期的设计文件和后期的施工文件以及竣工验收文件。而设计院所保留的工程档案，重点为工程的施工图，其中又有甲方委托书、各种批文、各专业施工图、工程造价资料、竣工报告资料、审后蓝图等。工程设计档案不仅具有很高的工程应用价值，还具有一定的经济价值，是工程设计人员根据工程要求进行精心设计之后取得的成果。如果出现工程质量问题需要追究责任，或者发生与工程相关的法律纠纷，工程设计档案是具有法律效力的有力证据之一，能够帮助纠纷双方理清法律责任、合法解决纠纷。同时，需要指出的是，设计院所保存的工程设计档案是具有一定保存价值的档案文件，不是工程项目开展过程产生的所有文件都必须要进行保存，而是应该加以选择地保存。一旦确定进行保存，便需要对其进行整理和归档处理，使这些档案文件能够在有效保存年限之内发挥出最大的价值。

（二）工程设计档案的特点

设计院工程设计档案主要具有四个特点：第一，多样化的载体形式。设计院的工程设计档案不仅局限于文字材料、图纸等纸质材料，目前还有各种格式的电子文档。第二，种类繁多的档案内容。设计院的工程设计档案内容除了常见的工程施工图纸之外，还包括甲方委托书、批文、合同、设计条件及要求、地勘报告、审查意见书、结构、节能计算书、修改设计函、工程造价书、竣工验收报告书、审后蓝图等，由于内容繁多，在保存的时候必须要确保每项工程档案的成套性。第三，数量巨大。在数量方面，普通工程所形成的具有保存价值的仅是图纸便将近百张，如果是大型工程，便有几百张乃至上千张。第四，档案的使用效率高。设计院所保存的档案不仅仅要服务本院的设计人员，同时外界的施工单位和业主单位也是重要的服务对象，因此，档案需要频繁地保存、查阅、调阅、加晒等。

二、做好工程档案管理工作的几点建议

在对工程档案进行管理时，必须既要满足工程实际工作的要求，又要符合国家的相关规定和标准。实现工程档案管理需要依靠科学有效的制度，利用制度管理的有效性和稳定性，提高工程档案管理工作的水平和效率。

（一）构建完善、高效的档案归档程序

首先，明确工程档案的收集条目。因为工程设计涉及的有关文件非常之多，必须要依靠明确的收集条目才能够保证工程档案归档的条理性，以及归档之后的完整性和成套性。一般情况下，必须要收集的条目主要包括以下几种：作为设计依据的甲方委托书、批文、合同、设计条件及要求、地勘报告、审查意见书及将成为施工依据的设计施工图、修改设计函、工程造价书等文件，审查机构的审后蓝图、竣工验收报告书等。其次，定期归档、及时归档。为了避免出现档案丢失以及因为人员变动导致的档案收集不完整等问题，必须要坚持定期归档、及时归档的原则，每一次归档之间的时间间隔不能够太长。

（二）设置科学的档案整编制度

首先，将工程名称以及相对应的工程编号作为档案整编的标准，及时对所有工程设计档案进行归类整编。其次，依照设计依据、设计成品以及设计成品的确认对所有工程设计档案进行分类和整理。最后，依照档案的载体形式（即是纸质档案还是电子档案）对工程设计档案进行分类和整理。

（三）加强对工程设计档案的安全监管

一般而言，纸质档案保管期为十年（重点工程为三十年），长久保留与图纸原件内容一致的电子文档。高度重视设计成果信息的长久保存，积极采取措施防范档案风险。实行档案备份制制度，建立电子文件和数字档案登记备份中心。对设计院参与的重大建设项目的设计资料、电子图纸、电子文件实行登记备份。避免重要档案的损毁，防患于未然。建立档案主管领导负责制，制定实施细则和配套举措，强化工作落实。探索多元存储手段应用。按照规定格式存储到一次光盘或磁带等脱机载体，保证档案数据信息的真实性、完整性和可读性。

（四）实现工程设计档案的高效利用

工程设计档案可以为设计院内部工作人员的设计参考、设计学习等提供信息服务；同时，业主单位或者施工单位如果因为招投标、施工、竣工等原因需要存档，常常要加晒图纸。所以，实现工程设计档案的高效利用同时也是档案管理人员的又一核心工作。

三、结束语

工程档案作为详细记录工程状况的重要信息载体，它能够在工程扩建、改建、维修时，为其提供详细、精确的各种技术参数；同时，也能够为其他的工程的建设提供有益的借鉴和珍贵的经验教训。所以，做好工程档案的管理工作，现实意义重大。

（作者单位：山东省医药工业设计院）