电子商务理念在数字档案馆服务中的应用
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摘要：电子商务正日渐渗透到社会生活的方方面面，它不仅会带来对传统商务活动的变革，而且最终将完成对传统商业活动方式的更替，从而构建起社会商业活动的电子化、数字化和信息化体系。档案部门在电子商务的浪潮下，应积极参与电子商务的竞争，树立档案信息服务的新理念，大力开展网络环境下档案信息服务的新方式，从而促进档案事业持续、健康发展。本论文对电子商务理念在数字档案馆服务中的理论与实际应用做了简要探讨。
关键词：电子商务数字档案馆服务
中图分类号：G353文献标识码： A
1.电子商务理念与数字档案馆服务
1.1 电子商务
1.1.1 电子商务的概念与模式
所谓电子商务(Electronic Commerce，简称EC)，是指在网络环境下，完全或部分采用电子形式完成各种商务活动，包括广告、交易、支付、服务等活动。这里的电子形式主要有:电子数据交换(EDI)、电子邮件((E-mail)、电子公告板等。
电子商务的模式有：B/B(企业对企业)模式，如美国商务网，中国化工信息网等，这种模式将是未来发展的主流：B/C（企业对消费者)模式，如著名的8848商务网站等；C/C(消费者对消费者)模式，如雅宝中文竟价交易网站等。
1.1.2 与传统商务相比，电子商务的优势
第一，交易虚拟化通过Internet为代表的计算机，整个交易全部都是虚拟化设置。利用互联网进行贸易往来，双方负责人自贸易谈判、签约再到确定交易等一系列程序，不再需要当面进行，均可利用计算机互联网来实现。
第二，降低了交易的成本。我们用网络实现信息传递所产生的费用比电话、信件、传真所支出要低的多。而且电子商务还可以减少一些之前传统商务所必要的开支，如：中介费、信息成本、文件处理费、广告服务费、印刷费、传播费、还有店面的租金费等。
第三，减少中间不必要因素。传统贸易方式的费用过高、安排速度慢、容易出现误差等缺陷已经不存在。同时，电子商务很大程度上缩短了交易的时间，使交易双方可以直接进行贸易往来，所以，在某种概念上改变了社会经济整体运行的方式。使整个交易过程更加方便快捷有效。
第四，交易的透明化。在整体交易过程中，交易双方从洽谈、签约到货款的支持、交货通知等都在电子屏幕上有所显示，双方可清晰看到，所以显得比较透明化。
1.2 数字档案馆服务概述
何为数字档案馆信息服务呢，是指在网络环境下，数字档案馆利用计算机、通讯以及网络等现代技术来完成档案信息采集、处理、存储、传递以及提供利用等活动，从而达到“为档案信息用户提供所需数字档案信息产品和服务、满足档案信息用户解决现实问题的档案信息需求”这一目的的过程。
1.3 电子商务时代档案服务新理念
1.3.1树立“商务为本”的现念
电子商务代表的是一种全新的商业营销思想，它的核心是利用电子信息技术，搭建新的商务活动平台，以此促进商务活动的发展和产生效益。电子商务的核心是“商务”，而不是“电子”，“电子”只是一种手段。
1.3.2质量重于数量，深度胜于广度
网络信息类型复杂，数量巨大，质量参差不齐，深度不一。电子商务时代档案信息服务要形成这样一个理念:质量重于数量，深度胜于广度.要为用户提供“含金量”高的信息产品。这就要求在商务时代的档案馆应提供不同类型的参考和咨询服务、指导服务、增值服务和智力开发服务。对档案文献信息进行深层次的开发工作，深化服务功能。采用一定的程序和科学方式.对收集到的文献信息进行筛选、分类、判断、排序、比较、编写以及必要的计算.使其更加准确和有价值，以便于传递、使用和存贮。通过深层次的开发，变单一信息为综合信息，变无序信息为有序信息，变低层信息为高层信息。通过采用编制专题文献.索引、题录、述评、综述等二次文献或根据二次文献所提供的线索查找.选用一次文献和其它材料.进行调查研究.加工三次文献，使文献信息具有概括性、目的性、针对性。
1.4 数字档案馆业务活动的开展与实施
利用电子商务的支持，数字档案馆业务活动方能得以顺利开展与实施。数字档案馆提供了一项自动化程度很高的网络作业环境，这就必然要充分利用网络的高效率来提供相应的服务。在电子商务解决方案的支持下，利用电子商务交易系统来开拓业务工作的范畴、优化数字档案馆的业务流程，从而提高了服务质量以及工作业务的水平。
1.5数字档案馆中电子商务服务的意义
电子商务所特有的开放性、高效性、以及互动性改变了档案信息的相对封闭状态。数字档案馆利用电子商务来实现档案信息服务的商品化、市场化。电子商务提高档案信息化发展的速度，更直接更方便的使档案利用者与档案管理工作者交流，其收益还可以弥补档案馆以及网络建设资金欠缺，让二者能充分利用现有条件来实现技术和设备的提高，以提供优质的社会服务。
2. 数字档案馆中的电子商务
2.1 数字档案馆中的电子商务服务方式
2.2.1 付费查档
这是一种较普遍的档案信息服务方式，利用者在权限许可的范围内缴纳一定的费用就可以查询档案馆的数据库，获得所需档案信息，这样既满足了用户的信息需求，又能对档案馆的资金投人做出合理补偿。从国外的实施情况来看，是比较有成效的。如美国国家文件管理局、英国国家档案馆等网站上就有许多档案专题数据库供用户付费浏览。
2.2.2 在线销售
包括档案馆通过网络向出版商、书店及发行机构出售本馆印刷型或电子出版物的出版权或发行权,如文献汇编、档案编研、专业刊物等.也包括通过网络向其他档案馆和信息服务机构出售或出租本馆电了出版物，自建数据库的镜像权、使用权和复制权等.还包括向个别用户提供的书籍、音像制品、电子杂志、文献汇编的在线销售和订阅。
2.2.3 联合编目
联合编目就是指各成员档案馆根据联合编目的程序将自己的馆找资源进行编目，然后上载给中心数据库，或者从中心数据库下载所需的档案资源记录纳入本地的数据库，以组织编制各种门类、载体的联合目录，其间的费用结算完全通过网络来进行、联合编目能更有效地实现档案信息资源的共享。
2.2.4 增值服务
档案馆拥有一支专业的档案咨询、查档和编研队伍，善于将馆藏资源与网上资源进行整合加工，能更有效地满足各类用户的特定需求：包括针对重大课题和常规课题所进行的定题服务、跟踪服务、编研服务和资料编译服务等，还能根据自身拥有的网络资源优势和检索技术进行跨行业、跨专业的查档，其成果凝聚了档案人员的智力劳动，属于增值信息，在电子商务条件下，这类服务有广阔的开拓空间，市场潜力巨大。
3.电子商务理念在数字档案馆服务中的应用
如今，在市场经济不断发展的社会里，电子信息是一项非常重要的商品。信息服务必须向着商业化的方向大力发展。在如此广泛的网络环境条件下，信息服务所特有的“广泛性”、“充分性”、“实时性”、“精确性”，比以往的传统模式更具特色。其一，它能打破信息的壁垒，进一步朝着理想市场环境方向发展，建设以用户为中心的个性化服务；其二，它更加有助于商务流程透明化的形成。数字档案馆信息服务要想实现电子商务化，就必须要把3方面与档案业务过程相关的系统紧密集成，而且要把它们全部运用于互联网，这3各方面就是“用户关系管理系统”、“信息管理系统”和“资源规划管理系统”等。使用户通过互联网，与档案馆的工作人员，内外互动，做到实时信息交流以及知识间的共享。通过档案馆信息链的整体结合，使得用户与档案人员从单的渠道就可以访问到所需要的信息，然后再利用这些信息做出合理的业务决策，达到最后执行决策，这样一来就给用户提供了一项定向的、全方位的服务，同时，使档案馆内部员工知识得到创新，共享得到充分实现，从而达到赢得商务机会并创造经济效益的目的。
总之，档案馆应抓住机遇，创建商务化、有偿的信息服务系统，提供各种适销对路的信息产品和快速、优质的信息服务，参与电子商务竟争，最大限度地利用电子商务为档案馆的建设和发展服务。