纸质档案防损入库微技术研究

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前言

尽管电子化是档案管理的趋势，但即使信息化普及，多数档案仍需要纸质版本备存，纸质档案将长期占据库房的大部分空间。

现实中，纸质档案带伤入库的现象比较普遍，主要包括孔洞、拉裂、锈损几个方面。库房存放较久的纸质文书、科技以及人事档案均出现大量开裂甚至脱落现象，就与入库前的纸张伤口直接相关，也必然减损纸质档案的寿命。

一站式装订、钉一钉、直角去钉、螺改平、夹袋固定、电子归档等小方法、小技巧可尽量减少或避免纸张入库前的伤害。这些易被忽视的微技术，相当程度上影响着纸质档案的存续时间。就目前纸质档案仍处主流的现实环境来说，尽量减少或避免档案带伤入库，无疑对延长纸质档案的生命具有十分积极的意义。文章拟以高校为例，对这些档案纸张的防损技术进行讨论。

一、防孔洞技术

档案纸张的孔洞主要指订书机产生的钉孔和打孔机带来的洞眼。

（一）一站式装订、钉一钉减钉孔

一站式装订指的是纸质档案在归档前的文件整理阶段一次性装订完好，移交档案馆（室）后，不必再次装订的方法。

按照传统的文书档案归档模式，各教学单位生成的学籍文件以及管理部门形成的文书文件往往采用铁质订书钉装订，档案管理部门接收之后，必需去除铁钉及重新不锈钉装订。取钉与补钉二个环节均给纸张带来拉裂伤害并制造新的钉孔。

解决该问题的关键在避免取钉环节。办法就是在文书生成阶段，首次整理文件之时即用不锈订等工具进行装订，归档后直接入库存放，避免档案管理部门的再次人为损伤。

钉一钉指的是仅用一枚钉子装订的方法，可减少钉孔。

移交之前的文件整理及归档之后的档案管护，都存在订书钉滥用的弊病。导致纸张钉孔多、伤口多，且浪费资源。

因此，应提倡钉一钉原则，即尽量免用钉子、尽量使用一枚钉子。该法不仅减少纸张钉孔，同时节能、环保。

具体一点说，可以采取分类用钉的操作方式：先尽量免用钉子：大学生学籍卡、成绩单等学籍档案，以及答辩表决、评阅意见书等学位档案直接用档案盒装入即可，不必用钉。

其次尽量只用一枚钉子，存在几种情形：文书档案中的党政有编号收发文等利用率较高，可一件一钉；无编号收文则利用率较低，可批量合订，一卷一钉。学籍档案中的开题报告、学位授予批材料，以及科技档案中的专利材料、协议书等页码较多，宜一件一钉；科研材料包含项目申请书、立项通知、结题报告等若干小类，宜一套一钉。如此，最低限度的用钉，可最大限度的减少钉孔，便于利用。

（二）夹袋固定防洞眼

用夹子或袋子代替钉子或装订立柱，可以完全避免纸张产生洞眼。

即便遵循钉一钉原则，文书、科技档案仍至少存在二个钉孔。而人事档案，因需使用打孔机，纸张至少存在三个5mm直径的圆形洞眼。不少档案还得多次打孔，洞眼倍增，纸张损伤明显。

用夹子或袋子固定档案纸张是彻底解决钉孔和洞眼的办法之一。具体一点说，文书、科技档案可用大小不同规格的夹子固定纸张归档入库，不再使用钉子；书页特少的档案，回形针即可。

预防人事档案洞眼，只需略加调整现行的卷盒设计：外部规格样式不变，盒内可用夹子或袋子代替装订立柱。考虑到人事档案共有十类，不妨参考查用频率，采用多个夹子或袋子分类固定档案：第一、二类的干部履历表、自传二者书页较少且变动小，只有年度考核表每年新增一份，该三类可合用一个夹子；第四类的学历职称材料每年均有升职查用所需，宜用一个夹子；第五、六、七、八类的政审、党团、奖励及处分材料变化不大且查用率低，可合用一个夹子；第九类的工资审批表、任免审批表每年均有新增，宜单用一个夹子。如此，最多5个夹子或袋子既可装订十类档案。如果夹子代替装订立柱的设计需费一些思量，采用内含5个袋子的公文包样式就相对简单。不仅避免纸张的洞眼及摩损，查用及新增也更为便利。

二、直角取钉防拉裂

直角取钉指的是去除金属物过程中，先将订书钉的二个钉脚尽量拉直再取出的方法，可避免大范围拉裂纸张。

对于已经归档的文书档案，必需去除铁质钉子。此过程中，常用的取钉器对纸张造成明显的拉裂伤害。因为取钉器一般采取正面嵌入方式，强行抓握钉子背脊，将钉子拔出。这种操作会导致纸张的二处损伤：一是取钉器的二个抓扣本身会摩压纸张；二是订书钉的二个钉脚脱离纸张的过程中，严重撕裂纸张；如果文件页数较少，取钉器还有可能把订书钉所占据的纸张部分全部撕裂。

巧用尖嘴钳直角取钉可较好解决纸张拉裂问题。

用钳嘴直接夹住钉子往外拉，破坏效果跟取钉器无异。因此使用尖嘴钳宜分步操作：先用尖嘴钳从文件背面分别将二个钉脚拉直，再从正面把钉子缓慢拉出。如果文件较厚，还应注意用尖嘴钳分别夹住订书钉的两端肩背，一左一右逐步往外牵拉。如此，钉书钉的钉脚以接近90度的角度脱离纸张，对纸张造成的伤害最小。由此看，取钉器的副作用不小，不妨完全弃用，仅用尖嘴钳即可。

三、螺改平防摩损

螺改平，指的是将人事档案卷盒中的螺纹式装订立柱改为平滑式立柱。可有效减轻装订立柱对人事档案纸张的磨损。

2000年开始的人事档案卷盒改版以来，人事档案装订一直采用螺纹式装订立柱。可折叠式与和直立式二两种立柱的螺纹装置都给纸张带来明显的摩擦损伤。

这种摩损主要集中在查阅利用和新增散材料归档二个环节。每一次查阅利用，档案都必须经历从立柱拔出和放回二个动作，纸张必然遭受立柱螺纹的二次摩擦。其中，二类档案的查用，伤害最明显：查用第四类的学历、职称档案与第九类工资任免档案，分别近乎一半的人事档案和几乎全部人事档案经历立柱螺纹的摩损。

就装订新增散材料来说，年度考核登记表及工资审批表每年均有归档，也就是说，即使排除不定时的日常查阅，每一份在职人事档案每年至少得经历二次立柱螺纹的摩损；如果算上年度职称评审、职务晋升等查用需求，一年之中，至少经历三次螺纹折磨的人事档案可达一所高校的1/3。

经咨询有关人士，装订立柱的螺纹主要目的在于方便压条的紧扣。其实该设计明显背离现实，因为绝大部分高校职员档案无需使用压条。经随机抽查，高校中级职称以下职员的档案占用卷盒（310×225×45mm标准规格）不到一半；大部高级职称、职务职员的档案也往往不满一个卷盒，这二类人事档案占据高校九成以上的比例，均无需使用压条。档案有可能超过一个卷盒的职员仅有少数博导型教授或干部，其比例不到一成。以华南农大为例，博导240人，占现有教职工3200人的7.5% 。其档案如果采用压条的办法勉强用一个卷盒装订，压条的利用率也不到10% 。如需二个卷盒装订，压条仍属多余。因此螺纹式立柱设计不仅无效，损伤纸张却十分明显。而平滑式立柱的摩擦系数大大低于螺纹式，不但明显减轻纸张摩损，还便于查用，设计更为科学，同时节省压条的费用。

四、电子归档防锈损

纸质档案难以避免锈损问题，集中体现在学位档案。学位论文、开题报告等材料多由学生自己装订，往往会滥用铁质订书钉，一份文件多达4-5个钉子，且开题报告多早于学位论文开始写作前完成，等到跟其他学位材料一并移交归档，历时一年以上，纸张锈迹十分明显，锈损面积大，钉眼多，档案更易破损。这种锈损问题难以提前阻止，因为归档之前的文件管理不属于档案管理部门的范围。

预防锈损有二个办法，最简单的就是采用不锈工具装订，前文已有略论，此不赘述。最彻底的办法就是尽量避免归档纸质版本。学位论文、开题报告等材料，利用率低，档案价值不明显，库房占用率却高，大可不必移交归档。如确需保存，除少部分优秀论文可纸质归档，其他宜电子文本归档。此举不仅防锈，更节省库房建设费用。

（作者单位：华南农业大学档案馆）