对提升高校网上报账效率的思考

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摘 要：随着国家教育经费投入比例的提高，科研经费量的激增，招生规模扩大带来的事业收入增加，新校区建设贷款投入等，高校财务呈现资金来源渠道多元化，经济活动多样化的特点。财务人员报账的难度和工作量日益加大，网上报账的出现得到了越来越多高校的推崇，但同时也出现了诸多的问题，如何提升高校网上报账效率，是亟待解决的问题。文章通过对高校网上报账的流程、优点及存在问题的思考，提出解决的对策，以期提高网上报账效率，促进财务管理。

关键词：高校 网上报账 效率提升

中图分类号：F234

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2015）10-125-02

《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》提出：到2020年，基本实现教育现代化，高等教育毛入学率达40%，高校办学规模仍处于不断扩大阶段，随之而来的是高校财务收支的复杂性和多样性，在财务人员编制有限的情况下，报账的难度和工作量与日俱增;多校区办学，又使得报账人员报账路途上的耗时以及现场报账排队等候的时间延长，报账难，难报账的怨言与日俱增。与传统的柜台报账方式相比，网上报账实现了无时间、地点限制，不与财务人员见面即可完成报账工作。网上报账的方便、快捷得到越来越多高校的推崇，但在实施网上报账后也显现出了许多问题，使财务管理工作面临新的挑战。

一、高校网上报账的基本流程

网上报账的基本流程是：项目经费负责人通过登录学校财务网上报账系统，将全部经费项目或某个经费项目授权给其他教职工、研究生进行网上报账操作;由经过授权的人员登录网上报账系统，选择报销功能选项，根据经济业务分类，在网上填写基础信息、业务类型和报销单等报账信息，系统自动生成预约报销单，打印预约报销单，项目负责人在预约单上签名确认，报账人员连同分类张贴好的原始票据装进网报袋，向财务部门指定投递点投递网报单。财务人员扫描预约报销单条形码或二维码，调出预约报销内容，审核后自动生成记账凭证;稽核通过后，由出纳人员将报销金额，通过网银转入报账人员指定的公务卡或工资卡，对公业务，通过网银或汇款转到对方账户，即完成报账业务。

二、高校网上报账的优点

实施网上报账后，报账人员不再受财务办公时间和空间的限制，只要有网络，可以在任何时间、任何地点进行网上填写报账信息和预约制单，大大节省了报账人员的时间。网上报账同时实现了报账录入工作的远程操作，财务人员扫描预约报销单后，只需对原始单据进行审核，在规定权限内对网上报账系统数据进行确认或修改，网报系统会根据预约单的内容自动生成记账凭证，这样既缩短了报账时间，又减轻了财务人员录入凭证的时间，缓解财务人员的工作压力，使财务人员更好地服务全校师生，提高报账效率和服务质量。

三、高校网上报账存在的现实问题

1.网上报账返工率高，报账效率不升反降。实施网上报账后，报账人员不用再到财务处，财务人员在审核过程中遇到不合规或不合法票据时，通过电话或短信与报账人员沟通，解释票据的合规性、经费额度超支、审批手续不齐全、业务分类不符合要求等问题。电话或短信沟通明显没有面对面沟通效果好，许多问题在电话中沟通不畅，有的需要报账人员对有关票据进行情况补充说明，有的需要报账人员到财务取回报账单据，完善相关报账手续后，再次进行网上预约单填报投递。随着网上报账业务量的增加，待退返工单据越来越多，财务人员耗费大量的时间精力进行电话或短信沟通，报账人员取回单据时，又要费时查找退回的单据，网上报账返工率高，报账效率不升反降的问题。

2.投递单据不规范，票据整理耗时低效。报账人员在网上报账时，对业务分类不清楚，票据分类张贴不规范，杂乱无序，特别是差旅费报销，计算出差天数及出差补贴时容易出现差错，甚至有的网报袋中塞满多份杂乱的原始凭证和预约单据，财务人员审核单据前，需要对预约单及原始单据重新进行整理分类张贴，重新计算和修改报账金额，耗费大量的时间和精力，工作效率低下。

3.报账人员不固定，网报问题重复出现。报账的政策性和原则性强，相关手续繁琐，报账人员通常需要掌握一定的财务报销常识，才能顺畅地办理报销业务。有的学院、部门报账人员不固定，报账单据投递后，一次性报账成功率往往不高，特别是科研课题经费的报销，研究生替导师报账的情况较多，研究生流动性大，财务人员反复沟通指正后，经常报账的研究生熟悉各项规章制度，报账规范熟练了，也差不多到了毕业的时间，随着新的一批研究生的到来，网报老问题重复出现，财务人员又得从头反复纠正。

4.财务规章制度多，执行文件有偏差。报账人员面对诸多的财务规章制度，网报时不一定及时了解详细信息和要求，大多凭感觉填报，在有的项目开支不确定的情况下，有的报账人员会将报销内容随便放在可以点击列支的项目下，网上报账信息填写常常有误。近年来，许多财务新规定、新制度相继出台，每个财务人员审核单据时，执行文件难免会有出入，对于部分复杂的会计业务，不同的会计人员前后解释相异，要求报账人员补充提交的资料不同，出现审核报销尺度不一致的情况，导致报账人员在办理报账业务时多次往返财务处，增加了报账人员的时间成本，有的报账人员甚至从心理上觉得财务部门故意刁难，形成怕报账、报账难的局面。

5.网上报账系统维护不及时，工作效率受影响。网上报账主要依靠财务系统运行，一旦系统出现故障，网上填报信息和网上审核报销都会受到极大地影响，甚至瘫痪。有的系统问题需要技术人员远程操作，有的问题需要现场解决。由于财务人员多以会计专业出身，专业系统维护人员缺乏，近年来全国高校大力推进网上报账，软件供应商售后服务人员有限，基本在全国各地飞来飞去，软件售后维护及响应速度慢，网上报账系统维护不及时，直接影响了网上报账的效率。

6.签字审批没有网络化，耗费大量的时间。不同类型的经济业务报销，需要相关经费审批人根据不同的权限签字审批，部分经费报销需要多个部门领导签字审批才能报销，只要其中哪一个环节的领导因出差、开会等原因不在岗，就可能延误报账时间，报账人员办理签字审批手续过程中耗费了大量的时间和精力。实行网上预约报账以后，网上报账和网上签字审批没有达到网络化对接，报账人员填报完网上报账预约单后，依然要拿着单据找有关领导签字审批，耗费了大量的时间精力，网上报账的优势没有充分发挥出来。

四、提高网上报账效率的对策

1.建立有效的沟通渠道，加强沟通联系。财务部门通过校园网或财务网站，将报账流程、常见问题处理、分类填制单据、张贴票据规范要求等，制作成视频或PPT演示在网上;及时更新网站上的财经法规、学校财务相关的规章制度及财务规定;建立财务报账QQ群、微信群等交流平台，专人负责收集意见及答疑网上报账问题;定期或不定期到各学院、部门走访调研，及时传递财务信息和要求;分析现有网上报账流程，进一步优化网上报账流程。通过有效的沟通渠道，增强报账人员对财务人员的理解和支持，提高网上报账成功率。

2.分层次开展网上报账培训，提升财务信息质量。财务部门可以针对学校不同层次的人员，定期开展一些网上报账知识的宣传和培训，例如针对全校教职工，印发网上报账指南或手册，详细介绍报销的各种要求及规范;针对项目经费负责人开展如何网上授权审批，各类经费的使用规定，常用财务规章制度的讲解等培训;针对报账人员开展如何网上填报单据，如何将相同的经济业务进行合并操作，网上报账流程、常见问题处理、真假发票的辨认、发票的分类整理、票据的规范粘贴等培训;针对财务人员开展业务交流座谈会、日常财务政策解读、业务工作手册指南、网上报账操作等培训。通过分层次培训，提升网上报账财务信息质量，减轻财务人员工作量，提升报账效率。

3.现场接收网上报账单据预审，减少返工率。对没有固定专、兼职报账人员的部门或学院，取消到投递点投递网上报账单据流程，财务处现场接收网上报账单据，收单员对项目经费开支范围、开支标准、签字审批手续、票据真假、票据张贴是否规范、报销单据是否齐全等简要预审，发现问题及时指出，由报账人员及时更正或进一步完善报账手续。通过现场收单预审，事前发现问题，及时沟通规范，提高网上报账单据的质量，避免事后财务人员大量的电话或短信沟通，减少返工率，提高网上报账效率。

4.部门或学院确定网上报账联系人，架起沟通联系的桥梁。部门或学院确定报账联系人，财务部门定期召集这些人员进行培训和座谈，同时由联系人收集和反馈学院部门网上报账存在的问题建议。联系人在各自单位负责协助报账人员完成网上报账工作指导，宣传和解释财务规章制度。通过联系人这个桥梁，加强财务部门与报账人员之间的交流与沟通，有利于报账人员方便、快捷、规范的办理网上报账及投递单据业务，提高网上报账效率。

5.培养或引进系统管理员，确保网上报账系统高效运转。网上报账推行后，财务信息系统管理员的工作变得更加重要。高质量快速的软硬件维护工作，可以保障网上报账系统的高效运行。系统管理员需要具有计算机专业知识及财务管理知识的人才，能够解决一些日常的技术问题，精通财务系统的操作方法，保障设备的正常运行。财务部门可以在部门内培养或引进系统管理员，在系统出现故障时，及时处理，或联系软件公司通过远程操作解决问题，确保网上报账系统高效运转。

6.完善网上签字审批功能，实现经费审批网络化。高校可以在OA网络办公系统上，完善网上经费审批签字功能，使经费审批人无论在什么地方，只要有网络，登录系统，即可完成签字审批手续。为了让经费审批人清楚审批内容，可以将原始凭证扫描上传，作为附件，方便审批人查阅。财务人员将项目经费负责人电子签名模板存入财务审核报销系统，审核时比对签名，确保签名的真实性。通过网上经费审批功能，报账人员不用来回找领导签字，为报账人员提供高效便捷的服务。

参考文献：

[1] 潘峰.浅析高校如何优化报账方式、提高报账效率、解决报账难的问题[J].中国总会计师，2014（7）

[2] 刘力军，李森森，张新.提升高校财务报账效率的途径[J].会计之友，2012（22）

[3] 张甫香.关于高校设立报账预审岗位的思考[J].商业会计，2014（16）

[4] 梁霁宁，罗俊强，沈哲.基于用户体验的高校无等候报账系统实践[J].教育财会研究，2014（25）

（作者单位：昆明理工大学 云南昆明 650500）

（责编：吕尚）