浅谈油田小区物业管理信息化的发展趋势

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摘要:油田的物业管理脱胎于油田的机构改革,经过十几年的发展,社区服务逐步走向多元化、社会化,管理体制逐步实现公司制,但是,物业管理工作涉及面广、日常管理工作量大,如采用信息化管理,提升资源的共享利用率,提高物业管理效率,已成为物业单位寻求新发展,迫切需要解决的首要问题。

Abstract: The oil field estate management leaves the womb in the oil field corporate reform, undergoes several year development, the community services moves toward the multiplication, the socialization gradually, the management system to realize the corporate system gradually, but, the estate management work affected area broad, the current management work load is big, if uses the informationization management, the promotion resources' sharing use factor, raises the estate management efficiency, has become the property unit to seek the recent development, urgent needs to solve most important question.

关键词:物业管理信息化

key words: Estate management informationization

一、物业管理信息化建设的必要性

(一) 物业与小区居民尴尬的现状

随着社会的发展,人们物质水平的提高,维权意识增强,越来越多的社区居民也纷纷意识到物业管理的重要性:位置再好,房子再好,没有好的物业单位来管理,还是无法享受高品质的生活。但在现实中,物业管理单位与社区居民之间却存在着很大的矛盾,各种纠纷也常常见诸于报端。

造成这种局面的原因有很多,我认为主要有以下几点:首先是很多社区居民不了解物业管理,由于油田物业管理专业化时间并不很长,居民对物业单位也不是完全了解,尤其物业管理的很多工作比较隐蔽,比如锅炉房和供水、夜间巡逻等;其次小区公用设施伤人赔偿纠纷、小区公用部位的侵权纠纷等是其中比较常见的问题,这些问题不及时解决,也给物业管理带来了难度。

(二) 寻找提高物业管理质量的突破口

随着,物业管理的市场化、规模化、集约化进程,使得物业管理单位的管理结构日益庞大。同时,物业管理工作涉及面广、政策性强、技术应用复杂、日常管理工作量大,通过传统人工管理方式,将大大增加管理成本。成本控制、内部沟通、管理难度的增加,迫切要求采用网络化的信息传输机制,提升资源的共享利用率,提高物业管理效率。无人化管理、无纸化办公、社区网络服务的推出,会大大简化细化物业管理服务的管理手段。

二、物业管理信息化建设的现状

物业管理信息系统是一种新型的管理系统,系统基于工作流、物流、资金流、信息流,对工作当中涉及的人、财、物进行管理。目前建设的物业管理信息系统应包括两个模块。

一是对外模块。建立一个强大的数据库,社区居民可以通过互联网上的访问登录口,查询到和自己相关的信息,包括具体的水电度数等财务数据。对于相关数据有疑义的居民,还可以直接在网上向物业管理单位提出核查。信息的来源,除了网络,还包括来自电话、上门以及其他工作人员转达等渠道。

二是对内模块,该模块可实现办公自动化和无纸化办公室,提高工作效率、环保而节约,降低沟通成本。以物业收费部分的信息化管理为例,集抄系统可以把物业收费管理按照收费项目设定多项内容,并设有水电气表管理,总表管理、分摊设置、收/退款、保证金管理、应收款管理、财务预算管理等等。每个项目不光单独成立,也可以相互联系。如果要查询某一户居民的物业使用情况,通过这么一个管理系统就可以轻而易举的搜罗出该居民的所有物业使用信息,交费状况,比较于原始的手工操作大大节省了时间。更重要的是,物业管理企业总部机构与下属分支的各个管理处处也形成了上报和控制的信息化管理模式。

三、优化物业管理信息化系统

根据物业管理单位的实际工作需要、业务开展范围和资金支持能力,对物业管理信息系统的建立形式、工作方式、规模大小的运作也应各有不同。不但要考虑物业管理软件网络结构和功能要求,还要注意各系统之间的流程和关联关系;还要充分考虑信息系统软件在运行环境的适宜性、兼容性、更新扩展性,以及后期使用阶段的操作维护便捷性等因素。

因此首先要明确阶段目标,以模块化方式逐步完善系统功能,避免贪大求全、投入递增、完工无期、效益难望的情况发生;其次,物业管理系统蕴含并反映了企业的各项业务运作与管理思想,因此需要各业务部门的积极参与。企业领导层应充分认识到物业管理信息化的意义,投入足够的人力资源,使各部门积极参与和配合完成系统的分析、开发和应用过程;再次,通过认真、系统的培训,使员工充分认识到物业管理信息化的重要性和价值,理解好系统操作模式和相关流程,正确把握技术规程和要领,从而使整个系统资源得到充分的应用和发挥。

物业管理信息化对于推动物业管理的工作程序化、决策科学化、服务细节化意义重大。鉴于物业管理信息化建设的复杂性,实施过程中要进行全面、有效的系统分析,制定好正确的实施步骤和技术方法,把最先进的信息技术与企业管理思想融合在一起,是十分重要的。

四、信息化管理的发展将助力物业和业主走向双赢

高品质的物业管理,除了自身良好的管理素质外,最引人注目的莫过于小区的信息化管理了。门禁系统、巡更系统、视频监控系统自不用提,小区的内部网络也为居民提供了宽阔的交流平台。

综上所述,21世纪是个信息的时代,物业管理企业要打造自我品牌,赢得客户的认可,实现企业价值,快速、准确地了解居民需求,高质量的完成工作。物业管理信息化是最直接,最有效的方法,也成为企业增强竞争力,谋求利润最大化,科学发展的好手段。

参考文献:

[1] 周宇:《现代物业管理》,东北财经大学出版,2005;

[2] 马刚、李洪心、杨兴凯:《客户关系管理》,东北财经大学出版社,2006;

[3] 《 中小企业 IT 采购 》 杂志发表的 《 以消费者为中心物业管理信息化让业主满意》,2006;