莒县房管局开创档案管理新模式

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房屋产权档案是房地产管理部门在房地产管理活动中形成的具有保存价值的历史记录，它对城市经济和房地产事业的发展具有十分重要的意义。莒县房地产管理局以贴近百姓、服务社会为宗旨，以创新档案服务为手段，不断提升房产档案管理水平，实现了房屋登记信息“三档并存、分级查询”的档案管理模式，为房地产事业的健康发展做出了积极贡献。

一、加强档案设施建设，提高档案管理人员业务水平

该局先后投资对原有档案馆室进行了扩建和改造：配备现代化密集架式档案柜，同步配备了消毒、消防、防磁、除湿、空调、温湿度自动记录仪等先进仪器和设备；高标准设置了查档接待窗口、自助查档微机、档案阅览台等，使计算机、扫描仪等先进设备和技术在档案数字化管理中得到了广泛应用。全县房产档案归档率、完整率、合格率达到99.9%以上，形成了一套完整的档案管理平台。

为进一步提高档案管理的规范化和科学化水平，该局多次组织档案管理人员参加上级业务主管部门举办的各类档案培训班和经验交流会，进一步提高档案管理人员的业务素质和工作能力，全面掌握现代化的管理技术和方法，为档案管理工作迈上新台阶奠定了坚实的基础。

二、完善制度建设，规范档案管理业务流程

完善房产档案工作管理制度，是做好房产档案工作的有效保障。莒县房地产管理局在建立健全档案收集、移交、整理、保管、利用、保密等管理制度的基础上，进一步完善了产权资料归档范围、档案查阅、稽税协查、司法协助、工作人员岗位责任制等具体管理办法，并针对原有历史库存档案不太规范的实际情况，新增了权属交易档案复核、遇疑实查等多项房屋登记操作规程，为做好房产档案工作提供了有效保障。

三、强化档案数字化管理，提升档案利用水平

为提高房屋登记信息的现代化管理手段，该局通过先进的扫描设备，对新登记房产档案资料和库存档案资料全部实行了数字化扫描，实现了“实物档案”、“电子档案（电子登记簿）”和“数码档案”三档并存，形成了房屋档案数字化管理。档案查阅也由调阅实物档案转变为直接在计算机上查阅影像档案，在方便查阅的同时也实现了对原始登记凭证的有效保护。随着房地产市场的日趋活跃和人们对房屋档案认识的不断提高，房屋档案的利用频率越来越高，覆盖面也越来越广。为方便群众查询，该局设置了快捷检索案卷电子影像系统，档案查阅由实物档案转变为影像档案，调出资料也由复印原件改变为通过计算机直接打印，同时实现了对原始登记凭证的有效保护。房屋档案资料的广泛利用，为房屋交易安全、解决房地产纠纷、司法查封等提供了大量详实可靠的信息资料，收到了良好的经济效益和社会效益。

四、实行档案信息分级查询，确保房产档案合理有效利用

为解决房产信息公开与财产信息保护的矛盾，本着“既要充分发挥好房屋登记信息的公示作用，又要切实维护好房屋权利人合法权益”的原则，按照国家档案保密法制定的档案级别规定，根据不同的查询人身份和查询目的，该局设定了不同的查询条件和查询内容，建立了房产档案信息分级自助查询制度。在房屋档案信息管理系统中设置了三个不同级别、不同功能的信息查询窗口，初步实现了“三档并存、分级授权、自助查询”的房产档案信息查询新模式。

一是单位和个人通过公开查询窗口，根据房产证号或房屋座落，查看房屋的自然状况，抵押查封、异议登记等权利限制状况，对个人保密的信息通过密级设置可绕过密级页。

二是为房屋权利人、利害关系人以及公、检、法和纪检监察等部门执行人员专门设立查询窗口，符合条件的查询人员只要提供其身份证明、权利证明以及相关证明材料，便可以在本窗口查看与申请查询事项相关的包括房屋权利状况、自然状况、权利限制、图像资料以及其他房屋登记信息的详细情况。

三是专为内部受理人员受理房屋登记业务而设置的房屋产权信息核查窗口。该窗口除具有一般的房屋产权信息核查功能外，重要的是它可以根据该房屋当前的不同权利状况自动作出业务限制、业务提示或者提出建议，提醒业务受理人员做出正确的受理决定，以确保房屋登记的准确性和正确性。同时，对该窗口也做了一定的限制，即业务受理人员只能在受理房屋登记业务时才能核查与受理业务相关的档案信息，杜绝了档案查询的随意性。此外，对房屋原始登记凭证的查阅也做了严格的限定，除房屋权利人、案件诉讼当事人以及司法机关、行政机关办案需要外，一般不得查阅原始档案。

房屋档案信息分级自助查询制度的实施，既方便了社会各界查询房屋档案信息，充分发挥了房屋登记信息的公示作用，又有效地维护了房屋权利人的合法权益。

五、创新档案管理模式，提升档案库房利用率

该局依托自行研制开发并获得国家版权的“房地产交易与房屋登记管理系统”，将各类房屋登记档案实行集中管理、有序存放，在每一套（幢）房屋进行初始登记时，都由“管理系统”自动编制一个终生档案编号（即档号），当该产权发生转移或变更时，其档号保持不变，只在档号末尾自动增加转移或变更次数以表示其权属变化过程。同时把每一卷包括所有权、抵押权、预告登记以及其他各类登记在内的房产档案，根据其案卷形成的先后顺序，通过“管理系统”统一自动生成一个表明其存放位置的案卷流水号，按照其流水号依次将案卷排放于档案密集架上。在调阅原始档案资料时只需按照该案卷流水号所表明的排放位置即可直接提取，有效地解决了以前需预留增档空间或者重复倒柜的历史难题，既方便了原始档案资料的调阅，又减轻了档案管理人员的劳动强度，极大提高了档案库房的存储率，缓解了与日俱增的档案保管压力。