浅议会计上“白条”入账

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摘要：本文针对“白条”入帐是财务人员经常碰到的问题，考虑到它可能为财务人员带来一定的涉税风险，就“白条”入账问题为大家做出解析。

关键词：会计 “白条” 入账

中图分类号：F23文献标识码： A

一、什么是“白条”

所谓“白条”,在财务上指非正式单据，即不合法的便条，白头单据。个人认为，“白条”与发票不属于对立面，即不是说没有发票的都叫“白条”。至于有些人关心的什么叫正式单据，什么叫不合法的便条等问题，因为每个企业对所谓的正式单据理解不一样，因此在定义上有自由处理的权利。比如说，企业中出现的员工借支行为，要填写的借支单在每个企业规范、样式可能都是不相同的，那么这个借支单算不算“白条”？严格来说，只要是履行了公司的一定授权审批程序，就不再算是“白条”。

“白条”真正出现的情况应该是，在白纸上书写证明收支款项或领发货物的字样，并以此作为发票来充当原始凭证的现象，这才是根本意义上的 “白条”，也就是用非正式单据来当发票用的时候才称之为“白条”。从某种意义上说，白条上是一种逃避监督或偷漏税款的行为。

二、“白条”入账的常见业务

企业中“白条”入账主要发生在以下几种业务中：

(一)、涉及个人行为的。个人领取福利费、慰问费、丧葬费、出差补助费、会议费、个人劳务报酬、租用私人财产支付的租金，向个人借入资金支付的利息，在个体小商店购买各种货物等，这些交易本质上是企业发生费用的行为，但由于支付对象是个人，在实务中要开发票是比较困难的，也是不太容易实现的，因此这部分行为也成了“白条”的主要源头。

(二)、企业的零星无票行为，比如打车费、零星工程费、临时工费、小额的维修费等，这些费用单价比较小，有可能才几块钱，因此很多也都是没有票据的。

(三)、公司内部的无票行为。比如有些规模较大的企业可能有自己的内部食堂，这个食堂耗费的一部分费用可能是供企业员工福利而花费的，还有一部分可能是作为业务招待费，因此这部分费用支付不可能有票据，很可能就是白条入账。最多是履行公司的授权审批程序进行账务处理。

(四)、企业发生的大额业务行为，需要开具发票但是由于各种原因未取得发票的。

对于以上无票行为的发生，很多企业的做法都是找一些不相关的发票拿来报销，这一点确实是税法上很难堵的一个漏洞，但企业在税务申报和接受税务稽查的时候可能会面临一定的风险。

在当今经济生活中，使用“白条”报账的情形较多，有的单位购进商品，支付劳务费用没有取得正式发票，而以收据或手写白条入账；有的单位个人通过一些借口借用单位的现金或银行存款，由于种种原因，钱花掉了，有无正式发票，为了弥补库存现金或银行存款出现的短缺，大都用不符合财务制度规定的白条(如有业务经办人员写一纸说明，有的甚至经办人员都不签字而由会计人员做一说明等)顶库，对“白条”的真实性，合法性没有严格审核和把关。例如有的单位为了给职工多搞福利，由经办人以付给某公司劳务费2万元的名义取出现金，直接发给职工，但并未从对方公司取得劳务费发票，二是由经办人出具一份说明并加盖总经理办公章入账的行为。

在实际工作中，有些单位存在“白条”问题，及用单位或个人开具的、没有固定格式的，不具备固定内容的非正式原始凭证（如外单位有加盖公章的借款单据等）。显然，用“白条”充当原始凭证是不符合制度要求的，在会计工作中应当避免出现“白条”。

三、对企业“白条”审核认定的探讨

新企业所得税法在税前扣除上确立了真实性原则与合理性原则。那么如何根据这两个原则，处理企业“白条”税前扣除的审核认定，是摆在税务机关和税务人员面前的难题。

1、企业“白条”支出的现状透视。

从“白条”形式上看，有自制单据或者手写的“白条”，有过期发票或者是超过适用范围的发票等不合格发票。从反映事项的性质上看，有些记载具有经营性质的应纳税事项，有些记载的事项则是不具有经营性质的纳税事项或者免税事项。

新企业所得税法出台之前，“白条”费用不得在税前扣除，对税务检查中发现的“白条”支出构成少缴税款的，要按偷税进行补税罚款，同时要根据发票管理办法的相关规定进行处罚。

尽管有上述严格的规定，事实上并没有也不可能完全制止企业的“白条”行为，“白条”现象不仅依然存在，而且五花八门。

2、企业“白条”支出的成因分析。

企业“白条”支出存在的原因多种多样，主要有以下几个方面：

（1）社会根源。有些商品交易处于原始落后的状态，是税务部门在发票上难以控管的盲区，发票管理很难规范。比如饮食企业从集贸市场的农户手中采购原材料，取得合法发票存在一定难度。

（2）利益驱使。有些个人交易或者劳务如果到税务机关代开发票，需要按规定纳税，必然增加交易或劳务成本，因此交易的售货方或劳务的提供方个人不愿意到税务部门开具发票。

（3）合理公允。有些的存在则具有一定的合理性，如个人领取福利费、慰问费，丧葬费，出差补助费等。

四、“白条”产生费用的税务处理

由于是非正式单据，“白条”费用一般情况下不得在税前扣除，否则，不仅要按偷税论处，而且要按《发票管理办法》的有关规定进行处罚。在企业中总有“白条”的出现，那么财务人员入账时应该如何把握呢？

对于这个问题，个人认为应该要尊重《企业所得税法》及其条例的精神。《企业所得税法》第八条称，合理的支出是指符合生产经营活动常规，应当计入当期损益或者有关资产成本的必要和正常的支出。根据这个法条来推理，只要是真实、合法、与正常的生产经营活动有关的支出都是可以以据推理出即使是“白条”，在满足这样的情况下也是可以扣除的，不满足条件的“白条”自然不可以在税前扣除。

即便是只有“白条”没有发票，违反《会计法》和《发票管理办法》对企业可以罚款，可以处分，但依据《企业所得税法》，这个支出确实还得税前扣除，但对于可否扣除问题，很多税务中介机构在税务签证或者税务机关在征税的过程中，仍然采取的是有无发票的方式。因为，企业在购买商品、接受外来劳务时，如果未取得对方单位开具的合法发票，证明对方单位未就此业务产生的成本费用在税前列支是有失合理的，损害了国家的税收利益。

根据上述所说，对企业发生的“白条”费用应分别以下情况进行处理;

第一、符合条件的个人费用可以扣除。如个人领取福利费、慰问费、丧葬费，出差补助费，青苗补偿费，拆迁补偿费、拆迁安置费等，重点掌握费用支出是否符合规定标准。其中，青苗补偿费、拆迁补偿费、拆迁安置费因数额较大，政策性强，应该有土地和房屋拆迁等监管单位的签证材料。

第二、无法取得正规发票的特殊事项核定扣除。如饮食业在集贸市场购买的原材料。核定中可以从三方面进行把握；一是“白条”应有内部稽核签字；二是原材料金额在营业成本的合理范围之内；三是凡是具有经营性质的“白条”均不得扣除。对于合理的支出，可以在会计上做列支，但应注意的是在汇算清缴时应作出相应的纳税调整。

五、不合规“白条”的税务处理

对“白条”和不合规的发票要采取如下措施：

（1）、企业负责人一定要重视，财务人员要向他们讲明“白条”和不合规发票的危害及可能给企业带来的经济损失。制定费用报销制度，明确责任，严格执行，堵塞漏洞。

(2）、对已经发生的能换发票的，一定要换。

(3)、对领导交出的难以说明的难办的条子，要格外小心。不能报销的要敢于说不，并说明理由，让领导体会到这也是在对他负责任。

(4)、实在不能换的，如实反映经济业务内容，做企业所得税纳税调整。

(5)、要防范“白条”带来的税务和法律风险。遇到认真的税务稽查人员和中介机构做企业所得税汇算清缴签证业务的人员，对逐张记账凭证和原始凭证逐笔审查的，按照记录统一汇总分类，进行纳税调整。