商务英语信函的委婉拒绝策略及其语用功能

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摘 要：委婉地拒绝顾客的要求、请求和建议等在英语商务信函写作中是一种常见现象。本文以布朗和列文森(Brown, P & Levinson)的“面子理论”以及利奇(Leech)的“礼貌原则”为指导，阐述了英语商务信函中常用的三种委婉拒绝策略，即运用第二人称、运用模糊限定语和使用情感词，并从语用角度分析它们的交际功能。

关键词：商务信函；委婉拒绝；语用功能

中图分类号：H31 文献标识码：A 文章编号：1005-5312（2011）14-0208-02

一、引言

随着经济全球化进程的不断加快，我国的对外贸易发展迅速。国际商务活动日益频繁，这使得商务信函在国际商务交往活动的重要性日益明显。在商务交流过程中，难免会出现由于某些原因而不能接受顾客的请求、要求或建议等情况，为了最大限度地给顾客以信任和满意，商务人员常常需要借助委婉表达方式，来拒绝对方的请求、要求或建议，以创造良好的商务环境，避免给公司带来经济损失。有鉴于此，本文以布朗和列文森的“面子理论”以及利奇的“礼貌原则”为基础来分析，商务英语信函中常用的三种委婉拒绝策略，即运用第二人称、运用模糊限定语和使用情感词，并从语用角度进一步讨论它们的交际功能。

二、委婉拒绝遵循的理论和原则

（一）面子理论

面子理论最早由美国社会学家Goffman提出，他认为每个人在社会的舞台上都需要展现积极的形象。Brown和Levinson在格夫曼的面子理论的基础上，进一步阐释了“面子”概念。他们认为“面子”是社会个体意欲在公众面前呈现的个人形象，是每个人的基本需求。Brown和Levinson还指出，绝大多数言语行为都会对说话人或听话人的面子构成威胁，凡是具有理性的人都会极力避免这种面子威胁行为，或者采用某些补救策略以减轻言语行为的威胁程度。

商务英语信函是对外贸易活动的信息沟通重要方式，在对外贸易进程中履行着明确的商务交易意图。一般来说，为确保其交际意图的顺利实现，对收信方有利的威胁面子言语行为，表达可以相对直接些；对收信方不利的威胁面子言语行为，表达宜采用委婉表达以减少对面子的损害程度。在拒绝类信函中，双方利益矛盾，冲突明显，措词不当不仅不能实现交际意图，相反会激化双方的矛盾。显然，这类信函对维护面子的言语行为策略要求最高，因此，一般采用委婉表达策略。

（二）礼貌原则

提起“礼貌原则”，人们也许会马上想到Lakoff(1973)认为在某些类型的言语交际中，礼貌因素在决定会话的有效性上占有上风。指出礼貌受三条规则支配：不要强加，给人以选择机会，友好相待。为了进一步阐释，Lakoff(1977)提出了“语用能力”的两条原则：清楚和礼貌。她认为礼貌原则虽因文化而异，但其基本实质是一致的。

礼貌原则的提出正是为了补充合作原则的不足，本文所涉“礼貌原则”是英国学者Leech(1983)提出来的，此后在国内外语言学界引起了很大的反响。其中，发话人话语的命题内容越有利于受话人，话语越礼貌，反之就越不礼貌。发话人采用越间接的话语方式，话语的礼貌程度也就越高。因此，在商务信函的交流过程中，当顾客利益将要受到损失时，写信方常常通过委婉地拒绝顾客。

三、常用英语商务信函中委婉拒绝策略

（一）使用第二人称代词

现在西方国家的商人在商务英语函电中，常用“体谅”顾及对方的要求、愿望和感情，强调“多为顾客着想”。他们认为“体谅”就是在书写外贸函电时要把收信人考虑进去，要顾及收信人读函电时可能出现的反应等。因此他们常以第二人称的“您”为出发点，而不是以第一人称“我”或“我们”为出发点，试着站在对方的立场去考虑他们的愿望、要求和困难。用对方能够接受的口气来谈论问题，可以使我们婉拒要求而保持继续往来。这是委婉表达法在商务英语中运用的主要方式和特点之一。试比较：

（1）We can not offer you any refunds because the goods you returned are dirty and unusable.

（2）You could obtain a refund if the goods you returned had remained clean and usable.

上面两个例句表述的都是关于对方能否得到赔偿的问题。前者是用的“I／We-Attitude”，强调的是“我方”；后者用的是“You-Attitude”，强调的是读者的可得利益，设身处地的为对方着想。

（二）模糊限定语

Lakoff把模糊限制语定义为“把事物弄得模糊的词语”。根据Hyland的观点，模糊限制语分可为以下几类：①情态动词②认知型动词等等。在商务英语信函的写作过程中，常常使用模糊限定语来委婉含蓄得体地拒绝客户的要求、强求和建议等。

1、情态动词

情态动词是一种本身有一定的词义,表示说话人的情绪,态度或语气的动词如：may，might，will，would等。情态动词的使用能够缓和语气，委婉拒绝顾客的要求、请求和建议，避免和顾客产生矛盾，让顾客感受到写信人的诚意，从而能够让顾客更加容易的接受。试比较：

（3）After carefully considering it, however, we have decided that you have to approach another manufacturer in this instance.[6]

（4）After carefully considering it, however, we have decided that it would be better for you to approach another manufacturer in this instance.

可以看出，例(4)使用了情态动词“would”使语气更加含蓄委婉，同时也委婉地向顾客提供了“最好和其他厂商联系”的建议；而例(3)使用了“have to”语气比较强硬，有种命令人的感觉，让顾客难以接受。这种使用情态动词的委婉拒绝策略不仅让顾客看到了诚意，同时也保全了顾客的面子。

2、认知型动词

认知型情态是指说话人对真实值表示不确定或缺少承诺，是说话人对所陈述命题现有知识状态的反映，它常常通过使用认知型动词来实现。常见的认知型动词有：predicate，propose，show，appear，seem等。它被看做一种较为常见的模糊策略。在商务英语信函中，也常常使用这种模糊策略来委婉拒绝顾客。如：

（5）To be frank, we like your raincoats, but your prices appear to be on the high side as compared with those of other makers.

例（6）中的“appear”一词虽然比较模糊但非常委婉含蓄巧妙地表达出了顾客被拒绝的原因，即“价格太高”。使用认知型动词这种委婉表达策略，能够巧妙地表达被拒绝的原因，同时还给顾客留有余地。

（三）使用情感词

情感词是表示人的情感的词语，如appreciate，regretful，sorry等饱含情感意义词语的使用能使对方身心愉悦，促进双方的合作。在英语商务信函的交流中，也常常借助情感词来委婉拒绝顾客，如：

（7）We thank you for your prompt response to our offer, but we regret to inform you that we are unable to comply with your request for reducing the price by 10%.

情感词的使用能给人以亲切感，拉近距离，并能真诚的表达歉意。例（7）中使用了“regret”一词巧妙地表达了表达了歉意，同时让顾客更容易的接受，拉近了和顾客的距离，为后期的合作创造了条件。

四、语用功能

在英语商务信函的交际过程中，交际双方自觉遵守礼貌原则而使用一些委婉间接地表达方式来拒绝对方的一些要求、请求和建议等，在这样的交际过程中，委婉间接的语言更能显示出礼貌得体，而礼貌得体地语言会充分显示出对对方的尊重，让合作双方都能感觉到对方的友好和真诚；使用委婉表达手段，能够尽可能的减少对顾客的面子侵害，保全了顾客的面子，并留言余地，为以后的长期合作创造了可能；委婉间接温和的拒绝则更能为对方接受，使语气显得不那么僵硬，观点表达委婉含蓄，委婉的拒绝合情合理，从而避免了写信方的主观和武断性，从而促进业务的顺利发展，利于合作双方在友好信任的基础上建立长期的贸易伙伴关系。

五、结语

商务信函不仅是用来沟通的媒介，而且是建立友谊、吸引客户的手段。写好一封商务信函，礼貌原则必须是注意的，同时也要维护对方的面子，特别是在写委婉拒绝对方要求建议和请求时，使用温和的答复可消盛怒。在委婉拒绝过程中，其策略很多，使用范围灵活，可以有效地避免摩擦，维护对方面子，促进合作。在如今竞争激烈的市场环境中，特别是对商界人士来说，商务信函写作中灵活地运用委婉拒绝策略，可以创造和谐的商务合作环境。

参考文献：

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