铁路物资采购应付款信息化管理方案

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摘要：

阐述了铁路物资应付款管理信息系统的设计开发思路和具体功能效果。

关键词：

铁路物资；物资管理；付款；信息系统

随着铁路建设的快速发展，投入使用的现代化装备越来越多。铁路运维物资品类及数量逐年增加，采购物资需要的资金逐年增多，资金压力越来越大，路局物资采购难以得到全额的资金支持，资金缺口越来越大。如何利用好紧张的物资采购资金，与供应商协调好供需关系，为运输生产保障供应，是摆在铁路物资部门面前的一个重要课题。如何使用好紧张的资金计划，对供应商的付款做到公正、公开，拒绝人情付款和暗箱操作，也是廉政风险防控的要求。路局物资部门应综合考虑和合理使用物资采购资金，规范和细化应付款管理，建立应付款管理信息系统，实现相关部门参与，业务流程通畅，数据准确、共享，过程没有人为干预的付款管理。

1业务流程及功能分析

1.1应付款业务流程

1.2发票维护管理

业务人员收到供应商开具的销售发票后，要根据系统要求将其及时录入系统，主要信息包括：供应商编码、供应商名称、业务员、发票金额、发票开票日期和录入日期等。对录入系统的发票信息进行审核和提交等处理。做到能够查询某个时间段内供应商的发票总额，已付款总额等信息。

1.3发票与收料单关联处理

计划员根据提交的供应商发票和自己录入的收料单，建立起二者的关联。以系统中的发票为主线，通过发票中的供应商、业务员等信息，查询出对应的收料单信息，选中与发票对应的收料单，一张发票可以对应一张或多张收料单。核对正确后提交审核处理。

1.4审核处理

业务主管对业务员提交的数据进行审核，审核通过后提交财务，财务人员对业务主管提交的已经建立好关联的发票和收料单进行复核，复核通过后转到可以付款的数据序列中排队。

1.5资金计划和付款计划管理

根据上级下拨的资金编制付款计划定义本次可用的资金额度。其中，机动资金额度，系统自动付款资金额度，根据业务需要可以细化自动付款的排列顺序。例如，本单位下的多经或集经企业。

1.6机动付款处理

系统显示出按照合同约定或特殊情况需要本次付款的供应商及金额信息，还包括较长时间（6个月以上等）没有付过款的供应商及金额信息，有专门人员或组织在系统中进行点拨付款发票，注意对机动付款的每一张发票都要写明原因和理由。

1.7系统自动付款处理

根据提交的月付款计划、已经审批通过的发票和收料单数据，由系统根据设置好的排序规则自动生成对供应商的付款记录，对付款信息进行输出处理。在生成付款通知单前，可以回退月付款计划。在系统自动付款中剩余的资金额度根据系统设置自动结转处理。供应商付款的排序规则有下列几种方式供用户选择：一是按照供应商发票开具时间的先后顺序进行排序。二是按照供应商发票进入系统时间的先后顺序进行排序。三是建立供应商排序模型，将供应商向本局在一定时间段的供应金额，供应频次、评价分数、出现的质量问题、发票开具时间等多项数据，进行组合处理，确定不同的权重、分数，进行综合计算，最后得出供应商总分数，按供应商得分高低作为付款的先后顺序进行排序。

1.8付款结果审核

系统生成付款信息（包括机动付款信息和系统自动付款信息）后，将生成付款通知书并可以打印输出，提交到主管领导（财务科长、主管副段长、段长）进行审核处理，如果发现问题，可以对生成的付款信息进行回退，同时对应的发票和收料单数据标识、付款计划等也做相应的回退处理，可以重新生成付款信息；如果审核通过则在打印的付款通知单上签字并将系统中的付款信息提交财务部门进行付款处理。

1.9付款处理

财务部门接到审核通过的付款信息及系统外签字的付款通知单，进行付款处理，并对供应商的发票进行标识处理，表明该发票已经付款完成。

1.10停付处理

供应商供应的物资质量或者开具的发票有问题或者由于其他原因，需要对该供应商进行应付款的停付处理，在系统中对该供应商加注停付标识并写明原因。如果取消停付，则在系统中修改停付标识并写明理由。供应商的应付款停付不影响与该供应商其他业务（收料入库、账料单核对等处理）的开展。

1.11应付款综合查询

系统提供应付款的动态查询功能。如查询单位有多少应付款、本年新增多少、本月新增多少、有哪些供应商组成等；查询已付款的动态变化；查询应付款、已付款的详细信息等。

2系统架构与实现

铁路物资企业应付款管理信息系统是在《铁路物资管理信息系统》基础上开发，数据完全共享，系统整体架构、开发工具、使用语言以及数据库，与物资系统一致。

3总体框架示意图

铁路物资企业应付款管理信息系统总体框架。

4系统安全设计

铁路局物资企业应付款管理信息系统安全按照铁道部RFAMIS专项规划中提出的网络与系统安全方面的具体要求，在操作系统、远程网络和局域网、硬件设备配置等方面符合RFAMIS专项规划中规定的安全标准。系统提供操作日志记录，用户访问控制，角色权限设计等方面，加强对系统安全的保障。

5关键技术路线

系统采用和《铁路物资管理信息系统》相同的技术和框架：.NET技术和体系，Ajax应用，基于组件的开发应用，面向服务的架构（Service-OrientedArchitecture，SOA）设计，采用WebService技术，实现不同异构系统之间的接口开发，采用Oracle数据库。

6系统特点

应付款管理系统主要特点体现在：由于供应商的发票与收料单关联，避免了可能出现的重复付款。细化了应付款数据：已付款或应付款信息可以细化到收料单上。方便与供应商的对账处理。整个付款过程由系统自动处理，很少人工干预，体现了付款的公开、公正、公平，增强了廉政风险防控能力。

作者：宋兴顺 单位：中国铁道科学研究院电子计算技术研究所